（企业管理专业论文）达仁堂达二药业ERP系统实施.pdf

摘要 达仁堂达二药业e r p 系统( 1 期) 主要包括有：生产计划管理、工艺管理、 采购管理、应付管理、库存管理、销售管理、应收管理、质量管理和人力资源管 理等几大模块。通过一年多的工作，上述模块基本使用顺畅，初步实现业务源头 化管理以解决管理与核算脱节问题；初步实现物流与资金流统一，提高会计核算 准确性与及时性为企业解决了账实不符、信息严重滞后等管理上的瓶颈问题；为 领导层了解企业生产经营活动以及做决策提供全面的动态化的第一手资料。该项 目通过了天津市科委组织的专家验收，取得了比较满意的成果。 本文介绍了在实施e r p 过程中，对企业进行现状诊断，对新业务进行规划， 根据企业的具体需求进行软件定制分析以及实施的措施和结果。 关键字：e r p信息化 药业 a b s t r a c t d ap e nt a n gs e c o n d a r yp h a r m a c ye r p s y s t e m ( f i r s tp e r i o d ) i sm a i n l yc o n s i s t e d o f ：p r o d u c t i o np l a n n i n gm a n a g e m e n t ，c r a f t w o r km a n a g e m e n t ，s t o c km a n a g e m e n t , d e a lm a n a g e m e n t ，s t o r a g em a n a g e m e n t , d i s t r i b u t i o nm a n a g e m e n t , i n c o m er e c e i p t m a n a g e m e n t , q u a l i t ym a n a g e m e n ta sw e l la sh u m a nr e s o u r c e sm a n a g e m e n ta n d o t h e r s i z a b l em o d u l e s t h r o u g ha l lt h ew o r kt h a ti sd o n ei ne x c c s so fo n ey e a r , a b o v e m e n t i o n e dm o d u l e s ，i ne s s e o c e ，c a na l lb er u no ru s e ds m o o t h l y , a n di n p d n c i p i u mi m p l e m e n to p e r a t i o n a l h e a d s t r e a mm a n a g e m e n ta sw e l la sr e s o l v e a d m i n i s t r a t i v ea n da u d i td i s j o i n t ( d i s c r e p a n c y ) i s s u e s ；a c h i e v et h eu n i f i c a t i o no f m a t e r i a la n df i i n df l o w , i m p r o v ea c c o u n t a n ta u d i tv e r a c i t ya n dt i m e l i n e s s 。r e s o l v e m a n yi s s u e sr e g a r d i n ga c c o u n td i s c r e p a n c y , s e v e r ei n f o r m a t i o nl a g g i n ga n do t h e r a d m i n i s t r a t i v eb o t t l e n e c ki s s u e sf o rt h ec o m p a n y ；p r o v i d ec o m p r e h e n s i v ed y n a m i c f i r s t - h a n di n f o r m a t i o nt oc o m p a n yl e a d e r si no r d e rf o rt h e mt oa c q u a i n tt h e m s e l v e s w i t hc o m p a n yp r o d u c t i o nm a n a g e m e n ta c t i v i t i e sa n di n f o r m a t i o nf o rd e c i s i o n m a k i n g f u n c t i o n s t h i ss y s t e m r o j e c t ) p a s s e dt h ee v a l u a t i o na n da p p r a i s a lo r g a n i z e db y t i a n j i nt e c h n o l o g yc o m m i t t e e ，a n dw i t hs a t i s f y i n gr e s u l t s t h i