与潜在进口商联系并建立关系.ppt

任务1-4：与潜在进口商联系并建立关系,与潜在进口商联系并建立关系的步骤P19,关键词,潜在客户联系方式,发开发信,成为客户,关键词,方法1：利用“关键字规划师”gooleanalytics进入：,通过关键词来寻找目标市场的特色关键字,Page4,潜在客户联系方式,大型的搜索引擎找目标国（或者全世界）的黄页网站（YELLOWPAGE）和工商目录（DIRECTORY）,Page5,潜在客户联系方式,1.准备关键词：2.找邮箱假设确定的目标客户是印度客户，那么现在要还需要找到印度客户经常用的邮箱，当然也可以找通用的邮箱比如gmail、yahoo等的，现在到google的印度版中搜索“email”关键字，我很容易等到、等几个印度人常用的邮箱，再加上、等通用邮箱。根据8个关键字和4个邮箱地址就可以排列组合成32组关键字组了，我们再加上关键字“import”。开始用其中一个关键字“mp4playerimport”,然后我们在google中高级搜索中设置下，就可以得到大概的信息了，当然这些信息还要你慢慢辨认，,Page6,写开发信,Page7,用网络与客户交流的准备工作,准备工作,1.取个欧美风格的英文名字。,2.注册一个电子邮箱。（推荐hotmail，收发国际邮件稳定且迅速，非常可靠。）,3.写一封开发信。,4.多多练习和观摩,怎样写开发信？（教科书的说法）,开发信的格式首先，说明获得客户联系方式的途径，以免唐突，比如“有幸在广交会上得到您的名片”、“经同行介绍”、“在某某网站上看到您的求购信息”等等。其次，简要介绍一下自己的情况，包括公司规模、成立时间（国际贸易商青睐成立时间较久的企业，觉得信用度较高）、产品-特别是主打产品的简介、对双方合作的诚意以及联系方式等。开发信的注意事项开发信应言之有物，凸显公司与产品的优势，提高吸引力。但也不宜太过详细，长篇大论。须知开发信不是作文比赛，其目的是引起客户的注意和兴趣，引诱客户回复联系。因此，有收有放，有所保留，“欲知情况如何请联系详谈”才是上着。,Page8,开发信的常见错误：,开发信常见错误陈述,1.邮件写得太长西欧客人一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的rightperson，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。,使用开发信的常见错误,2.没有明确的主题一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件,有些人写邮件会这样设置主题：“wearethemanufactureroflights”，又或者“needcooperation”，或者“Guangdong*tradingcompanyltd”，或者“pricelistforlights-Guangdong*tradingcompanyltd”等等，一看就知道是推销信举个例子：假设我是做太阳能灯的公司DEFCo.Ltd，目前公司最大的客人是美国的HomeDepot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果写一封开发信给美国的ABCinc（是编的），从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，一般会这样写主题，“Re:ABCinc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo.,Ltd.”其中，ABCinc代表了客人的公司名，在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；HomeDepotvendor-solarlight明确表示你是北美第二大零售商HomeDepot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，homedepot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入homedepot，保证一下子就找到。,使用开发信的常见错误,3.长篇大论的公司或工厂介绍,经常会有类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。那么是完全不写吗？回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：WesupplysolarlightsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。,使用开发信的常见错误,4.爱炫耀英文水平,外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！举个例子：中文意思：写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产请用英文来模拟一封邮件,使用开发信的常见错误,第一个人写的：,DearMike,ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.Weresopleasedtoreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwasinformedtherealmaterialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.Whatsthematter?Illgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,therawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit?Wellpurchasetherawmaterialanddotheproductionimmediately!Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!Bestregards,Jenny,优点：内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。,缺点：主动语态和人称多了点，有点啰嗦？如果能简单一点更好？,使用开发信的常见错误,第二个人写的：,DearMike,Howareyou?Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSasyoutold.Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwasincreasedveryquickly!Therefore,pleasekindlyplacetheordersoonifthepriceisokforyou!Welldoproductionasap.Thankyouinadvance!Kindregards,Tommy,优点：比上一封好一点，主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，把purchasetherawmaterial去掉了，直接用“Welldotheproductionasap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。,缺点：似乎还啰嗦了一点？,使用开发信的常见错误,范例：,HiMike,Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,plsmakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.Wellarrangethemassproductionasap.Thanksandbestregards,BestRegards，XXXX,几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了,只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了,使用开发信的常见错误,5.喜欢用奇奇怪怪的字体,很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件。除了少数的尼日利亚、非洲客人，欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Timesnewroman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。颜色一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：DearC,PleasehelptosendthesamplestomyHKofficeBEFORETHISWEEKEND.Thanks.Rio,使用开发信的常见错误,6.主动语态用得太多,英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满“We，I”之类的人称的。相反要多用被动语态。比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说Wellsendyouthesamplestomorrow.这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Sampleswillbesenttoyoutomorrow.用得是被动语态，人称就没有了。,使用开发信的常见错误,7.经常会问一些毫无意义的话,比如Doyouwantourproducts？如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。还有诸如Doyouinterestedinourproducts?Areyousourcingfor*?Howisyourbusinessrecently?Wouldyouliketocooperatewithus?这些都是毫无意义的话。开发信要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。,使用开发信的常见错误,8.喜欢用附件和图片,附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。Item:SolarlanternwithsofthandleModelNo.:HBC-294847/KTDescription:.(把详细的规格写清楚)Package:colorboxMOQ:1,000pcsPcs/ctn:20pcs/ctnCtnsize:50*40*60cmGW/NW:20kg/18kgQty/20:.pcs;Qty/40:.pcsLoadingport:ShenzhenPaymentterms:T/T,L/C,D/P,etc.Validtime:60daysFOBShenzhen:USD2.39/pcCIFValencia:USD2.45/pc,可以这样写！少用报价单，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。,使用开发信的常见错误,9.喜欢插入URL链接,很多朋