（工商管理专业论文）隆长源公司引进进销存系统提升企业管理水平的分析.pdf

学位论文版权使用授权书 1 i l l l l l l l l l l l l ll l l l l l t l l ll u li i i l l l t l ll l l l i y 17 8 115 5 本学位论文作者完全了解北京交通大学有关保留、使用学位论文的规定。特 授权北京交通大学可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索， 并采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编以供查阅和借阅。同意学校向国 家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权说明) 学位论文作者签名：歹毒如鸺 导师签名： 签字日期：咖年夕月夕日 签字日期：。一年7 月乙日 中图分类号： u d c ： 北京交通 学校代码：1 0 0 0 4 密级：公开 大学 专业硕士学位论文 隆长源公司引进进销存系统提升企业管理水平的分析 m a n a g e m e n t l e v e li m p r o v e m e n t a n a l y s i sf o rl o n gc h a n g y u a n c o m p a n yb yi n t r o d u c t i o no fl o n g i n v o i c i n gs y s t e m 作者姓名：李晓彬 导师姓名：丁静之 专业学位：m b a 学号：0 8 1 2 0 9 5 6 职称：副教授 学位级别：硕士 北京交通大学 2 0 10 年6 月 致谢 时光匆匆如流水，转眼已经到了第二个年头的炎炎盛夏。在以欢欣的心情收 获盛夏果实的同时，失落的心情也难以掩饰。因为，随着论文的终结，也意味着 我生命中最重要的一段学习时光即将结束。在这两年的时问里，我遇到了许多恩 师益友，无论在学习上、生活上还是工作上都给予了我无私的帮助和热心的照顾， 让我在诸多方面都有所成长。 尤其是导师丁静之副教授渊博的专业知识，严谨的治学态度，诲人不倦的高 尚师德，朴实无华、平易近人的人格魅力对我影响深远，不仅使我树立了人生进 取的目标、掌握了基本的研究方法，还使我明白了许多待人接物与为人处世的道 理。 在两年的学习期间里，我得到尹丽华、刘华、张江等同学的关心和帮助，在 此表示深深的感谢；感谢我的父母，给予我生命并竭尽全力给予我接受教育的机 会，养育之恩没齿难忘；感谢我的伴侣殷丰丽，无论在精神还是在物质上都给予 我莫大的支持。还有许多人，也许他们只是我生命中匆匆的过客，但他们对我的 支持和帮助依然在我记忆中留下了深刻的印象。在此无法一一罗列，但对他们， 我始终心怀感激。 北京交通大学专业硕士学位论文中文摘要 中文摘要 摘要：在信息化的竞争时代，手工作业方式难以适应现代企业市场竞争的需要。 为改变企业依赖手工作业的现状，实现无纸化办公，提高企业的运作效率，提升 企业的管理水平，现代中小型企业需要引进一套高效的管理平台一进销存系统。 计算机进销存系统经过十余年的发展，在技术创新、实际应用等方面已经非常成 熟，它完全可以代替手工作业，提升企业的管理水平。 本文从现代钢制办公家具企业隆长源公司的进销存业务的管理现状出 发，全面分析了该公司在进销存管理上存在的问题，进而提出了采用进销存系统 可以帮助该公司解决这些问题，随后本文探讨了该公司引进进销存系统的必要性 与可行性，并指出了该公司引进进销存系统后能够获得的预期效果。 关键词：进销存管理；进销存系统；管理水平。 北京交通大学专业硕士学位论文abstrac t a b s t r a c l 已 a b s t r a c t c o m p e t i t i o ni nt h ei n f o r m a t i o ne r a , t h et r a d i t i o n a lm a n u a lm o d eo fo p e r a t i o n h a v eb e e nu n a b l et oa d a p tt ot h e n e e d so fm o d e m e n t e r p r i s em a r k e tc o m p e t i t i o n t o i m p r o v et h ee f f i c i e n c yo fb u s i n e s so p e r a t i o n s ，r e d u c ec o s t se n t e r p r i s em a n a g e m e n t ， t h em o d e ms m a l la n dm e d i u me n t e r p r i s e sn e e dt oh a v ee f f i c i e n t m a n a g e m e n t i n v o i c i n gs y s t e mi sm o r et h a nt e ny e a r