MIS系统培训课件(超市)（PPT84页).ppt

MIS系统培训,系统简介,管理信息系统（MIS系统）是由大连易玛特软件开发中心根据现代商业企业的应用需求和经营特点，应用成熟的计算机技术完整地构成的企业计算机管理信息系统，MIS系统是整个大商集团信息系统的核心，它能够完成售前和售后所有信息的管理，全方位提供对商品流转过程的事务处理和商品核算支持。,超市标准部门及岗位:,店长:店长商品部:商品行政主管、合同管理员、商品管理员采购部:采购部长、采购经理、采购经理助理、采购订单员收货部:收货主管、收货录入员、收货索赔员财务部:部长,明细账会计,结算会计,收银科长营运部:营运主管、营运主管助理防损部:防损主管、防损管理员营销部:营销主管、卡友策划员电脑部:部长,总流程图,供应商管理,分类管理,品牌管理,生产厂家管理,商品条形码管理,合同管理,商品档案管理,商品购进,商品返厂,赠品管理,销售,促销,批发,经营计划,竞争店,对帐,结算,总流程图,盘点,销售调整管理,库存管理,残次品管理,商品残损管理,仓库调拨,商品溢余,商品损耗,商品成本调整,商品联营进货,进,供应商管理,合同管理,档案管理,商品采购,商品返厂,赠品管理,存,盘点,库存管理,残次残损,溢余损耗,移库进货,销售管理,销,销售,竞争店,批发,促销,经营计划,结,结帐,对帐,采购经理助理采购经理商品行政主管店长,供应商进店,合同管理员,总部合同管理员,合同管理员采购经理,采购经理助理采购经理合同管理员商品行政主管,分店录入并提交供应商信息,总部审核供应商,供应商档案生效,供应商特殊控制,供应商管理（超市）,back,由招商部收集供应商资料填写供应商资格审查表，店长审批后，由合同管理科的录入员将供应商信息录入系统,招商部长或合同管理科科长审查无误后将供应商信息提交总部审核。,对分店提交上来的供应商资料进行审核，审核通过后分配供应商编码。对于未通过的供应商信息，将说明未通过原因，以提示分店做相应修改。,注册供应商,各分店,商品本部,供应商管理业务流程（超市）,1.采购经理助理与供应商洽谈；采购经理确定引进对象；采购经理审核供应商资质；并填写供应商资格审查表;店长分别根据商品、品牌是否符合业种整体形象，商品结构等，对供应商资格审查表进行审查。,2.合同管理员按照供应商资格审查表在系统中录入供应商信息并提交总部审核。,3.商品本部合同管理员审核供应商信息，通过审核的分配编码后返回分店，未通过审核的注明原因返回分店，由合同管理员修改。,4.合同管理员将供应商编码记录备档并告知采购经理进行合同签署。,供应商信息修改（超市）,修改供应商信息（未审核）：合同管理员取消信息提交后，变更供应商信息，确定无异议提交信息，待合同管理员审核。,修改供应商信息（已审核）：合同管理员将手工填写供应商变更申请表，并注明修改原因发传真到商品本部合同管理员进行审核，通过审核可以进行修改的供应商信息将由合同管理员做信息变更，编码不变。如果修改供应商名称，发送传真之前请与商品本部联系，商品本部部长同意后方可发送传真进行修改。,供应商特殊控制（超市）,总部：合同管理员确认要特殊控制的供应商信息和需要控制店铺名称，由合同管理员进行特殊控制注册，最后由商品本部部长审核生效。,分店：采购经理助理根据商品的销售情况、客户的信誉程度及账务往来情况做出申请（包括属性、类型、日期），由采购经理签字确认，上报商品行政部。合同管理员根据上报的信息进行信息录入，提交待审核。合同管理员核实信息后由商品行政主管审核生效。,供应商特殊控制包含：暂停销售、暂停进货、暂停付款、其他控制四种控制方式，对于一个合同可以选择其中一种也可以复选。每种控制方式都有临时控制、永久控制、即时生效三种控制类型可以选择。临时控制要有起始日期，终止日期；永久控制要维护起始日期。