（工商管理专业论文）重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统.pdf

本论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成果论文巾除 了特别加以标注和致谢的地方外，不包含其他人或其它机构已经发表豌撰写过的 研究成果。其他同志对本研究的启发和所做的贡献均已在论文中作了明确的声明 并表示了谢意 叭何，1 ， 作撇：彦丝坠：一日麓，三竺垒型：i ，勿刃 论文使用授权声明 本人完全了解复虽大学有关保留、使用学位论文的援定，即：学校有权保留 送交论文的复印件，允许论文被查阅和借秘；学校可以公布论文的全部或部分内 容可以采用影印、缩印或其它复制手段保存论文。保密的论文在解密后遵守此 规定。 作者签名：耋坠导师签名：竖型 日期：主掣捌 g 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 摘要 内部控制活动作为公司经济管理活动的组成部分，其对于公司管理的重要 性已经得到广泛的共识。而理论界在内部控制方面，也已经形成了成熟的理论 体系来帮助公司建立内部控制制度，并为公司如何运用内部控制制度对于公司 进行风险管理提供可靠的理论基础。 而从现实情况中企业对于内部控制内部控制制度的设立与实际实施情况来 看，其中还存在相当大的问题，尤其从企业在具体制度、政策的实施情况中， 经常能够发现在内部控制制度中还存在漏洞。因此如何有效地运用内部控制的 理论对企业的经营管理进行辅助，并帮助企业有效地消除管理漏洞，降低经营 风险是非常重要的。 本文从阿迪达斯中国公司实际面临的问题出发，探讨当今公司面对新的机 遇和挑战时，如何针对内部控制的薄弱环节及现有的制度的缺陷进行改进与增 强，来应对日益变化的市场环境与激烈的竞争。 笔者作为公司非贸易采购政策实施的协调者，从公司的非贸易采购流程入 手，对现有采购政策存在的问题及其对公司内部控制提出的挑战进行了分析， 并尝试使用内部控制的理论来帮助公司重建非贸易采购流程。笔者从公司的长 期发展目标出发，对重建新的非贸易采购流程的目的及控制要求进行了分析与 确立，并在此基础上为新的非贸易采购政策及流程建立了初步的框架。在整个 重建过程中，笔者与项目小组的其他同事遇到了很多困难，通过对所遇问题的 共同分析和探讨，提出相应的解决方案，并以此来帮助公司解决内部控制方面 出现的问题。 全文主要围绕非贸易采购流程进行展开，通过其重建过程，将不兼容职务 进行了分离；通过采购定单制度的建立降低了管理风险；并通过收货记录的建 立增强了会计信息的准确性与完整性。同时为新的非贸易采购政策建立了相应 的控制系统，为其实施提供保障。 关键词：内部控制非贸易采购s a p 系统项目计划 中图分类号：c 9 3 1 3 重垄竺望斐望墨堕堕堡：塞量坌望堕塑! ! 堕竖丝一 a sp a no fm a i l a g e i n e n ta c t i v i t i e s ，i n t e m a lc o n t r o l si m p o r t a i l c e i s a c k n o w l e d 箩e d w 池y t k e 菇m 赧e t h c o r i e sf o ri 懈n a lc o n 仃o l ，w h i c hg u i d el l l ee n t e i 删s e s h o wt os c tu pi n t 锄a lc o n 仃0 1p o l 姆s u c hm a 衄它a c a d c i i l i cs y s t 锄p r o v l d e sm 0 8 e e i l t a p r i s e sb a s i c “e sf 砸r i s km a n a g e 疰n e n t f r o m m er e a l i t y ，m e r ea r cs t i l l m 趾yp r o b l e i n sr c g a r m g t om e i n t 黜a lc o n 们ls e tu p a n di m p l c n l 锄t a t i