行政助理岗位工作流程(02).doc

行政助理岗位工作流程行政管理工作的重点在于做好公司经营目标达成的后勤资源的有效利用、服务管理成本的控制与统筹思维的建立，最终的目标是企业经营目标与战略的达成。 第一章 行政档案管理。一、政府往来函件管理：l 对行政人事经理给给到的各类文件进行归档，包括各类对外及收到的文件、函件等；l 不同类型的文件使用不同名称文件夹存放，按文件日期、文件名称、往来单位、部门名称、文件份数、文件页码数等依次进行目录表编排，放置文件夹首页；l 同时进行各类电子表格目录编排存档，便于及时查找；l 每份文件均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。二、公司证照管理：l 对公司的现有证照做好归类存档。l 使用时申请人需填写证照使用申请表，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批同意后方可外借或复印使用。l 根据实际情况办理相应的证照变更，同时将变更后的证照扫描件传至香港Z先生。三、印章管理：l 对需要用印或外借印章时，申请人需填写用印申请单，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批同意后方可用印或外借。外借时确保印章的安全妥善保管。l 外借印章要在当天归还，如若第二天还需借用，则需再次填写用印申请单，与第一条相同。四、合同管理：l 对公司每月新增签订的合同，使用文件夹整理、存档；l 制作一张目录表，内容按合同签订日期、合同名称、签订合同另一方名称、合同页码数、合同备案份数等依次进行填写，放置文件夹首页；l 同时进行合同电子档目录编排存档，便于及时查找；l 每份文件均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。五、日常文件管理：l 对公司日常工作中编写的文件及申请做好电子档管理，经领导审批通过的申请需按需要做好扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。第二章 宿舍管理。一、 行政人员宿舍管理：l 年初对各员工住房内生活家具进行检查、清点、登记。在宿舍用品签收单上补充新增加的生活用具，房间使用人及管理人签字。l 每次宿舍有新员工入住时，需按照宿舍管理制度填写宿舍使用申请表，宿舍用品签收单，并安排床位，告知相应设施使用方法及宿舍管理规定。l 对于外来入住人员需填写外来人员入住公司登记表，包括入住时间、姓名、联系人、事由等。l 每位住宿人员各持一枚房间钥匙，宿舍管理员J阿姨留有各房间备用钥匙一枚，钥匙使用过程中严格按照公司钥匙管理制度执行，违规者承担相应的行事责任。l 每次有人员住宿变更时及时做好相应的变更登记，回收房间钥匙。l 做好纸质及电子档管理。二、 工人宿舍管理：l 鉴于公司绝大部分工人均回家住，主要由行政后勤部对工人宿舍进行监管。l 宿舍管理员J阿姨留有各房间备用钥匙各一枚。第三章 钥匙管理。 v, ?1 hw% t钥匙管理包括员工宿舍和办公室宿舍及公共办公区钥匙的管理，除总经理办公室、总经理助理办公室及财务室钥匙由总经理助理和财务主管管理外，其他钥匙由行政助理管理。钥匙使用过程中严格按照公司钥匙管理制度执行。一、! 4 l2 R K办公室钥匙分配f6 J6 ! Q, d; S7 J7 Fl 各个办公室钥匙由各部门负责人持有，其他员工不予发放钥匙。二、 e+ T! s- _2 w k# W1 o+ c员工宿舍钥匙。l + b; q# R$ K: 7 m 行政后勤科宿舍管理员留有一把。- l 办公室调整或离职员工钥匙及时收回，并予以调整发放。第四章 固定资产管理一、 办公资产管理：l 年初对公司现有的办公用具、办公软件等进行检查、清点、登记，存电子档，交与财务处一份。l 对于新购置的固定资产按购置时间、留档证件、钥匙等做好登记、存放档案袋，编号。同时做好电子档目录编排，便于需要时提取、查阅。二、 宿舍资产管理：l 年初对公司宿舍财产如电视、空调等进行检查、清点、登记，做好更新、登记工作。三、 车辆管理：l 公司目前拥有车辆：三菱越野车、广本商务车、金杯面包车各一辆，旋耕机一台，玉柴挖掘机一台，摩托车三辆。对办公使用车辆，用车人需提前填写用车申请单，经行政经理审批同意后方可派车。l 记录车辆的每次使用情况，行驶公里数及司机签字，存电子档，月底将复印件交与财务处一份；l 摩托车分别为W、Q、G所使用，记录每月行驶公里数，存电子档，月底按上班期间实际行驶公里数报销摩托车配油费。第五章 会议管理。l 公司例会、部门会议、特别会议等，发布会议通知、告知；l 得到准确会议通知时，提前通知需要参会的人员，同时在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达会议室；会议开始前一分钟清查还未到会者，及时通知其到会，不能参会者向会议领导报告。!l 进行会议前准备，如准备会议中需要的文件、材料，会议室水果、茶水准备；l 会议中接待，如给与会领导添茶；l 会议后的完善工作，如会议室整理，会议记录或纪要的编写及发布等。第六章 通讯录管理。l 熟悉公司各部门人员及通讯电话，随时更新公司人员通讯录，于每月8日前发送当月JX基地通讯录至香港同事Y，抄送L经理。