,采购经理助理采购经理合同管理员,分店洽谈签订合同,合同管理员采购经理,商品行政主管,合同管理员采购经理采购经理助理,合同信息管理,分店审核合同,合同生效,合同管理（超市）,back,签订合同（超市）,分店洽谈签订合同（超市）,新签合同：采购经理助理首先确定供应商的经营方式，根据经营方式确定所属经营柜台、经营品牌，洽谈柜组的扣率、保底金或租金，补充合同文本中其他约定的内容及条款。供应商在合同文本上签字盖章并提供相关资质证明。合同管理员对合同文本内容及资质证明进行审查要求采购经理签字确认。,续签合同：采购经理重新审核以上各项条件，评估上一合同期该供应商销售情况及市场反映，综合其他因素，决定是否续签，以及签的保底额额度及扣率是否变化等。以上均商谈妥当后，则签订续签合同审批申请书，标注原供应商编码，连同相关证明资料一同提交到合同管理员审查。,合同信息变更：采购经理核查相应项目变更原因，情况属实，与供应商签订合同条款变更备忘录（一式两份），填写合同条款变更申请书，采购经理和店长签字后，连同相关材料提交给合同管理员审查。,分店洽谈签订合同（超市）,提前终止合同：采购经理核查解除合同的原因，与供应商签订解约书（一式两份），填写解除合同申请书，采购经理和店长签字后，连同相关证明资料一同提交合同管理员审查.,调整联销扣款、倒扣率：采购经理提交供应商联销销售或利润目标抽成扣率调整申请书，签字确认后提交合同管理员审查。,合同信息管理（超市）,合同管理员整理各个卖区申报的合同文本等待商品行政主管审查.,商品行政主管根据大商集团合同管理制度审查.,合同维护:1.合同管理员按照通过审查的合同信息录入系统,经销代销代售合同要指定好经营商品的分类等重要信息,合同录入员确定录入信息准确无误方可提交.2.首次签定或者提交未成功的合同,可直接在合同注册中进行合同信息修改.3.提交的合同信息还需要商品行政主管审核入账.,合同信息管理（超市）,合同修改：,b.合同扣率修改：采购经理申请的信息由合同管理员进行单据录入，经过商品行政主管审核入账。,a.合同续签修改:合同管理员延续所属小业种,供应商名称,进货形态及税率不变的前提下可沿用其原供应商编码不变，只对续签日期进行修改。续签完以后的合同需要商品行政主管审核入账。,合同信息管理（超市）,e.合同柜组修改：合同管理员根据商品行政主管审查通过的合同柜组调整申请，对合同下的正柜基本信息或促销柜组的起始和终止日期进行调整。,c.合同终止修改合同管理员根据采购经理和店长签字后的合同解约书，连同相关证明资料在系统中做终止合同操作。,d.合同基本信息修改根据采购经理提供的合同信息变更单进行合同修改，如果联销和租赁合同的租金、扣率、品牌等信息发生变化或者卖区搞活动，采购经理要从新申请促销柜台和促销商品都需要商品行政主管审核才能生效。,合同信息管理（超市）,h.维护供应商费用：合同管理员根据卖区采购经理提供的供应商费用金额表进行单据录入，月末结算时此录入数据将自动体现在结算单上。,f.合同经营范围（分类）修改：合同管理员根据商品行政主管审查通过的文本信息，针对店铺经销或代销合同的实际情况进行修改。,g.合同促销扣率修改：店铺由于节庆假日做促销活动，对一些合同的扣率做阶段性的调整，采购经理助理提前申请，合同管理员根据通过采购经理审查的文本进行信息录入，需要填写促销扣率，促销生效和终止日期及说明变更的原因。,合同信息管理（超市）,合同特殊控制:采购经理提交特殊控制的合同信息签字确认给合同管理员审查，由合同管理员对合同进行特殊控制操作，提交的合同信息经商品行政主管审核后即可生效。,合同特殊控制包含：暂停销售、暂停进货、暂停付款、其他控制四种控制方式，对于一个合同可以选择其中一种也可以复选。每种控制方式都有临时控制、永久控制、即时生效三种控制类型可以选择。临时控制要有起始日期，终止日期；永久控制要维护起始日期。