o n e s p c c i a l l y 丘o mm ep 0 1 i c yi m p l 锄e n t a t i o ns l t i l a t i o n ，w e c a n a l w a y s 舌n dw e 出1 e s sf o rm o s ei n t 锄a 1c o n h 试p 0 1 i c i e s i ti se s s e 而a l t of i n dw a y s t o e l i i f l f n a t em a i l a g e m e ml e a k sa i l d d e c r e 髓eo p e r a t i o nr i s k s 硪b c t i v e l yb a s eo nt l l e n l i sa r t i c l es e l e c t sa d i d a s c h i n aa sr e s e 砌o b j e c t ，a n ds t a n 丘o m i t sr e a l 怕u b l e so f i n t 锄a 1m 锄g 鼬既tc o n 仃0 1 a c c o 池gt ot l l ec h 趾c e s 趾dc h a l l e i l g e si tm c t ，i 蚵p 缸ds 0 1 嘶o n s | ol l c l pm ec o m p a n yt o 锄e n dt i l o s ep o l i c yd e f e c t ss om a ti m p r o v e 1 t l e c a m p a n y sm a n a g 鼬e n te 侬：c t i v e l y k e yw o r d s ：i n t e r n a lc o n t r o l n o n - 饪a d cp u r c h a s i n gs a ps y s t 锄p r o j e c tp 3 删一一一 一一一一一一一一一一 鬻一 一一一一 一一一一一一 一一一一一一一 一嘲一一一 一一一一一一 一一一一一 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 引言 内部控制是伴随着人类社会实践活动的产生而产生的，并随着人类社会生 产实践活动的发展而发展。只要有人类社会的群体活动存在，就必然会有内部 控制的存在。而随着社会的进步与不断的发展，尤其是在当今经济高速发展的 社会中，内部控制活动已经成为所有经济组织管理活动的一部分，并一直被认 为是管理活动中不可分割的组成部分，并与管理活动紧密地结合在一起。 一般认为近代内部控制产生于1 8 世纪产业革命以后，是企业规模扩大和 资本大众化的结果，而据相关资料记载，内部控制制度的真正产生是2 0 世纪的 事。当时美国铁路公司为了对其客货运输的业务进行控制与考核，首先采用了 内部稽核制度，并起到了很好的控制作用，因此被广泛推广使用。而随着股份 公司规模的日益扩大，所有权与经营权的进一步分离，在西方一些企业中逐步 出现了一些组织、调节、制约和监督生产经营活动的方法，从而形成了简单的 内部控制制度。从上个世纪9 0 年代开始，我国政府也加大了对企业内部控制制 度建设的推动力度。 对于内部控制的定义，早在1 9 2 6 年美国会计师协会出版的独立职业会 计师对财务报表的检查中就提出了“内部牵制和控制这一术语是指为了保护 公司现金和其它资产，检查簿记事务的准确性，而在公司内部采用的手段和方 法。”。在1 9 4 9 年，美国会计师协会又对内部控制进行了阐述“内部控制是指 一个经济实体的组织计划和该组织为了维护财产、检查会计资料的准确性和可 靠性，提高经营效率以及促进既定管理政策的贯彻执行而采用的所有协调方法 和措施。”。在第十二届国际审计会议第一次对内部控制作出了权威性的解 释：“内部控制作为完整的财务和控制体系，包括组织结构、方法程序和内部 审计。它是由管理当局根据总体目标而建立的，目的在于帮助企业的经营活动 合法化，具有经济性、效率性和效果性，保证管理决策的贯彻，维护资产和资 源的安全，保证会计记录的准确性和完整性，并提供及时的、可靠的财务和管 理信息。” 