11.智能化物业管理中心系统.doc

目 录11.物业管理计算机系统211.1系统慨述211.2系统功能简介211.2.1.业务处理211.2.2.运行控制211.2.3.管理控制211.2.4.战略计划211.2.5.产品技术定位211.3软件功能模块211.4产品界面风格介绍311.5产品功能介绍311.5.1.工具条311.5.2.业务功能树导航区域411.5.3.列表区域411.5.4.信息显示区域511.6事务处理操作介绍511.6.1.进入系统511.6.2.工作任务处理：511.6.3.资料档案的处理与建立611.6.4.强大的统计功能611.6.5.全面自定义的功能611.6.6.收费管理系统711. 物业管理计算机系统11.1 系统慨述智能小区物业管理网络系统是智能小区提供智能化服务、实现高效益、连接各个智能化子系统、实现软硬件及信息数据资源资源共享、与Internet和其它专业网络互联的关键系统，可以说是整个智能小区的中枢神经系统。随着智能建筑在全国的数量的增多，小区机电设备，通信设备越来越复杂，小区进出人员多，小区提供的服务项目也多，因此迫切需要能够适应智能建筑管理的计算机网络物业管理系统，只有采用与设备环境相宜的计算机网络系统，才能发挥智能小区的服务水平，提高管理效益。11.2 系统功能简介本系统开发定位起点较高，主要根据希望发展为集团化、专业化、现代化的物业管理公司从不同层次的人员的需求角度出发而设定功能。系统已经分别从不同事务的角度满足了此类公司的需求。11.2.1. 业务处理 用于基层办事人员，如收款员、管理员、保安员、维修员等。 包括各种物业档案、台帐等静态数据的录入、查询、打印报表； 包括每月各种收费数据的录入、计算、打单、收款； 包括日常工作日志及数据的录入、查询、打印11.2.2. 运行控制 用于基层干部，如管理处的财务经理、物业经理、保安经理、工程经理等。 包括雇佣和培训工作人员，日常工作（设备保养、维修、保安巡逻、清洁）的调度、工作进展的定期考评与分析、事件提醒等11.2.3. 管理控制 用于管理处主任及公司管理人员 包括对每一项工作实际与计划的对比，如收费结果统计比较、设备完好率统计比较、安全达标结果统计比较等。11.2.4. 战略计划 用于公司最高层 包括企业发展战略的分析、新市场开发分析、人力资源政策分析等。11.2.5. 产品技术定位本系统是基于广域网，采用C/S结构体系的大型数据库系统，数据库服务器操作系统选用Microsoft Windows NT4.0中文版，数据库系统选用SQL server NT。本系统的客户机操作系统选用Microsoft Windows 98/95中文版。本系统所用的开发工具是Borland公司的Delphi4.0开发软件。另外，某些与接口有关模块将根据编程的实际需要，用C或C+编写。本系统将为我们的用户带来： 加强住处沟通，实现资源共享，提高工作效率； 强化团体协同工作，构建扁平化管理架构，提升管理绩效； 以ISO9000的管理思想为指导，科学规范业务流程，强化业务重组，提升企业竞争力。 大厦/小区各智能化系统的数据采集与集成管理； 同时本系统还提供了强大的数据统计汇总、查询等功能。11.3 软件功能模块a) 房产档案：小区、房间档案；b) 客户档案：业主、租户、单位、家庭资料、单位员工、家庭成员；c) 楼宇接管验收：A、新接楼宇验收：一是房间的验收；二是公共部分的验收（公共设施、公共机电设备、清洁绿化）；三是资料的验收；B、已入伙楼宇接管验收：一是对小业主房间的验收；二是对公共部分（公共设施、公共机电设备、清洁绿化）的验收；三是对资料的验收。d) 收费管理：费用定价、抄表及输入、计算费用、收费通知、手动收款（包括欠交、预交、部分交款）、银行划款、处罚滞纳金等；e) 设备管理：对不同设备的管理，包括设备的购入申请，设备档案，设备的维修，设备的保养，设备的保养检验，设备巡查记录，设备报废等；f) 公共设施维护：水池加药、水箱清洗消毒。g) 房产维修：一般维修、重大维修的派工、耗材、检查等管理。h) 有偿服务：对客户有偿服务进行记录，并按价格标准收费。i) 保安护卫：保安人员、器械、保安巡逻、停车场管理等。j) 清洁绿化：对绿化、消杀、清运等工作进行记录、检查、管理。