,合同信息管理（超市）,合同删除:合同管理员可以对要删除的合同信息进行标记、提交，等待合同已经停止并且在这个合同下所发生的费用都已经全部结算完，商品行政主管进行审核入帐，年结后才可以进行删除操作。,分店审批合同（超市）,分店审批合同商品行政主管对需要审核的合同进行一级审核，如合同有问题可直接未通过审核并返回合同管理员进行合同信息的修改。,合同生效合同管理员整理并打印通过审核的合同信息，上报给商品行政主管同时返给采购经理或采购经理助理备档。,采购经理助理采购经理商品管理员,提交商品登记申请,总部商品录入员总部商品管理员,总部商品管理员商品管理员商品行政主管,营运主管助理营运主管,总部商品管理员商品本部部长采购经理助理采购经理商品行政主管,总部管理商品,分店管理商品,商品生效,商品特殊控制,商品档案管理（超市）,back,由商品行政部将新商品的信息填入商品登记表，经主管审核后,商品管理员在系统中进行商品注册，同时生成货号。,由商品行政部将新商品的信息填入商品登记表，经主管审核后,商品管理员在系统中进行商品注册，同时生成货号。,新商品启用（超市）,各分店,商品行政部,提交商品登记申请（超市）,采购经理助理与供应商洽谈，确定其所经营商品的品种、市场销售情况、市场反映情况、是否符合大商经营规范后报到采购经理,由采购经理签字确认,2.采购经理把签字确认后的商品信息上报商品行政部商品管理员。,总部管理商品（超市）,1.商品管理员根据商品登记表的内容进行商品注册，等待总部商品管理员审核，货号生效。,2.商品本部接收分店的商品信息传真，经过商品管理员审查通过以后，商品录入员在系统中进行商品注册、提交，商品管理员审核通过后，其生效货号将返回给分店商品管理员。,3.对于分店上报关于商品信息变更的申请，商品本部进行审核修改。,分店管理商品（超市）,a.新商品注册商品管理员接收到商品货号后，进行商品启用，启用后核对商品基本信息是否准确并对其内容进行补充，之后按照供应商打印商品货号交给采购经理。特别注意商品的进项销项税率与所属合同税率要一致，所属供应商税率一致；商品不可缺少单价，商品的进价不可大于卖价等。,b.商品修改：营运主管填写商品修正申请书，商品管理员对商品信息进行修改操作。,分店管理商品（超市）,1.商品调整柜组：营运主管填写柜组调整申请，商品管理员根据进行柜组调整信息的录入。,2.商品调整合同：商品管理员根据卖区提供的信息变更单进行调整。,3.商品调整税率：商品管理员根据变更单进行税率调整。,4.商品基本信息修改：商品管理员进行保护售价、单品利率、竞争标志、返厂标志等商品信息的修改。,5.商品电子秤标志修改：商品管理员根据开放商品的属性，对其电子秤标志、秤重标志进行修改。,分店管理商品（超市）,c.商品删除：营运主管提交商品删除申请，商品管理员首先根据申请表对所要删除的商品做标记删除，然后提交，由商品行政主管进行审核入帐，等到年底年结后，由商品管理员做商品删除。这时商品的信息在所操作的店铺中被完全删除，但在总部商品的信息仍然存在。,d.商品条形码设定：店铺中的商品由于某种原因更换条形码时，商品管理员要将正在使用的商品条形码设定为默认条形码，如果要使用的条形码在系统中不存在，分店要与总部联系，由商品本部进新条形码注册。,商品生效（超市）,营运主管或营运主管助理将商品的货号通知相应的厂家促销员，并告诉促销员按照条码进行商品验码，同时打印商品价签，如发现商品信息不准确必须与营运主管或营运主管助理联系，通知商品管理员进行商品信息的修改。,商品特殊控制（超市）,a.总部商品管理员确认要特殊控制的商品信息和需要控制店铺名称，并进行特殊控制注册，最后由商品行政主管审核生效。,b.分店采购经理助理根据商品的销售情况、客户的信誉程度及账务往来情况做出申请（包括属性、类型、日期），由采购经理签字确认，上报商品行政部。