从企业的角度来看，内部控制的主要目标是 维护企业财产物资的完整性 保证会计信息的准确性 保证财务活动的合法性 保证企业经营决策、方针的贯彻执行 4 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 保证生产经营目标的实现，而这也是企业实施内部控制制度的根本目标。 而作为内部控制体系的主要组成部分，财务内部控制系统的重要性也是不 言而喻的。为了更好地了解财务控制系统的功能，接下来将对财务控制系统进 行初步的探讨。 企业财务内部控制系统( 以下简称“财务内控系统”) 是企业内部为了有 效地进行经营管理而制订的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措 施和方法的总称。建立健全财务内控系统，对于提高企业会计信息质量，保护 资产的安全、完整，促进企业规范健康发展，具有十分重要的现实意义。 从企业的经营管理来看，支持内部控制系统的信息主要来源于组织中的财 务会计系统。然而先行的财务会计很多情况下过于注重数据处理的技术细节或 对外财务报告，而很少考虑到对员工的激励、业绩评价和管理决策。其实很多 企业已经开始注重这类问题，并从组织架构上就开始了变革，把原来的财会部 设置成财务会计和管理会计两部分，而后者主要以改进组织经营决策为目的。 于财务会计系统的不同之处在于，管理会计更侧重于组织的总目标和具体目 标、内部管理决策的制定，以及于组织目标相一致的激励措施和业绩评价。 对于企业内部控制系统，业界有很多的理论来帮助公司建立。而本文将从 公司管理会计的角度，通过对阿迪达斯中国公司的非贸易采购流程的重建，来 探讨如何进一步完善企业的内部控制系统，使其能与企业发展的总体目标相吻 合，为企业管理人员的管理决策提供足够的支持并有效地降低企业的经营风 险。 1 公司简介及现有非贸易采购政策的描述 为了对于阿迪达斯公司的非贸易采购流程进行分析，首先将对公司的概况 及公司非贸易采购政策的相关规定进行描述。 阿迪达斯是全球著名的体育用品品牌，成立至今已有八十多年的历史。 1 9 2 0 年，阿道夫达斯勒手工制造出第一双运动鞋，并在德国的一个小镇上创 立了阿迪达斯公司，开始了其家庭作坊式的生产，并于1 9 4 9 年注册了以三条杠 为标志的阿迪达斯品牌。上世纪5 0 年代末至7 0 年代，是阿迪达斯公司发展的 黄金时期，从一个家庭式的小作坊发展成为一个集团公司，并成为世界体育产 业的领军者。阿迪达斯创始人阿道夫达斯勒的宗旨是为每个运动员提供最好的 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 装备，并在其有生之年着力为对体育事业发展作贡献。在过去的八十多年中， 阿迪达斯公司也始终坚持了其创立者的宗旨，支持了全球各大主要体育赛事， 为全球的体育事业作出了巨大的贡献。 随着经济的不断发展，新的竞争者开始进入该行业，而上世纪7 0 年代末 至8 0 年代，阿迪达斯公司陷入了事业发展的低谷期，达斯勒家族逐渐退出了对 于阿迪达斯公司的管理。在此期间，美国的n i k e 后来者居上，一跃成为行业的 领导品牌。在此之后，阿迪达斯公司经过多年的不断发展，逐步走出了低谷， 并确立了行业第二的领先优势，并为其向行业第一的目标不断努力。 而上世纪8 0 年代末，随着中国改革开放的进行，阿迪达斯公司也进入中 国市场，并在过去的十几年中逐渐占据了中国体育用品市场的半壁江山。阿迪 达斯中国公司作为全球1 0 0 多家子公司之一，在集团内部是发展最快的子公司 之一，并连续数年获得集团最佳子公司的称号。随着中国体育事业的蓬勃发 展，阿迪达斯在中国也面临着百年不遇的发展机遇，这同时要求公司在发展战 略与管理策略上与时俱进，并依据其长远的发展目标来制定其具体的实施策 略。 作为集团的一百多家子公司之一，尤其对这样一个体育行业的公司而言， 阿迪达斯的主要发展战略在于集团品牌的推广、公司形象的确立及零售店铺的 开展上。而这些领域都与公司非贸易采购的发展策略息息相关。公司对于品牌 推广、形象确立所需要的一切业务方式都隶属于公司非贸易采购政策的管理范 畴，并且该政策的管理范围也包含了对于零售店铺的控制与管理。