档案馆调研报告

1 / 19 档案馆调研报告 档案馆“十二五”规划前期调研报告 1 对档案馆工作性质的认识 部门职能 高等学校档案是高校社会实践活动的真实历史记录，也是衡量高教事业持续发展的重要标志，它记载过去，服务现在，昭启未来。高等院校作为人才聚集地和知识传播地，其各类档案尤其是教学、科研、党政管理等档案的科学价值和开发利用价值是社会信息资源中的重要组成部分。通过档案，可以再现历史的面貌和发展变化的轨迹，为领导决策和日后各项工作的发展提供依据。 近年来在档案工作人 员的努力下 ,我校档案工作有了长足的进步和发展。高校档案的收集、整理、传递、开发利用也成为高校发展一项重要工作 ,使档案成为教育教学、学科建设、日常管理等的基础和依据。为了使档案工作更好地为高校科研、教学、管理服务 , 确保各门类档案的完整、准确、系统，要完善档案管理 ,严格把好档案收集、整理、归档关，把好案卷质量关，采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量效率，又可为实现管理的现代化打下坚定的基础。 作为学校内部行政管理的重要部门 , 档案馆具有双重性 , 作为职能部门， 它负有“监督和指导”的职能，要2 / 19 “对所属单位的档案工作进行监督和指导” ,同时作为业务部门 ,还要“负责保管本机关的档案” ,具有“保管”的职责。 部门工作特点 档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是科研管理的重要组成部分等。 档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献 信息管理系统的重要组成部分。随着档案工作的发展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已经不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，以满足社会的需要。档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其它文献信息工作，主要表现在以下四个方面 1： 第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步 积累起来的，档案大多数是“孤本”，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资3 / 19 料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了他的利用率。 第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和 档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也有不少差异。档案室管理阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡 性；档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作服务。 第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。 档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。 第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及4 / 19 到学校的政治、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后才能有选择地向社会开放，档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。 2 本部门工作现状和存在的主要问题 主要工作成绩 自 XX 年 12 月 14 日成立以来，贵州财经学院档案馆立足国家标准和本校的实际情况，致力于档案管理信息化建设，积极推进档案收集、整理方式的改革，在全校推广应用档案管理信息系统，并投入力量积极开展档案数据库和网站建设，以期使档案检索利用更加贴近学校发展需要、贴近教职员工研究查考的需要。馆内目前设有馆长室、综合档案科、干部档案科、保密室及 3 间库房，占地面积近 1000 平方米，现有工作人员共 8 人，其中硕士研究生学历 1 人，大学本科学历 6 人，大专学历 1 人，另有退休返聘人员 1 人。综合档案馆馆 藏档案包括文书、教学、科研、基建、声像、学报、设备、财会八大类。 XX 年 12 月 31 日，在学校领导的重视和关怀下，经过档案馆工作人员的努力，我校试卷保密室获得贵州省国家统一考试试卷保密室合格证，是继贵州大学、贵州师范大学之后的贵州省第三家获得试卷保密室合格证的高校。 5 / 19 2016 年 1 月 9 日，在省直机关保密工作第十一协作组、省直国家安全工作第三协作组 XX 年度总结表彰暨移交工作会议上，我校荣获了省教育厅、第十一协作组组长单位贵阳中医学院颁发的“ XX 年度先进单位”称号。