sp a s s a g ep r e s e n t e d , d u r i n gt h ep r o c e s so fi m p l e m e n t i n ge r p , c a r r y i n go u t s t a t u sq u od i a g n o s t i c sf o rt h ec o m p a n i e s ，c a r r y i n go u tt h ep r o c e s so fm a r k i n go u tf o r n e wo p e r a t i o n s ，a n db a s e do nc o m p a n i e s s p e c i f i cr e q u i r e m e n t s ，c a r r y i n go u ts o f t w a r e c u s t o m i z a t i o na n a l y s i sa n di m p l e m e n t a r ym e a s u r e sa n dr e s u l t s k e yw o r d s ：e r pi n f o r m a t i o np r o c e s s i n g p h a r m a c y 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作和取得的 研究成果，除了文中特别加以标注和致谢之处外，论文中不包含其他人已经发表 或撰写过的研究成果，也不包含为获得苤洼盘堂或其他教育机构的学位或证 书而使用过的材料与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中 作了明确的说明并表示了谢意 学位论文作者签名：劫镌权 签字日期： 年f 月，ve l 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解鑫鲞盘鲎有关保留、使用学位论文的规定。 特授权墨洼盘堂可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检 索，并采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编以供查阅和借阅。同意学校 向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权说明) 学位论文作者签名：训镌鳜 签字日期：彬6 年1 月j 1 ，日 导师签名： 签字e l 期： 第一章前言 1 1 项目背景 第一章前言 天津达仁堂达二药业有限公司是具有三百多年历史的”乐家老铺”的延续和 发展。在不断继承和开拓祖国传统医药宝库的进程中，已发展为生产中药软膏剂、 蜜丸剂、胶囊剂、糖浆剂、药酒剂、黑膏药剂等八大剂型九十余种产品的中成药 制药企业，并于1 9 9 4 年被国家内贸部授予”中华老字号”荣誉称号。企业产值以 年均3 0 的增长速度稳定增长，成为国有中药制药行业的典型代表企业。企业在 经历了改制后对人员进行了更为合理化的调配，形成了财务部、生产制造部、技 术部、人事部及销售公司的新企业组织结构。 企业基本实现科室人员人均一台计算机、每个车间及仓库各配一台计算机， 计算机基本上为联想计算机，配置为主频1 7 g ，内存1 2 8 兆，8 0 g 硬盘，初步 搭建起网络管理的平台。公司部门使用了计算机处理业务，但仅限于一般的办公 软件。这对于部门效率的提高虽起过一定的作用，但是已不能满足现在日益激烈 的竞争需要。特别是业务处理过程中存在的信息传输困难、业务流程不合理等问 题已经严重影响了领导的决策与管理。 在市场经济的环境下，面对中药制品的市场日趋激烈的竞争和客户的商品需 求不断变化，传统的企业管理开始出现问题，已经不能满足不断变化的市场需求。 管理与核算严重脱节、资金周转不畅、成本管理滞后、管理基础薄弱等突出问题 严重制约了企业的发展，企业生存面临严峻的挑战。面对严峻的形势，企业决策 领导深刻的认识到改进管理迫在眉睫，刻不容缓。必须尽快更新管理手段，实现 科学决策和动态管理，建立起能够对市场需求进行快速反映的现代企业管理机 制。经过缜密的考察和审慎的分析，企业选择我们为合作伙伴，决定从2 0 0 3 年 下半年开始在天津达仁堂达二药业有限公司共同推行和实施“企业信息化工程”。 天津达仁堂达二药业有限公司实施e r p 项目主要目的是在新的市场竞争形 势下，公司充分利用e r p 先进理念，依托计算机技术的高科技手段，实现精细 化管理。特别是要在控制成本、优化供应链管理流程、提高市场决策能力、提高 第一章前言 客户服务质量方面取得突破性的改善，从而达到整体提高企业核心竞争力的目 标。利用e r p 系统解决实际问题，使管理得到了如下改善： 1 、实现企业管理的精细化 通过软件对管理的控制，各管理职能的工作得以量化，改变了过去粗放的管 理模式，对于企业的运营情况分析更准确，更及时。 2 、实现企业管理的科学化 按照e r p 的管理思想，在集成供应链的管理模式下，管理的各环节信息充 分沟通，按照管理的计划实现了企业经营控制，从而保证了企业运作在科学规范 的管理方式中。 3 、精简岗位，提高效率 通过电子系统的高效率工作，现有的手工流程得到简化，工作效率更高。 