浙江大学城市学院秘书学绪论.ppt

第一讲：绪论,课程名称：秘书学任课教师：汪刘生教授授课时间：每周2学时，共32学时考查方式：闭卷,学业成绩：考查70%+平时30%演讲讲稿10%+演讲成绩70%+评定成绩20%演讲成绩由同学们互评成绩和教师评定成绩组成。,平时作业：演讲（秘书面试）本学期要求每人上台演讲一次根据课题查询资料（网站，参考书，报纸，杂志等）（可相互讨论、交流）整理资料，制作PPT,课堂演讲。作课堂讲述准备演讲时不得照念演讲稿时间控制：6分钟左右,第一节秘书的涵义和职业特征,一、秘书的涵义二、秘书的类别与层次三、秘书的职业特征民间嘲笑秘书段子,秘书与领导关系的处理原则,尊重而不阿谀奉承主动而不越位脱轨上司明确授权的工作，独立完成；没有明确授权的工作，既有原则性又有灵活性处理，掌握分寸；不同上司相应的配合。,服从而不盲目附和上司有小差错时、大差错时用什么方法、在什么时机提醒诚实而不作假弄权沟通而不封闭堵塞挡驾而不阻拦干涉,一、秘书的涵义,1、宫中秘藏之书。（1）据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义是指物，指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书；如汉书叙传：“斿博学有俊才，与刘向校秘书。”汉书刘向传：“诏向领校中五经秘书。”,（2）指物向指人转变。到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。文献通考：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”,虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监或秘书令”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务）。,一、秘书的涵义,2、辅臣西方Secretary,大秘书（辅臣），国王身边参与机要，掌管机密文件和印玺及宫内事务的文职大臣。后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘书theSecretaryofState，也可译为国务大臣。沙特的石油秘书即为石油部长。西方secretary,小秘书，帮助上司处理文书和事务的人。,东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。,秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近现代秘书含义的古代秘书官职。,案例分析,杨修之死杨修是曹魏的行军主簿（为曹操掌握簿籍和文书的官，相当于政府秘书长），才思敏捷，颇具才华，但却屡犯曹操之忌。三国演义中有这样几则故事：一则是曹操去看新造的花园，在门上写了一个“活”字，众人皆不知其意，杨修说：“门内写活，乃阔字也，丞相是嫌门阔了。”曹操知道后，口虽称美，“心甚忌之”。二则是塞北送来一盒酥，曹操在盒上写了“一盒酥”三个字，杨修即“取匙与众人分食”，曹操问其原因，杨修说：“丞相已写明一人一口酥。”曹操“虽喜笑，而心恶之”。最后，当曹操兵退斜谷，前被马超所拒，退又恐蜀兵讥笑之时，传出夜间口令为“鸡肋”，杨修就叫军士收拾行装，准备归程，因为鸡肋“食之无肉，弃之有味”。最终，曹操以惑乱军心罪杀了杨修。,【案例思考】,1杨修作为主簿，在曹操出兵汉中进攻刘备取胜不易，骑虎难下的情况下，应该怎么做?2作为职业秘书应该从杨修身上吸取些什么教训?3曹操以现代人的说法是一个爱才惜才的领导，那你怎样看待他最终杀死杨修一事?4你能否从职业秘书的专业角度，分析一下在每一则事例中，杨修应该怎么做更好?,【案例评析】,杨修应该说的确是一个很聪明的人，屡屡能够准确地解读可称为“一代枭雄”的曹操的心思，并且能够采取适当巧妙的对策来应对。问题在于这些聪明并没有用在为曹操的“军国大事”出谋划策上，而是耍一些小聪明，自以为是，擅自替曹操做主，并到处张扬自己的聪明，置曹操的立场和脸面于不顾。最终“聪明反被聪明误”，落得身首异处的下场。作为职业秘书，一定要吸取杨修的教训，时时刻刻记住自己的身份和角色。应该揣度领导的心思和想法，但仅限于更好地为领导服务，更有效地替领导出谋划策，不能自以为是，擅自替领导做决策，要顾及领导的脸面和感受，不能使领导形象受损，否则最终也会像杨修一样“聪明反被聪明误”。,一、秘书的涵义,1、宫中秘藏之书。2、辅臣3、行政职位在现代中国，各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书职位，秘书成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。,在许多国家，政府机关秘书，属于文官范畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书属于事务类公务员。