援外工程主要设备材料投标学习总结.doc

43/43援外工程主要设备材料投标学习总结简要把援外工程主要设备材料投标流程分为五大步骤：第一步：投标准备1第二步：资料收集4主要设备材料资料目录及注意事项4一、产品技术资料准备及注意事项8二、生产厂家资料格式及注意事项24第三步：主要设备材料供货计划表及说明37第四步：主要设备材料检验一览表及说明：38第五步：完善整理39第一步：投标准备当接收到援外工程项目招标文件及附件时，负责主要设备材料的投标人员应及时作出下列准备工作：1. 阅读招标文件及附件，根据招标附件中主要设备材料清单及技术规范书，把握主要设备材料的品名和类别、对应图纸号、规格和主要技术参数、适用技术标准、使用功能要求说明及采购要求。 2. 根据清单中各主要设备材料适用的工程设计文件图号查找相关图纸，并对照清单核查图纸中相关设备材料的数量、规格和主要技术参数，如有不同，向招标人询问，最终参数以招标人书面答疑为准；3. 根据投标工作计划，从进出口部获取主要设备材料的生产厂家资料；4. 援外工程供货质量保证书在招标文件中为纸制文档，需要投标人编制电子文档。如果采用以往投标文件电子版的供货质量保证书，对照当前招标文件核对并修改。（注意：修改后的供货质量保证书字形字体段落等格式都必须与招标文件相符，且不允许设备材料厂家修改既定格式！）图1：下表是某援外工程招标文件附件5 主要设备材料清单及技术规范书：主要设备材料清单及技术规范书中注意事项： 序号。援外项目的序号不可更改，后面准备的各设备材料文件资料序号必须与主要设备材料清单及技术规范书中编号一致； 适用工程设计文件图号；这是查找工程图纸核对工程量、规格和主要技术参数的依据； 规格和主要技术参数： 1. 准备资料应符合相关技术参数；2. 如不符合时的特殊情况：所准备设备资料的性能必须高于规定设备性能要求；且厂家应在供货计划质量保证书中如实填写，并附带承诺书，承诺所提供产品符合招标要求。3. 如同类主要设备材料中有多种型号，供货计划质量保证书中应分项计价；如型号过多，可只写总价，后附清单。 适用技术标准；设备材料应符合的国内国际技术标准；所提供产品如符合最新技术标准，可以认定为产品符合标准。 适用功能要求说明；简介所需设备材料的功能用处，应注意此项是对产品功能的说明，审核厂家产品资料及统计主要设备材料工程量时应特别注意。 采购要求； 1. 一般国内采购；2. 如主要设备材料清单及技术规范书标注需合资公司生产，则必须向合资公司或外资企业采购；3. 如主要设备材料清单及技术规范书标注产品为中高档表明产品生产厂家应具有一定规模；4. 如果主要设备材料清单及技术规范书中某产品已经指定生产厂家，必须选择此厂家产品。此种情况比下，由于多家投标单位共同采用指定厂家产品，较易获得所需设备材料资料。图2：供货及质量保证书格式供货及质量保证书注意事项：1. 供货质量保证书在招标文件中有给定的格式，类似上表。如果采用以往投标文件电子版的供货质量保证书，应注意与当前招标文件核对并修改为与招标文件一致。2. 供货质量保证书中背景粉红色部分，考虑到保密的需要，“公司”前面必须空白。3. 供货质量保证书中背景红色的部分，应修改为相应的投标工程的名称及编号。4. 供货质量保证书中背景绿色的部分，产品报价有效期应至少半年，具体可与厂家协商，特别的情况下三个月也行；质保期应至少1年。5. 供货质量保证书中字体蓝色的部分，必须由厂家法人代表签名并盖厂家公章，法人代表签字也可用其本人私章代替。6. 供货质量保证书中背景棕色的部分，投标开始日期 填表日期 投标截止日期。7. 供货质量保证书中红色表格内的填写要求：a、品名和数量及单位由投标人填写；b、品牌、生产厂家、型号和规格、生产周期和出厂总价由厂家填写，且“型号和规格”应按照主要设备材料清单及技术规范书中“规格和主要技术参数”全部誊写；c、产品型号可以与投标文件不一致，但产品性能参数必须不低于招标文件规定， 此种情况下，厂家应如实填写不一致部分，并提供承诺符合招标文件的承诺书。