因此可以说 公司的非贸易采购政策的好坏将直接地影响公司日后的长远发展。为了进一步 了解该政策，接下来将对于现有的非贸易采购政策进行初步的解释与分析。 阿迪达斯公司现有的非贸易采购政策对于贸易与非贸易有非常明确的界 定。所谓贸易是指与销售的产品直接相关的商品、材料和服务。此项包括成 品、原材料、半成品、辅料、包装、外来加工等等。而非贸易则是包括与销售 的产品无关或无直接关系的商品和服务。较典型的是营运费用或与资产有关的 费用( 如租金、广告材料、培训、计算机等等) 。 从上述定义，可以了解到阿迪达斯公司非贸易采购政策所包含的业务范畴 是指公司从第三方( 包括集团内部公司) 购买并获取与销售成本无关或无直接 关系的商品和服务。而现有的非贸易采购流程包含了公司从内部采购需求的确 认、供应商的选择直至付款行为的结束一系列的行为。 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 在现有的非贸易采购流程中，采购承诺，付款申请和付款是三个最重要的 步骤，并且成为串连整个采购流程的主线。 采购承诺一此步骤可进一步分为几个小的步骤：确认需求( 通常与某个较 大项目有关) 、明确供应商、供应商明细、获得报价、议价、选择评估、推 荐或作出采购承诺、批准、向供应商订货并追踪采购承诺。此为整个过程 最关键的一步。 付款申请一确认收到与采购订单一致的商品或服务后，阿迪达斯对供应商 负债，相关的负责人员将据此提请付款申请。 付款一若其它步骤正确完成，财务部门将会根据付款申请向供应商汇款。 具体来讲，职能部门中的采购申请人与预算控制者探讨并就满足业务需求 的最佳方式、采购承诺的大致金额、具体要求及合适的供应商达成一致，填写 采购承诺申请书并获得预算控制者的批准( 根据不同金额设定不同的审批权 限) ，之后需交由财务部门等控制部门审核是否在预算内，是否符合公司业务 发展要求，是否存在舞弊行为等。审批同意后方能进行真正的采购行为。采购 申请部门收到产品或者服务以后，负责从供应商处索取发票，并填写付款申请 书。付款申请书必须得到预算控制者的批准( 金额大的还需获得更高权限的管 理者的批准) ，经过财务部门审核是否与采购申请相一致，并需要对差异进行合 理的解释才能真正获得付款批准。会计部门根据财务协调员所提供的预算及相 应的科目在财务系统中录入记账凭证，并转至出纳要求其按照申请书上所注明 的银行信息准备付款。 为了达到公司控制的目的，针对该流程公司亦有相应的指导原则来达到其 控制的目的。 首先是预算所有制，每位预算控制者负责确保有效管理、使用自己的预 算，为公司创造最大的效益。预算控制者负责确保花费不超出预算，并对 其预算的使用进行有效的监控。 第二是采购承诺监控，一旦采购申请人向供应商订货，采购申请人就代表 公司做出了采购承诺，对此采购承诺需进行监控。在这个环节，财务协调 员将负责对采购承诺采取有效的追踪手段，并随时对其进行更新。 第三是财务监控，将可能出现的欺诈行为减至最少。提供清楚的审计凭 据。 第四是高效率，操作程序必须简洁、易于理解，并杜绝官僚作风的滋生。 第五是付款监控，只有在公司收到与经批准的订货一致的商品或服务后才 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 能付款。 最后是保证会计的完整性及会计实务，获取的信息应为监控及财务报表提 供有用的记录。此项包括使用应付帐款模块获取供应商交易和未清帐务信 息。应有充足的信息以便计划现金流量、了结未清帐务，等等。 公司现有的非贸易采购政策在面对公司不断出现的新业务及不断增长的业 务数量出现了较多问题，并使公司在非贸易采购上的控制已经无法达到预期的 控制目的，由此而产生的经营风险也相应增大，因此需要对现有的非贸易采购 政策所存在的问题进行分析，才能对症下药找出正确的解决方案。 2 公司现有非贸易采购政策存在的问题与公司高速发展之间的脱钩 2 1 阿迪达斯公司在中国的发展 公司从九十年代成立至今，尤其是2 0 0 0 年以后，每年的销售额以超过3 0 的速度增长。2 0 0 4 年公司销售额首次超过了1 0 亿人民币，在全国2 5 0 个城市的专 卖店也超过了1 3 0 0 家。