so fd e v e l o p m e n t , t e c h n o l o g yi n n o v a t i o n ， p r a c t i c a la p p l i c a t i o nh a sb e e nv e r ym a t u r e i tc a nb ea p p l i e dt om o s to ft h e ms m a l l a n dm e d i u me n t e r p r i s e s ，i m p r o v et h ee n t e r p r i s e sm a n a g e m e n tl e v e l f r o mt h em o d e ms t e e lo f f i c ef u r n i t u r em a n u f a c t u r e r - l o n gc h a n g y u a n c o m p a n ys t a t u sq u oo fab u s i n e s s ，ac o m p r e h e n s i v ea n a l y s i so ft h ec o m p a n y p r o b l e m si ni n v e n t o r ym a n a g e m e n t ，i n v o i c i n gs y s t e mt h a tc a nh e l pc o m p a n i e s a d d r e s sl o n gs o u r c el u n gt h e s eq u e s t i o n s ，t h e nt h i sa r t i c l ed i s c u s s e st h ei n t r o d u c t i o n o ft h ec o m p a n yi n v o i c i n gs y s t e mn e c e s s i t ya n df e a s i b i l i t yo f , a n dt h a tt h ec o m p a n y i n t r o d u c e dt h ei n v o i c i n gs y s t e mc a no b t a i nt h ed e s i r e dr e s u l t s ，a n dt h e np o i n t e do u t t h a tt h ec o m p a n yn e e d st oi n 仃o d u c ei n v o i c i n gs y s t e mt oh e l pe n t e r p r i s e st oi m p r o v e e n t e r p r i s em a n a g e m e n ta n dp r o f i to b j e c t i v e s k e y w o r d s ：p r o g r e s s i v e ，s a l e sa n di n v e n t o r ym a n a g e m e n t ；i n v o i c i n gs y s t e m ； m a n a g e m e n t 北京交通大学专业硕士学位论文目录 目录 中文摘要。i i i a b s t r a c t i v l 绪论1 1 1 选题背景l 1 2 选题意义l 1 3 研究思路、内容及结构2 1 3 1 研究思路2 1 3 2 研究内容2 1 3 3 研究结构2 2 相关概念与理论。4 2 1 进销存及其管理的概念。4 2 2 进销存系统的概念4 2 3 进销存系统的作用5 3 隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题6 3 1 隆长源公司概况6 3 1 1 公司简介6 3 1 2 公司各部门具体职责6 3 2 隆长源公司进销存现状7 3 2 1 采购管理状况7 3 2 2 销售管理状况。9 3 2 3 库存管理状况1 0 3 2 4 隆长源进销存存在的问题及进销存系统的引入1 l 4 隆长源公司引入进销存系统的必要性和可行性1 3 4 1 引入进销存系统的必要性1 3 4 1 1 从竞争者角度分析1 3 4 1 2 从业务管理角度分析1 4 4 2 引入进销存系统的可行性分析1 4 4 2 1 技术方面15 4 2 2 运营费用方面15 4 2 3 管理方面15 4 2 4 动力方面1 5 北京交通大学专业硕士学位论文目录 4 2 5 认同方面1 6 5 隆长源公司引进系统后的预期效果及实施要点1 7 5 1 引进进销存系统的预期效果1 7 5 1 1 流程得到优化1 7 5 1 2 效率得到提高17 5 1 3 支出得到降低1 8 5 2 进销存系统的实施要点18 5 2 1 公司领导者的重视程度1 8 5 2 2 公司要有制度上的保障1 9 5 2 3 系统软硬件要有可靠的质量保证1 9 5 2 4 与系统供应商紧密合作1 9 5 2 5 对于实施成果及时总结1 9 6 结论2 0 参考文献。