（工商管理专业论文）erp管理系统与企业内部控制研究以盛威尔公司为例.pdf

南开大学学位论文使用授权书 根据南开大学关于研究生学位论文收藏和利用管理办法，我校的博士、硕士学位 获得者均须向南开大学提交本人的学位论文纸质本及相应电子版。 本人完全了解南开大学有关研究生学位论文收藏和利用的管理规定。南开大学拥有在 脚岫曲黼 妇 图3 1 盛威尔公司业务流动图 资料来源：公司内部资料 盛威尔公司的新战略，从2 0 0 6 年开始，盛威尔公司开始了新的战略方向， 由只做来料加工转型为开发国内市场，由一个只关注生产转变为以市场为导向 的企业。公司制定的第一个战略目标是成为海尔公司的供应商，根据这个方向， 公司决定在青岛设立了一家分公司。该公司先成为海尔的供应商，然后以青 2 4 哥 第三章盛威尔公司e r p 系统与内部控制概述 岛为基地，向北扩张，进军北方市场。 下图是青岛公司的发展规划图： 图3 2 盛威尔公司青岛分公司五年计划 资料来源：公司内部资料 该分公司计划在2 0 0 7 年实现盈亏平衡，并且在该年应该基于海尔， 成功 的开发其他北方客户，2 0 0 8 年至2 0 1 0 年，除进一步增加海尔的销售额外，在 北方市场的份额也逐步扩大。公司在2 0 1 0 年的盈利可以达到公司的平均水平。 图3 3 北方市场发展规划 资料来源：公司内部资料 2 5 第三章盛威尔公司e r p 系统与内部控制概述 由于公司发展初期规模较小，所以公司进行集中管理， 当时的组织架构 图3 4 盛威尔公司青岛分公司组织架构 资料来源：公司内部资料 根据公司的组织架构， 除了生产部，工程部和财务部外，其他的职能部 门都归属于市场及销售经理管辖， 当客户下达订单给盛威尔公司时，市场部 将客户订单信息录入e r p 管理系统，计划部根据订单的信息和物料的状况，通 过e r p 系统计算得出物料的需求状况， 然后通过采购部下达物料订单给供应 商，当所有的物料都到达公司仓库， 计划部门下达生产订单给生产部，生产 部根据生产订单生产。 公司的人力资源部实际上只有一个文员担任所有的角色， 包括人员的招 聘， 面试，培训和基本信息的收集。公司所有的人力资源的管理和流程沿用 惠州总公司的方法和流程，但由于只有个文员负责实施，所有实际上总公 司的方法和流程并没有得到贯彻和执行。公司的绩效考核是靠公司的几个经理 来评估，各个经理负责各自负责的部门， 没有流程，全靠感觉。 公司的采购部门由一个采购主管负责，包括公司的原材料的采购，间接 物料的采购， 和设备的采购等。采购订单的确认由市场及销售部经理负责审 查及批准，财务部不需要对采购的价格和采购需求进行审查。在青岛公司? 采 购部既是供应商寻找，审查的部门，又是根据客户需求下达采购订单的部门。 第三章盛威尔公司e r p 系统与内部控制概述 财务部负责对公司的费用进行核算，及月度及年度的财务报表包括公司内 部报表和公司外部报表，及对公司的财务数据进行分析。公司资产( 固定资产) 的管理名义是由财务负责，但实际整个工厂的资产管理是由人力资源部负责。 公司没有设定内控制度，财务部作为内控的关键部门没有能发挥内控的关键作 用。公司有做年度预算，但是由于青岛公司是新公司，并且鉴于公司的设立 是从整个集团公司的战略角度考虑的，所以并没有对公司实施严格的预算管 理。 2 0 0 7 年公司的实际经营绩效并没有达到预计的盈亏平衡， 而是继续亏损， 并且销售也没有达到公司的预期。2 0 0 8 年4 月和5 月，公司的生产工人进行了 两次罢工，主要的表面原因是公司工人不满意公司的工资水平，然而根据调 查， 盛威尔公司的员工的工资已经高于当地的平均水平。实际上， 此两次罢 工是由于总公司管理层和青岛公司市场及销售部经理就组织架构改革没有达成 一致，因为该经理希望把财务部，生产部和工程部全部并入他的管辖范围。 最后结果是总公司对该经理提升了一个职位，到市场及销售部总监。 2 0 0 8 年6 至1 0 月，公司继续亏损，总公司决定于2 0 0 8 年1 2 月底撤销青 岛工厂。 