4 、各业务部门高度协作，企业形成一体化的工作局面 各部门在考虑本部门利益的同时，会兼顾企业全局，有充分的全局观念和协 作意识，实现管理的扁平化。 5 、支持领导查询与决策 依靠充分、完整、及时的管理信息，企业领导不仅可以对运营现状进行有效 控制，而且能够同时通过系统提供的数据模拟功能实现对未来发展决策的辅助支 持。 由于属于国有老企业，职工计算机水平普遍不高，使用计算机的人数较少。 只有财务部门正在使用财务管理软件。考虑到国内实施e r p 成功率比较低，而 且考虑到企业在实施e r p 时对企业业务的影响，从实际出发，最大程度的保证 信息化的成功，化解e r p 的风险，因此在规划天津达仁堂达二药业e r p 系统时， 考虑到企业的现状和信息化的循序渐进性，我们把系统规划为二期。第一期主要 包括主生产计划管理、库存管理、采购管理、销售管理、应收管理、应付管理工 艺管理、质量管理、设备管理、人力资源管理等模块。主要功能涵盖e r p 的基 本内容，主要工作是规范企业基本数据，规范业务流程，化解风险，适度提高管 理水平，实现信息的共享。第二期主要实现车间作业、成本控制、决策分析，实 现企业全面信息化，支持领导决策。 天津达仁堂达二药业e r p 系统第一期项目得到了天津市科委的经费支持。 2 第一章前言 1 2e r p 介绍 e r p ( e n t e r p r i s er e s o u r c ep l a n n i n g ) q h 文为企业资源计划，其概念最早产生于 生产制造行业，当时的应用是着眼于解决制造业“发出订单，然后催办”的企业管 理模式。2 0 世纪8 0 年代，企业的管理者们又认识到制造业要有一个集成的计划， 以解决阻碍生产的各种问题。要以生产与库存控制的集成方法来解决问题，而不 是以库存来弥补或以缓冲时间的方法去补偿，于是产生了m r p i i ，即制造资源 计划。2 0 世纪9 0 年代以来，随着科学技术的进步及其不断向生产与库存控制方 面的渗透，解决合理库存与生产控制问题所需处理的大量信息和企业资源管理的 复杂化，要求信息处理的效率更高。传统的人工管理方式难以适应以上的系统， 这时只能依靠计算机系统来实现。e r p 是由美国g a r t n e rg r o u pi n c 咨询公司提 出的，是信息时代的现代企业向国际化发展的更高层管理模式。其主要宗旨是对 企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管 理，面向全球市场，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，使得企 业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力，从而取得最好的经济效益。 e r p 的发展经历5 个阶段，订货点法、m r p 计划、闭环的m r p 、m r p i i 最 后发展为e r p 。 1 2 1 订货点法 应用时段：2 0 世纪3 0 年代初6 0 年代中期 定义：当库存物料可供使用( 考虑安全库存) 的时间正好等于该项物料的采 购时间，即是该物料的订货时间。 特点：此法在当时解决了确定订货日期的难题，适宜以下应用条件： 1 、物料的供应和消耗相对稳定 2 、物料的需求是独立的 3 、价格波动较小 缺点：不能确定订货量。 1 2 2m r p 物料需求计划( m a t e r i a ir e q u ir e m e n t sp i a n n in g ) 1 、需求类型 2 0 世纪6 0 年代i b m 公司的约瑟夫博士提出物料存在独立需求和相关需 3 第一章前言 求两种需求类型，从此开始了e r p 的第二个发展阶段。 独立需求：由企业外部需求决定需求量的物料被称为“独立需求物料”。一 般指生产成品。 相关需求：由独立需求物料而决定需求量的物料被称为“相关需求物料”。 一般指原材料，辅料等。 m r p 的基本理论和方法与先前的库存理论和方法存在非常巨大的区别，在 系统中应用时间段和物料清单( b o m ) ，得到了按时按量的物料需求信息，进而 确定采购和生产的订货和安排。 m r p 的时段一般分为周，也可以到天，具有较好的应变能力。 2 、m r p 的算法： 毛需求= b o m x 独立需求物料的数量 净需求= 毛需求( 库存现量+ 分配量) 计划接收量 采购或生产物料的开始日期要根据每一种非独立需求物料推算。 3 、m r p 能够解决的问题： ( 1 )需要什么? ( 由主生产计划m p s 和物料清单b o m 决定) ( 2 )需要量? ( 由m p s 、b o m 和库存量决定) ( 3 )何时需要? ( 由提前期决定) ( 4 )何时开始采购或制造? ( 由提前期决定) 4 、m r p 流程图 图1 - 1 m r p 流程图 m r p 流程如图1 1 所示，图中缩略词的含义为：m p s ：主生产计划 4 第一章前言 b o m ：物料清单m r p ：物料需求计划p o ：采购订单m o ：生产订单 5 、m r p 的修订方法： ( 1 ) 全重排法( 2 ) 净改变法 1 2 3 闭环m r p 1 、闭环m r p 流程图 图1 - 2 闭环m r p 流程图 闭环m r p 流程如图1 - 2 所示，图中缩略词的含义为：m p s ：主生产计划 r c c p ：粗能力计划b o m ：物料清单m r p ：物料需求计划c r p ：能力需求 计划s i d c k ：库存 闭环m r p 是在m r p 的基础上加上能力需求计划和执行计划的情况反馈， 形成闭环回路。 