,一、秘书的涵义,1、宫中秘藏之书。2、辅臣3、行政职位4、社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（服务性行业），它以其处理文书、事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。,欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自己工作和生活的助手。,各种秘书的定义,虽然“秘书”这个词早在两千年以前就出现了，但是由于各国的国情不同，秘书服务的对象不同，人们对现代秘书职能的理解不同。因而对于“何谓秘书”即“秘书的定义是什么”所作的阐释各不相同。,各种秘书的定义,（1）国际秘书联合会对“秘书”下的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（见光积昌等编译的现代社会秘书）,（2）美国全国秘书协会对“秘书”下的定义是：秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著：秘书学与秘书工作,各种秘书的定义,（3）在我国，“秘书主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：秘书学）,（4）“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：领导秘书智囊，华中师范大学学报（哲学社会科学版）1986年2期）,各种秘书的定义,(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”（张清明等：关于秘书定义的思考，载武汉大学学报（社会科学版）1986年6期）（6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪：也谈“秘书”的定义，载秘书1986年2期）,（7）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：现代秘书学）（8）根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定把秘书视为一种职业名称，把秘书的定义为“从事办公程序性工作，协助上司处理政务及日常事务为决策及实施提供服务的人”,（8）根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定把秘书视为一种职业名称，把秘书的定义为“从事办公程序性工作，协助上司处理政务及日常事务为决策及实施提供服务的人”,（9）辞海中的秘书含义1、指职务名称之一，是领导的助手2、指官名【自秦汉以来，历代封建王朝都设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌管奏章、函牍、宣示、图书等工作】3、指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员4、指宫禁里的藏书5、指谶纬图箓,上述种种见解，各有其道理。所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。,二、秘书的类别与层次,从秘书服务对象的性质来划分，可分为：公务秘书和私人秘书两类。,1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。,（1）集体秘书。指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。,（2）专职秘书。指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。,案例：郭秘书的为难事,最近，局里要进行一次分房，解决一些符合条件的人的住房困难问题。据说这是最后一批福利分房，以后国家要调整国有单位的住房政策。听到这个消息，局里议论纷纷，那些住房困难的人，都想找找关系，托托门子，以便赶上这最后一趟分房的末班车。所以，这些天找局长的人和电话特别多，局长烦不胜烦，特别头疼，就叮嘱秘书郭静遇到此类的人和电话一律挡驾。这下可难为坏了郭秘书，来找局长说情的人大都死缠烂打，摆出见不着局长誓不罢休的样子，闹的郭秘书一个头两个大，什么事情也做不了。还不能对他们发火耍态度，否则更是火上浇油。又不能直截了当地说局长不想见他们，只能态度坚决地推托局长不在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。由此，得罪了很多人，他们都在背后骂郭秘书：“狐假虎威，瞎神气。”有人偷偷告诉郭秘书背后的闲言闲语，郭秘书也只能苦笑作罢。有一天，财政局经常和他们局打交道的刘科长来了，要见局长。这时候来，明摆着也是来说情的，为在他们局里上班的妹妹家分房子的事来找局长走走后门。