表3 12 0 0 8 年1 2 月盛威尔公司清算数据 美元： 原材料盘亏3 5 ，0 0 0 产成品盘亏 1 5 0 ，0 0 0 机器设备盘亏5 0 ，0 0 0 合计 2 3 5 ，0 0 0 资料来源：公司内部资料 第二节盛威尔公司i ：r p 使用现状 盛威尔公司自1 9 9 9 年投资建厂， 就引进了e r p ( e n t e r p r i s er e s o u r c e p l a n n i n g 企业资源计划) 系统， 所有的生产计划，存货流动都是通过e r p 系 统完成。 e r p 系统主要分为六大部分：客户信息及产品信息，供应商信息及材料信 第三章盛威尔公司e r p 系统与内部控制概述 息，材料采购计划，生产计划，存货管理，客户信用管理。 1 客户信息及产品信息 e r p 系统首先要求维护一个详细的客户信息文件， 包括：客户名字，地 址， 联系人，客户财务状况及背景等，根据客户的财务状况和预计的年采购 需求量，盛威尔公司会计算出该客户的信用额度和收款期限。信用额度会随 着采购量的扩大而增加，但超出信用额度， 系统将会自动停止供货。 产品信息包括生产该产品所需要的原材料清单， 相配备的设备清单，以 及花费的人工工时等。其中，产品信息中还包括该产品的型号， 规格。每 一个不同的产品将会有一个唯一的产品信息库。所有的生产必须更据e r p 系统 的产品信息来进行生产。公司的品质工程师负责维护和更新e r p 系统的产品信 息库。 2 供应商信息及材料信息 采购部根据产品工程师分解的图纸， 寻找供应商，找到合适的供应商后， 和品质部对供应商进行审查，只有在采购和品质两个部门达成共识一致同意 后，该供应商才可成为盛威尔公司的供应商。采购部将供应商信息维护的e r p 系统，包括：供应商名称，地址，年产能，对供应商的付款期限，供应商 的财务状况及资质， 和供应商的交货期限。材料信息包括材料的规格，型号， 和材料的价格，运输方式， 3 材料采购计划 公司客户服务部将客户需求计划放入e r p 系统，e r p 系统根据客户要求的 交货日期，现有的库存数量，生产的产能和材料采购的最长时间，通过计算， 得出在什么时候该购买多少数量的原材料。e r p 系统要求客户的需求计划要准 确，并且尽可能长，通常，盛威尔公司需要更新3 至6 个月的客户需求信息。 并且客户的需求计划要长于材料采购的最长期限。客户需求计划的稳定性决定 了材料采购计划的准确性。 因为客户需求计划的不确定，所以根据客户需求做的采购计划也会存在很 大的风险，然而e r p 系统在这里却无法起到风险控制的作用。 4 生产计划 当原材料准备好了以后，计划部门将客户订单转换成小的生产订单，物 料部根据生产订单发放原材料。生产计划的制定是根据现有生产工人的人数， 机器设备的使用状况和人员和设备的使用效率。在e r p 系统已经输入了每条生 第三章盛威尔公司e r p 系统与内部控制概述 产线的标准产出量，如果没有人员和设备的问题，实际的生产会与标准产能一 致。 由于实际的员工人数和设备状况会与标准的设定有差异，所以计划的制定 会需要做出调整。生产计划的执行也需要有管理人员的规范的管理和强有力的 执行分不开。一 5 存货管理 除了公司的固定资产，库存原材料就是公司的最大资产， 要怎么管理好 庞大的原材料库存，并且减少呆滞库存，加快存货的流转， e r p 系统使人， 财，物，产，供，销全方位科学有效的结合在一起，最大限度的降低库存， 赌赛了漏洞。e r p 系统提供了基础的信息平台，用户可以根据需要对库存采 用a b c 管理，设定安全库存，循环盘点等。 a b c 管理就是指在存货的日常管理中，根据存货的重要程度( 往往从价值 的角度) ，将其分为a b c 三种类型。a 类存货品种占全部存货的1 0 1 5 ， 然而资金却占存货总额的8 0 左右，实行重点管理和监控，如大型备品备件等。 