如何编写职位说明书.ppt

如何编写职位说明书?,人力资源部,2,随着公司的业务发展步伐加快，职位的规范化、专业化已经成为重新梳理和调整组织架构后需要解决的问题。本次培训的主要目的在于：加深对于职位分析相关知识的认识、理解；重新设计职位说明书结构，突出直观性、实用性；规范职位说明书的书写方法。,培训目的,一.职位与职位分析二.职位说明书的构成三、职位说明书的撰写,目录,一.职位与职位分析,5,职位（Position）：是指承担一系列工作职责的任职者所对应的组织位置，它是组织的基本构成单位，是连接组织与人的基本单元。它和任职者之间的关系就是“胡萝卜坑”和“胡萝卜”的关系。,示例：公司人力资源部的组织结构图,什么是职位？,职位是企业管理活动的一个重要组成部分，是组织结构中的基本单位；职位是属于组织的，而不属于职位任职者,职位不随人走。同一职位在不同时间可以由不同的人担任；职位是以事为中心设置的，其设置的数量是有限的。职位数量取决于该组织的任务大小、复杂程度及任职者的能力等因素;职位明确了每个员工的权利与责任，职位必须遵循职、责、权统一的原则，即职务、责任和权利三者应成为统一的整体，即一定的职务会具备相应的责任和权利；职位因为其对企业的价值贡献而存在；职位是动态的，又是相对稳定的。,6,职位的特征,职位分析又称“工作分析”、“职务分析”或“岗位分析”。是人力资源管理的一项核心基础职能，通过对工作内容与工作责任的资料汇集、研究和分析，来确定组织中职位的定位、目标、工作内容、职责权限、工作关系、业绩标准、人员要求等基本因素的程序。核心是解决“某一职位应该作什么？”和“什么样的人来做最合适？”的问题。职位分析的直接结果就是职位说明书。,7,什么是职位分析？,职位评估管理,职位分析,任职资格管理,招聘管理,绩效管理,培训管理,人力资源规划,职业生涯管理,薪酬激励管理,职位分析是人力资源管理的平台，是整个人力资源管理体系搭建的基础,8,职位分析的作用,9,职位分析的原则,分析而非罗列关键点、关键控制环节的结果性确认针对的是职位而非任职者本人防止分析对象夸大自己工作的重要性最佳实践的做法：基于企业价值链，从资源输入与输出来确定界定职位的目的和相互关系，而不会依据现任者的表现（优点和缺点）来分析职位；参照部门组织结构图和职责，基于有效绩效的前提下，界定职位的名称、范围和职责；综合考虑职位合格任职者的特征，界定所需要的知识、技能与相关经验等特征；准确动词表征，尽量减少不必要的歧义。,10,基于战略与组织的分析,侧重于职位角色的合理化,侧重于职责内容的合理化,基于流程的分析,在对企业的战略进行剖析的基础上，对组织结构进行调整，对部门职能职责重新进行界定。然后，对新的部门职能职责进行分解，形成对部门内各职位功能的新的要求，新的要求与原职责进行对照，将形成该职位基于战略的新的职责和工作内容。基于战略和组织分析的关键点在于对该职位上级管理者的深入访谈。,在企业的流程再造或优化的基础上，对该职位在流程中角色和功能重新进行界定，对该职位在流程中与其他职位之间的交叉、重叠、扯皮、推委之处进行深入剖析，以消除职位边界的重叠与模糊之处；同时，通过分析流程上下游环节的相互期望和要求，从流程中内部客户的角度赋予该职位新的内涵和要求,职位分析的基本方法,职位分析的基本方法,AMA对美国公司职位分析用途的调查结果,说明：该数据来自于美国管理协会对财富500强中的244家企业的调查。该调查要求回答者列举在公司中在职位分析的三项最主要的用途。,关于职位分析的用途的调查,目录,二.职位说明书的构成,绩效薪酬室经理,绩效专员,薪酬专员,13,职位说明书的范例（人力资源部绩效专员）,14,职位说明书的范例（人力资源部绩效专员）,15,职位说明书的范例（人力资源部绩效专员）,16,职位说明书的范例（人力资源部绩效专员）,职位说明书的构成,职位说明书主要包括两个组成部分：一.职位描述（1-5）主要对职位的工作内容进行概括，包括职位设置的目的、组织图（职位在组织中的位置）、日常工作联系、基本职责、工作权限等内容；二.职位的任职资格要求(6)主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括胜任职位所需要的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。