公司的飞速发展，使其自2 0 0 1 年以来连续数年成为集团 最佳子公司。据有关咨讯显示，到2 0 1 0 年，中国体育产业的产值可达2 8 1 2 亿 元，被认为是仅次于美国最有潜力的运动产品消费市场之一。2 0 0 8 年的北京奥 林匹克运动会更将为中国的体育的发展带来更多的机遇。阿迪达斯首席执行官 赫尔伯特海内也把中国市场称作“仅次于美国市场的全球第二大市场”。正 如赫尔伯特海内所期望的，到2 0 1 0 年，阿迪达斯在中国的4 0 0 座城市内将拥有 4 0 0 0 间零售商店，销售额超过1 0 亿欧元。而阿迪达斯作为第2 9 届北京奥林匹克 运动会的官方合作伙伴，将充分利用这一运动盛事作为平台，在中国以至整个 亚洲树立其品牌和形象。 2 2 公司现有非贸易采购政策的主要问题 相对于阿迪达斯在中国的高速发展，公司现有的非贸易采购政策是从2 0 0 1 年开始启用，在整个流程中，预算控制者将负责对其预算内的所有采购业务进 行监督和管理，而财务部从后期的工作中收集数据并为其管理提供相关的信 息，并对其中可能出现的问题提出警告等。现有的流程中存在一个很大的问 题：所有的采购行为都有预算控制部门自己进行。从询价到选择供应商，从采 购活动的建立到产品( 或者) 服务的接收一直到付款申请都由同一部门负责，甚 至是同一个或者两个人全权负责，除了财务部门对相关的单据进行的有效性的 审核，整个流程中缺少了部门与部门之间的相互制约，相互监督的机制。这有 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 悖于企业采购业务的控制原则，从内部控制原则来讲，其中一个重要的原则就 是要坚持不兼容职务的相互分离和回避。在这样的情况下，如何发现、并有效 的避免、杜绝舞弊行为就成为一个比较棘手的问题，同时对公司的营运风险的 控制也提出了挑战。因此为了保证公司控制目标的实现，必须对于不相容的职 务和职能进行分离控制( 比如负责采购业务与验收业务的人员职能需要进行分 离等) ，这是需要在新的非贸易采购政策中能够得到解决的问题。 而从现有的非贸易采购政策的执行情况来看，也还存在很多其他的问题。 首先随着公司业务的飞速发展，非贸易采购流程所处理的业务量也有着惊人的 增加。据相关数据统计，2 0 0 3 年全年付款申请数量才1 7 0 4 份，采购承诺申请数 量也仅5 6 5 份，而2 0 0 5 年都分别增至3 9 6 5 份和1 4 9 4 份，平均每年以超过5 0 的速 度增长。下图所列数据为公司从0 3 年到现在为止的业务处理量的相关数据。 分类 2 0 0 3 年2 0 0 4 年2 0 0 5 年2 0 0 6 年( 前三季度) 付款申请数量 1 7 0 42 4 9 13 9 6 53 9 6 2 采购承诺数量 5 6 59 8 61 4 9 41 3 4 6 业务量的不断增加，为现有的非贸易采购政策的执行带来了很大的难度。 根据公司数据显示，从2 0 0 4 年开始特别是2 0 0 5 年，公司非贸易采购业务中有超 过6 0 的采购承诺申请不符合公司非贸易采购政策的要求。图示为从0 5 年7 月至 0 6 年7 月，符合公司非贸易采购政策的采购承诺书的每月比例。可以发现其真正 符合公司政策规定的采购承诺比例平均不超过5 0 。 9 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 尽管公司加强了对此的管理力度，但是收效不大。为了更清楚地了解采购 过程中所遇到的主要问题，需要对采购申请进行分类。根据采购申请符合公司 非贸易采购政策的程度，可以划分为： 应商已经正式承诺后才提请采购申请、 在业务结束之后提起采购申请、在对供 向供应商正式询价后提起采购申请，询 价前提请采购申请等四大类别，其中前两项类别是明显不符合公司非贸易采购 政策的规定的。下图所列的表格中显示的是2 0 0 5 年7 月至今年7 月间，各分类所 占的具体比例。据各职能部门反映，流程处理速度太慢导致很多人为了急于完 成相应的工作任务，而不遵守公司政策规定，直接进行采购业务，并且为了付 款的要求只能形式上地完成政策要求的各个步骤。