2 、闭环m r p 理论 认为主生产计划与物料需求计划是可行的，但要考虑能力的约束，在满足 能力需求的前提下，才能保证物料需求计划的执行和实现。因此，企业必须对投 入与产出进行控制，即对企业的能力进行校验和控制。 3 、闭环m r p 的特点 ( 1 ) 主生产计划来源于市场需求和企业的生产经营规划。 5 第一章前言 ( 2 ) 主生产计划与物料需求计划的执行，需要有能力与负荷运行的支持。 ( 3 ) 生产加工的过程又是能力的投入与控制过程。 ( 4 ) 能力执行情况的反馈，促使计划执行层不断地对产能与负荷进行调整。 1 2 4m r p i i ( m a n u f a c t u r i n g r e s o u r c ep l a n n i n g ) 7 0 年代末m r p 系统推行了大约1 0 年，一些企业管理者提出要将财务信息 反映在m r p 系统中，对物流赋予货币的属性。1 9 7 7 年9 月美国著名的生产管理 专家( 0 1 e rw w i g h t ) 对含有货币信息的m r p 系统首次提出m r p - i i 的提 法。 m r p n ( m a n u f a c t u r i n gr e s o u r c ep l a n n i n g ) 是一种现代企业生产管理模式和组 织生产的方式，它是以物料需求计划( m a t e r i a lr e q u i r e m e n tp l a n n i n g ，m r p l 为 核心的企业生产管理计划系统。 m r pi i 的基本思想是：基于企业经营目标制定生产计划，围绕物料转化组 织制造资源，实现按需要按时进行生产。具体地说，是将企业产品中的各种物料 分为独立需求物料和相关需求物料，并按时间段确定不同时期的物料需求，从而 解决库存物料订货与组织生产问题；按照基于产品结构的物料需求组织生产，根 据产品完工日期和产品结构规定生产计划；根据产品结构的层次从属关系，以产 品零件为计划对象，以完工日期为计划基准倒排计划，按各种零件与部件的生产 周期反推出它们的生产与投入时间和数量，按提前期长短区别各种物料下达定单 的优先级，从而保证在生产需要时所有物料都能配套齐备，不需要时不要过早积 压，达到减少库存量和占用资金的目的。从一定意义上讲，m r p i i 系统实现了物 流、信息流与资金流在企业管理方面的集成，并能够有效地对企业各种有限制造 资源进行周密计划，合理利用，提高企业的竞争力。 1 、m r p 原理图 6 第一章前言 m r p i i 原理如图1 - 3 所示。 图1 - 3 m r p i i 原理图 7 第一章前言 2 、m r p h 与闭环m r p 的区别 ( 1 ) 增加了企业的长远规划，如：经营规划、销售规划、生产规划等。 ( 2 ) 增加了财务功能，如：总账、成本、应收和应付账款，实现了物流资金 流的统一。 1 2 5e r p ( e n t e r p r i s er e s o u r c ep i a n n i n g ) 1 、什么是e r p ? 是建立在信息技术的基础上，利用现代企业的管理思想，全面地集成了企 业的所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评价的全方位和系 统化的企业管理平台。e r p 不仅是信息管理系统，它管理和利用企业的所有资源 ( 内部和外部) ，为企业的经营管理提供最佳的解决方案，保障经营目标的实现。 因此，严格地讲e r p 不只是软件，还是现代企业的管理理论和管理思想，这才 是它的生命和价值所在。 e r p 是从m r p i i 发展而来得，它除了继承m r p h 的基本思想和功能以外， 采用当代最新的企业管理技术，极大地发展了系统的管理功能，融入了诸如全面 质量管理( t o t a lq u a l i t yc o n t r 0 1 )、配送资源计划( d i s t r i b u t i o nr e s o u r c e p l a n n i n g ) 、敏捷制造系统( a g i l em a n u f a c t u r i n gs y s t e m ) 、供应链管理( s u p p l y c h a i l im a n a g e m e n t ，s c m ) 、客户关系管理( c u s t o m e r r e l a t i o n s h i pm a n a g e m e n t ， c r m ) 等，帮助企业建立快速市场反映机制，提高企业自我完善和发展的能力。 2 、e r p 总流程图 8 第一章前言 r 一一一一一一一一1 图1 - 4 e r l p 总流程图 e r p 总流程图如图1 - 4 所示。 1 2 6 医药e r p 特点 达仁堂达二药业公司主要生产中成药，属于医药化工行业。 化工企业从其制造方式上讲，属于典型的流程型制造行业，有着自身的生产 经营特点，对e r p 软件功能有特殊要求。