b 类存货为一般存货，品种占全部存货的2 0 * - , 3 0 ，资金只占全部存货总额的 1 5 左右，在日常管理中进行适当控制，如日常生产消耗用材料等。c 类存货品 种占全部存货的6 0 0 0 , - 6 5 ，但资金却只占存货总额的5 左右，公司只进行一 般管理，如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过a b c 分类，管理者只 需要抓住重点存货，控制一般存货，从而制定出较为合理的存货采购计划，有 效地控制存货库存，减少流动资金的占用，加速资金周转。 盛威尔公司的存货管理是将a b c 管理，f m r 管理和j i t ( 及时交货) 与 安全库存的设定结合在一起，f m r 是指一周以内该存货在仓库移动次数大于 1 0 次为f 类，一周以内该存货在仓库移动次数小1 0 次大于3 次为m 类， 一 周以内该存货在仓库移动次数小于等于3 次为r 类。 当某存货被认定为a 类存货并且移动频率在f 类，系统会建议对其进行与 供应商j i t 合作，或者是采用v m i ( 供应商管理库存) 的合作模式，通过j i t 或者v m i 的合作模式，盛威尔公司不需要保存存货，在需要的时候供应商会直 接将该存货送入车间的指定生产线，这样既节约了仓库的使用面积，又减少 了公司流动资金的占用。由于这部分存货的价值最高，使用频率最大，所以 通过该模式，可以帮助公司减少流动资金4 0 左右，减少仓库的使用面积3 0 左右，极大的提高了存货周转率。 第三章盛威尔公司e r p 系统与内部控制概述 表3 2 盛威尔公司安全库存定义 。= 获： 1 03 1 0 要求企业建立内部控制相关信息与沟通制度，并且明确 对信息的收集、处理和传递程序，加强信息的及时沟通，促进内部控制在企业 的执行过程中的有效运行。笔者下面将从建立信息收集和加工机制， 建立反舞 弊机制两个方面对盛威尔公司的信息沟通与e r p 的信息收集处理模块进行比 较。 ( 1 ) 建立信息收集；b n - f 机制，是指企业应当对收集的各种内部信息和外 部信息进行分析，并对信息进行筛选、核对、整合，提高信息的有用性。从企 业的内部信息来讲，要求其根据经营目标建立与其经营活动相适应的信息系统， 持续性地收集经营活动所生成的各种信息，收集信息的渠道包括：财务会计资 料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道。从企 业的外部信息来讲，其渠道可以包括行业协会组织、社会中介机构、业务往来 单位、市场调查等渠道获取外部信息。由于所收集的各种信息来自于不同的渠 道和信息源，零散且非系统，必须对所收集信息进行必要的筛选、整理和加工。 随着e r p 系统逐渐成熟，智能化的e r p 系统已经增加了信息收集和处理的模 块，企业的管理者只要将与经营相关但零散的信息输入e r p 系统， 系统就会 自动对这些信息进行分析， 然后反馈给企业管理层分析的结果。随着全球化 的发展，人们得到的信息越来越庞大， 靠人来计算或分析已经那么庞大的数 据变得越来越不可能，而e r p 系统智能化的开发可以完全解决此问题。 ( 2 ) 建立反舞弊机制，是指企业应当建立反舞弊机制，明确反舞弊工作的 工作重点、关键环节和相关部门在反舞弊工作中的职责权限，并且规范舞弊事 件的举报、调查、处理、报告和补救程序。 通过建立企业的反舞弊机制，并且 重点放在重要领域和关键环节，防范舞弊行为的发生或者及时发现发生的舞弊 行为。对于反舞弊机翎，要坚持惩防并举、重在预防的原则，尽量避免舞弊行 为的发生，在反舞弊过程中，不断完善内部控制体系。e r p 系统无法做到自我 检测是否发生的业务存在舞弊行为， 但是通过授权控制其实已经预防了潜在的 舞弊行为的发生，然而， 企业的业务往往不仅仅限于e r p 系统的业务，在系 统外的业务就只有通过企业自身的反舞弊机制的健全来控制。 