商品管理员根据上报的信息进行信息录入，由商品行政主管审核生效。,商品特殊控制（超市）,商品特殊控制包含：暂停销售、暂停进货、暂停付款、其他控制四种控制方式，对于一个合同可以选择其中一种也可以复选。每种控制方式都有临时控制、永久控制、即时生效三种控制类型可以选择。临时控制要有起始日期，终止日期；永久控制要维护起始日期。,采购经理助理采购经理订单员,订单制作,采购经理助理采购经理,收货主管助理收货主管,收货主管助理,收货主管,供应商送货,商品验收入库,入库单制作,单据审核入账,商品进货（超市）,back,商品购进（超市）,采购经理与供应商联系，根据需要制作订单，采购部录入将商品的种类及数量维护到订单中。打印一式三份订单（供应商，收货部，财务部各一份）供应商按照订单上的商品送货。收货部按照订单进行收货，如果无误，由录入员在收货单中录入收货数量，并打印到货验收清单一式三份（供应商，收货部，财务部各一份），收货部收货员、收货主管、供应商在到货验收清单上签字确认后报到财务部。财务部负责审核到货验收清单中的商品收货数量与MIS系统采购管理中商品验货单的数量是否一致，数据一致后入帐收货单据完成收货。,商品购进业务流程（超市）,1.采购经理助理填写商品购进申请，订单员根据购进申请进行单据录入。,2.采购经理助理通知供应商根据订单订货日期按时送货。,3.验收员进行商品验货，在供应商的送货单据上签字确认。,4.收货主管助理根据验收员实收商品情况制作收货单据，并与供应商分别签字确认,5.收货主管对单据进行审核入账。,营运主管助理营运主管,返厂申请,营运主管助理收货索赔员,收货索赔员,收货主管,商品返厂出库,返厂单据制作,单据审核入账,商品返厂（超市）,back,商品返厂,1.实货负责人跟厂家提出返货,并附送需返货商品清单。2.供应商派人拿返厂商品清单到店铺取货。3.实货负责人进行返厂商品的清点，需业种经理确认，然后由索赔员根据返货清单在系统中进行返厂单录入。4.打印返厂单，供应商、实货负责人签字。5.返厂时供应商与收货部索赔员根据返厂单据确认返厂商品的数量、进价后在返厂单据上签字确认。6.返厂单据报到财务部，财务审核返厂单据上的签字确认及商品返厂数量是否与系统中的返厂单一致，如果一致对返厂单据进行入账，并凭返厂单据制作财务凭证。,商品返厂,代销,经销,商品返厂业务流程（超市）,1.营运主管助理填写返厂单，营运主管跟厂家提出返货。,2.供应商到仓库取货，收货验收员进行商品清点后，把单据送交索赔员。,3.索赔员制作并打印返厂单，由供应商和营运主管签字确认。,4.收货主管对返厂单进行审核入账。,采购经理助理采购经理商品管理员,采购经理助理采购经理商品管理员,采购经理助理采购经理商品管理员,采购经理助理采购经理商品管理员,赠品维护,赠品进货,赠品发放,赠品返厂,赠品管理（超市）,back,赠品维护业务流程（超市）,1.采购经理助理与供应商洽谈，确定赠品之后报到采购经理审核。,2.采购经理审核供应商提交上来的赠品资料，审核通过后指导采购经理助理或供应商按照赠品的品名、规格等基本信息填写赠品登记表，填写完毕上报商品管理员。,3.商品管理员根据赠品登记表的内容进行赠品录入。,赠品进货业务流程（超市）,1.采购经理助理填写赠品购进单，采购经理根据购进申请直接与供应商要货，并确定送货时间。,2.供应商按照与采购经理或采购经理助理确定的时间和赠品的数量送货并随同送货清单。,4.商品管理员根据送货单据中的商品数量制作并打印进货单，由供应商和采购经理签字，并打印进货单一式两联，厂家一联，财务一联。,3.采购经理助理进行验货，实收数量标注到订单的实收项位置，最后在供应商的送货单据上签字确认。,赠品发放业务流程（超市）,1.采购经理助理填写赠品返厂单，采购经理根据赠品返厂单跟供应商提出返货。,2.供应商持返厂清单（红票）到仓库取货。