郭秘书来到局长办公室跟局长一说，局长也不想见他，因为见了答应也不是，不能一碗水端平，后患无穷；不答应也不是，得罪了财神爷，将来不好办事。所以也让郭秘书挡驾。郭秘书还没来得及出去，刘科长已经敲门自己走了进来，问道：“怎么，李局长，连我也不想见啊。”李局长很尴尬，马上说：“哪里，哪里，欢迎，欢迎，很忙啊。这时，郭秘书见状，急中生智对李局长说：“对不起，局长，我是来提醒您，您该出发了，自来水厂的问题还急等着您去现场处理呢。”李局长一听，马上接过来说：“对，对，你看我都忙糊涂了。对不起啊，老刘，那边的事情很棘手，你的事要是不急，咱们改天再谈，或者你跟郭秘书先谈一下，我有急事先走一步。”局长说完，如释重负地走了。郭秘书请刘科长坐，捧上热茶，对刘科长说：“刘科长请喝茶，您有事请说吧，等局长回来，我替您转达。”刘科长淡淡地说：“也没什么大事，改天再说吧。”喝了口茶，悻悻地走了。,【案例思考】,1秘书在执行领导意图的时候，稍有不慎会被骂成“狐假虎威”，你认为应该怎样做才能避免呢?郭秘书的所做所为是否真的是“狐假虎威”?2秘书在日常工作中要与领导形成一种默契，你认为在本案例中郭秘书是否已与自己的领导形成默契，表现在什么地方?3从本案例中我们可以领会到哪些秘书工作的性质和特点?,【案例评析】,秘书的职责之一就是为领导排忧解难；领导不方便出现的场合或不方便说的话，秘书应该挺身而出，代领导出席，代领导沟通。但也要在领会领导意图的基础上既坚决执行领导交给的任务，又要注意沟通和处理的方式方法。要与领导在工作中形成一种默契，能够在遇到尴尬的或不利的处境时，运用自己的专业知识和职业素养，巧妙地予以化解。郭秘书在执行局长交给的任务时，就注意了这一点，虽然造成了别人的误解，得罪了人，但为领导客观、公平地处理事情和做决策扫清了障碍，保证了领导工作的主动性。,二、秘书的类别与层次,2、私人秘书（非公务秘书）私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者支付。,我国的私人秘书始于清朝，称幕客。幕客也称西席、馆师、宾师等，俗称师爷由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书。改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。,二、秘书的类别与层次,按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为党务秘书行政秘书军事秘书司法秘书外交秘书新闻秘书教学秘书科研秘书等等。,二、秘书的类别与层次,按照秘书人员所从事的工作内容划分：行政秘书、文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、生活秘书。,1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员。2、文字秘书:指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。,3、机要秘书:指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。4、信访秘书:指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。,5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。,二、秘书的类别与层次,按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次。高级秘书、中级秘书、低级秘书。,1、高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。,2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。,3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。,国外高级秘书,官员秘书：是以秘书命名的官员。如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。,我国和其他国家高级官员和企业首脑身边，设有助理或特别助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘书长。也属于官员秘书。,国外高级秘书,领导人的专职秘书：各国政界要员、企事业单位及社会团体的领导者，一般都配有专门为自己公务服务的秘书。这类秘书直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。,中级秘书的特点,二、秘书的类别与层次,国外秘书人员，根据各人承担责任大小和资历条件等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。