文秘岗位管理规定.docx

苏州市贝特利高分子材料有限公司文件苏贝2011002号文秘岗位管理规定为树立一个良好的企业形象，实行规范化、制度化管理，保证公司文秘顺利快速发展，特制定此管理办法。一、 文秘岗位人员的基本任职职责 部门文档管理； 部门员工的人事信息管理、考勤管理、信息传递及处理； 部门内外流程上下接口的协调工作； 根据要求制作文稿、文件； 部门会议（学习、培训）的会务策划、准备工作； 部门办公物品（日常办公用品，固定资产）的日常管理； 各项规章制度在部门的执行、协助部门领导进行部门计划的制定与跟踪； 部门文体活动组织及部门宣传工作、部门8S例行管理； 主管交办的其它事务。二、 文秘岗位人员应具备的素质 敬业精神：在期限内准确保质完成工作。 服务精神：满足内外客户的工作需求，服务同事，服务上级。 细 心：尽可能的考虑事情周到、细心，对自己的工作有警觉，发现并避免错误。 团队精神：支持团队决定，与团队成员分享相关信息，在必要时提供帮助。 沟 通：正确表达并获得理解和支持。 逻辑思维：发现问题基本关系，根据重要性分出任务轻重缓急。 保 密：严格遵守保密制度并督促他人遵守保密制度。三、 文秘岗位人员应具有的职业化形象 文秘岗位人员上班必须着装整洁、偏向正装，不得有脏污。 男文秘岗位人员不得穿背心、短裤，上衣扣子不得解开超过（含）两个，女文秘岗位人员不得穿着过于裸露的衣服。 不得穿拖鞋上班，鞋应干净。 男文秘岗位人员不得留长发，头发长度以保持不盖耳部和不触衣领为准，男女文秘岗位人员上班均应将头发梳理整齐。 所有文秘岗位人员不得留长指甲，且须保持整洁。四、 文秘岗位人员的办公纪律 上班期间不得吃东西、聊天、喧哗、追逐嬉戏、打瞌睡、看小说。 不得处理与工作无关的私事，不得看与工作无关的书籍、网页。 未经允许，不得在工作场所自放音乐或“随身听”。 工作时间禁止私人会客，工作会客应在接待室或制定的场所。 必须尽忠职守，服从指挥安排，对上级工作安排有争议时须以首选服从为前提，但可事后提出意见。 会议途中，尊重主持人或发言人，不随意插话、抢话，有事先举手或以纸条传递。 非指定操作者，不得操作各种设备（含办公设备，不得利用公司电脑、电话做与工作无关的事）、仪器；指定操作者须依照操作规程操作，特别注意安全。 下级应尊重上级，上级应关心下级，各种工作报告须依照管理层次逐级呈报，不得越级（特殊/紧急情况除外，但须于事后向直属主管报备），当个人意见未获采纳前，应严格执行公司规定或上级指令，不得因个人意见阻挠组织运作。 工作岗位服从上司安排，执行生产、工作任务时不得畏难借故回避或相互推诿，遇临时紧急任务，虽非工作时间内，经通知后应立即到场处理。 主动协助主管做好办公台面的整理，做好部门办公室的5S工作，各种物品摆放整齐，下班前应关好门窗水电，确保部门良好的工作环境。 严守公司机密，未经主管、总经理许可并办理登记手续，公司档案文件资料不得让公司以外人员借阅；不得泄露公司各项计划、议程、决定等。五、 文秘岗位人员工作细则（一）会议管理 会前准备：A、明确会议目的及指示，确定相应的会议事项；向与会相关人员征集会议议题；B、会议开始前一个工作日利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项；C、提前一天向行政部登记申请使用会议室或者OA申请使用会议室；若有需要借用笔记本、网络资源及其他设备的需提前至行政部登记借用，并且在一个工作日内予以归还；会中服务：A、检查会议所需的各项资源正常运作；B、负责会议期间服务性工作；C、如实准确的记录会议要点。