,采购经理助理制定赠品发放计划，采购经理签字后实施，并将单据送到商品管理员手中进行录入。,3.采购经理助理进行返货商品清点，采购经理签字确认后送交商品管理员进行返厂单据录入。供应商和采购经理根据返厂单据中返厂商品的数量在返厂单据上签字确认。,赠品返厂业务流程（超市）,业种经理助理业种经理电脑部/信息中心,盘点准备,业种经理助理防损管理员,物价管理员,业种经理助理业种经理,明细帐会计,实物盘点,录入盘点结果,核对盘点差异,盘点确认及单据入账,盘点管理（超市）,back,盘点管理,单品商品盘点流程,营运部或业种提前填写盘点备忘录，并填写冻结库存范围。,店长或经理签字后，交付电脑部或营运助理建立盘点（距盘点时间提前三天左右）。,打印盘点表，进行盘点（一般两次）。,提前一天通知电脑部进行库存的冻结时间以冻结范围的设定，设定时间的当天销售更新后系统自动进行库存的冻结。,两次盘点后，进行盘点数据比较，如果没有差异，确认盘点数据准确。,查看盘点差异情况。,盘点差异金额在允许范围内，可以确认盘点完成。,盘点生成溢余、损耗单，由财务部在库存管理菜单中进行审核入帐,月末打印盘点损益税表。,财务根据盘点溢余、损耗报表制作财务凭证记入管理费用。,注：确认盘点结果之前必须查询本次盘点的差异情况（溢余、损耗）。,金额商品盘点流程,营运部提前填写盘点备忘录，并填写冻结库存范围。,店长或经理签字后，交付电脑部或营运助理建立盘点（距盘点时间提前三天左右）。,打印盘点表，进行盘点（一般两次）。,提前一天通知电脑部进行库存的冻结时间以冻结范围的设定，设定时间的当天销售更新后系统自动进行库存的冻结。,两次盘点后，进行盘点数据比较，如果没有差异，确认盘点数据准确。,查看盘点成本查询。,盘点成本金额在允许范围内，进行盘点确认。,注：金额盘点一旦确认立即生成当期金额商品的成本，同单品不同的是其不生成溢余损耗单,盘点管理业务流程（超市）,1.营运主管助理填写盘点备忘录，营运主管审核盘点备忘录并建立盘点，电脑部设定冻结库存的时间和范围。,2.在防损管理员的监督下，营运主管助理进行盘点，填写盘点表。,4.营运主管助理核对盘点差异，营运主管签字确认盘点差异报表，并送到财务部。,3.商品管理员在系统中录入盘点结果，打印盘点差异报表。,5.财务部明细账会计确认盘点，并整理损溢单，财务部长进行损溢单的审核入帐，并在月末打印盘点损溢税表。,营运主管助理营运主管,明细帐会计,财务部部长明细帐会计,申请,单据制作,单据审核入账,库存调整（超市）,back,库存调整业务流程（超市）,1.营运主管助理根据卖场实际情况填写商品溢余、损损耗申请单。,2.营运主管核对溢余、损耗单上商品的数量、进价和售价等信息，签字确认。,4.财务部明细账会计进行审核入账，根据溢余、损耗报表制作财务凭证记入管理费用。,3.商品管理员根据申请中商品的数量和售价等，进行溢余、损耗单据的制作。如果制作有误由商品管理员进行相应单据的修改等操作。,营运主管助理营运主管商品管理员商品行政主管,营运主管助理营运主管商品管理员明细帐会计,营运主管商品管理员商品行政主管,残次品管理,商品残损管理,仓库调拨,残次品管理（超市）,商品残损管理（超市）,仓库调拨（超市）,back,残次品管理（超市）,1.营运主管助理提交申请，营运主管签字。,残次品管理,2.商品管理员进行单据制作。,3.财务部明细账会计进行单据审核入账。,商品残损管理（超市）,1.营运主管助理提交申请，营运主管签字。,商品残损管理,2.商品管理员进行单据制作。,3.财务部明细账会计进行单据审核入账。,仓库调拨（超市）,1.商品管理员进行仓库维护，系统默认为0000为卖场销售库，根据实际需要可以进行默认仓库修改。,移库单制作,2.营运主管助理填写商品移库申请，要维护好商品移出移入的仓库、数量、型号等信息并签字确认。