公司学校档案管理制度.doc

公司学校档案管理制度 合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段下面是小编搜集整理的公司学校档案管理制度欢迎阅读 第一条为了规范公司档案管理工作保证档案的完整性及保密性理顺工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定本制度 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作 2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定认真细致地做好档案保管以及利用工作充分发挥档案资料的作用 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导每年对二级档案管理进行一次检查验收 第三条归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动具有查考利用价值的文件资料均属归档范围 2、凡属归档范围的文件资料均由公司集中统一管理任何个人不得擅自留存 3、归档的文件资料原则上必须是原件原件用于报批不能归档或相关部门保留的综合部保存复印件 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料由财务部保存原件;属于人事方面的资料由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的由规划建设部保存原件以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案 6、由公司对外签订的经济合同应保留三份原件综合管理部保存一份财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份特殊情况只有一份原件时由综合部保存原件 7、在归档范围内的其他资料由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室部门需要使用的可复印或复制归档范围外的由各部门自行保管 第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房各部门应根据保存档案数量设置存放档案的箱柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件 2、归档资料要进行登记编制归档目录 3、档案管理员要科学地编制分类法根据分类法编制分类目录;根据需要编制专题目录完善检索工具以便于查找 4、档案要分类、分卷装订成册保管要有条理主次分明存放科学 5、库存档案必须图物相符帐物相符 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料了解利用者的需求掌握利用规律 7、根据有关规定及公司实际情况确定档案保存期限每年年终据此进行整理、剔除 8、经确定需销毁的档案由档案管理员编造销毁清册经公司领导及有关人员会审批准后销毁销毁的档案清单由档案员永久保存 9、严格遵守档案安全保密制度做好档案流失的防护工作 10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作方可办理调动手续 第五条档案借阅制度 1、档案属于公司机密未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅 2、借阅档案资料须经档案保管部门负责人批准阅档必须在办公室指定的地方不得携带外出需要借出档案的须经档案保管部门负责人批准 3、借阅档案必须履行登记、签收手续 4、借出档案材料的时间不得超过一周必要时可以续借过期由档案管理员催还需要长期借出的须经分管副总经理批准 5、借出档案时应在借出的档案位置上放一代替卡标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人以便查阅和催还 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件归还时保证档案材料完整无损否则追究当事人责任 7、借出档案材料因保管不慎丢失时要及时追查并报告主管部门及时处理 8、重要档案、机密档案不得借阅必须借阅的要经分管副总经理同意必须外借的由总经理审批 第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要每三年移交一次必须保留的尽量留复印件其余资料交综合管理部统一保存 第七条本制度从二O一一年十月一日起执行 (一)、要明确一位副校长分管档案工作应建立综合档案室合和建综合室档案专柜配备政治素质好、业务能 力强、热爱档案工作的专(兼)职人员并保持相对稳定 (二)、要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程;纳入分管领导和档案员工作职责;纳入教职工范围和考核奖惩制度 (三)、档案人员的主要任务： 1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作 文书档案：是指学校党、政、工、团(队)在实际工作中形成的文件材料 教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料 教育档案：是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料 会计档案：是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料 后勤档案：是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料 2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料均由各部门进行收集、整理、立卷、归档任何部门和个人不得擅自处理 3、学校综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档 4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限 5、卷内文件应齐全完整收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果 6、卷内文件排列要正文在前附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前请求在后各类案卷均要填写卷内目录卷内文件要编写张次号归档的文件材料字迹清楚纸质优良、签署完备不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写并拆除卷内金属物 7、案卷装订要整齐美观标题一般应有作者、问题、名称能反映卷内文件内容政治上无误文词上简明确切封面要用毛笔正楷字填写字迹要工整清洁 8、文件材料归档后档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记做到排列有序并按年代和保管期限编号 (四)、综合档案室要做到有专室、专柜、专(兼)职人员负责切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作 (五)、借阅制度 1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信 2、严守档案材料机密不准随便转借档案未经许可不得擅自摘录和复制 3、爱护档案不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等 4、经批准摘录的材料要经档案室工作人员审查证明性材料必须校对无误后盖章 5、外借档案必须经主管领导同意并向档案人员办理借阅登记手续借出时间一般不得超过七天超过时间另行办理手续 (六)、档案工作人员要熟悉档案了解需求积极主动地做好档案的提供利用工作档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工作和参考资料为提供利用