作为化工行业一般有以下特点： 1 、b o m 的特殊性 离散制造企业用的是树状层次型结构b o m ，它是一种静态、固定的产品结 构。其特点是：产品物料较多；物料层次复杂。不管b o m 有多少层，但它的物 料数量、物料型号、生产过程固定，可能会有少数的代用件，但总体上是固定的， 如有变化，则需要修改设计。 我们把化工产品b o m 称之为配方。其特点是：产品配方多；但加工层次少。 由于物料反应机理、设备、环境、操作等方面的原因，使得流程制造过程的波动 性较大，所以配方需要在生产过程中做动态调整。另外，化工产品结构不能用树 状的层次型结构来描述，特别是复杂的化工企业的b o m 则需要用链式结构f 单链 9 第一章前言 式或多链式) 来表示，即将产品制造全过程所需经过的生产路线定义为一个流程 规格，每个流程规格有各个生产阶段( 为逻辑阶段) ，阶段的粗细可根据企业的具 体生产情况、管理需求、计量统计手段而定。 在离散制造的b o m 中，物料的加工走向是固定的，也就是说b o m 中的父 子项是固定的，而在化工企业的配方中，物料的加工走向不能事先完全固定，有 些物料可能要从后阶段向前阶段重新循环再加工，我们称之为回流物。如在p e t 聚酯熔体的生产中，作为原料添加的乙二醇与p t a ( 对苯二甲酸) 进行反应，反 应中蒸出的乙二醇继续回用进行反应。如图1 5 所示。 图1 - $ 回流物示意图 2 、产品产出的特殊性 从总体上讲，离散制造的最终产品是唯一的( 也有等级之分) ，而在化工企业， 生产的中间过程或最后阶段的产出可能有多个，我们称为联产品和副产品。精确 地确定联产品或副产品的产出量是复杂的，如何做到准确、及时和事前计划这些 产品的产出量和比例是化工企业生产计划管理中的一个难点。 化工企业产品的特殊性还表现为：有些产品还有等级的区分；批号的记录； 时效期的限制；浓度、发气量的不同；纯度的区别等等。这些产品特性都需要在 e r p 软件中给予充分考虑，并需要有相应的解决方案。 3 、生产过程的特殊性 在离散制造中，其生产过程是一个不连续的过程，关键设备能力和操作人 员技能影响产出率，原材料消耗比例不变，生产计划中的产品产量较容易做到准 确、及时和事前安排。 在化工企业，其生产过程是一个动态的连续过程，产出量、物料特性、甚 至物料的加工路线都会受到原材料成分、人工操作技能、加工温度和压力、设备 效率等因素的波动影响，并且具有不可预知性。也就是说物料配方和工艺参数的 控制程度将影响产出率，相同的配方或原材料可产出不同产量的产品，原材料消 耗比例可变，产品的生产过程中也会产生出一定的回收物和废料，生产计划很难 第一章前言 做到事前准确及时地计划具体品种的产量和回收物和废料的比例。为此，化工企 业在生产过程中需要有很大弹性来处理实时跟踪、控制纠偏、动态调整等问题。 4 、计量转换关系的特殊性 离散制造企业也有计量单位的转换问题，如吨转为公斤，箱转为盒等，但 转换关系简单而不复杂。 化工企业在其生产经营过程中的计量转换关系极为复杂，在物料的储运和 加工过程中，其计量单位的转换根据不同的企业大致有以下几种情况： 多种转换：即在生产过程的不同阶段采用不同的计量单位，而且要求不同 计量单位之间可以转换。如进货时用加仑，储存时用吨，出货时用桶，生产时用 夸脱( 1 1 4 升) ，消耗时用盎司等等。每一批次物料的转换与物料的特性有关，转 换率关系较为复杂。 效能关系：效能是指物料的成分、浓度、水分，一些食品的营养成分等。 效能与物流成分、浓度等指标有着密切的重量或体积以及成本关系。 多包装单位：包装物可在物料的进货、储存、生产、销售等过程中以不同 的形态发生，包装单位可能是箱、瓶、捆、槽和集装箱等。大批的物品库存需要 在各种容器和包装组合里得以体现和查询，即企业需要实时地知道某一批号的物 料，分别装在具体的瓶、罐或箱子里。 5 、成本核算的特殊性 化工产品的特点决定了成本核算的复杂性。如有些产品需要换算成1 0 0 的 浓度或者纯度来计算产量和标准成本；有些需要考虑联产品、副产品等；而有些 原料的投入需要根据产品产量来计算原料投入量；有些管道中的产品或者其它不 容易计量的物料，需要根据预先设定的比例来分摊成本。同时还需要对下列成本 要素加以严格控制： 设备投资金额在固定资产中的比重高达8 0 _ _ 9 0 以上，尽快收回固定资产 投资将成为化工企业成本管理的重点； 原辅材料的成本占总成本7 0 以上，在物料管理上需对少量成本较高的关 键原材料或添加剂加以严格控制； 动力成本在总成本中占有较大比重，准确地了解各级能耗对象( 部门、设备) 的能耗( 水、电、汽等) 数据，对加强能源管理，节约能源，提高成本核算的准确 性，降低产品成本十分重要。 6 、设备管理的特殊性 1 1 第一章前言 对于离散制造企业而言，单台设备的故障和停机并不影响整个生产过程； 但对连续性生产的化工企业来说，设备的故障和停机将会影响整个生产过程的正 常运行。为此，设备管理应做到保证设备和生产线的稳定运行和满负荷地生产， 同时设备管理要求具有实时动态性，因此要求设备管理软件具有以下功能： 设备的全生命周期管理，即从提交设备采购计划开始、直至设备到货验收、 安装调试、日常运行、交接班设备状况、以及设备维修与设备润滑等过程均应有 完整的记录和管理，同时还应准确记录设备的折旧、移装、封存等情况； 设备的周期标定管理，要求自动生成设备的维修计划和维护计划，以提醒 设备管理人员定期进行设备的维修、维护、润滑、点检等； 具有仪器仪表及计量器具的定期校验和标定检验提示功能，以保证仪器仪 表及计量器具的准确性。 