因此如何能够加快整个非贸 易采购流程的运转速度，提高非贸易采购流程的工作效率，同时不降低对非贸 易采购流程中可能出现的风险的有效控制，是新的非贸易采购政策需要解决的 主要问题之一。 2 3 建立新的非贸易采购政策的必要性 自2 0 0 5 年公司宣布成为2 0 0 8 年北京奥运会战略合作伙伴之后，为北京2 0 0 8 年奥运项目度身定制产品、装备和科技，还与多个国家级运动协会成为合作伙 伴，比如中国排球协会，中国柔道协会等。这些都使公司的业务类型更加多 样，更加复杂。如何更好地利用这些有利的无形资产，并有效地对合同进行跟 踪及执行使现有的非贸易采购政策捉襟见肘。除此之外根据国家2 0 0 5 年开始实 施的新的政策规定，外商投资企业能直接参与贸易经营和零售经营。对于阿迪 达斯来讲，其在很多国家与地区拥有自己的直营门店，由于中国长期的政策限 制无法在国内开展直接经营。在新的政策下阿迪达斯将可以开展其在中国的直 营模式，新的直营模式将与现有的授权经营模式有着很大的区别，对于直营店 的投资分析、投资决策以及其日常经营都属于公司非贸易采购政策的范畴。而 现有的非贸易采购政策没有针对此类项目进行管理的详细规定，无法有效地支 持直营店的投资与经营的控制管理。因此如何进行直营店的控制及为其经营提 供足够的支持需要有更加合理有效的新政策来维持。 阿迪达斯作为一个世界顶级的运动品牌，品牌的发展策略在整个公司的发 展中占有绝对的份量。而如何有效的计划、管理、使用市场部工作预算，使其 更好地为公司品牌的树立和发展服务，并对其进行有效的监督和评价都与公司 的非贸易采购流程有着密切的关系。公司市场部的采购业务是公司非贸易流程 中的主要组成部分。目前现有的流程只能应付公司正常的采购及付款业务，不 能真正地达到对于市场部工作预算的监督和有效管理，尤其是对于大型市场部 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 活动项目的事先评估与事后的有效考核是其所缺乏的。 不仅如此，公司其它营运费用及固定资产项目的管理、使用以及对于项目 的评估分析，特别是对于预算的即时控制无法提供有效的支持。举个简单的例 子，对于公司某个项目的分析，只能基于传统的总账信息的归集才能获得，而 所有信息必须等项目结束后才能得到项目的整个信息，其与计划以及预算之间 的差异在项目过程中也只能有个大概的轮廓。而对于高层管理者来讲，除了要 了解项目的进程，更希望能够实时地获得信息，才能在必要时做出是否需要调 整计划的决策。而随着公司的不断发展，公司业务的不断翻新，面对持续不断 的市场变化，公司管理者除了要了解公司的基本财务状况，更需要对于公司各项 目的可行性进行评估决策，并需要从定性、定量等各方面来考虑。因此如何对 于项目进行切实有效的分析、评估也是急需非贸易采购进行变革的一重要原 因。 此外根据阿迪达斯集团的规划，其在中国的子公司将于2 0 0 7 年中旬正式 启用s a p 系统，现阶段s a p 系统正处于筹备阶段。从整个s a p 系统的运行逻辑及 其强有力的控制功能来看，新的s a p 系统能帮助公司部分解决目前非贸易采购 流程中所遭遇的问题。然而由于现有的公司非贸易采购政策还不能满足s a p 系 统运行的要求，所以要能使公司非贸易采购部分顺利地过渡到s a p 系统，公司 迫切地需要对现有的非贸易采购政策及流程进行更新和重整。 3 如何重建非贸易采购流程 3 1 建立新的非贸易采购流程的目的及控制和管理的相关要求 重建一个流程并修改相应的政策是一项非常重要有也是非常复杂的过程， 公司对于非贸易采购政策的变动将不仅仅影响到财务会计部门，对其日常工作 的分配、工作流程的进行都将产生很大的影响；除此之外，对于其它的职能部 门的日常采购付款行为也将带来巨大的变化。 公司对于新的非贸易采购政策的建立非常重视，从2 0 0 5 年底起就开始着手 组建项目小组，为非贸易采购政策的更新做好准备。该项目小组不仅由采购 部、财务部相关负责人员构成，为了能充分考虑各个职能部门之间在采购业务 的差异以及对新的非贸易采购政策的不同要求，各职能部门的也有代表作为项 目小组成员参与其中。 