d、交付地点一般为天津新港或塘沽港；对大宗材料可由进出口部和厂家协商确定，e、如遇同类设备或同类材料由同一厂家生产，可写于同一供货计划及质量保证书中，“序号”项相应填写1，2 .，此项应由投标人员事先编写完成，然后才能发于厂家；8. 供货质量保证书应由进出口部交于厂家，为保证供货及质量保证书准确，可让厂家把准备好的质量保证书传真或电邮投标人审核后，再打印成纸质版签名且加盖厂家公章。第二步：资料收集主要设备材料资料目录及注意事项主要设备材料资料目录包含两大部分，一般包含如下内容：一、产品技术资料1. 供货及质量保证书2. 产品样本3. 主要技术参数表4. 质量检查报告5. 资格证书二、生产厂家资料1. 企业法人营业执照2. 税务登记证3. 组织机构代码证4. 企业简介5. 企业销售业绩6. 荣誉证书注意事项： 产品技术资料至少应包括供货及质量保证书、产品样本、主要技术参数和质量检验报告四项； 生产厂家资料至少应包括企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码、企业销售业绩四项。 以上资料目录只是设备材料生产企业需准备的主要内容，根据企业的特殊情况有些资料会有些名称上的变化，有时可适当增减。应按照主要设备材料清单及技术规范书要求准备相关材料，从而有利于中标； 所编写资料的目录必须和所提供资料一一对应； 主要设备和材料资料的编写格式基本一样； 每种主要设备材料厂家应至少联系两家，以择优使用；同时也防止在规定时间内，厂家报标无法完成。 联系厂家时候，应首先把主要材料设备的规格和型号及功用说明作重点提示，并及时催促厂家核查是否符合相关要求，否则应及时寻找其他符合要求厂家。 厂家联系资料包括厂家名称，联系人，联系电话，电子邮件等要保留至投标结束；例：某援外工程一主要设备投保资料目录部分及说明：一、产品技术资料准备及注意事项注意事项：1. 所有临时编写的文字资料都应该加盖厂家以证明其真实性；2. 供货及质量保证书、承诺书、质检报告必须加盖厂家公章；3. 其他文件最好加盖厂家公章。4. 产品的样本及技术参数应用彩笔圈起，并注明“本项目选型”，正本中可以手写，空白本及副本中可以软件处理。二、生产厂家资料格式及注意事项注意事项：1. 所有临时编写的文字资料都应该加盖厂家公章以证明其真实性；2. 企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证必须加盖厂家公章；3. 其他文件如荣誉证书、资格证书等最好也加盖单位公章。第三步：主要设备材料供货计划表及说明投标文件收集准备完成后，还要根据招标文件中的主要设备材料供货计划表来填写主要设备材料供货计划，如下图：注意事项：1. 供货计划表中序号、品名、规格或型号、单位和提供方式按照招标文件附件中主要设备材料清单及技术规范书中规定填写； 2. 数量可以由查询相关图纸和工程量清单获得；有时还要根据答疑文件作细部的更改；3. 发运港口由进出口部和生产厂家协商确定； 4. “抵工地时间”应根据投标文件中施工组织设计的施工进度计划表中使用相关设备或材料时间，一般提前至少一周用来质检或安装调试； 5. “抵港时间”=“抵工地时间”-“受援国陆运时间”-“受援国清关时间”；6. “发运时间”=“抵港时间”-“海运时间”-“中国报关时间”；7. 如果估算的发运时间靠近投标时间，甚至在投标之前，则应调整把时间设置在开标时间之后。8. 如果几种主要设备材料的发运时间接近，可以适当调节，一块装箱发运，这样也比较符合现实情况。9. 