,三、秘书的职业特征,秘书算不上官，但是离官很近；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。,三、秘书的职业特征,1.服务性2.知识化3.年轻化4.初级中级秘书女性化5.高级秘书男性化,三、秘书的职业特征,1.服务性：直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持一致；直接领导负责，听命于领导，并向其汇报）；广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）,2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物。3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进,3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进,4.初级中级秘书女性化：程序性重复、规范性要求，需细心耐心5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战性，需高科技和逻辑思维,第二节秘书工作的内容、特点和作用,一、秘书工作的含义和内容二、秘书工作的性质与特点三、秘书工作的职能作用四、做好秘书工作的基本要求五、秘书长、办公厅（室）主任的任务,一、秘书工作的含义和内容,1、秘书工作的涵义：广义和狭义即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作。一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛；严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。,本课程采用一般意义上的秘书工作，是指秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导人提供辅助服务过程中所展开的一系列综合性的工作。包括政务和事务，内容十分繁杂多样。,一、秘书工作的含义和内容,2、秘书工作的内容（任务）“文书、事务、一般管理”可以概括其工作的内容。就我国而言，大致有以下15项：,秘书工作的内容,（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理（4）档案管理（5）会议组织、会展工作,（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作（9）接待工作（10）协调工作,（11）督查工作（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理（15）其他临时交办事项简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。,一、秘书工作的含义和内容,政务性工作：调查研究、辅助决策、信息工作、组织协调工作、督察工作；事务性工作：文书档案工作、会务工作、信访接待工作、值班印信工作、机要保密工作、机关事务管理及办公室管理、领导日程安排和其他临时交办事项等。,二、秘书工作的性质与特点,1、秘书工作的性质（1）辅助性：相对于主导，助手和配角，从属与被动（2）服务性：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广泛性（3）机密性：保守秘密和看管文书（4）综合性：政务和事务；例行和突发,如何理解秘书工作的根本属性：辅助性从产生原因和工作内容上把握、从领导工作的性质和作用上从组织机构的构成上把握,如何理解秘书工作的根本属性：辅助性,辅助性：是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位，决定了秘书工作的辅助性。具体表现为：(1)从属性：第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。,(2)被动性：第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。,案例：如此露脸,年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作。所以，在张副总经理视察其间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。”过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。,【案例思考】1王秘书在接待工作中的表现合适吗?2.