设备管理的另一个重要的功能是要求对设备的预测性维护和预防性维修。 7 、质量管理的特殊性 化工企业的质量管理不仅是对原材料、产成品的质量检验，更重要的是对 生产过程中的质量控制。 化工企业的工艺或环境影响到产品质量，需严格控制每个工艺步骤。重视 过程质量数据的实时采集和化验分析是防止生产中产生较多的等级品，甚至废品 的重要的控制手段。 另外，化工企业的质量标准和工艺有着严格的要求，国家有专门的法规对 包装、标签、工艺、配方比例等进行严格的质量认证。 达仁堂达二药业公司属于化工流程行业，上面的特征基本都有。例如：在有 些原料的使用中，不仅关心重量，更关心具体有效成分的含量；有些原材料在仓 存时重量发生变化；在生产中，原料使用的计量单位为千克，而在中间环节有些 品种可能会用粒来表示，而最后的成品可能会使用盒来度量。 但是达仁堂达二药业公司除具有化工流程行业特性外，更具有医药行业其独 特的行业特点： 1 、g m p 认证： g m p 是世界卫生组织( w h o ) ，对所有制药企业质量管理体系的具体要求。 国际卫生组织规定，从1 9 9 2 年起出口药品必须按照g m p 规定进行生产，药品 出口必须初具g m p 证明文件。g m p 在世界范围内已经被多数国家的政府、制药 企业和医药专家一致公认为制药企业和医院制剂室进行质量管理的优良的、必备 1 2 第一章前言 的制度。 ， 我国要求制药行业在各个环节，严格按照我国g m p 的有关规程进行。国家 强制要求制药企业通过g m p 认证，否则不允许生产。 2 、严格的有效期管理 药品作为一种特殊的商品，时效性强。要严格控制其有效期，在生产和销售 过程都应该在保质期范围内进行。 3 、严格的批号管理 对批次号的管理要求严格，能够对批号进行记录、跟踪、回溯。对原材料要 进行记录其批号，对每批进行检验，合格后才能办理入库。领料出库要记录批号， 记录生产某批次产品，所领用的原材料的批号，在生产过程中要记录批号，产品 入库时，要对每批进行检验，销售出库时，要记录批号，便于回溯。在生产的各 个环节都要形成批记录。一旦出现质量问题时，通过追溯，可以查找真正的原因， 找出解决问题的方法。 4 、严格的配方管理 产品配方虽较为简单，没有过于复杂的工艺过程，但它是创造企业财富的根 本，关键配方往往决定企业的生存。因此配方管理有严格的制度，不允许随便察 看，配方的变更有严格的规定，不得随意修改。 5 、严格按照s o p 进行操作 s o p 是标准操作规程，企业需要制定出s o p ，并在生产过程中，严格按照 s o p 操作规程进行操作，以保证产品的质量。企业还需定期对s o p 规程进行复 查，对过时或不适用的s o p 进行更新或修改。 6 、严格的质量管理 主要有质量控制和质量保证两大内容。企业从原料入库、领料、生产过程、 产品入库都要进行严格的质量控制。在生产的各个环节通过质量控制，来保证药 品的质量合格。在生产过程的质量控制中，严格遵循s o p 操作规程和g m p 的有 关要求。对每批产品都要进行留样，并定期对样品进行检验，以检查产品的质量 变化状况。 7 、供应商管理 企业的供应商相对稳定，企业要对供应商资质进行考核，合格后方能作为企 业正式的供应商，供应相应原料。一般每年或几年要对供应商资质进行核定，以 确认供应商合格有效。对供应商按照资质、信用、吞吐量等进行分类管理，并进 第一章前言 行信用控制，对其进行全方位考核。 8 、销售模式 客户资源相对稳定，一般采用分销模式进行销售。销售顺序一般是：厂家将 医药产品发货给批发站；批发站又将医药产品发货给医院。所以企业需要掌握整 个分销网络的销售状况，及时反馈信息。 9 、仓库管理 企业对原料、产品进行分仓库管理，对仓库中的货区、货位、标签均严格管 理。并可以直观地掌握物料的分仓库、货区、货位的批次及状态分布情况。 从上述医药行业的特点，可以看出医药行业具有很大的特殊性，从质量的控 制和保证上要求更为严格，从采购、库存、生产、销售的各个环节上都有质量控 制的要求，而且批号管理始终贯穿其中，并在整个过程中有严格的操作规程。 1 4 第二章现状分析 2 1 现状描述 第二章现状分析 在实旖e r p 时，需要对企业进行诊断，发现其存在的问题。 经过对企业进行深入调研和交流，绘制企业各部门的业务流程图和业务处理 方法，经汇总后得到企业业务现状，见图2 - 1 。 图2 - 1 企业业务现状图 通过对企业问题进行汇总识别，总结为主要有以下几个方面： 1 、销售计划 销售计划只是一个指导性纲领计划，没有进行分解和落实，没有落实在时间 第二章现状分析 和细分到具体的对象上。因此，计划的对具体销售的指导意义不大，往往流于形 式。 造成的原因是销售管理模式和计划方式较传统，以及企业运营环境制约。 2 、销售开票 部分销售开票不能随商品出库同时进行，产成品实际库存与财务成品账不一 致。销售后没有开票，违反税法；造成成品库存账实不符，影响财务信息准确性； 商品出库不及时开票，造成应收账款不实，影响企业的应收账款管理；由于存在 这些不实，影响计划的编制。 