主要设备材料供货计划表，应按照招标书中样本填写，一般主要材料序号为“一”，主要设备序号为“二”具体看招标文件；10. “海运时间”一般为两个月；清关及受援国陆地运输时间一般为20天；产品出厂时间到港口时间一般为10天；11. 门窗类因为要安装框架，所以抵工地时间应在二次结构之前；电器类如发电机，变压器，水箱，潜污泵等应在综合考虑开工时间和资金到位时间的情况下尽量提前运抵施工现场；12. 同时要考虑材料的保质期；第四步：主要设备材料检验一览表及说明：所有的设备材料整理完成后，应根据投标要求制定一个主要设备材料检验一览表，如下图：注意事项：1. 检验一览表应由投标主要设备材料分项负责人统一填写； 2. 检验一览表中HS编码应由进出口部提供； 3. 出厂日期的算法：“出厂日期”=“发运时间”- “中国陆运时间”。 4. 项目总承包企业的名称、地址及传真等标书空白本中一定不能填写。第五步：完善整理在所有生产厂家相关文件资料准备完成后，接下来需做以下工作：1. 整理，把每项设备材料的原始文件，分类按资料目录整理； 2. 扫描，所有准备的材料，形成不含投标单位信息的空白PDF电子档； 3. 正本小签，按照投标要求投标单位相关领导应对所有这些厂家的相关文件资料签名； 4. 再次扫描成PDF电子档；这样形成投标文件的空白本和副本的电子文档；5. 在形成投标文件的空白本和副本的电子文档后，注意修改电子文档的属性，删除单位名称等泄密信息。6. 刻录，由于文件电子档较大，经济标确定较晚，刻录光盘一定要提前做好，选用windows自带的刻录方式，并选择刻录后的光盘可后续添加；刻录的光盘应多准备几份，以防意外；7. 刻录光盘时，应根据招标要求，建立相应目录，光盘名称不写，刻录形成的光盘内同如下：8. 表示空白本，副本的方法是在光盘外密封袋写明相应的“副本”或“空白本”9. 光盘表面和外密封袋均需按照招标要求填写相应的项目名称，标书编号，投标企业和日期。一、主要设备材料技术标空白本包括： 产品附交资料（按工程量清单）如下：二、主要设备材料技术标副本：与空白本类似，只是需要包括含了投标单位信息。最终形成的电子文件空白本、副本和厂家实体文件正本即为援外工程主要设备材料投标部分的最终文件。冯辉2009-3-16修改2009-5-7补充：一、 关于设备材料资料的排序。为了便于整理文件资料，资料的排序统一为： 一、产品技术资料1、 供货及质量保证书2、 供货清单3、 承诺书4、 产品样本5、 产品性能及技术参数6、 检验报告（共 页）7、 质量安全环境体系8、 中国国家强制性产品认证证书9、 其他技术证书二、生产厂家资料1、 授权书2、 营业执照3、 组织机构代码4、 税务登记证5、 企业简介6、 产品业绩7、 荣誉证书二、 关于产品资料由代理商提供的情况下的资料整理。1、 资料的提供，代理商需要提供自身营业执照、组织机构代码证、税务登记证和生产厂家对代理商的企业授权证明，其他的资料均应是生产厂家自身资料。2、 供货及质量保证书应加盖代理商公章，授权书和检验报告都应加盖产品生产厂家公章。三、 关于资料制作整理的过程优化。第一步：根据主要设备材料清单及技术规范书中的主要设备材料分别建立文件夹。第二步：在每个文件夹中制作相应的供货及质量保证书，第三步：根据查询或计算的设备材料量制作清单，并把量填写到供货及质量保证书第四步：准备主要设备材料投标范例，联系方式第五步：发送邮件，包括供货及质量保证书、投标范例、联系方式及附件5。第六步：目录制作，包括word和pdf格式，制作产品技术资料和生产厂家资料第七步：制作包括目录的完整空白本。第八步：副本的制作较为简单，为减少操作，避免错误，副本应在开标前两天制作。第九步：中间穿插制作主要设备材料供货计划表和主要设备材料检验一览表。关于联系方式，投标范例（授权和厂家），目录范例，授权书范例、承诺书范例查附录四、 关于SH商检码的查阅。类似的材料设备SH码以援建刚果布拉