2 1 独创性声明。2 2 学位论文数据集。2 3 北京交通大学专 业 硕 士 学位论文绪论 1 绪论 1 1 选题背景 中小型企业进销存系统应用的大量统计数据，以及此类系统的厂商不遗余力地投 入，表明了近年来进销存系统在中小型企业中应用的高速发展趋势；同时也表明，传统 的中小型企业在进、销、存等环节的管理上存在着一定程度的不足，而这些不足使他们 在市场竞争中陷入了被动境地。在日益激烈的竞争环境下，进行有效的进销存管理成为 中小企业存身立业的头等要事。然而对大多数中小企业而言，利用手工作业方式实现有 效的进销存管理必然会存在很大难度，因此企业必须借助现代化的管理方法和技术 进销存系统，提升企业的管理水平和实现企业的快速发展。 考虑到借助进销存系统能够提升企业的管理水平，中小型企业都纷纷开始引进进销 存系统，例如服装企业在引进进销存系统，汽车零配件企业在引进进销存系统，管理咨 询公司也在建议引进进销存系统，就连最最不起眼的街边小商店，也在学习进销存系统。 但是，并不是所有企业都需要进销存系统；也不是引进了进销存系统就能够提升企业的 管理水平，引进与否，企业需要根据自身的具体情况来定，盲目引进是不可取的。因此， 企业要从长远规划出发，了解企业存在的真正的问题，从实际出发，做出正确的判断。 1 2 选题意义 随着时间的推移，隆长源这个以铁柜为主营业务的公司逐渐地发展起来。然而， 在竞争日益激烈的背景下，该公司处理进、销、存等相关业务的手段依然是手工操作方 式，这种方式导致了该公司采购工作不及时、销售工作效率低、库存产品零乱、财务数 据滞后等等一系列管理水平低下问题。为改变这种槽糕的现状，提升公司的管理水平， 实现公司的快速发展，隆长源需要寻找有效的管理平台。 在这个信息时代的背景下，引进进销存系统成为中小企业的热门议题，而进销存系 统在每个企业发挥的作用是各不相同的。有的公司引进系统后，能够利用该系统大幅地 提升企业的管理水平；而有的公司却流于形式，虽然购置了一套进销存系统以及配套设 备，但仍采用手工作业方式，浪费了大量的资金和精力；可能还存在一些公司，他们虽 然采用了进销存系统，但是该系统没有使这些企业的管理水平得到提高，反而却阻碍了 企业的发展。本文正是基于这些现状，希望从隆长源公司实际情况出发，把进销存系统 与该公司的进销存业务现况结合起来，研究是否能用进销存系统来解决该公司进销存管 北京交通大学专业硕 士 学位论 文绪论 理方面存在的问题，换句话说，就是隆长源公司是否适合引进进销存系统，利用系统是 否能够提升公司的管理水平。通过本文的分析，隆长源公司的管理者将会对是否引进进 销存系统一目了然，从而做出合理的决策。从这个角度来讲，本文的研究工作具有重要 的现实意义。 1 3 研究思路、内容及结构 1 3 1 研究思路 ( 1 ) 提出问题 ” 隆长源公司是否能引进进销存系统，是否能利用此系统提升公司的管理水平? ( 2 ) 分析问题 对隆长源公司进、销、存相关业务进行分析，找出该公司在进销存管理上存在的实 际问题，分析这些问题与进销存系统的关联程度，研究该公司引进进销存系统的必要性 和可行性，探讨该公司引进系统后将会取得的预期效果。 ( 3 ) 解决问题 通过分析发现，进销存系统对隆长源公司来说，存在引进的必要性和可行性。隆长 源需要及时引进进销存系统。 1 3 2 研究内容 本文主要探讨隆长源公司是否能够引进进销存系统，以提升隆长源公司的管理水 平。基于这样的研究目的，本文研究的主要内容如下： ( 1 ) 阐述了进销存及其管理、以及进销存系统的概念和作用。 ( 2 ) 分析了隆长源公司进、销、存的业务流程，总结出该公司在进销存管理上存 在的问题。 ( 3 ) 对隆长源公司引进进销存系统的必要性和可行性进行分析。 ( 4 ) 多角度指出隆长源公司引入进销存系统能产生的预期效果；并指出要达到预 期效果，该公司需要具备的实施要点。 1 3 3 研究结构 本文的研究思路是提出问题、分析问题、解决问题，各章节内容及顺序也是依据此 思路安排，具体分布情况见研究结构图： 2 北 京交 通 大学专 业 硕 士 学位论文绪论 提出 问题 分析 问题 解决题 第一章明确研究背景及意义。 第二章 念、进销存系统的概念及进销存系 第三章对隆长源公司的概况、进销存业务 现状进行描述，并指出该公司在进 销存管理上存在的问题，进而引出 第四章说明隆长源公司引进进销存系统 的必要性和可行性。 第指实施进销存系统后的预期效果，以及 要达到预期效果该公司需要具备 哪些实施要点。 第六章总结。 图1 ：研究结构图 3 北京交通大学专业硕士学位论文相关概念与理论 2 相关概念与理论 2 1 进销存及其管理的概念 进销存又称为购销链。所谓进，是指询价、采购到入库与付款的过程；销是指报价、 销售到出库与收款的过程；存是指出入库之外，包括领料、退货、盘点、报损报益、借 出、调拨等影响库存数量的动作。 进销存管理是指企业管理过程中，从采购( 进) 到入库( 存) 再到销售( 销) 的动 态管理过程。 