职位说明书的这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。,17,总结一下：,18,职位存在的价值是什么；在组织中，工作是如何有效地组合成为一个整体的；每一个环节/职位的任职者应该如何规范地行动；适合于此项职位要求的人是什么样的。,通过职位说明书，我们能获得什么？,20,说明：是关于职位的基本信息，是一职位区别于其他职位的基本标志.,职位描述部分-基本信息,21,说明：又称为工作概要，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存在的价值和理由。对该职位目的的获取一般都通过战略分解的方式而得到，并且职位目的的书写要遵循其严格的规范。,范例（某公司人力资源部经理）,职位描述部分职位目的,22,“直接下属人数”指直接向该职位进行工作汇报的人员总数。,说明：主要描述该职位与周边职位的关系。,重点写直接上级和直接下级，人数少时可以罗列职位，人数多时可以概括。,每一项都要写明：1、联系单位或职位名称；2、联系的内容。,职位描述部分组织关系与工作联络,23,说明：主要指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。,工作职责的特征成果导向：它是成果为导向，而非以过程为导向。即它要表达的是该职位要完成什么工作，以及为什么要完成这些工作；完备性：它表达了该职位所要取得的所有关键成果，全面性，且突出关键节点；稳定性：不受时间影响，仅仅包含该职位的稳定性的工作内容，而不包含上级那些临时授予的、动态性的工作内容；独立性：每一项工作职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠；系统性：同一职位的若干项工作职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。,侧重于对具体职责内容的界定；它要回答的是“该职位需要通过完成什么样的职责，来为组织创造价值？”。,侧重于对每项工作职责中的角色与权限进行理顺；它要回答的是“在每项工作职责中，该职位应该扮演什么样的角色？应该如何处理与流程上下游之间的关系？”,基于战略的职责分解,基于流程的职责分析,完整的职责描述,落实为具体的工作行为！,职位描述部分主要职责,管理职位分析范例（某公司人力资源部经理）,24,制定公司整体人力资源规划，组织实施员工的招聘和培养计划，满足公司及各部门用人需求,负责本部门的日常管理工作，直到下属开展工作，评估其工作业绩，协助其制订合理的工作计划，定期开展培训，帮助其提升工作能力,制订本部门的年度费用预算，并控制本部门的管理成本,收集、整理区相关的人事法律、法规和政策，向上级主管提供分析报告,协助下属处理公司的员工关系问题,完成上级交办的其它工作,主要职责的梳理-鱼骨图法：,管理的五大职能：计划、组织、（指挥）指导与领导、协调、控制。,25,行为对象,精确动词,期望的最终结果,提示：1.重点描述该职位通常情况下的主要工作职责，可以以日常工作内容为思路，但不能记流水账；2.一些临时性的、琐碎的内容不必列出；3.但不宜过于概括，尤其不能空泛；4.在确定职责次序时，请依据其对公司业务的贡献价值由大至小排序。,“职责”书写格式,26,职位描述部分主要职责,27,职位描述部分主要职责,28,职位描述部分主要职责,29,职位描述部分主要职责,说明：指任职者为正常履行职责所需要的人、财、业务管理等相关权限。它回答以下问题：为履行其应付职责，需要赋予什么样的权限？针对的对象是谁？针对的内容是什么？要求：与其职责相对等的，体现职位特点需要有相关文件、制度明确格式：对象权限常规的，而不是临时授权的,30,职位描述部分主要权限,范例（某公司人力资源部经理）,备注：对于一些层级较低的职位，也不一定写“权”。,31,任职资格，与工作绩效高度相关的一系列人员特征。,工作分析中的任职资格，又叫做工作规范，仅仅包含上述变量的一部分，并且表现出不同的形式。,32,任职资格部分,33,教育背景基本学历要求；专业教育与培训要求；专业资质要求；工作经验工作经验的长短；工作经验的类型；知识要求分为基本知识（公文处理、计算机应用、互联网应用、办公自动化