企业合同章管理制度.doc

企业合同章管理制度 印章是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具印章的管理关系到企业正常的经营管理活动的开展甚至影响到企业的生存和发展所以企业应当高度重视下面是小编为你整理的合同章管理制度的几篇范文让你作为参考 企业合同章管理制度一 第一章总则 第一条为规范印章管理明确管理责任维护企业利益确保企业各部门各项工作顺利开展制定本制度 第二条印章包括企业公章、合同专用章、部门行政章和银行预留印章 银行预留印章包括企业公章和法人私章 第三章印章由部门申请经总经理审批后由行政部统一办理刻制 第四条印章遗失应及时向上一级部门领导汇报并向有关部门或个人通报以不影响企业利益为前提 第二章印章保管 第六条企业公章和合同专用章由总经理或总经理授权秘书保管;部门行政章由各部门经理负责保管 总经理有时间保管公章和合同章? 总经理一般会委托秘书保管印章所以秘书的道德、为人就至关重要了 总经理应当经常过目印章使用登记情况表应当观察秘书日常的工作态度和变化应当高度重视印章的管理 总经理不在企业应当通过电话请示并待总经理回厂后及时补签审批手续 公章和合同章的管理重点是要防范盖空白合同和非法合同 第六条银行预留印章一般包括公章和法人私章:企业公章由总经理或总经理授权秘书保管;法人私章由财务经理或授权主办会计保管 银行预留印章管理是重中之重重点应当防范出纳员盖空白支票从而逃款 出纳员杜绝保管印章 出纳员取款需要企业公章由财务经理审批秘书就应给予盖章 为了避免公章携带到室外使用而影响到企业日常的资金流企业可以向银行申请银行预留印章将公章改为财务章 为此可以考虑设置两个有所区别的财务章一个是财务部行政章另一个是财务部银行章 第七条印章保管人必须妥善保管印章不得随意存放不得私自委托他人保管;确需委托他人代管的应当在印章使用单上登记 第八条印章使用应当登记用印登记表由用印人亲自填写不得由他人代写;用印审批单由用印人填写由审批人签字审批 第九条印章应当存放在保险柜等安全的柜里应当随手存放并上锁 第三章印章用途 第十条企业公章适用企业对内对外发布公文或重点事项 第十一条合同专用章适用于企业与客户或供应商签订合同 第十二条部门行政印章一般适用以下内容: 1、报告:向上级部门或政府相关部门的有关报告 2、通知:向下级或相关部门通知或知会有关制度、协作工作等事宜 3、证明:向有关部门或个人证明有关事情与本部门有直接关系 4、往来:财务部门与客户或供应商确认往来账 第十三条银行预留印章适用于与银行办理取、存款往来关系一般仅有出纳员使用 第四章印章使用 第十四条印章使用必须详细登记用印日期、用印事由、印章类别、用印份数、审批人、经办人;确因业务需要需将印章带离室外使用的还必须载明归还日期 第十五条企业公章使用流程:由经办人填写用印申请单经部门经理确认后上报总经理审批 第十六条合同专用章使用流程:由经办人填写用印申请单经部门经理确认后上报总经理审批 第十七条部门行政印章使用流程:由经办人填写用印申请单上报本部门经理审批;如果是跨部门使用印章的还需要使用部门的经理确认 第十八条银行预留印章使用流程: 1、原则上由出纳提出申请;办理非货币资金形式的款项(如信用证开证申请、信用证承兑等)可由当事人(非出纳)提出申请 2、由财务经理负责审批 第十九条印章确需带离室外使用的审批流程:按照以上流程和要求办理但印章保管应当跟踪印章管理直至印章收回 同时企业公章和合同章带离室外使用应当有两个经办人共同携带办理 第二十条各部门经理自己使用印章的同样要在印章登记表上登记印章使用情况 第二十一条印章使用时印章保管人应当认真督促和审阅应当预防经办人弄虚作假以确保印章使用申请内容与实际相关资料相吻合 第五章附则 第二十二条本办法由行政部和财务部负责解释、修改 第二十三条本办法自200*年*月*日起施行 企业合同章管理制度二 1.印章定义: 公司印章主要指:公章、法人私章、合同章、财务章等各职能部门章 2.各类印章管理的范畴: 印章的管理涉及范畴:刻印、使用、废止、更换 3.各类印章的具体管理条例: 3.1刻印: 3.1.1新公司成立基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制应由指定的印章管理人员负责刻制后交由人事行政部备案并从刻制之日起执行相关使用条例 3.1.2因业务发展需要申请各职能部门专用章时由需求部门填写印章制发申请表经总经理核准后送交人事行政部门刻制 3.2使用: 3.2.1任何部门在启用印章前均需与公司(人事行政部)办理领取手续接受相应的责权告知签定印章签收手续并备案 (已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续) 3.2.2公章:公章由公司经理或各分公司经理保管 各部门有需盖公章的文件、通知等须先到人事行政部处领取并填写印章使用申请表经由分公司经理核准盖章并在印章使用申请表中签批盖章后经手人需将签批申请表交由人事行政部并在印章使用登记薄签字 人事行政部需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档 3.2.3合同章:合同章由财务部保管 