秘书学第四章信息与调查研究.ppt

第四章信息与调查研究第一节秘书的信息观,一、信息的特征与作用(一)信息的定义事物散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信号、情况、情报、指令、数据等可感知的形态。,（二）信息的主要特征,、客观性、传输性、时效性、共享性、开发性,（三）信息的作用,、信息是社会发展所必需的重要资源、信息是正确决策的基础、信息是科学研究的向导和保障,二、秘书与信息,(一)秘书职能信息、什么是秘书职能信息秘书在职能活动中，随时都可能被动或主动地通过语言、文字、电磁波以及情态等物质载体，感受或者接收领导、职能部门、一般群众所产生的指令、要求、情况、情绪等社会信息，来自这些信息源的信息，被称之为秘书职能信息。,、秘书职能信息的分类,按社会活动领域分，信息可分为政治信息、经济信息、科技信息、思想信息；按载体分，信息可分为口头信息、书面信息、电磁波信息、情态信息；按来源分，信息可分为内部信息、外部信息、领导信息、部门信息、群众信息；按运用范围分，信息可分为通用信息、专门信息；按价值分，信息可分为有效信息、无效信息、干扰信息。,(二)秘书的信息观念,、信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式、秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关,（三）驾驭信息的原则,、敏于感受信息，强化信息处理的时效性、精于鉴别信息，增强信息提供的针对性、善于取用信息，确保信息驾驭的高效性,（四）处理信息的主要环节,、信息搜集（1）增强信息搜集的目的性与主动性（2）积极广泛地开辟信息源（3）注意信息收集的广度（4）拓宽信息搜集的多种渠道,、信息加工,()信息筛选信息筛选的步骤一般是：对信息进行鉴别和判断；选择有用的信息；修正和补充不完整的信息,秘书系统信息筛选的方法通常有：联系法查重法比较法,（2）信息研究,把握全面信息、重点信息和典型信息；加强信息的超前性和预测性；搞好信息的综合研究和开发利用；善于把定性分析和定量分析结合起来。,（3）信息编写,写的主要种类有：撰写改写缩写编的主要种类有：单篇编发信息汇编文件汇编,、信息传递,（1）控制信息投向和传递范围（2）熟悉信息传递的方式（3）确保信息传递的有效性,、信息存贮,()秘书系统信息存贮的主要步骤：登记编码存放()信息存贮的要求：全面系统安全可靠,、信息检索,信息检索工具有四大类：（1）目录（2）文摘（3）索引（4）信息指南,第二节秘书信息的获取,一、调查研究的含义及作用(一)调研的含义调查研究是有目的有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动。“调查”是指通过有目的的感受、考察而取得客观信息的过程，属于感性认识活动；“研究”是指对已取得的客观信息进行归纳、分析以寻求内在联系与切实结论的过程，属于理性认识活动。调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者虽有先后之分，但又是互相贯通，彼此渗透，不可分割的。,（二）调查研究在秘书工作中的作用,、调查研究是秘书人员的重要职责、调查研究是秘书人员做好各项工作的基础、调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节,二、秘书调研类型和特点,(一)调研的类型()主动型调研，即秘书人员未受委托而自行从职能需要出发，主动去获取、整理有效信息的调研活动。()被动型调研，即秘书人员接受委托并受制于委托意图，被动去获取、整理信息的调研活动。,（二）秘书调研的特点,、切合领导工作的需要、注重时效并带有突击性、与信息、督查工作相结合、与基层建立定点联系,三、调查研究的原则,(一)实事求是注意正确处理几个关系：、直言与遵示的关系、客观与条文的关系、真理与众说的关系,（二）近源亲受,所谓“近源亲受”是指秘书切近信息源，亲自经历和直接感知的调研活动。,（三）切题有效,秘书调研应正确理解和把握命题，并紧扣命题去获取有效信息。如果对调查课题分析不够，调研中脱离命题，就可能被各种信息所困惑萦绕，不知所向，也就难以定向获取信息。,（四）追求效率,时效是信息活动的命脉。调研任务往往要在限定的时间内完成，有时本来有价值的信息，由于错过了运用时机，就毫无用处。,四、调查研究的方法,(一)调研的准备工作、弄清调研目的、明确基本要求、把握任务时限,（二）常用的调研方法,、现场观察、个别访查、集体座谈、书面问卷、查阅资料、综合统计（典型统计抽样统计普查统计）,请对下面案例中的信息工作进行评析：某地级市遭受夏季特大洪水的袭击。在全省及兄弟省的支援下，发放给灾民的衣物达178.94万件，夏秋两季灾民的穿衣问题已解决。但由于捐赠的衣物中，过冬的棉衣棉被所占比例很小，市委办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的0.4%，棉衣、绒衣等数量不详。为统计所缺棉衣棉被的数字，市委办公室以已发放的178.94万件衣物为参照数，按每100件（套）衣物应配发棉被10床、棉衣20件的一般标准，推测全市灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。并且将这一数字用于信息的标题：市灾民过冬尚缺棉衣棉被30万件（套）。,信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批示后，立刻部署该地级市及其受灾各县的民政部门落实领导指示，采取措施逐乡逐村地摸清今冬灾民穿衣盖被情况，根据有无自救能力分类排队，逐户登记，测算出需要棉被2000床，棉衣1600件，绒衣4000件、绒裤2000件，拨款275万元，这样就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题。,答题要点1、该市委办公室急灾民之所急，及时报送信息，这是可以肯定的。但他们对事关重大的数字统计不客观、不科学，没有迅速调研，是工作虚浮的表现。2、信息是领导决策的基础和依据，秘书提供信息必须真实、准确，不能呆在办