l 如有增加或更新通讯录，更新后及时发送至公司各同事邮箱中。l 负责公司外来电话的接听和转移。l 收集、整理外来联系名片，将所有联系信息录入电子表格，便于需要时提取。第七章 通知管理。l 负责公司日常通知，文件的起草、发放及通知工作，一般性通知可通过综合办公室的黑板公告栏处公告，或者通过电邮通知。第八章 办公用品采购与管理一、 各部门需求计划收集：l 每月5日前收集各部门本月的物品需求计划，进行汇总，编制需求计划汇总表，同时根据库存情况编制采购申请表，交由行政主管审批；l 于每月中旬购买一次，按申请单发放办公用品，申请人填写领用单。二、 其他公共物品采购计划l 公共物品包括：茶杯、茶叶、食品、纸巾、清扫用具、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可临时报经行政主管，进行临时采购，如果非急用，可在每月5日前汇总需求计划，进行集中采购。三、 采购流程一般日用品（非办公家具、设备等大型物资）由行政助理进行采购，流程如下：l 6 , N- I9 a9 S3 Q# t T7 T+ j8 , h、首先编制采购申请表，交由行政主管审批；l 凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续；l % r+ R2 f y% w到达指定地点进行采购；- Fk- a7 I6 c: u! Sl 采购结束后，填写报销单（含价格），整理好票据，将实物与单据交由行政主管审批；l , F; H: N8 Y % 3 r7 R W9 T物资入库，由行政助理开具入库单，行政主管、财务签字，一式两联，行政助理与财务各一份；l 5 , Q& a X) V6 S/ g根据入库单填写入库汇总表（电子版）；/l 将报销单交由财务审批、报销。A# m四、 办公用品发放l 任何办公用品的领用均需要登记；每月集中采购的物资（按照各部门的需求计划）在采购结束后，月初予以集中发放；l % E+ D% A; e1根据各部门的物资需求计划，到仓库集中领取，出具出库单，行政主管、财务签字，一式两联，行政助理和财务各一份；l 根据出库单填写出库汇总表（电子版）；l 发放时，根据不同物资的性质，登记到不同的领用登记表中，发放完毕后，编制汇总表，更新库存。2 B6 % $ I) v4 U5 ?4 p1 G* _五、办公用品库存管理l 库存用品及新采购用品统一放置在资料室（资料室作为办公用品仓库）；l 8 q5 , 3 O& k6 办公用品出入库坚持开单据、行政主管审批、及时更新库存的原则：l 用品出入库后，进行整理，各类物品分类存放； 5 u. R/ W! d每月24日前进行库存盘点，填写盘存表，交由行政主管审查，如果发现实际与账目不符，查明原因，追究责任。! S$ k. Q6 _! cl0 保底库存量，由行政主管确定六、办公用品使用管理、l 对于借用的物品，需要归还的，行政助理需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间； l 对于交还的物品的完好性，行政助理需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购；确认无误后签字；l + : c6 Y3 u Z- f0每月30日前汇总本月员工领用，需扣款的明细表（含工作包、工作装、入住宿舍、电话卡等）报至人事主管以备当月工资核算。o3设备保养、维修管理：l 管理使用复印机、传真机扫描仪及其他耗材设备，建立设备检查清洁制度，掌握各种器材功能使用。l 确保公司网络、水、电的正常供应及安全使用，确保故障24小时内及时报修。其他工作：年初各公司办理年检、换证。农产品无公害认证申请，材料准备。果园采果、销售时，协助销售主管做好销售工作，3-5月联系胶框购买及纸箱的订做工作。月初工作：1、按时交纳公司行政费用，每月1日查询公司上月4部固话电话费， 10日查询上月用电费。8日前发送该月人员通讯录至香港Y。2、金杯车、广本奥德赛每月租赁费。3、检查各种办公用品、申请单、报销单等使用情况并及时补充。4、统计本月需购买的办公用品。5、记录大食堂工人用餐人数，小食堂行政人员用餐人数，每月11日、21日、月底统计食堂伙食开支，交与食堂管理员J阿姨用于食堂伙食费报销使用。月中工作：1、档案管理。对各类文件、资料进行归集、整理、入档，并负责日常借阅及管理。2、固定资产管理，宿舍管理，钥匙管理，车辆管理，会议管理，通讯录管理，通知管理，办公设备管理。3、办公用品采购、领用和分发工作。月末工作：更新各公司行政报表，包括M1-M6表，合同综合报表，印章使用报告/变更通知，证照台帐表，如当月有新增合同、印章使用变更或证照更新等，则将新增合同、最新证照及经行政经理签署后的各报表扫描发送至香港Z先生。每日工作：1、日常接待。第一时间发现前来办事、拜访的客人，询问客人来意，如找人，在适当的时候引导至被找人处，如被找人正在忙，可安排客人在休息区稍等，待与被找人确认是否接见后在做相关引导。如前来者为相关部门领导，则直接将客人引至会议室或总经办，告知公司领导接见，准备茶水、果盘。2、办理各种日常行政事务和手续，如填写报表、复印、打印等。3、保持办公区、走廊、卫生间及草坪