2 2 进销存系统的概念 进销存系统就是用计算机软件来管理企业日常经营中最基本的进货( 采购) 、商品 销售、入库出库( 库存管理) 、应收应付、收入支出、损耗等基本的业务流程， 并且能够为企业及时、准确地提供更多、更全面的管理信息。其基本流程如下图： 图2 ：进销存系统基本流程图 4 北京交通大学专业硕士学位论文相关概念与理论 2 3 进销存系统的作用 ( 1 ) 可以大幅提升公司形象，建立现代化信息管理体制。 ( 2 ) 可以规范并优化企业内部各部门、各办事机构的业务流程，再造业务规范， 并对重点业务实行全面质量监控。 ( 3 ) 可以实现各部门问的协同作业、无纸办公。 ( 4 ) 可以达到公司内部各部门使用权限明了，杜绝互相推诿的现象。 ( 5 ) 可以支持企业引进决策支持系统，为企业决策层提供市场分析数据，能够对 未来公司的业务发展、客户需求发展、市场发展作出预测。 ( 6 ) 可以帮助建设企业i n t 凡蝌e 吖i n t e i 心匝t 网络平台。 ( 7 ) 通过i n t e r n e t 实现全天候实时服务，可以充分满足客户的各种需求，全面 提升客户服务水平，大大加强与客户的紧密度，将企业塑造成国际化企业的首选品牌。 ( 8 ) 可以全面降低企业运作成本，提高公司的整体运作效率，大幅拓展业务，争 取企业利润最大化，进一步提高企业的竞争力。 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 3 隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 3 1 隆长源公司概况 3 1 1 公司简介 隆长源公司成立已经两年有余。作为一家中小型企业，隆长源公司主要的竞争优 势是灵活多变，能够按照客户的多样化需求，提供各种规格的钢制文件柜、更衣柜、密 集档案柜等二十多种不同产品。公司目前设有销售部、仓储部、财务部、采购部、运输 部五个部门，员工1 8 人。 在北京地区，虽然目前铁柜市场竞争激烈，但公司仍有5 的市场占有率。每年能 够销售3 万多套产品，毛利润可达3 百万元。公司有较大的存货库房，能够保证平均每 日9 0 套的供货需求，每年服务客户8 0 0 0 多家。在隆长源公司未来的战略规划中，要力 争在2 0 1 5 年，实现4 0 以上的市场占有率，年销售铁柜1 万套，并创下有一定市场知 名度的品牌。 3 1 2 公司各部门具体职责 公司的组织结构是直线职能制组织机构，上面是公司总经理，在总经理的管理下 设置相应的职能部门专业从事具体管理工作，主要有销售部、财务部、采购部、仓储部、 配送部等，其结构如下图： ii 罩冒l 销财采! 仓| 配 i 售务购储j 送 f 部部部部l 部 ujl 二一l 图3 ：隆长源公司组织机构 ( 1 ) 销售部 完成公司下达的销售任务；建立北京市场的销售服务网络；建立健全各项销售规 6 北京交通大学专业硕士学位论文 隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 章制度；负责客户的各项销售服务工作及信息收集工作。 ( 2 ) 财务部 根据国家有关财会和税收法规，制定和贯彻执行公司的会计核算制度和财务管理 制度，准确核算并按规定及时对内和对外报送公司经营情况和财务状况，为公司的经营 决策和财务管理提供可靠依据；控制和降低成本，提高资金使用效率，提高经济效益， 最终促进公司实现经营目标。 ( 3 ) 采购部 负责组织公司所销售产品的采购；建立好供方及用户档案，并做好工作记录；建 立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉；所有货物一律开箱验收，发现问题及时 和供应商联系，尽早解决；负责为所采购货物办理入库手续；货到后应在一个工作日内 办理入库手续。 ( 4 ) 仓储部 主要职责是出入库、盘存管理。 ( 5 ) 配送部 按照出库单上提供的产品到仓储部提货，根据客户详细信息，将铁柜安全送达客 户指定的位置。 3 2 隆长源公司进销存现状 3 2 1 采购管理状况 公司采购管理主要涉及两个方面，一个方面是设计合理的采购流程，另一个方面 是确定供应商及货源。 ( 1 ) 采购流程 当采购部接到采购请求时，如果铁柜属于常规尺寸，那么采购员在记录本上先查 找生产常规铁柜的供应商，根据以往厂商提供的产品报价，及以前的供货情况记录，挑 出一个性价比较高的供应商。若属异型加工尺寸的产品，不仅要比较供应商的生产能力， 还要比较供应商在价格、质量、做工等方面的差异，然后挑选出一家性价比较高的供应 商。若该种产品只有一家供应商，则无需挑选。选定供货商后，双方按照严格的约定交 货，经仓储部门根据货物的验收标准对来货进行验收，验收合格入库后通知采购部门， 采购部门再告知财务部门，财务部根据双方约定方式支付货款，则完成采购作业。具体 流程如下图所示。 7 北京交通大学专业硕士学位论文 隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 图4 ：隆长源公司采购流程图 ( 2 ) 供应商选择 供应商选择是采购管理中重要的一项工作。