我校院办副主任、档案馆 副馆长黄竹慧、档案馆工作人员朱青荣获贵州省直机关工作保密论文征文竞赛一等奖；我校部分档案工作者分获二等奖、优秀奖。 2016 年 4 月 8 日，经贵州省档案局决定，贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开，中共贵州省委组织部部务委员尹新黔、贵州省档案局局长王传福以及贵州省档案局经科处、贵州省教育厅、贵州省直单位档案协作组第十二组各成员单位院校档案工作人员参加了本次会议。这既是对我校档案工作发展的一种肯定，同时也是对我校档案事业继续稳步 推进的一种鼓励，是我们转变发展观念、调整发展思路 、总结经验教训、妥善解决问题的契机。 省内外高校同类部门工作经验借鉴 本部门与省内高校同类部门对比分析 贵州省内高校目前仅有三家设立档案馆，分别是贵州大学档案馆、贵州师范大学档案馆和我校档案馆。 贵州大学档案馆成立于 XX 年 11 月，即原贵州大学和原贵州工业大学合并时，由两校的干部人事档案室、综合6 / 19 档案室合并组建而成。贵州大学档案馆为正处级建制单位，下设办公室、人事档案科、综合档案科。现有在编工作人员11 人，其学历结构是：大学本科学历 5 人，大专学历 6 人；职 称结构是：副高职称 1 人，中级职称 8 人，初级职称 1 人。全馆总面积 977 平方米，馆藏有人事档案 9339 卷、综合档案 29878 卷，配置有复印机、打印机、传真机、扫描仪、档案装订机、数码相机、刻录机、空调等设备。 1991 年初，贵州师范大学根据国家教委普通高等学校档案管理办法的规定，理顺了领导体制，成立了综合档案室，隶属校长办公室领导，由校长分管。除原有的党政管理类档案外，综合档案室集中统一管理了学校党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等九大类档案。XX 年初学校成立档案馆，在原有综 合档案的基础上，将人事档案并入档案馆集中统一管理。 XX 年初，省政府决定将贵州省理工职业学校并入我校。根据教育部有关规定，档案馆接收了该校的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。档案馆现有专职档案工作人员 7 人，其中本科学历 6 人，大专学历1 人；副高级职称 1 人，中级职称 2 人，初级职称 3 人。档案馆现有办公室、档案库房、阅览室，面积近 1000 平方米，有适应工作需要的规范的各种档案装具，另配有服务器电脑、扫描仪、打印机、照片打印机、数码相机、复印机、装订机、吸尘器等现代化管理设备。 7 / 19 根据以上情况分析，贵州师 范大学档案馆和我校情况比较接近，我校也接收了贵州省计划管理干部学院的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。从档案馆机构设立来看，我校设立较为齐全，但缺少公开阅览室，档案的利用开发受到一定局限。 本部门与省外先进院校同类部门对比分析 我们选取了位于经济发达地区的上海财经大学档案馆作为参照，进行对比分析。 上海财经大学综合档案室成立于 1984 年 12 月， 2002年 12 月建立校档案馆，内设收集科、管理科、编研科和人事档案室。现有在编人员 11 人，其中正高职称 1 人、副高职称 1 人、 中级职称 6 人。 2000 年建成学校专用档案楼，建筑面积 1350 平方米，配备了计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、投影仪等设备；其中库房 520 平方米，库内安装有 354 节密集架、 8 组 24 台空调机及防火、防盗、去湿等现代化设施。 1978 年复校以来的档案均按高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范进行分类、编号、编目、排架，共分为党群、行政、教学、科研、校产、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、字画等 十三大类。档案馆从 2001 年开始使用计算机辅助档案管理系统， XX 年开始引进“南大之星 ”档案管理系统，并于 XX 年在全校推广使用，目前全校所有院、部门均已使用8 / 19 档案管理软件进行归档工作，为实现档案管理信息化迈出了重要一步。除计算机检索外，档案馆编制了案卷目录、专题目录、部门移交目录等检索工具；编制了专业技术职务任职资格通知汇编、干部任免通知汇编、学校基础数据统计资料汇编、校级发文汇编；编写了文书档案、学籍档案的查阅指南；建立了学生档案查询、出国人员检索表等辅助数据库。 从以上情况分析，作为国内设立较早的财经类高校档案馆之一的上海财经大学档案馆，无论是从档案馆的功能、档案馆管理的档案种 类，还是档案馆开发利用的程度，都远远领先。尤其是对于电子文件的管理和应用，应该是我校今后一段时期努力的重点和方向。 存在主要问题 重管理轻宣传 近年来，随着我校档案馆建设的稳步推进以及贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开 ,档案管理工作的重要性日益突显 ,档案的价值已愈来愈被人们重视和认可。