盛威尔青岛公司 4 0 第四章盛威尔公司e r p 系统与内部控制分析 并没有建立相应的反舞弊机制，对于系统外的舞弊行为不能得到识别，处理和 补救。 第五节盛威尔公司监督检查与e r p 的分析 企业需要定期对内部控制的执行情况进行监督检查，监督检查的方式包 括：内控部门定期做内部审计，外部会计师事务所做外部审计。 通过定期的 审计，企业内部控制运作情况进行检查监督，并将在检查中发现的内部控制 缺陷和异常事项进行分析， 提出相应的改进建议等形成内部控制检查监督工作 报告。内部控制检查监督工作报告中需要包括检查中发现的内控制度不健全、 不完善之处，内部控制缺陷及实施中存在的问题和隐患，针对存在的问题建议 采取的改善或弥补措施。e r p 系统并没有监督检查功能， 所以建立健全的监督 检查机制对于内部控制的有效执行是必不可少的。盛威尔青岛公司没有相应的 检查监督机制，所以内部控制体系没有得到有效的执行也就理所当然的事情 了。 综上所述，笔者通过对内部控制的五大要素进行分析，并且与盛威尔青 岛公司的e r p 系统在内控中所起的作用分别进行了对比分析，得出结论e r p 系统并不能取代企业的内部控制系统，企业必须建立自己的内部控制机制，结 合企业自身的实际情况，对内部控制机制不断完善和提高，并且通过完善和改 进e r p 系统，充分发挥e r p 系统在内部控制中发挥的作用。 内部控制的目的 是防范和抵制企业风险，e r p 系统的目的是优化企业资源，两者是相互支持 和相互促进，而不是相互取代的关系，所以企业必须引进适当的e r p 系统使 企业资源利用最大化，建立完善的内部控制机制将企业风险最小化。盛威尔 青岛公司的管理层认为使用了e r p 系统，公司就可以正常的运转， 从而不需 要花费精力去建立相应的内部控制制度，是完全将内部控制和e r p 系统的目的 混淆在一起，从而给公司带来来灭顶之灾。 4 l 第五章研究结论与展望 第五章研究结论与展望 第一节研究结论 随着经济的全球化，企业的经营环境越来越复杂，竞争越来越激烈，并且 要会面对更大的环境变化和生存风险。内部控制作为防范风险的有力工具，并 没有被许多公司重视，由于我国公司的现状是管理层普遍缺少风险意识， 不 懂得企业财务管理知识，更缺乏有效的风险管理机制，结果导致许多公司应 变能力和抗风险能力较差，再加上企业的管理层片面追求财务杠杆的运用，而 忽视经营风险，市场分析不充分，风险控制失效，以致影响了整个企业经营 战略的及时调整。 e r p 系统是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业的决 策者及管理层提供决策运行手段的管理平台。e r p 系统集信息技术与先进管理 思想于一身，主要目的是对企业进行合理的资源分配，最大化地创造社会财富。 本文笔者通过对内部控制和e i 心系统的理论的介绍，然后以盛威尔公司青 岛分公司的内部控制现状和e r p 的实施使用情况进行分析，最后根据对内部控 制的五大要素与e r p 的实旌分别进行比较，得出结论由于内部控制的薄弱，直 接导致了盛威尔公司青岛分公司的失败，e r p 在某种程度上缓解了内控薄弱导致 的不利影响，但始终无法弥补内控缺少的不足 根据笔者对现有市场上的企业的了解，盛威尔公司青岛分公司的案例比较 具有普遍意义，“重生产而轻管理”的思想仍然存在于大多数的中小型企业，e r p 系统能够解决企业资源合理配置问题和帮助企业的生产运营正常运转，并且某 种程度上降低企业存货和生产的风险，但由于没有良好的系统的风险控制机制 为企业进行合理的风险控制，许多的中小型企业都走不远所以，完善的内控控 制制度和成熟的e r p 系统是企业成功的基石e r p 系统不能取代企业的内部控 制体系，成熟的e r p 系统可以促进内控的完善，健全的内控体系也可以拓宽 e r p 发展的方向。一个成功的企业，必须拥有成熟的e r p 系统作为企业运营 管理的平台，完善的内控控制体系作为企业保驾护航的强有力的工具。 