选择一批好的供应商，不但对企业的 正常生产经营起着关键性作用，而且对企业的发展也非常重要。通常来讲，供应商和购 买者是利益互相冲突的矛盾对立体，对隆长源公司也是如此。因此，供应商对隆长源公 司来说，产品交货日期和产品质量没有可靠的保证、产品价格过高等这些因素都将直接 影响企业的经营效益。 对于供应商的选择，隆长源公司采用逐级比较筛选法。具体过程可以用例子说明， 例如公司要采购“平开文件柜”，采购员先要根据厂家提供产品图册，确定哪些厂家有 这种产品，假如1 、2 、3 、6 、8 、1 0 六个厂家有，那么接下来就只用比较这六家的产品 尺寸。如果1 、2 、3 、6 、8 这五家满足尺寸要求，下一步就将订单上要求的产品颜色与 这五个厂家的对照，如果l 、2 、3 、6 这四个厂商符合条件，接着就在这四家中比较产 品的质量。如果1 、3 、6 三个厂家符合质量要求，随后就根据这三家的报价再进行选择。 如果1 、3 的价格最低，那么最后就只用根据运费的高低在1 、3 中选择。如果l 的运费 低，那么l 就是最终的供应商。 表1 产品供应商选择表 供应商 项目 铁柜品种 、，、， 尺寸 颜色 、， 质量 价格 运费 符合条件 、， 备注：香河腾达铁柜厂香河荣盛达铁柜厂香河朋发铁柜厂香河华威铁柜厂 胜芳富士达家具厂胜芳强业家具厂胜芳玉淞家具厂衡水腾达实业 衡水海君柜业衡水武森柜业 打“寸表示符合某种条件的供应商 8 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 3 2 2 销售管理状况 销售管理中心的具体工作是负责公司销售后勤的管理和日常事务，如订单录入、 订单跟进、传递任务单以确保销售订单的及时准确的实施等；负责公司的合同和订单管 理，根据公司的要求，审核和保管销售合同和订单，保证合同、订单的制作规范和有效 执行，并随时向销售经理汇报业务情况；负责与采购部、配送部协调供货，保证及时发 货，保证信息畅通；对业务员的临时样品出库进行管理、登记、归还等手续；向其他部 门提供销售研究数据；负责销售部的销售状况分析，正确做出市场销售预测报告。 隆长源公司的销售业务流程是先与客户建立关系，然后根据客户的需求下定单， 随后按客户要求进行配送，最后及时收款。 与客户建立关系的过程，是先从接到客户的询价信息开始。然后，业务员根据客 户提供的需求信息，首先分清是否常规尺寸产品，如果属常规产品，可按公司提供的常 规产品给客户报价。如属异型尺寸产品，业务员将相关信息报告销售主管，销售主管再 将信息传递给采购部，由采购部向各个供应商询价，然后将询价信息反馈给销售主管， 销售主管定价后，由业务员对客户进行报价。在这个过程中，公司规定，不论业务成交 与否，业务员必须将客户的详细资料记录下来，如电话、联系人、公司名称等，详细填 入客户记录单中。 若业务成交，业务员根据客户记录单上登记的客户信息，包括客户所需产品 名称、数量、单价、公司名称、送货地址等填一份出库单，经销售部经理签字认可 后，递交配送部，由配送部门拿着签字的出库单，到仓库提货并送达客户。最后， 业务员拿着财务部开具的发票收款。具体销售流程如下图： 图5 ：隆长源公司销售工作流程图 9 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 3 2 3 库存管理状况 隆长源公司的库存管理主要涉及铁柜的入库、出库、盘存等工作，具体工作如下： ( 1 ) 入库 收到货物后，采购人员必须办理验收入库手续，仓库保管员根据公司“物资请购单” 和供应商“送货单”对货物质量及数量进行核实，不符合公司要求的货物要拒绝办理入库 手续并通知采购人员，由其负责及时退货。对检验合格的商品、材料，仓库保管员和采 购人员均需在供应商的“送货单”及隆长源公司的“入库单”上签字确认。 ( 2 ) 出库 各种铁柜出库时，配送部必须凭主管领导签字后的“出库单”方可到仓库请领发货， 仓库人员在未见“出库单”或“出库单”不符合手续的情况下视同手续不全，不得向任何人 发出产品。 ( 3 ) 盘存 经常核对账、卡、物，定期对仓库物资进行抽盘或实盘，发现账物有异常情况时， 应及时上报并编制“仓库物资盘盈、盘亏明细表”。 库存具体流程见下图： 图6 ：库存具体流程图 1 0 北京交通大学专业硕士学位论文 隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 3 2 4 隆长源进销存存在的问题及进销存系统的引入 ( 1 ) 采购管理方面存在的问题 隆长源公司在采购管理活动中，公司的采购管理常常为以下问题所困扰： 低效的供应商选择过程 采购中供应商的选择是一项费时费力的事情，采购人员需要到众多供应商的产品 目录里查询产品及其定价信息，最终才能选到一个合适的供货商。以采用逐级比较筛选 法为例，公司选择供应商，一般要用3 天左右的时间，而且可能还要消耗不少的入力、 物力。 耗时的手工订货操作 供应商确定后，隆长源公司还要安排订货，并于供应商多次见面。在这个过种中， 以手工方式和纸质文件为基础的操作方式耗时耗力。 