公司办公自动化管理规定.doc

公司办公自动化管理规定 1目的 为强化公司办公自动化系统的管理确保系统各功能有效运行信息及时处理和反馈对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理提高工作效率 2适用范围 本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理 3术语和定义 电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）文秘部落 4职责 4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门对公司办公自动化系统的管理负责定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况 4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门对公司办公自动化系统能否正常运行负责并负责对永久保留的信息备份工作 4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供 4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门对解放经销商办公自动化系统的管理负责定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况 4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门对解放服务站办公自动化系统的管理负责定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况 5管理要求 5.1电子公文管理规定 5.1.1电子公文与纸质公文关系 5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理按纸质公文办理程序处理电子公文 5.1.1.2电子公文行文关系与纸质公文的行文关系相同 5.1.1.3除特殊注明外电子公文与纸质公文具有同等的行政效力电子公文不加印鉴 5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等 5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理其工作流程与纸质公文工作流程基本相同 5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令并保守秘密在系统中不得从事与工作无关的活动系统用毕应及时退出该系统上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览 5.1.3对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件仍以纸质方式发送但要形成简要说明进入业务流程批复工作仍在办公系统中进行 5.1.4使用人员要在每个工作日8:008:30和16:0016:30期间察看待办事宜并签署意见 5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递 5.1.6各部门在收到电子公文后有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数然后继续办理的其他程序所收到的相同纸质公文应作为备份存档 5.1.7电子公文处理和存储必须采用专用的计算机和存储设备由收到电子公文的人员负责管理确保有关设备的安全 5.1.8电子公文介质硬（软）磁盘、磁带、光盘等应按下列要求管理： 5.1.8.1电子公文介质的使用和保存等同纸质公文的使用和保存 5.1.8.2电子公文介质的维护和维修由公司电算室负责 5.1.8.3电子公文介质的销毁等同纸质公文的销毁须进行登记并由两人监销确保不漏销、不丢失 5.1.9用户认证管理 5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码日常要求每隔1个月修改用户密码 5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全 5.1.10用户管理 5.1.10.1用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认 5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后）本部门领导签字后到人力资源开发室盖章确认由电算室创建用户 5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时请填写用户权限变更表（附后） 5.1.10.4用户变更：人员流动时由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室由电算室对这些用户变更所属部门 5.1.10.5用户注销：人员调离退休、退养、离职时由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室由电算室注销用户 5.1.11用户组管理 5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后由各主管部门重新审核 5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后）与电算室协商创建 5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护 5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息 5.1.12功能模块的管理各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护 5.1.13系统操作要求 5.1.13.1要求每天早8：00打开oa办公系统下班时触发按钮形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾 5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息 5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息 5.1.14信息管理要求 5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理保证邮件占用空间小于100m 5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间超期后由电算室对文档进行删除 5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护 5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护 5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护 5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份 5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份 5. 2经销商电子公文管理规定 5.2.1每家经销商一个用户名由专人管理与使用用户名和密码要有两人知晓避免人员调动其他人不能登录 5.2.2上机人员调离工作岗位新的操作人员应及时更改用户设置 5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码并保守秘密 5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动系统用毕应及时退出该系统 5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码” 5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件一经发现作为劣迹记入经销商综合考评 5.2.7使用人员要每日登录系统至少保证早、晚各一次并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员 5.3服务商电子公文管理规定 5.3.1外来公文进行登记、处理在收文流程中处理例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等由服务站资料员负责管理流程 5.3.2服务站内部制定的公文需按流程办理且归档在发文流程中办理由服务站资料员负责管理流程 5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用 5.3.4.1服务系统通讯录供服务站使用主要由贸易公司电算室负责 5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写以供服务站查看 5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等主要由服务管理部负责 5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等各服务站均可发布 5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通 5.3.6关于磁盘上机使用的规