k) 二次装修：对客户的二次装修进行申请审批、工程队资格审核、交押金、检查、退场等进行管理。l) 投诉违章：管理客户的投诉违章情况。m) 服务评审：合格供应商评审，服务分包商评审。n) 人事管理：人事档案、入职、岗位职务动迁、请假、转正、合同续约、考核等管理。o) 行政办公：收文、发文、信息公告、会议安排、意见征集、文件管理p) 市场经营：市场信息、项目洽谈、合同评审、投标测算、制定物业管理方案等。q) 质量体系文件：质量文件的更改、发放、借阅，及质量体系文件本身的管理。r) 物品采购：物品采购的审批。s) 社区文化活动：对社区文化的安排、实施记录。t) 文档管理：对所有处理业务流程中（包括按ISO9000规范需要建立的档案），产生的已归档文档进行管理。配合有借阅文件等功能。u) 备忘录：记录办公时的一些事情，让系统自动提醒您进行办理。11.4 产品界面风格介绍物业管理软件系统V7.0在一定程度上沿用了Microsoft公司产品风格，并导入了当前应用软件流行操作窗口：树导航。同时系统界面上可以采用个人定制的方法，从而形成个性的操作界面，这样在很大程度上就避免了误操作的发生。系统主界面分为三个区域：系统工具条、业务功能树导航区域、列表区域和信息显示区域。11.5 产品功能介绍11.5.1. 工具条物业管理系统7.0版提供了众多简洁的操作工具按扭及命令。在系统功能中提供了业务查询、催办、借阅档案、备忘录、时间范围、更改口令、重新登录等功能。 业务查询：系统将列出在相关时间范围内的所有事务，并提供了三种查询方式：档案查询、人员查询、字段查询，在信息显示区域您可以通过图表二种不同形式以不等时间内显示相关情况。 催办：主要是针对已发出任务，所接受者未完成事件进行督促办理。 借阅档案：给每次借阅事件进行登记备档； 时间范围：主要是锁定时间内事件的显示与处理。 更改口令：加强自身系统的安全性与资料的安全，操作员可以自行更改登录系统的口令。 重新登录：主要是为了多人共用一台电脑而设置的功能之一。 系统提供了邮件管理的功能，如左图所示；通过新邮件来撰写邮件，撰写完成后点击发送便可以将此邮件发送对方。同时在小区内如果需要向所有人发送公告性的文件时可以选取新公告来撰写并发送给每一位。对于信件的处理可以根据权限的分配具有删除，回复，转发等功能。且可以导入已经用其他编辑系统编辑好的文件，如WORD文档，或者将来信导出为WORD、TXT等类型的文件。当然您还可对邮件的相关选项进行全面的设定。为更方便用户的操作，系统还提供了邮箱的管理与公告的管理功能。 在查看栏设定桌面显示的内容，同时也可以通过桌面的收缩按扭来收缩显示内容 系统还提供了如左图所示的选项功能，进一步为用户更方便地操作系统而设定，用户可以通过选择来实行该功能。 为扩展本系统的功能，在系统工具条上系统还提供了配置外部工具的功能。主要是为用户自定义工具而设定，用户可将其他可执行性的工具连接到系统中来。用户无须退出系统便能直接操作该工具。 系统提供的公告处理功能，在操作上与邮件的操作类似，但是在功能上却有些不完全一样，此功能主要是针对用户需要向所有人发布公告、通告、通知等公开性文件时使用。从而取代日常工作中繁杂的纸张型、公告板栏等落后的工作方式。 备忘录主要是用来管理用户日常事务的功能之一，用户可以通过时间来设定系统的提醒，从而避免因为工作繁杂而疏漏事件。当然也可以对已完成的事件做好备忘。为日后工作提供的参考。11.5.2. 业务功能树导航区域本系统所提供的业务功能树导航实际上是用来显示公司给用户所分配的事务，即用户日常所需要处理的事务清单，即用户该做那些工作。用户双击该业务后，系统便进入该项业务工作的操作界面，主要显示在右边的信息列表和信息显示区域。本系统通过多年积累，根据ISO9000指导思想提供了七十多种事件处理流程与工作模式。所有业务功能均可以通过自定义的方式来改变其工作流程，同时用户也可以自动增加类似的业务功能，当然这一切都得依据ISO9000标准来制定与实施。11.5.3. 列表区域主要用来显示当前可供用户使用的业务清单，其中包括邮件、公告、业务等，如查询业务，催办事务，发布公告等。其中红色字体为重要性的事件，用户可以根据事件处理的需要来选择相关的事务。双击将进入。11.5.4. 