昂贵的存货成本和采购成本 由于采购过程的低效和费时，企业常常大量采购，以应付未来之需。这样，企业 需要一定的资金支持存货，而实际上，这些存货很可能在几个月后才能派上用场。此外， 由于采购人员对供应商的比选不充分，采购商品和服务的价格很可能较高，再加上采购 的潜在成本，使得采购商品和服务成本超出预计。 冗长的采购周期 _ 在采购过程中，复杂的纸质化手工审批，造成了过长的采购和订货周期，削弱了 企业在这个“时间就是金钱”的商业社会中的竞争优势。 ( 2 ) 销售管理过程中存在的问题 销售方面的数据处理繁多，又全是纸面形式。这不仅造成了销售后勤人员处理单 据的速度较慢，而且处理的结果可能不准确，给销售部门管理者决策带来了困扰。因为， 管理者往往需要数据来支撑其决策，后勤人员就需要查找并汇总每个订单，才能够分析 公司的销售状况，人工操作又难免出现错误，从而造成了数据的不及时、不准确。 由于订单和合同都是纸面形式，所以在需要查询客户信息或者销售情况的时候， 业务员需要拿出大量的订单、合同，花费大量时间才能完成查阅，使业务员的精力浪费 在无所作为的工作上，影响销售工作进展。另外，还有些时候，销售后勤人员不能及时 对订单进行跟进，可能会造成发货推迟或者客户取消订单的情况，从而影响企业的收入。 而且，因为客户的信息资料全是纸质记录，如果经常查询，容易使资料受到破坏。 ( 3 ) 库存管理方面存在的问题 不能及时获得库存信息 在企业运作过程中，尤其是销售时，有的客户特别着急，订单签订后必须马上要 货，因此销售部必须获知各种铁柜当前的库存量，才能向客户作出快速反映，但由于铁 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司概况、进销存现状及存在的问题 柜种类多、数量大，仓储部门需要在核查后才能知道库存量，而纸面的库存记录查询不 仅费时，而且易出错，最终可能会导致客户流失，影响销售收入。 库存信息不够准确 仓库管理员根据各种送货单、退货单，要随时修改库存信息，以便反映库存状况。 由于产品种类多、数量大，再加上是手工记录，使得库存记录和实际库存经常不一致， 因而需要通过盘点来纠正差错，这既工作量大，又耽误时间。也有些时候，发生库存记 录与实际库存不一致时，连库管员也查不出原因所在。 不能有效的确定最低库存的保有量 隆长源公司根据每种产品的销售情况记录确定某种产品的最低库存保有量。由于 产品种类多、数量大，造成的统计工作繁杂，以及手工记录容易产生错误造成的数据不 准确，该公司根据这些数据确定的某些产品最低库存保有量往往会给公司造成影响。有 些产品库存不足，客户着急要货时导致销售失败；有些产品大量库存，积压公司大量资 金。 ( 4 ) 进销存系统的引入 本文通过对隆长源公司进、销、存现状的分析，发现公司大部分业务的处理方式 还处于手工阶段，这种情况极大地影响了公司相关业务处理的效率与质量，进而产生一 系列问题。例如，不能快速查询某种铁柜的库存数量。其实，这种问题可以通过引进进 销存系统得到解决，由计算机查询代替人工查询。进销存系统是目前市场上流行的中小 企业普遍适用的管理系统软件。它集进、销、存为一体，专门用来记录进、销、存以及 它们之间的关联关系，从而实现高效的管理。进销存系统是一套完整体系，其系统模式 如下图所示： 进 = l - l 存系统 i ll l 聚购铃瑚二j = 鬟缵 销佞诲群予系统降存臀群下系统数搬统汁分析 ll 图7 ：进销存系统模式 1 2 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司引入进销存系统的必要性和可行性 4 隆长源公司引入进销存系统的必要性和可行性 4 1 引入进销存系统的必要性 进销存系统经过了十余年的发展，在技术创新、实际应用等方面渐进成熟，许多中 小型企业尤其是隆长源公司的同行已经在使用进销存系统。软件厂商发布的数据表明， 不少采用了进销存系统的同行确实提升了企业的管理水平和实现了企业的发展。另外， 通过对隆长源公司内部进销存管理的现状进行分析，发现该公司存在的问题确实可以通 过进销存系统得到解决。所以，不论是从外部环境讲，还是从企业内部管理分析，隆长 源公司都应该审时度势，抓住时机，在公司成长的关键阶段引进进销存系统，跻身到科 技强企的行列当中，为实现公司的长远发展打下坚实的一步。 4 1 1 从竞争者角度分析 通过长期的调查发现，隆长源公司和同行龙头公司在进销存管理方面存在一定的 差距，以飞云公司为例，该公司是老牌的铁柜公司，在北京有相当大的市场占有率，这 家公司很早就采用了进销存系统，且该公司采用系统后获得了飞速发展。在销售方面， 飞云公司正是有了进销存系统的辅助，使该公司的管理者能够及时获知每个业务员的销 售情况及公司的整体销售状况，从而根据这些信息及时地调整公司的销售策略，从而使 公司的销售行为跟上市场变化的节奏，而隆长源公司在这方面目前做的并不理想。由于 该公司所有文件都是纸面形式，销售后勤人员需要很长时间才能把每个业务员的销售情 况及公司的整体销售状况整理出来，而且有些时间可能还会出现一些数据的错误，这种 不能及时、准确地反应市场状况的信息，又怎能让管理者做出及时、正确的决策呢? 