王秘书在整个接待工作中应该怎么做?3经理事后调王秘书去销售科当业务员，你是怎么看待这件事的?,【案例评析】,王秘书该郁闷，他的接待工作越位了，抢了领导的风头，喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神，辅佐自己的领导做好接待的准备工作，并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是，秘书永远不是主角，是领导背后的影子，对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定，“积极主动”过头，出现“越位”现象。在接待上级领导过程中，一是汇报工作越位，本来应由领导来汇报的情况，他抢先汇报；二是表态越位，超越自己的身份，胡乱表态。在工作中，秘书热情过高造成工作越位，只要不是“武大郎”式的领导，一般还不会过于计较，但秘书必须严格把握好自己，因为热情过高，表现欲过强而造成工作越位，往往会在不知不觉中干预领导的职权范围，这对于领导来说，是绝对不能容忍的。如果秘书经常犯这样的毛病，领导就会设法来“制裁”你，最直接的做法就是请你另谋高就。,2、秘书工作的特点,综合性与专业性事务性与政务性文牍性与管理性常规性与突击性机要性与群众性被动性与主动性补偿性与潜隐性,2、秘书工作的特点,综合性与专业性事务性与政务性文牍性与管理性常规性与突击性机要性与群众性被动性与主动性补偿性与潜隐性,工作内容特点,工作方式特点,因此，秘书应摆正位置和角色，正确的角色意识和行为，甘做无名英雄，自觉做好各项工作。,综合性与专业性、政治性与事务性、文牍性与管理性、经常性与突击性、机要性与群众性、主动性与被动性、补偿性与潜隐性。,三、秘书工作的职能作用,（1）助手作用：事务把关和处理（2）参谋作用：政务调研和草拟方案（3）信息枢纽作用：上下左右内外的书面和口头信息的交流枢纽和集散地，提供、传递和反馈各种信息的桥梁和中介环节,（4）协调作用：信息枢纽和权威地位和工作方式决定的（5）公共关系作用：内引外联、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。因此秘书部门是内外沟通联系的门面和窗口。代表单位的形象，需要塑造和保持良好的形象。,秘书工作的职能作用,例如枢纽作用,枢纽作用,例如枢纽作用,例如中介沟通作用,四、做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段）,三服务方针为上级、同级服务、为人民群众服务、为社会服务。三原则：准确、迅速、保密三适度：时间适时、手段适当、规格适度,四转变由单纯办文办事既办文办事，又出谋划策；由单纯传递信息综合处理信息；由被动服务主动服务；由凭老经验办事科学化管理；五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意,六强调：调研、信息、信访、协调、督察、政务七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化,秘书工作的基本原则,第一要保密，第二要准确，第三要迅速,秘书工作的基本原则,“第一要保密，第二要准确，第三要迅速”这是周恩来总理早年对我党机要工作同志提出的工作原则，后来成为了一定时期我国党政秘书工作的基本原则。,随着改革开放，经济机构日益增多，企业秘书和为个体秘书应运而生，这三项基本原则也成为在经济实体和为个体工作的秘书应恪守的基本原则。,名人迅速及时办文案例,铁托是前南斯拉夫政治家，高尔基是前苏联大作家。两人在处理公文方面，都有喜欢使用没有抽屉的办公桌的习惯。铁托掌管党政军大权，日理万机，但处理公文时，总是非常及时，从不积压。他把公文放在办公桌上，以便随时抽时间阅批。高尔基不仅自己要坚持写作，而且担任国家文学艺术方面重要的领导工作。他为了避免文件积压影响工作，也让秘书把文件放在办公桌面上。他认为，文件一进抽屉，就很可能不再去过问，从而造成积压。放在桌面上，有利于提醒自己及时处理。,秘书工作原则的内容,改革开放以来，秘书工作发生了巨大的变化，但秘书的工作原则没有变。,秘书工作方法,1、请示2、报告3、挡驾4、典型调查法5、抽样调查法6、比较方法7、综合方法8、随机参谋法9、受意。,案例：无理取闹者,刘老是市人大常委委员，给他写信、上访的人不少。一天，有位来访者要求刘老为其伸张正义，因为无介绍信，被挡在传达室。秘书小陶向来访者了解情况，不料他不讲来由，却大谈“人民代表要为人民讲话”之类的内容，还声称“不见到刘老不离开”。小陶初当秘书，第一次遇上这种情况，急得没办法。情急之下，与来访者争吵了起来。幸好那天刘老外出开会不在家，那人再闹也见不到刘老。后来经电话了解，得知来访者是因受了处分，十分不满。但处分他证据确凿。因此他多次上访实属无理取闹。后来当那人再来时，小陶就耐心地对他进行说服教育。,五、秘书长、办公厅（室）主任的任务,有明确规定。1951年颁布的政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决议规定了7项任务：协助首长综合情况，研究政策，推行工作；协助首长密切各方面的工作联系；协助首长掌管机关内部统一战线工作；协助首长掌管保密工作；掌管机要工作；支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等；掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）。