办公文秘--商务秘书概述-商务秘书及商务秘书工作(PPT 31页).ppt

第一章商务秘书概述,第一节商务秘书及商务秘书工作,商务秘书,商务秘书部门,商务秘书工作,商务秘书职业状况,商务秘书（一）,（一）概念商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。,商务秘书（二）,（二）商务秘书的类别初级商务秘书1、影响力和辅助作用中级商务秘书高级商务秘书公关型参谋型2、素质、能力、职责秀才型技能型办事型,商务秘书部门,（一）商务秘书部门职能1、处理文书2、管理信息3、监督检查4、综合协调5、办理事务,商务秘书工作（一）,（一）商务秘书工作的特性辅助性辅助地位、从属地位政策性以身作则、不可监守自盗综合性全面性、多样性、系统性事务性细致周密、认真负责,商务秘书工作（二）,（二）商务秘书工作的主要内容1、日常事务性工作环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。2、上司指派性工作辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。3、主动创造性工作信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。,商务秘书工作（三）,（三）商务秘书工作要求1、高效2、务实3、保密,商务秘书的职业状况,（一）商务秘书面临的新挑战1、全球化的视角2、科技的飞速发展3、管理理念的变化4、人力资源的新要求5、企业文化的变迁,（二）商务秘书发展趋势1、智能化2、专业化3、复合化4、社会化5、女性化,案例讨论与分析,分析与评述,第二节商务秘书的工作环境,商务秘书的外部工作环境,商务秘书的内部工作环境,环境适应与环境改变,商务秘书的外部工作环境,（一）商务秘书工作的社会大环境1、政治环境2、经济环境3、科技环境4、文化环境,（二）商务秘书工作具体的外部环境,GeneralManager总经理,Logistics物流部,Production生产部,Export出口部,Purchase采购部,GMOffice总经办,Finance财务部,HR人力资源部,Sale销售部,商务秘书的外部工作环境（二）,商务秘书的内部工作环境,（一）商务秘书的办公室自然环境1、办公室环境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒适整洁、协调统一（3）环境安全2、办公室的空间布局（1）开放式办公室（2）封闭式办公室（二）商务秘书工作的软环境,环境适应与环境改变,（一）要尽快学会适应环境1、善于观察，虚心求教2、善于总结经验教训3、切忌说三道四（二）要学会在适应环境中逐步改变环境,第三节商务秘书的职业形象与综合素质,职业形象设计,综合素质要求,商务秘书的职业形象设计（一）,“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”英国哲学家约翰洛克,商务秘书的职业形象设计（二）,头发,面部,口腔,指甲,体味,袜子,（一）仪容,形象修饰自测表,头发耳朵眼镜牙齿口气指甲体味,不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；修剪鼻毛和耳毛；清洁；合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜；光亮、洁白整齐；清新（无异味）；干净；香水、须后水等用量适当,商务秘书的职业形象设计（三）,（二）仪表标准职业装1、女士着装应酬着装职业便装标准职业装2、男士着装应酬着装职业便装,商务秘书的职业形象设计（四）,（三）举止谈吐1、规范的姿态（1）站立有精神、挺拔（2）坐相稳重、端正（3）行走步伐轻松敏捷2、规范的表情（1）微笑（2）目光3、规范的手势,站姿：精神、挺拔,坐姿：稳重、端正,走姿：轻松、敏捷,商务秘书的综合素质要求（一）,（一）商务秘书的职业道德1、爱岗敬业，忠于职守2、埋头苦干，任劳任怨3、谦虚谨慎，办事公道4、遵纪守法，廉洁奉公5、守时守信，严守机密6、实事求是，勇于创新,商务秘书的综合素质要求（二）,（二）商务秘书的职业能力1、表达能力2、办事能力3、交际公关能力4、操作能力,案例讨论与分析,分析与