造成的原因为企业为了避免垫税和便于调节销售收入，便于财务账处理。 3 、发出商品 对发出商品管理不善。除造成成品库存账实不符、应收账款不实和影响计划 的编制外，还容易造成发出商品损失，影响企业的利润。 造成原因为企业没有认真处理该种业务。 4 、客户管理 没有划分客户类别，对分销商管理不到位，造成发出商品的管理失控和不能 实现合理避税。 造成的原因为企业对客户的管理不够。 5 、应收账龄 账龄区间设置不合理，影响及时、正确地规划回收货款。 6 、应收账款 确认滞后，应收账款历史户多，造成账实不符；并且不能及时确认债权易造 成货款损失。 造成的原因为责任管理不到位和监督不畅。 7 、采购计划 采购计划的生成环节多，被动执行计划。采购计划有生产计划部产生的采购 计划、设备的备品备件计划、办公室的其他采购计划。造成对库存监督不利、缺 乏制约以及计划的缜密程度存在一定问题。 8 、采购 采购计划应变能力差，需下达临时采购任务。企业的临时采购任务很多，采 购部为临时采购任务忙碌。从而造成影响控制合理库存以及不利规划采购资金等 问题。 第二章现状分析 造成的原因有计划方式不合理和库存合理性差等原因。 9 、赊购 依据库存赤字处理赊购业务，账务处理不规范，造成债务反映不及时、不完 整，影响成本真实以及账务数据和实物数据脱节。 1 0 、应付账款 应付账款确认滞后、记录不完整。造成不能及时、正确反映采购负债状况； 不能正确指导采购付款；容易影响企业信誉；造成账实不符情况的出现。 1 1 、库存 不同的仓库归属不同的部门进行管理，不便于管理与控制，没有对库存安全 量作深入规划。 造成仓库不方便管理；仓库的制约作用无法发挥；导致财务反映的资产不实； 易于发生短缺或超储。 其原因为业务权限管理失当和业务处理不到位。 1 2 、 计划 企业计划生成方式不规范，计划关联性差，计划频繁变动，影响企业的整体 调控能力，易造成资源使用不合理，做计划时关注因素过多，导致计划落实困难， 容易导致物资采购失控，生产失衡等问题产生。 1 3 、基础数据 基础数据不规范、失真、不详实，影响对管理任务的计划、控制、统计与分 析。 2 2 问题成因 通过对企业存在问题的原因进行分析，总结出主要有以下因素： i 、计划方法落后，调控能力差。 2 、对市场管理方式传统，业务处理存在较大的任意性。 3 、部分业务处理有悖财税法规增加经营风险。 4 、管理与核算脱节、核算滞后，影响财务管理作用的发挥。 5 、管理上重上级要求和所谓管理经验，轻理论支持和科学方法。 第二章现状分析 6 、对管理人员使用多，培训少，影响企业整体管理水平的提高。 7 、对企业资源缺乏规划，利用率低、合理性差。 通过对企业现状分析，为下一步对系统改进打下了坚实基础。 第三章系统改进分析 第三章系统改进分析 通过对企业现状进行深入研究，为确定企业改进具体内容前，首先提出了 改进的思路和策略，在此基础上提出了整体改进的建议和具体改进建议。 3 1 改进的思路和策略 为了使企业的改进，能够进行下去和发挥作用，制定的思路和策略如下： 1 、平稳过渡，适度提高，最大限度地化解实施风险。 2 、强化项目管理，周密调研科学决策，讲究实施方法，搞好软件的企业化 开发。 3 、加强培训和业务交流。 4 、改进和巩固并重。 3 2 整体管理改进意见 企业的管理改进方面很多，不能够全面开花，本着化解风险和企业平稳 过渡的原则，提出的整体改进意见如下： 1 、通过建立新的计划管理体系，增强企业的整体和宏观调控能力。 2 、建立比较完善的企业基础管理数据库，改进长期以来各自为政、不系统、 不规范的基础数据管理模式。 3 、建立主要业务同财务核算的集成关系，改进库存、采购和销售业务的核算 脱节、滞后及失真等长期困扰管理的问题。 4 、按照e r p 方法规范采购、销售和库存等主要物流管理环节，提升上述业务 的管理水平和监控能力。 5 、改进往来账款的管理，严格控制债权和债务产生源头，提高对资金收支的 控制能力。 6 、建立动态的和实时的管理信息集成系统，大幅度提高管理数据对决策的支持能歹 第三章系统改进分析 在整体改进意见的基础上，提出了分模块的明细改进建议。 3 3 明细改进建议 对整体改进意见进行分解，提出了在销售、应收账款、供应、应付账款、 库存和计划等方面的明细改进建议。 1 、销售 ( 1 ) 确定采用以“销售定产”还是以“库存定产”的模式，建立具有指导意义 的计划； ( 2 ) 管理分销商，解决产成品实际库存与财务成品账不一致问题； ( 3 ) 增加处理分期收款发出商品业务，实现合理避税。 2 、应收账款 ( 1 ) 按e r p 方式加强账龄的管理，正确地规划回收货款； ( 2 ) 建立可溯源的应收账款管理方式； ( 3 ) 规定标准的收款方式 3 、供应 ( 1 ) 采购计划受主生产计划制约并互动 ( 2 ) 采用e r p 的主生产计划方式，拉动物料需求计划的变动 ( 3 ) 按软件的要求正确处理赊购业务 4 、应付账款 ( 1 ) 按软件的要求正确处理赊购业务，应付账款应随赊购业务产生并及时 调整 ( 2 ) 按软件的要求规范付款方式，如按发票付款 5 、库存 ( 1 ) 建立符合e r p 方式的管理模式 ( 2 ) 按软件规范管理账务和实物 ( 3 ) 按软件规范对安全、合理等库存进行规划 6 、计划 ( 1 ) 采用主生产计划模式，重新确认企业的计划管理体系 ( 2 ) 按e r p 理念确定符合企业实际的计划生成模式 2 0 第三章系统改进分析 3 4 数据规范建议 在对业务进行改进的基础上，提出了对数据进行规范( 见表3 1 ) ，满足企 业管理的需求。 