档案管理规章制度不断健全 ,基础设施逐步得到完善 ,高校档案管理制度化、现代化已达到一定水平。但与此同时，却也忽略了档案宣传工作的开展。这里所说的档案宣传 ,除了中华人民共 和国档案法的宣传之外 ,主要是指对馆藏档案内容的宣传。由于高校档案部门不注意馆藏内容的宣传 ,使大多数师生员工不知道档案部门究竟有些什么东西 ,9 / 19 因此不能结合工作需要去档案室查找有关材料。人们不知道档案馆里有什么 ,能不能为自己所用 ,怎么用等等 ,致使大多数教职工始终对档案馆望而却步 ,认为那是神秘、不可接近的地方 ,当然更没有什么自己需要的东西 ,导致档案利用者较少 ,利用率较低。 重收集轻鉴定 档案收集活动是档案工作的起点 ,没有档案收集就没有档案 ,更谈不上档案的开发利用。由于我校档案馆新近成立 ，为了搞好档案收集工作 ,我校档案部门制定了各种规章制度，指定了各单位、各部门提交档案的规范格式并定期对了各单位、各部门的专兼职档案员进行业务指导。我校档案馆馆藏正日益丰富，归档率也逐月递增。但我们在关注档案数量的同时却忽略了档案质量的控制 ,忽略了档案价值鉴定工作的开展 ,也就是说忽略了档案的“优化” ,其结果是给档案整理编目工作增加了负担 ,浪费了人力、物力和库房空间 ,也影响了那些真正具有价值的档案被及时有效地利用。 重整理轻编研 档案整理工作是整个档案工作中最为耗时费力的一个环节。档 案人员要对文件材料进行分类整理、组卷 ,要注意保持文件之间的有机联系 ,分类正确 ,问题突出 ,要拟写案卷标题 ,最后还要“三孔一线”将案卷装订的结实美观。遇有卷内纸张大小不一的 ,还要裁裁剪剪 ,补补贴贴 ,有时为10 / 19 了强调整齐 ,甚至把有用的文件内容也切掉了。过于繁琐的整理工作流程 ,耗费了档案人员大量的时间、精力 ,却无暇顾及档案编研工作 ,缺乏高质量的编研材料 ,导致档案利用工作始终停留在你来我查 ,只能提供单一的原件或复印件的低层次水平上。 重部门轻个人 只重视为校内单位、各部门提供档案利用服务 ,忽略了 对个体档案用户的宣传和服务。以本校档案利用登记为例 ,90%的借阅利用都是部门工作查考以及学校编史修志之用 ,而极少有个人用户查阅与己有关的诸如工资改革、职务任免、职称聘任、体制改革等文件 ,即使偶有一二 ,也是半遮半掩 ,试试探探 ,不知自己到底有无权利查阅。过去，由于档案部门过于强调档案工作的政治性和机要性 ,把档案工作神秘化 ,实行自我封闭 ,把工作对象和工作内容限制在党政机关或红头文件上 ,使得大部分教职员工对档案有一种神秘感 ,认为档案馆就是保管人事档案的地方 ,不可涉足、分不清人事档案和文书档案的界线。在他们的印象中 ,档案馆只是校方的档案保管和服务机构 ,个人无权利用。狭隘的服务面使馆藏档案得不到充分的开发利用 ,并最终成为阻碍档案馆发展的瓶颈。 重查借阅登记 ,轻利用效果反馈。 查借阅登记是档案提供利用必做的功课。在档案利11 / 19 用服务中 ,档案人员往往很注重借阅情况登记 ,但在档案提供利用之后 ,利用效果如何 ,利用者是否达到目的 ,对利用服务是否满意 ,或者对服务态度、服务方式及需求的档案内容有无意见、建议等等 ,却往往不加考虑 ,无从知晓。也就是说 ,服务方与利用方缺乏沟通 ,利用方的需求和意愿服务方无从了解 ,必然导致 工作的盲目性 ,在利用工作中暴露出来的问题得不到及时解决 ,不能最大限度满足利用者需求。 3 影响本部门工作的“十二五”环境因素变化分析 宏观环境分析 当前 ,高校也受到市场经济大潮的冲击 ,内外环境的鲜明对比 ,与社会其他行业人员经济收入和物质分配差距的拉大 ,打破了档案人员的心理平衡 ,影响到他们的思想情绪和工作积极性 ,从而产生了悲观情绪。因此 ,一部分同志为了实现自己的价值“跳槽”了 ,造成了档案部门队伍不稳定的状况 ,这是造成高校档案利用率低下的原因之一。 同时， 计算机技术、通讯技术的发展及办公自动化的广泛应用 ,使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。信息化技术在档案方面的应用 ,使电子文件在信息采集、管理及利用各方面与传统纸质档案有很大的不同 ,从而带来管理模式、运作程序、技术方法等诸方面的变革。数字档案馆、网站的建设 ,网上提供利用已成为档案现代化建设发展的方向，这给档案馆今后的发展带来严峻挑战。 12 / 19 微观环境分析 档案产生于不同的地点，由各单位、各部门的档案员整理和管理，在完成档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列业务环节中，其 中包括了档号设置、着录规则、实体排架、档案保护等各项工作的实践性操作。由于档案实体保管在物理条件上的分散性以及各单位、各部门习惯于各自管理模式的差异性所致，要改变原有做法并统一按一个全宗的标准管理，工作难度之大不言而喻。 4 本部门“十二五”期间工作的指导思想、发展目标和具体思路 三方面入手，搞好干部档案管理工作 近年来，随着干部档案管理制度的制定，以及不间断的对干部人事档案进行系统性的整理与检查，干部档案内容不断得到充实，为组织部门选人用人提供了一定的依据，在党的干 部队伍中起到了一定的作用。然而，在石家庄市“造假书记”王亚丽的事件后，近日又出现临汾市纪委书记“年龄造假”问题，我们不得不深思，干部档案管理还有待进一步提高。 