第五章研究结论与展望 第二节研究展望 随着信息技术在各行业普遍和深入的应用，确保企业信息系统的正常运行 和安全已经成为企业经营正常运行最基本的条件之一，现阶段，计算机硬件故 障、程序故障、操作系统错误、计算机犯罪，设备灾害以及保密数据泄漏等现 象发生的可能性愈来愈高。i t 应用的进步导致了需要有专门的内部控制措施才 能控制新的风险，信息系统审计( 又称i t 审计) 正是在这种情况下，目的为 提高信息系统的安全性、可靠性和开发、运营效率，使企业信息化得到健康、 全面的发展而引入的预防机制。 信息系统审计是：对信息系统的可靠性、安全性、开发和运营效率进行检 查和评估；将检查和评估结果向上级主管报告；上级主管根据评估报告，指示 信息化担当人员对信息系统进行相应的改善、i t 审计师对改善情况进行追踪。 信息系统审计进一步完善了企业的内部控制制度，为迸一步降低企业风险提供 了保障。 参考文献 参考文献 陈汉文，张宜霞2 0 0 8 企业内部控制的有效性及其评价方法审计研究，3 ：4 8 5 4 陈志斌，何忠莲2 0 0 7 内部控制执行机制分析框架构建，会计研究，10 ：4 6 5 2 陈志斌2 0 0 7 信息化生态环境下企业内部控制框架研究，会计研究，1 ：3 0 - 3 7 丁友刚2 0 0 7 内部控制、风险控制与风险管理基于组织目标的概念解说与思想 演进，会计研究，1 2 ：5 1 5 4 范玉顺企业信息化整体解决方案的内涵和实施途径( j ) 计算机集成制造系统- c l m s ， 2 0 0 4 ，l o ( 5 ) ：4 81 - 4 8 6 方春生，王立彦，林小驰，林景艺，冯博2 0 0 8 s o x 法案、内控与财务信息可靠性审计研 究，l 方红星2 0 0 2 内部控制、审计与组织效率会计研究，7 ：4 l 4 4 郭道扬2 0 0 4 论产权会计观和产权会计变革会计研究，2 ：8 15 侯炳辉。绉议企业信息化，电子展望与决策，2 0 0 0 ，2 ：3 8 李若山2 0 0 5 审计失败与c o s o 报告谈企业创新与内部控制变化审计与经济研 究，2 李小卯，蔻纪淞信息技术项目实施的组织形式系统工程学报，1 9 9 9 ，1 4 ( 2 ) ：1 7 3 1 7 5 李心合2 0 0 5 论制度财务学的构建会计研究，7 林斌、饶静，2 0 0 9 ，上市公司为什么自愿披露内部控制鉴证报告k 基于信号传递 理论的实证研究会计研究 林钟高、郑军2 0 0 7 基于契约视角的企业内部控制研究，会计研究，1 0 ：5 3 - 6 1 刘明辉、张宣霞2 0 0 2 内部控制的经济学思考会计研究，8 ：5 4 5 6 潘琰，郑仙萍2 0 0 8 论内部控制理论之构建：关于内部控制基本假设的探讨，会计研 究，2 ：6 3 - 6 7 齐二石，霍艳芳，中国大陆工业工程发展概况 j 。中国工业工程学刊，2 0 0 2 ，19 ( 2 ) ：1 8 汤谷良2 0 0 0 财务控制新论兼论现代企业财务控制的再造会计研究，3 ：7 1 1 王众托企业信息化与管理变革，中国人民大学出版社，2 0 0 1 乌家培企业信息化十大要点天津科技2 0 0 1 ，2 ：2 0 - 2 1 谢家平，崔南方，陈春荣e r p 软件选型的模糊评估模型及应用华中科技大学学报， 2 0 0 2 ，3 0 ( 5 ) ，3 7 舶 谢志华2 0 0 7 内部控制、公司治理、风险管理：关系与整合，会计研究，1 0 ：3 7 - 4 5 杨雄胜，李翔，邱冠华2 0 0 7 中国内部控制的社会认同度研究，会计研究，8 ：6 0 - 6 7 杨雄胜2 0 0 5 内部控制理论研究新视野会计研咒7 ：4 9 - 5 4 张宜霞2 0 0 7 企业内部控制的范围、性质与概念体系基于系统和整体效率视角的 研究，会计研究，7 ：3 6 4 3 a i ij a a f a r i i ，k i t s a n a m a n i v o n g t o w a r d sas m a r tp r o j