主要用于公司签订各类合同使用专用章盖章前须先到人事行政部处领取并填写印章使用申请表经由公司或分公司经理审批财务经理审核后盖章并在印章使用申请表中签批经手人需将签批后申请表交由人事行政部并在印章使用登记薄签字 人事行政部需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档 3.2.4法人私章:法人私章由分公司出纳保管主要用于银行汇票、现金支票等业务使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章 3.2.5财务章:由财务部经理(或负责人)保管主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用发票专用章主要用于发票盖章 3.2.6其他职能部门章:其他职能部门章主要适用于各部门内部使用已经刻制的职能部门章需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法 3.3废止、更换: 3.3.1废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单并呈分公司经理核准后交由分公司人事行政部交由总部人事行政负责人统一废止或缴销 3.3.2遗失印章时应由印章保管人员填写废止申请单并呈分公司经理核准后签批遗失处理及处罚办法后交由人事行政部按批示处理如是遗失公司基本印章时必需登报申明 3.3.3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写废止申请单并呈分公司经理核准后交由人事行政部按批示处理 如有需要须填写印章制发申请表申请新的印章 4.印章保管人的责权范畴: 对于公司主要印章管理采用的是分散管理相互监督的办法 人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力具体划分如下: 4.1职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力同时负全部使用责任 4.2公章的保管人无独立使用权力但具有监督及允许使用权力因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任经手人则负部分责任而对未经由负责人或保管人(分公司经理)签批的公章使用经手人负主要责任保管人负部分责任 4.3财务章的保管人无独立使用权力但具有监督及允许使用权力因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任经手人则负部分责任而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章使用经手负主要责任保管人负部分责任 4.4法人私章的保管者是出纳即是保管者又是使用者但其无独立使用权力需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用否则负全部责任 4.5公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时需与办事人一同前往或指派代表一同前往 如遇要办理工商等年检等事务需将表格带回公司盖章 4.7公司高、中层领导因异地执行重大项目或完成重要业务需要携带公司印章出差的须经公司董事长或总经理审批并及时归还 4.8如遇个人需开具个人相关证明需由部门负责人以上担保签批后方能使用但如涉及到个人经济担保与证明时原则上一律不予证明其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责 4.9所有印章的使用必须严格执行公司的公章使用章程做好申请和使用登记 公司印章只适用于与公司相关业务不得从事有损公司利益之行为 4.10印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章如出现问题后果自负 给公司造成重大损失的公司将依法追究其法律责任 企业合同章管理制度三 目的为规范采购部合同专用章的使用与保管保证公司的合法权益不受损害杜绝合同签章的失误发生特制定本制度 2、适用、适用于采购部合同专用章的制作、使用与保管合同专用章仅限于采购部在签订有关订货合同、协议中使用 3、制作规定合同印章刻制按公司业务需要由采购部提出申请总经理批准后由行政部统一办理 印章刻好后由行政部办理印章登记手续填写印章管理登记表(附表1)备案并留好印章样图 总经理通过授权赋予采购部对其部门合同印章的保管权和使用权 由被授权人在行政部签字领取印章指定专人保管 4、使用及审批4.1、印章保管人员应在印章使用时严格把关并将用印情况登记在公司印章使用记录(附表2)中写明用印时间及用途按合同的审批权限由经理或总经理签字审批后盖章 审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内 4.2未经编号的合同、对方没有盖章的合同、缺少领导审核签字的合同、协议不得使用印章 4.3、未经领导批准不得将印章交给他人保管、使用 4.4、在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定 4.5、印章原则不允许携带外出如特殊需要须经部门经理提出书面借用申请并经总经理批准签字后方可借走借用