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 为了更好地建立新的非贸易采购政策，必须先明确这次更新的目的以及需 要达到的控制及管理的要求。从公司角度来看，更新的目的一是为了更好地控 制非贸易采购行为，使采购行为更加规范，更加透明，并符合公司业务发展的需 要；二是利用更新重建公司流程，使其更加合理有效，并能提高整个流程的工 作效率。三是为s a p 系统的建立做好充分的准备。 从控制的角度来看，新的非贸易采购政策将成为公司内部控制制度的一个 重要组成部分，并将直接影响到公司对营运费用、固定资产投资及市场部工作 预算的使用和管理：其触角将涉及到采购需求部门、采购部以及财务部和会计 部等多个部门。从业务角度来看，其控制重点是要发现、避免并杜绝采购中的 舞弊行为，真正做到采购的公平公正，并为公司创造最大的效益；除此之外从 财务控制的角度，则要着重于发现并及时纠正可能出现的欺诈行为，严格遵守 国家有关法律及公司财务制度。 从公司管理层面的要求来看，公司复杂多变的业务性质除了要求新的系统 必须适应公司对于整体控制的要求，还必须具有灵活和快速反应的特性，紧密结 合各职能部门和总体控制的需要，建立完善的内部控制体系。其次鉴于公司的 快速发展，高层管理者将更注重于与公司长期发展相关的战略性策略方面，并 将充分授权给中层管理人员，使其能真正地对公司的业务发展负责。从这一层 面来讲，新的系统必须有一个严密的控制机制和授权机制，来保证中层管理者 在公司允许的范围内有效的使用并管理相关的预算，达到公司利益最大化的目 标。再次从信息的归集与分析方面来看，准确性与即时性是面对激烈的市场竞 争和瞬息万变的市场的最基本的要求，从公司财务会计制度及从信息记录过程 的分析来看，实际上会计本身就是一个包含了实时控制和反馈控制的一个双重 控制过程；会计的计录、计算、分析及预测，一方面是对已经发展的事务进行 客观公正的评价和总结，另一方面是为了能够较好地把握未来，而其根本目 的，都是为了更好地进行对未来事项的进行控制，争取更好的未来效益。因此 为了充分体系会计这一控制过程的作用，新的政策需要为会计部门信息收集的 准确性、即时性提供有效的保障。 3 2 对非贸易采购进行不同角度的分析 在以上所述的目的和控制要求下，我们需要对现有非贸易采购流程从不同 的角度进行深层次的分析。 3 2 1 为了更清楚地了解该政策的实施情况，需要对各部门的使用情况进行充 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 分的调查和分析。在整个项目小组中，有很多成员是来自各个不同的职能部门 的，有来自市场部和零售开发部的，还有的来自公司办公室管理部门的和物流 仓储等部门。他们在小组中主要负责为本部门在非贸易采购过程中所要涉及的 采购行为分类，并负责收集各部门对于现有非贸易采购政策实施中所遇到的问 题，并提出相应的建议。 从各部门的反馈中，发现问题主要集中在整个非贸易采购流程冗长，影响 工作效率。根据现有的非贸易采购政策，任何采购需要经过预算控制者及财务 控制部门的预先批准才能进行，在采购金额比较大的情况下( 鉴于公司内部信 息，具体金额将不会在此体现) ，需要预算控制者的直接经理的审批( 一般为 公司高级经理或总监级别的管理人员) ，甚至需要公司副总经理、总经理的审 批。而一旦采购承诺获得批准后，收到产品或服务以及合法的发票后，采购申 请人还将负责填写付款申请并同样要获得预算申请者及财务控制部门的批准才 能真正转到会计部门进入付款流程。当然如果金额超出预算经理的审批权限， 还需得到更高层管理人员的批准。从控制的角度看，这样的设置在一定程度上 是达到了有效控制的目的，但却缺乏灵活性并易造成官僚主义的作风。现实情 况往往是高级管理人员经常出差，很多情况下不是采购行为因为没得到批准而 被取消或者延期，就是会计部未得到相关批准而不能按时付款，同时也会造成 很多业务采购实际上已经发生，然而为了形式上完成这一流程，还要作一个采 购承诺申请，并获得相关人员的批准，这是违背建立非贸易采购政策的初衷和 目的的。因此这也是此次政策更新所要致力解决的一个问题。 除此之外，项目小组成员也提出了对于经常性采购如何简单有效地进行管 理的问题。