e c tm a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n m 叨m m 阿 旧 研脚防 旧 嗍 旧 刚叫 圈嘲幽 陶 参考文献 i n t e m a t i o n a lj o u r n a lo fp r o j e c tm a n a g e m e n t , 19 9 8 ，v 0 1 16 ( 4 ) ：2 4 9 - 2 6 5 【2 7 】a l t a m u r o ，j ，a n da b e a t t y 2 0 1 0 h o wd o e si n t e r n a lc o n t r o lr e g u l a t i o na f f e c tf i n a n c i a l r e p o r t i n g ? j o u r n a lo f a c c o u n t i n ga n de c o n o m i c s4 9 ：5 8 - 7 4 f 2 8 】a s h b a n g h s k a i f e ，h ，c o l l i n s ，d 。，k i n n e y , w ：，l a f o n d , ，2 0 0 8 ，t h ee f f e c to fs o x i n t e r n a lc o n t r o ld e f t c i e n c i e sa n dt h e i rr e m e d i a t i o no na c c r u a lq u a l i t y t h ea c c o u n t i n g r e v i e w , 8 3 ：2 1 7 2 5 0 【2 9 1a s h b a u g h - s k a i f e ，h ，c o l l i n s ，d ，k i n n e y , 砒，l a f o n d , r ，2 0 0 9 ，n ee f f e c to fi n t e r n a l c o n t r o ld e f i c i e n c i e so nf i r mr i s ka n dt h ec o s to fc a p i t a l j o u r n a lo fa c c o u n t i n gr e s e a r c k , 4 7 ：1 4 3 3 0 】b e d a r d , j 2 0 0 6 r e p o r t e di n t e r n a lc o n t r o ld e f i c i e n c i e sa n de a r n i n g sq u a l i t y w o r k i n gp a p e r , u n i v e r s i t e l a v a l 31 】b e n e i s h , d ，b i l l i n g s ，m ，h o d d e r , l ，2 0 0 8 ，i n t e r n a t i o n a lc o n t r o lw e a k n e s s e s a n d i n f o r m a t i o nu n c e r t a i n t y a c c o u n t i n gr e v i e w , 8 3 ：6 6 5 7 0 3 【3 2 】c h r i s t o p h e rp h o l l a n da n db e nl i g h t ac r i t i c a ls u c c e s sf a c t o r sm o d e lf o re r p i m p l e m e n t a t i o n i e e es o f t w a r e , 19 9 9 , m a y j u n e , 3 0 - 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