会后整理：A、对会议使用完毕的物品进行清理收拾及归还；B、根据要求整理会议相关资料，整理会议记录发送至与会相关人员并抄送至行政部汇总，同时跟进会议执行情况并及时将这些信息反馈给领导；C、保持信息安全和机密 （二）文件送呈 A、各部门文件一律由各部门自行送达， 提高工作效率；B、礼貌送呈，进门前须敲门，经允许后方可进入，进入后统一将文件放置于领导办公桌左上侧；C、所有送签文件一律用规定的文件夹送呈，紧急文件务必放入标有红色标签的XX部紧急文件文件夹中，以便识别文件的轻重缓急及时处理，提高工作效率；D、送签文件者须充分了解需签核文件的内容，以便协助领导签核，同时须注意一级一级呈签；E、呈签文件分类：1. 行政部、物控部、生产部、保安部、采购部、财务部文件由欧阳总签核； 2业务部、品质部、技术中心、体系科文件由徐副总签核； 3各部门体系文件由管理者代表徐副总签核。 （三）文档管理 A、各部门文秘岗位人员负责本部门文件的收发及管理，文秘岗位人员须注意各类文件的有效期限，及时更新； （四）行政公章使用 A、文秘岗位人员须熟练了解各类公章的使用范围及使用流程（详见行政公章、合同章使用管理规定；B、各部门需要加盖公章的报告报表、合约文件、公司各类证照、需法人代表签署的文件和其他需要加盖公章的特殊文件等公文，由经手人/文秘岗位人员填写行政公章使用申请单，经部门主管审核，副总经理级以上人员批准后，到行政部公章管理员（行政经理）处加盖公章，经手人/文秘岗位人员必须在行政公章、合同章使用登记表上登记。 （五）部门人员考勤管理 A、文秘岗位人员负责部门内部人员的考勤管理，包括部门人员的加班申请、请假、调休等； （六）电话管理 A各部门文秘岗位人员须熟练掌握公司电话抢接、转接操作。抢接电话：拿起话筒拨*41+需抢接对方分机号码，若不知道对方分机号直接拨*4001即可，如若抢错电话，向对方礼貌致歉再将电话转接给对应人员；转接电话：在拿起话筒状态下，按下挂机键，再拨需转接的号码，然后放下话筒即可。 B、接听电话须注意：1. 在电话铃响三声之内应接听；2. 接打电话，应语调平缓，声音柔和适度；3. 不得大喊大叫，影响他人工作，也不可无精打采，影响公司形象；4. 使用电话应长话短说，禁止电话聊天；5. 转接电话时尽可能的把来电人的姓名及来意转到另一分机，避免来电人重复说明来意。C、拨打外线电话：9+需拨的号码（市内），9+0+需拨的号码（长途），拨打长途需长话短说，言简意赅，时间尽量控制在5分钟以内。 （七）部门日常用品、劳保用品的管理 A、各部门文秘岗位人员负责本部门日常用品的领用、发放、记录等工作； B、每月月初各部门文秘岗位人员统计出本部门所需日常用品，并根据部门XXX部日常用品发放标准于5号前至仓库领取，文秘岗位人员须注意部门用品的耗用，在资源共享的基础上，尽量减少不必要的领用，节约成本； C、各部门文秘岗位人员负责部门劳保用品的领用及发放，记录在劳保用品放记录上，并于每月月5号之前将纸质文件发放行政部汇总，同时文秘岗位人员须跟进部门人员劳保用品的正确穿戴及使用情况；（八）各项规章制度在部门的执行、协助部门领导进行部门计划的制定与跟踪A、 文秘岗位人员须及时将行政部下达的各项管理制度在本部门做宣导，并跟进其执行情况；B、 文秘岗位人员须协助部门进行部门计划的制定，协助搜集相关资料，协助部门计划的执行及跟踪；（九）部门卫生、纪律情况跟进 A、部门文秘岗位人员须跟进本部门卫生清洁情况，制定办公室清洁排班表，跟进执行情况； B、部门文秘岗位人员须协助上级监督办公室办公纪律，确保良好的办公氛围。（十）接待工作A.、遇有宾客来访，领导不能立刻接见时，文秘岗位人员人员须将访客引至公司相关接待室其他规定地方，奉上茶水，并向访客说明等待理由及等待时间，同时注意时常为客人换饮料；B、访客要找的负责人不在时，须明确告诉对方负责人何处去了，以及何时回单位，请客人留下电话、地址等，明确是由访客再次来单位，还是我方负责人去拜访对方单位；C、文秘岗位人员接待访客应注意礼貌引导方法和引导姿势，注重 礼节。六、 本规定自2011年4月10日开始生效