在 库存方面，飞云公司也能够利用进销存系统把公司的库存保有量控制在七天左右，极大 的减少因货物积压而占用的资金。而隆长源公司利用手工操作方式，虽然也在减少库存 保有量，但库存保有量仍在二十多天的水平上，占有了公司大量的流动资金。 还有其他一些铁柜公司，像花都、金盾、捷达等也都采用了进销存系统，并且取 得了相当好的效果。可以说，是否采用了进销存系统，是造成隆长源公司和这些公司存 在差距的重要原因。因此，隆长源公司如果要缩小与这些公司的差距，首先需要做的就 是引进进销存系统，这样才能与竞争者站在同一个起跑线上竞争，缩小和这些公司的差 距。隆长源公司若不引进进销存系统，继续固守原有手工操作模式，那么该公司与竞争 者们之间的差距只会越拉越大，这种差距将最终导致隆长源公司退出竞争的行列。 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司引入进销存系统的必要性和可行性 4 1 2 从业务管理角度分析 在销售管理方面，客户是公司取得利润的源泉。对大多数公司来说，客户都是分 级别的。有的客户是大客户，信用等极高，采购量大，是公司利润的主要来源。有的客 户是小客户，虽然利润少，但也不能放弃。而有些客户对公司来说，则是没有什么价值 的，例如其信用等低，容易造成死账，或者对价格要求极为刻苛，很难实现赢利。在隆 长源公司的销售管理中也存在同样的问题，也需要建立客户档案，对客户级别进行分类， 从而清楚的掌握每个客户的详细资料，为销售提供准确的参考。但是，传统纸质的客户 档案的建立、分类、查询及分析效率是非常低的，且易受损，而进销存系统则可以克服 这些问题。 在库存管理方面，库存记录是做好库存管理的基础。因为，库存记录可以提供每 种产品的库存量的状况，从而为将来调整库存保有量提供数据参考。这些数据在中长期 的库存管理方面具有重要的商业价值，但传统的数据保存和整理需要花费大量的人力物 力，而进销存系统的应用恰能够全面地保存和整合这些重要数据。 在现金流预测机制方面，没有准确的现金流预测机制是中小型企业普遍存在的问 题。隆长源公司的资金收入来自于铁柜的销售，支出则主要是在产品的采购、仓储、人 工工资、管理费用等方面。目前公司的现金预测机制面临的主要问题是数据来源多，有 销售部的收款单，有财务部的银行对账单，有采购部的和仓储部的支出单，等等。对于 这些数据信息，依靠手工方式是无法及时整合的，也无法进行实时汇总、修正和分析。 其实，以上这些问题都可以在进销存软件的实施过程中逐一加以解决，其中有些问题的 解决方案原本就是进销存软件的标准功能，通过整合流程，可以使公司的管理效率得到 大幅度提高。 所以，无论从竞争者角度还是公司内部经营管理的角度看，隆长源公司引进进销 存系统都是势在必行的。 4 2 引入进销存系统的可行性分析 根据企业的实际状况引进进销存系统，才能取得预期效果。所以，隆长源公司要 有效地引进进销存系统，就需要先针对公司自身的特点进行全面的分析，找出影响引进 进销存系统的因素。从目前隆长源公司的实际状况来看，影响引进进销存系统的因素主 要有五个方面，分别是技术方面、经济方面、管理方面、动力方面和认同方面，其可行 性分析图如下： 1 4 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司引入进销存系统的必要性和可行性 4 2 1 技术方面 动力 运营费用认同 图8 ：可行性分析图 管理 进销存系统的运作需要计算机及相应的软件系统做支撑。在硬件方面，目前的计 算机已经相当先进，而且购置成本非常低，不会对公司造成负担。在软件方面，一来公 司的现有员工都能熟练操作计算机，二来负责销售进销存系统软件的供应商提供对使用 人员的全程培训。所以，无论是在硬件方面，还是软件方面，隆长源公司引进进销存系 统都存在可行性。 4 2 2 运营费用方面 引进进销存系统的费用主要涉及计算机设备的购买，软件的购买与实施维护，员 工的培训等方面。从目前的市场来看，以上的费用在1 0 万元上下。根据隆长源公司的 销售利润情况，公司的年利润在3 0 0 万左右，所以1 0 万元的经费对公司来说不是问题。 4 2 3 管理方面 中小型企业在决定引进进销存系统时应充分认识到自身管理是否科学，管理制度 是否健全，管理程序是否合理。如果管理还很落后，即使买来了先进的工具，也无法在 企业内部得到有效的运作和实施。规范管理是企业引进销存系统的重要基础。目前，隆 长源公司管理状况基本正常，各项工作有序进行，公司的规章制度也比较完善，所以引 进进销存系统在管理方面是不存在问题的。 4 2 4 动力方面 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司引入进销存系统的必要性和可行性 所谓动力，就是企业引进进销存系统的驱动力。从目前铁柜市场的竞争状况来看， 如果隆长源公司引进进销存系统，就会增强企业的市场竞争力，缩小与同行佼佼者的差 距。相反，如果隆长源公司不引进进销存系统，就会在严酷的市场竞争中日益被动，从 而丧失竞争力，最终走向破产。