,3.商品管理员根据移库申请制作单据。,移库单审核入账,4.营运主管核对制作好的单据进行审核入账，然后分别通知库管进行商品出库、入库。,back,业种经理助理业种经理,明细帐会计,财务部部长,成本调整申请,成本调整单制作,成本调整单审核入账,成本调整,back,成本调整业务流程,1成本调整申请业种经理助理填写成本调整申请单。业种经理一定要慎重核对申请单中商品的原进价与要修改的进价和数量，签字确认。因为修改商品进价直接影响分店的销售毛利。,2成本调整单制作已销：财务部明细帐会计根据业种经理签字的成本调整申请单对已销商品成本调整的制作。未销：财务部明细帐会计根据业种经理签字的成本调整申请单对未销的库存商品成本调整的制作。,3成本调整单审核入账财务部部长分别对单据进行审核，确认进价的准确有效性，进行最后的入账。,营运主管助理营运主管,商品管理员,明细帐会计,商品入库,入库单据制作,入库单审核入账,联营商品进货（超市）,联营商品入库业务流程（超市）,1.商品入库库管进行验货，清点商品到货数量及到货商品品种，质量及数量，要货单外商品一概不收货，数量不足按不足数量全收，数量超出，以不拆散整包装原则收货，并将实收数量标注到订单的实收项位置,最后在供应商的送货单据上签字确认。采购经理确认送货单据的数量后把单据报到商品管理员。,2.入库单据制作商品管理员根据送货单据中的商品数量制作并打印入库单，由供应商和采购经理签字，并打印入库单一式两联，厂家一联，财务一联，作为给厂家结款的凭据。,3.单据审核入账明细帐会计检查入库单上商品的数量与系统中入库单显示的信息是否相符，如相符则对入库单进行审核入账，并凭入库单据制作财务凭证。,销售（超市）,1,back,销售（超市）,2,back,销售（超市）,3,back,销售（超市）,4,back,营运主管助理营运主管,商品管理员,商品管理员商品行政主管,变价单申请,变价单制作,变价单审核并生效,促销（超市）,back,营运主管助理营运主管卡友策划员,营运主管助理营运主管,营运主管助理营运主管卡友策划员营销部长,积分规则设定,持卡积分,会员活动,促销（超市）,back,商品促销业务流程（超市）,1.营运主管助理提出变价申请。营运主管审核变价申请单并签字确认。,2.商品管理员在系统中进行变价单制作，核对变价的商品价格信息。,3.商品管理员维护好新价格的启用时间，并执行启用，商品行政主管进行变价单的审核入账。商品管理员打印变价单据，根据新的价格即时调整卖场的价签。,会员促销业务流程（超市）,1.营运主管或营运主管助理与供应商洽谈，确定商品的积分和折扣比率。卡友中心活动策划员将积分、折扣信息提前录入系统。,2.顾客消费时产生积分，退货时冲减积分。,营运主管助理营运主管商品管理员,明细帐会计,结算会计财务部部长,商品批发单制作,商品批发单审核入账,批发客户结算,批发（超市）,back,批发业务流程（超市）,1.营运主管助理填写批发申请单并签字确认。商品管理员根据申请单据制作批发单。,2.商品行政主管核对批发商品的价格，对批发单据进行确认入账。,3.财务部结算会计按照供应商整理批发单据制作结算单。财务部部长对结算单进行审核确认后，通知结算会计打印结算单与供应商结算。,制定计划,信息录入,经营计划（超市）,1.营运主管助理2.营运主管,1.营运主管2.商品管理员,back,经营计划业务流程（超市）,1.制定经营计划营运主管助理根据各卖区的实际销售情况按照柜组、分类分别制定日经营计划、月经营计划统计表，等待营运主管审核。,2.信息录入营运主管审核通过后，由商品管理员在系统种进行录入。,竞争店信息采集,信息录入,竞争店（超市）,1.营运主管助理2.营运主管3.商品管理员,明细帐会计,back,竞争店业务流程（超市）,1.竞争店信息采集各卖区营运主管助理通过市场调查采集竞争