办公自动化实用教材.ppt

第5章Excel2000,5.1Excel2000简介5.2表格的建立、编辑与格式化5.3基本操作5.4图表5.5打印5.6数据库,5.1Excel2000简介5.1.1Excel2000的功能1快捷的报表编辑能力2分析能力3图表能力4连接和合并能力5图像嵌入和链接能力6数据库管理能力5.1.2启动和退出Excel20001启动Excel20002退出Excel2000的方法,5.2表格的建立、编辑与格式化5.2.1Excel2000的工作界面5.2.2工作簿、工作表和单元格,图5-1Excel2000窗口,1工作簿工作簿是Excel存储数据的基本单位。一个工作簿中可以有多张不同类型的工作表。一个工作簿最多可以有255个工作表。系统默认每打开一个工作簿会同时打开3个工作表，分别为Sheet、Sheet2和Sheet3。,2工作表一张工作表是由65536个行（行号由上到下，从1到65536编号）、256个列（列号由左到右采用字母编号，从A到IV）组成的一个表格。行、列交叉位置称为单元格。,3单元格单元格是Excel的基本操作单位。每个单元格最多可存放32000个字符。一个工作表有65536256个单元格。每个单元格都有固定地址。,4活动单元格当前正在操作的单元格称活动单元格。改变活动单元格的方法如下。（1）鼠标法（2）定位法（3）键盘法5单元格内容,5.3基本操作5.3.1文件操作5.3.2创建工作表5.3.3使用工作表5.3.4编辑工作表5.3.5复制、移动和删除数据5.3.6格式化工作表5.3.7模板和样式5.3.8数据保护5.3.9公式与函数,5.3.1文件操作1新建工作簿其默认文件名为Book1.XLS。2保存工作簿3关闭工作簿4打开工作簿执行“窗口”菜单中的“重排窗口”命令，选择排列方式，单击“确定”按钮可实现多个工作簿以不同的方式排列。,5.3.2创建工作表5.3.2.1输入文本在单元格中，文本自动左对齐。要将数字作为文本输入，需要在输入的数字前加单引号（）。,5.3.2.2输入数字输入负数，应在数字前面加上一个负号，数字自动右对齐。若输入数字超过当前单元格宽度，Excel2000会自动将其以科学计数法表示。若科学计数法仍然超出单元格的列宽时，屏幕上会出现“#”的符号。输入真分数时，先输入0和空格再输入分数，；输入带分数时，整数与分数之间加一个空格；输入负数时，也可以用括号将数字括起。,5.3.2.3输入日期和时间在输入日期时，用“”或“/”连接年、月、日；在输入时间时，用“：”连接时、分、秒。若要输入当前的日期，按Ctrl+；键；若要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+：键。,5.3.2.4快速输入数据1填充复制填充复制是指将已经有的数据复制到周围的单元格中的方法。2自动填充复制（1）使用自动填充复制（2）自定义序列,5.3.3使用工作表1选择工作表（1）选择多个相邻的工作表（2）选择多个不相邻的工作表2添加工作表3删除工作表,4移动和复制工作表（1）在工作簿内移动工作表（2）在工作簿之间移动工作表（3）在工作簿中复制工作表（4）将工作表复制到其他工作簿中去5工作表重新命名6分隔工作表,5.3.4编辑工作表5.3.4.1选取操作范围1选定行或列2选取整个工作表3选取一个区域（1）一个单元格（2）一个矩形区域（3）选取不连续区域（4）选取视图外的范围（5）条件选取,5.3.4.2编辑数据5.3.4.3查找与替换1查找2替换,5.3.5复制、移动和删除数据1复制数据2有选择地复制数据3转置复制4移动数据5删（清）除数据6插入和删除单元格、行和列（1）插入单元格（2）删除单元格（3）插入行和列（4）删除行或列,5.3.6格式化工作表1改变行、列尺寸2取消网格3改变工作表的视图（1）放大和缩小工作表视图（2）冻结列和行标题4改变数据的颜色和图案5增加边框6文本修饰7标题居中,8对齐单元格中的文本9调整数字格式（1）用菜单改变数字格式（2）利用格式化工具按钮改变格式（3）利用“条件格式”功能改变格式10颜色的使用11日期及时间格式的设定12使用自动套用格式Excel2000提供了16种预先设置的表格格式。