一、组织宣传，提高干部对档案工作的认识 档案能反映干部学历、家庭、政治、情况、奖惩、任免等情况，能够真实反映个人全貌，是干部选拔任用的主要依据。然而，干部对档案的重视程度远远不足。一些刚分13 / 19 配到机关事业单位的干部，虽然将档案交由档案室管理，但党员资料等却放在其他地方甚至家中；已经工作多年的干部对档案不了解，也不关心，甚至不知道自 己档案放在何处，认为“档案”没有用处；部分工作人员对档案认识不足，没有及时将个人需存档的资料送交组织人事部门，这就造成组织部门掌握个人相关情况滞后，无法充分发挥人事档案作用。这就要求干部本人及管理档案工作人员注意新材料的收集整理，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”；人事部门 要密切配合，及时将已调走或调入干部名单送交档案管理部门，做到“人在档在，无档无人。” 二、严格管理，健全干部档案管理制度 档案涉及个人功过等多方面情况，作为档案管理人员，第一，必须严格遵守干部档案管 理制度，任何人不得泄露人事档案资料。办理查阅及外借手续，需严格填写档案查阅及外借登记表，相关负责人签字，审核批准后，方可进行相关工作。第二，维护人事档案材料完整，防止损坏，科学有效的保管是高效利用档案材料的前提保证。第三，新形成的材料要及时归档，并对材料进行鉴别，将材料放入具体类别中。第四，定期对档案进行核查，有疑问的资料要及时联系当事人，参考相关内容解决，缺少资料的及时与单位或个人沟通，做到人事档案完整、真实。 14 / 19 三、加强学习，提高档案管理人员队伍的自身建设 干部人事档案管理工作是一项政策性和业 务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体。因此，组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习， 提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。 此外，我们应该抓住时机，不但要从制度上更新 ，还要从观念上更新，按照发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索干部人事档案现代管理模式，才能走出目前干部人事档案所存在的制度困境。 【摘要】 在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新15 / 19 形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培 养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现：与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管 理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展 和社会进步做出应有的贡献。 【关键词】档案管理；科学规范；浅析。 科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感 感和使命感，进而激发广大档案管理工作人16 / 19 员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。 一、做好档案管理工作的重要意义 为什么要在做好档案管理工作呢？这个问题是摆在每一个档案管理工作人员面前所必须必须解决的问题。本文认为： 做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果 ，对研究 本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机 结合决定了该企业资源配臵的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对17 / 19 于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 二、档案管理工作的边缘化危险 随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感 ，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案 龙源期刊网 .cn 高校学生档案工作调研报告 作者：邓欣 来源：科教导刊 2016 年第 22 期 摘 要 高校学生档案记载了学生的一段重要经历，是学生个人各方面情况的综合反映，由于档案具有真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效用。学生档案关系到学生今后的切身利益，无论是单位还是学生个人，都应慎重对待学生档案。研究学生档案管理中存在的 问题并提出合理化建议具有重要的现实意义。关键词 学生档案 档案管理 问题 对策 18 / 19 中图分类号： G640 文献标识码： A College Students Archives Research