信息显示区域当用户需要对某一事务进行处理时，或者需要针对某项工作进行跟进时，用户可以从列表区域内选择相应的内容，此时用户可以看到信息显示区域内的内容将会随之变化，而且在此用户可以看到您用户日常工作中常见的漂亮的表格，在此用户可以做到所见即所得（更详细的内容将在后面介绍），即用户在信息区域内填入的内容同用户打印出来的东西一模要样。11.6 事务处理操作介绍11.6.1. 进入系统思源物业管理软件系统V7.0的进入提供二种不同的方式进入系统，第一种即您输入您的工号与相关密码，确认后进入系统；第二种是在您插入IC卡，通过读卡器系统自动识别工号并显示，同时要求输入密码，确认后也可进入系统。11.6.2. 工作任务处理：从业务功能树导航中选取二次装修申请，此时系统会根据ISO9000的标准要求用户建立一个卷宗，要求用户录入卷宗名称、卷宗内容，同时也可在下面的列表中选择原有已经存在卷宗。填写完毕点击新建系统将自动进入一步。用户可以发现本系统所有录入界面全为所见即所得，而且均是以表格的形式显示录入。当用户录入完系统后点击流程控制可以看到此处流向下步的命令，点击后系统会自动弹出另个一个窗口，即流转对象的选择窗口；在此用户可以选取下步处理事务的人，并且可以通过最右边的窗口看到工作状态及参考信息，为用户加强管理，提高工作效率提供相关的帮助。且可对该文件限定接受件人完成事务的最后日期，当一件事件需要多个人来协同完成时，还可以通其他要求来进一步完善此文件的流转。这样系统便会依照用户的设定将该文件转发到相关的人员。当该事务的所有流程均已完成后，系统会在最后一用户完成操作后提示他将该文件归档保存。11.6.3. 资料档案的处理与建立本系统提供的物业基础档案包括了房产档案、客户档案、生成房间、小区登记等功能。房产档案包括管理区档案、小区档案、房间档案等。其中记录内容客户可以根据实际的情况进行更改、增加、删除。客户档案中包括租户档案、历史租户档案、业主档案、历史业主档案、公司档案、家庭档案。而且系统提供标准视图、行列表视图二种不同的显示方式。系统还提供快速生成房间号的功能。系统还提供了众多如工程设备资料档案管理功能、合同管理等功能。11.6.4. 强大的统计功能思源物业管理软件系统7.0版还提供了强大的统计汇总功能。用户只需要用鼠标点住您所需要统计的内容向上拖起后放开鼠标，系统便会自动进行以用户所选内容进行统计。而且系统还提供了多个字段进行统计的功能。在窗口的下方同时提供了图形、数字等不同形式的对比统计结果。11.6.5. 全面自定义的功能物业管理软件系统7.0版根据物业管理行业自身发展的特殊性和物业管理公司的管理方式的不同:字段可自定义;表格可自定义;界面可自定义;业务流程的内容可自定义;业务流程的方向可自定义;人员工作范围可自定义（相当于权限）;权限可自定义;查询的内容自定义。11.6.6. 收费管理系统下面是本系统的物业收费模块功能界面，而且完全实现自义功能。a) 费用项目自定义： 可自设定费用项目，可某月某个管理区要加一个煤气费，则用户自己可以增加，如果是按表来算也可自定义。 可以自定义费用项目的属性，如：费用的价格、计算的方法、是否过月清零、滞纳金要如何罚、如果有分摊可设定如何摊。 收费对客户或房间 可以对房间进行收费，也可以对客户进行收费 可支持一个房间，多个客户，如一个房间内有业主、租户，分别都要交纳费用，业主交管理费，租户交水、电费。 可支持一个客户，有多套房间。以便汇总客户数据。 打印收费通知单，可以选择按房间为单元、也可以客户为单元。b) 分摊 可以对小区、小区、楼层、或自定义群体进行费用分摊 可以自定义按面积、用量、户数进行分摊 可按走表的总表分摊，可按分摊系数及公摊系数分摊c) 滞纳金自定义 滞纳金按日动态计算，也可按月计算。 滞纳金可设多种算法：单利、复利、按日计算等。 允许各个费用的滞纳金不同，管理费的滞纳金比率是0.003，房租的滞纳金比率是0.001，水费无滞纳金等。d) 收费周期 可以自定义收费周期，可按1个月，2个月、或一季、或半年等进行收费，打通知单。e) 分项交款 手动交款时，可以支持分费用项目进行交款 可支持只交一部分款项，即可支持拖欠 欠交：可以一目了然地知道其客户的欠款明细 预交：可支持模糊预交及分费用种类、指定月数的预交 多币种交款：可支持多币种交款，支持其他币种与人民币汇率折算 费用冲转：在所交金额不够时，可按一个指定的交费顺序，进行冲