表3 1 数据规范建议表 序 功能名称功能描述所属部门 号 类别、编号、名称、型号或规格、单位、单价、 来源属性、供货单位，标准价格、结存数量、结 技术、供应， 0 1 物料主文件 存金额、采购限价、替代物料、存放位置、对应 销售 科目、责任采购员、在途天数、批量方式，重要 性标志等 0 2 材料消耗定额按照产品建立所耗材料的单位产品消耗定额数据 技术 0 3 加工工时定额按照产品建立单位产品工时消耗定额数据劳资 产品的生产周期或按独立需求物料提供每个产品的生产周期或加工 0 4 生产 生产节奏节奏( 如，铝管) 产品生产的工艺路 0 5 提供详细的产品加工工艺路线图技术、生产 线 编号、名称，地址、邮编、法人代码、联系人、 0 6 供货商档案联系方式、银行帐号、开户名称、税号、结算方供应 式、信誉度、主要供货商标志等 编号、名称、地址、邮编、法人代码、联系人、 0 7 客户档案联系方式、银行帐号、开户名称、税号、结算方销售 式、信誉度、是否分销商等 科目代码、科目名称、年初结存、累计借贷发生财务、销售、 0 8 应收、应付账款 额、期初余额、约计账龄、是否呆帐 供应 0 9 设置账龄段 企业责成相关业务员原则按照3 ，6 、9 、9 个月以 同上 上、两年以上等分划应收应付账款账龄 设置库存和货位编号，存放物料描述、坐落地点 供应、生产、 l o 库存和货位 等销售 1 1安全与合理库存计算和确定物料的安全与合理库存同上 规划设备的加工对象、产量或能力工时、所在工 1 2 设备能力数据动力 序、( 关键) 重要设备标志等数据 按照加工对象、工序( 岗位或设备) 规划所需投 1 3 劳动能力数据劳资 入的加工工时 物料的采购或生产规划产品、原附材料、包装物或其他物料的加工供应、生产、 1 4 提前期或采购提前期技术 整理业务单据，按照新的业务流程筛选或重新规 1 5 整理业务单据各部门 划单据 1 6 整理表报整理或重新规划需要系统输出的业务报表各部门 为便于分析软件应用的效果，企业在系统正式应 1 7 组织财产清查各部门 用前一定要组织财产清查，确定实情 规范计划生成业务 1 8 确定计划生成方式涉及的业务改进内容或部门销售、生产 流程 确定库存管理改进 1 9 理顺流程、方便管理、有利提高生产、供应 方式 规划物流同资金流 2 0 提交按照e r p 理念适度改进现有业务流程方案各部门 的集成关系 第三章系统改进分析 3 5 具体改进内容 在各模块的改进建议基础上，对每个业务进行具体分析、研究，提出了具 体的改进内容。由于涉及到的业务众多，我们只选择其中的销售和采购进行分析。 1 、销售 ( 1 ) 改进的内容： 1 ) 计划的生成方式：创造条件，确定以面向库存为主的销售计划预 测方式，控制临时任务干扰计划的频率。 钔 5 1 6 1 7 ) 商品出库的业务处理方法：对所有销售业务实行业务溯源，业务 同财务核算的集成关系，商品出库即按流向处理库存减少及对应 的核算业务。 客户的管理，区分普通客户和分销商，按照国家政策规定，分别 处理普通销售业务、赊销业务和分期收款发出商品业务，更有效 地控制应收账款结存。 发出商品的管理：对分销商的业务往来，通过分期收款发出商品 科目进行核算，实现合理避税，化解财税检查受罚的风险。 确保产成品库存账实相符，有利于支持计划和决策。 销项税款统计，提供按计算期统计增值税销项税款的功能。 建立同总账模块的接口，调选会计科目，编制会计凭证、汇转会 计分录。 ( 2 ) 改进后的业务流程描述 销售模块的主要业务包括：销售计划管理，销售合同管理，销售 订单管理，销售出库单管理，销售退货单管理，销售报价管理， 销售客户管理。 1 ) 销售计划是一个指导性的计划，可以根据销售计划来下达销售订 单和签订销售合同，销售计划审核后，成为执行的销售计划。 2 ) 销售合同是销售订单的法律效用文档。销售合同中要考虑是否是 根据某个销售计划执行，销售订单中也要体现销售合同的编号信 息，表明销售订单是执行某个销售合同，销售合同审核后，成为 可执行的销售合同。 3 1 销售订单主要是反映销售合同的执行，销售合同可以是签订一个 第三章系统改进分析 大批量货物的销售意向，销售订单是具体执行这个销售合同的单 据，它可以一次全部执行，也可以多次分批执行。销售订单是e r p 销售流程中重要单据，销售出库单要根据此单据生成。因此，为 了分析统计数据准确，要求每笔销售必须有销售订单。销售订单 审核后，成为可执行的销售订单。 4 ) 销售出库单要根据销售订单来录入，销售出库单经过审核后，变 为可执行的销售出库单。销售出库时，根据移动加权平均计算销 售成本。可以通过销售出库单的查询跟踪到销售成本和销售单 价。 5 ) 销售退货管理是客户要求退货时发生，由销售部门根据销售出货 单录入销售退货单，退货的物料和数量不能高于原出库单，同时 生成报验单，送交质控部门检验，此时退货单是待验状态。质控 部检验完毕后，将检验结果反馈到退货单中，如果合格，退货单 经过审核后，可以办理退库。 6 ) 销售报价管理是维护份报价单，企业所有可以销售的成品都要 录入销