而且，对于隆长源公司的决策者来说，他们已经有了强 烈的居安思危的忧患意识，因此引进进销存系统的内外部动力是非常强大的。 4 2 5 认同方面 进销存系统管理涉及企业的每个部门。如果高层领导不认同、不重视、不支持， 中层领导和基础员工也不配合，那么进销存系统根本就无法引进到企业内部。 由于目前隆长源公司的决策者已经认识到公司引进进销存系统是迫在眉捷的事 情，所以在日常的公司会议和员工培训中已经多次强调进销存系统对公司生存与发展的 重要性。所以在隆长源公司每个员工的心中，已经对引进进销存系统有着普遍的认同感。 可以说，在隆长源公司引进进销存系统，已经具备了很好的群众基础。 1 6 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司引进系统后的预期效果及实施要点 5 隆长源公司引进系统后的预期效果及实施要点 5 1 引进进销存系统的预期效果 5 1 1 流程得到优化 进销存系统可以具体应用到公司的流程上，将原来被分隔在销售部、采购部、仓 储部、财务部等许多部门单独进行的各项业务活动紧密联系起来。将各种业务的执行都 直接和总数据库相连，都在信息系统的支持下进行协同处理。这样做的结果是大大减少 了单据的传递时间，改变了过去对整个流程工作质量无人负责的现象，同时也可以简化 业务手续，明显提高客户的满意程度。 5 1 2 效率得到提高 ( 1 ) 在采购管理上 进销存系统的引进可以给企业采购部门的管理工作带来显著的变化与改善，提高 采购的工作效率，减少采购成本，同时加强采购业务的规范性。采购部门管理人员将有 更多的时间进行业务培训、供应商开发等基础管理工作。 ( 2 ) 在销售管理上 能够提高销售效率，例如开单时，只要选好销售物品，输入售价和数量，电脑自 动计算整单金额；还能提高查询效率，如老客户光临，可以很快地查询到以前销售的价 格；所有单据都是标准打印版的，这种操作的规范性可以提升企业形象，增加客户满意 度。 ( 3 ) 在库存管理上 引进进销存系统，可以使库管员准确地掌握物品的存放位置，提高物品取放的效 率，还能迅速地查询库存量；另外，库存的保有量能够保持到合理的水平上，从而使每 一分资金都能充分地用好。 ( 4 ) 在其他方面上 例如在决策支持方面，管理者可以及时、准确地分析公司的库存、销售、应收、 应付、资金的变化情况，；再如在理顺内部关系上，可以使公司的整个流程更加顺畅， 增强企业竞争力；在应收应付上，电脑可以自动记录应收、应付，所有业务和资金往来 一清二楚。 1 7 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司引进系统后的预期效果及实施要点 5 1 3 支出得到降低 引进进销存系统，会给隆长源公司带来很好的财务收益，具体可以从费用和成本 两个方面加以说明。 ( 1 ) 在降低企业经营成本方面 在过去，有时库存过多，占用大量流动资金；有时库存不足，导致销售失败而影 响收益。引进进销存系统这个平台，可以使进、销、存有效结合起来，使库存保有量保 持在合理的水平上。来自软件供应商的数据表明，飞云公司自从实施了进销存系统，其 库存保有量上的资金占用减少了2 0 。 ( 2 ) 减少管理费用开支 引进进销存系统这个平台，一切活动都可以在系统平台上完成，无需要大量的办 公用品。例如，办公不再依靠纸张、笔墨等办公用品做支撑，也不用行政人员原来拿着 纸张到处找各部门签字、复核，预计可以减少5 0 的办公费用的支出。 5 2 进销存系统的实施要点 虽然对隆长源公司来说，引进迸销存系统存着必要性和可行性，但如果没有把握 好引进进销存系统的实施要点，就有可能会造成引进了却无法实施，或者实施了却无法 充分发挥进销存系统作用的局面，该系统的预期效果也将无从谈起。结合隆长源公司的 实际情况，实施进销存系统的要点主要有五个方面。 5 2 1 公司领导者的重视程度 对于进销存系统的价值，领导者要有充分的认识，不能把它当成一个虚无缥缈的 面子工程。领导者要认识到，进销存系统对公司而言，是事关生死存亡的大事，要从行 动上给予切实的关注和支持。对隆长源公司而言，许多竞争的同行公司已经引进了进销 存系统。隆长源公司若不引进进销存系统，继续固守原有手工操作模式，那么该公司与 竞争者们之间的差距只会越拉越大，这种差距将最终导致隆长源公司退出竞争的行列。 所以，对于隆长源公司的领导者来说，会高度重视该系统的引进。对于隆长源公司的领 导者来说，首先改变自己旧的工作习惯，学会使用进销存系统，起到模范带头作用；其 次，要加强对下属的思想教育工作，让他们也从内心深处支持进销存系统的实施，最后， 领导者也要从财力上支持进销存系统的贯彻实施，不能因财务问题而虎头蛇尾。 1 8 北京交通大学专业硕士学位论文隆长源公司引进系统后的预期效果及实施要点 5 2 2 公司要有制度上的保障 对于进销存系统的实施，隆长源公司要制订出完善的规章制度给予保障，不能使 系统的实施流于形式化和口头化。例如，公司需要规定，坚决杜绝传统的手工操作方式， 对于仍然无法改变旧有工作习惯的员工要给予一定的惩罚；相反，对于能够熟练使用进 销存