,5.3.7模板和样式1使用模板模板是具有特定数据格式的工作簿文件，它的扩展名为.XLT。2建立样式对于经常使用的格式，可以放在一起形成一组样式，这样可以节省编辑时间。,5.3.8数据保护1隐藏行或列2隐藏工作表3保护工作表4保护单元格,5.3.9公式与函数5.3.9.1用公式进行计算1Excel的公式公式由一个或多个单元格地址、数据、算术运算符、函数及括号组成。必须以“”开头，然后是公式表达式。2运算顺序,3输入公式（1）直接输入（2）通过单元格引用来输入公式4单元格地址的输入（1）绝对地址的引用（2）相对地址的引用5公式的显示6公式的编辑,5.3.9.2函数计算1Excel中常用的函数（1）ABS函数（求绝对值函数）（2）INT函数（取整函数）（3）MOD函数（求模函数）（4）ROUND函数（四舍五入函数）（5）SQRT函数（求平方根函数）（6）SUM函数（求和函数）,（7）LEN函数（测试字符串长度函数）（8）AVERAGE函数（求平均值函数）（9）COUNT函数（计数函数）（10）MAX函数（求最大值函数）2函数的输入（1）手工输入函数（2）使用粘贴函数3使用自动求和工具,5.4图表5.4.1Excel图表5.4.2创建图表5.4.3图表的移动和调整大小5.4.4修饰图表5.4.5增加和删除图表数据5.4.6改变图表文字、颜色、图案,5.4.1Excel图表Excel中主要的图表类型如下。（1）饼图（2）条形图（3）柱形图（4）折线图,5.4.2创建图表1创建内嵌式图表选择用来制作图表的数据区域，执行“插入”菜单中的“图表”命令，打开图表向导。2创建独立式图表,5.4.3图表的移动和调整大小1移动图表2调整图表大小5.4.4修饰图表1激活图表2为图表加上标题3插入数据标志4在标志旁显示图例标示符,5.4.5增加和删除图表数据1增加数据（1）向内嵌图表增加数据（2）向独立图表添加数据2清除图表中的数据,5.4.6改变图表文字、颜色、图案执行“格式”菜单中的“图表区”命令，在“图表区格式”对话框中设置所需格式。,图5-35“图表区格式”对话框,5.5打印5.5.1改变页面设置执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中可以对页面进行各项设置。5.5.2预览打印5.5.3打印工作簿,图5-36“页面设置”对话框,5.6数据库Excel2000具有简单的数据库管理功能，如排序、检索、数据筛选、分类汇总等。在Excel2000中数据库应该满足以下条件：工作表第一行为字段名行；同一列数据的类型应该一致；工作表数据区域中不能有空白行（列）；一张工作表只建立一个数据库清单。,5.6.1基本概念5.6.2创建数据库5.6.3编辑数据库中数据5.6.4删除记录5.6.5查找记录5.6.6记录排序5.6.7筛选数据5.6.8分类汇总,5.6.1基本概念Excel2000数据库是建立在关系模型之上，用二维表格的形式来表示实体与实体之间的关系。表格中的每一列称为一个字段，每一列的取值范围称为域。每个字段占工作表的一列，且有一个字段名，字段名一般是字符型数据。表格中的第一行必须是字段名，字段与字段之间不能有空白列。一个或若干个字段的集合称为记录类型。,图5-39数据库表,5.6.2创建数据库创建数据库，可分两步完成。首先在第一行输入字段名，其次，就是把数据输入到数据库中。利用菜单输入数据。5.6.3编辑数据库中数据5.6.4删除记录（1）在工作表上直接删除（2）通过编辑数据实现删除,5.6.5查找记录执行“数据”菜单中的“记录单”命令，在打开的“记录单”对话框中单击“条件”按钮。5.6.6记录排序执行“数据”菜单中的“排序”命令，在“排序”对话框中先选择“主要关键字”，再确定该关键字按什么方式进行排序（递增或递减）。,5.6.7筛选数据作用在于只显示满足指定条件的数据行。Excel2000提供了两种筛选数据的方法：自动筛选和高级筛选。“自动筛选”是一种快速筛选方式，是一种单列单条件的筛选过程。