,五、秘书长、办公厅（室）主任的任务,各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等，是秘书部门的负责人。秘书部门负责人是领导者身边的高级助手，是机关日常事务的具体组织者、设计者和推动者，是各种公务往来关系的沟通协调者（见下图）。,秘书部门负责人主要职责,案例材料：秘书长难当的多重角色,案例：秘书长难当的多重角色,湖南邵阳市人大常委会秘书长申季我在五年的秘书长工作实践中深深体会到：秘书长岗位特殊，任务繁重，责任重大，确实难当。秘书长何以难？难就难在他是一个多重性角色：一、领导决策中，秘书长是总参谋长，他既是领导成员，直接参与民主科学决策；又是参谋助手，组织信息调研为正确决策和决策实施服务。如果领导成员较多，彼此不大和洽，秘书长夹在中间，难以调处领导关系。二、在机关工作中，秘书长是总调度，他要负责协调好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的关系。其中同级关系是最难协调的。每每秘书长根据领导集体的决定，向机关内外同级部门交办、查办、催办工作时，若同级不予合作，甚至顶着不办，秘书长常常处在左右为难的境地。,more,案例：秘书长难当的多重角色,三、在后勤供给中，秘书长是总管家。后勤供给包括许多方面：安排吃、住、行、用、医；处理幼、老、病、退、死等问题，在当前人、财、物不够充裕的情况下，是难以满足每个人的多方需求的。四、在机关自身建设中，秘书长是总负责人，他要负责整个机关的思想、组织、业务、制度等方面的建设，要从严理政，科学管理，切实把机关各项建设抓好。秘书长的工作千头万绪，紧张繁忙，每每尽了最大努力，也难以把各种工作办得十全十美；许多工作即使做好了，也会有人不满意。,more,案例：秘书长难当的多重角色,秘书长确实难当！但是，做人做事我只本着一个信念：只要站得正、走得直，少说空话、多干实事，就可以克服困难收到实效。我是秉着“参与政务，管理事务，搞好服务”的宗旨开展工作的。一、参与政务。在一个机关里，政务与事务是相互促进的有机整体。政务搞好了，可以带动事务的开展；事务搞好了，又可以直接促进政务工作的成效。作为市人大常委会秘书长，更要重视政务。这是因为地方人大常委会属于国家权力机关，行使决定、监督和任免三权，都是属于重大政务。故市人大常委秘书长要强化参谋意识，要把参与政务作为首要职责和第一位工作来抓。,more,案例：秘书长难当的多重角色,二、管理事务。事务工作主要包括文书事务和生活事务。管好事务，这是为保证机关正常、高效率地进行职能活动，创造和提供最佳状态的生活和工作条件。只有高质量地做好事务工作，才能使整个机关正常运转。不能把事务工作看成是小事：即使是小事，有时小事办不好也会误大事。三、搞好服务。秘书长是秘书部门的头，秘书部门的工作指导思想是三服务，地方国家权力机关的秘书部门三服务是：（一）为三会（人大会、常委会、主任会）会议服务；（二）为人大代表和人大常委会组成人员依法行使职权服务；（三）为本机关和上下级人大服务。,more,案例：秘书长难当的多重角色,秘书长要树立主动服务和超前服务思想，要以全心全意、忠心耿耿、任劳任怨、无私奉献精神去做好“三服务”工作。总之，秘书长工作要学会弹钢琴的工作艺术，十个指头协调动作，既要分清主次，紧紧抓住政务这条主线；又要统筹兼顾，管好事务，搞好服务。,more,总结现代秘书工作规律：圆规律、两条线律,秘书工作根据领导工作需要而产生，应紧紧围绕领导工作，竭尽所能发挥才智，努力实现四个转变：即办文办事向既办文办事又出谋献策、从收发传递信息向既收发传递又综合处理信息、从经验办事向科学化现代化管理，从被动服务向主动服务转变。秘书应以忠实贯策领导意图为核心，服从、服务、适应、跟随领导工作。但要注意把握好“度”：做到参政但不专政，补位但不越位，出力但不弄权，服从但不盲从，贴近但不献媚，为领导服务，对领导负责。形成圆规律、两条线律。,圆规律：秘书工作总是围绕一个中心领导的要求和需要进行全方位辅助和服务，尽最大可能地圆满地完成领导交给的认为任务。两条线律：如果把领导的要求和需要作为一条主线“需求线”，那么，秘书人员为了完成领导交给的任务，总是按领导的要求，尽量贴近领导需要进行工作，就构成另一条主线“追逐线”。两条线之间的矛盾运动，就构成了秘书工作发展的基本规律。,.,秘书人员只有牢记并遵循秘书工作规律，才能把握好“火候”，做到参政但不专政，补位但不越位，出力但不弄权，服从但不盲从，贴近但不献媚，为领导服务，对领导负责，成为领导重要的参谋助手、耳目喉舌，受到领导的信赖和重用。反之，秘书人员一旦忘记辅佐地位和配角身份，僭越职权，功高盖主，就会对领导地位造成威胁，遭到领导的忌讳和嫌恶，最终会被领导闲置、冷落或罢免，落一个不安分守己不忠于职守