比如说对于公司日常办公用品的采购，公司电话费用、快递费用的 采购是否需要得到预先的批准，如何通过新的政策有效地控制费用等。除了日 常公司开销外，还有很多其它的采购行为也可以归类到这个类别中。公司就很 多采购行为和多家供应商签订了框架协议，包括公司的电脑采购协议、广告合 作协议等等，对于这类合同下的采购业务，是否仍旧需要就每一个具体的采购 业务提出采购申请，如何对这一类采购进行跟踪和管理也是一个需要解决的问 题。 而从非贸易采购的本质来看，它在很多方面不同于公司的贸易采购。首先 贸易采购有着一套标准的物料清单b o m ( b i l lo fm a t e r i a l s ) ，每一个采购定单都 是基于已有的物料清单进行的。而对于非贸易采购来讲，由于其多数是服务和 非规则性的产品采购，不可能有现成的标准的采购物料清单，所以对于大部分 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 的非贸易采购来讲都是独一的，非标准的。其次对于贸易采购而言，其采购的 物料都是有形的标准的产品，故对于产品的检验与核收有相应的标准可以遵 循；而对于非贸易采购行为来讲，虽然采购中不乏有形的产品，但是很多采购 的对象是服务，因此如何对服务进行验收不存在一个标准的规则或者政策来遵 循。因此需要就此制定一项可行的能达到控制效果的指导政策来辅助各部门进 行验收。 3 2 2 其次需要分析s a p 系统关于非贸易采购流程的逻辑，并借鉴其它公司的 在该方面的经营经验。s a p 系统由不同的模块组成，针对于非贸易采购流程主要 涉及的模块有删一物料管理模块，f i 一财务会计模块和c o 控制模快。关于非 贸易采购流程，在s a p 中的业务流程是从硼模块开始的。在删模块中首先是建立 采购定单，根据采购需求确立采购数量和采购价格，并与既定的供应商确定供 货日期和付款期限建立定单。其次当公司收到与定单一致的产品或服务，根据 相应的收货单据在删模块中记录收货。根据s a p 的运行逻辑，一旦收货被确认， 相应的费用或资产也将同时被确认；而通过f i 模块，负责应付帐款的会计人员 将审核发票与定单和收货之间是否一致，在实现三单匹配之后，确认公司对于 该供应商的应付帐款；接着通过公司f i 模块中的应付帐款模块和与供应商约定 的付款条款，会计部门会根据相关文件准备付款。而在s a p 系统中，对于非贸易 采购流程的控制却是从c o 一控制模块开始的。首先根据公司对于不同预算的分 类，在c o 系统中建立i n t e r n a lo r d e r 一内部控制定单，来跟踪和控制对于该预 算的使用；当相关人员在删模块中建立定单时，必须输入与之相关的内部控制 定单号码。一旦定单成立，其金额将直接反映到内部控制定单中，并被作为已 经被占用的预算确认。 举个简单的例子，公司有关于广告服务的预算1 0 0 0 0 元，在c 0 中建立好内 部控制定单后获得一个内部定单号码1 0 0 6 0 0 1 ；在确认好采购业务与供应商后， 假设采购金额是3 0 0 0 元，相关人员在删模块中建立定单的同时必须输入该内部 定单号码。当定单被批准后，在c 0 模块中将能看到该内部控制定单原有预算是 1 0 0 0 0 元，已经被占用的预算为3 0 0 0 元，可用预算为7 0 0 0 元。而当收货在s a p 中 被确认后，其最终的收货金额也将反映到内部控制定单中，而作为三单匹配中 最后的发票确认的金额也会同样影响到内部控制定单。s a p 系统可以通过这样的 方法来准确地、即时地管理公司预算，并能为公司管理层在最短的时间内提供 出整个预算的使用情况。 在s a p 的整个流程中，一般是不包括采购申请这个环节，并且公司即将上 1 4 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 马的s a p 系统中也不包括这一模块( 这是集团内部统一的系统，故中国公司无法 要求增加这一环节) 。然而公司对于非贸易采购的控制要求任何采购需要经过 事先批准才能进行，也就是要求必须通过采购申请的审批流程。因此在考虑新 的非贸易采购流程时，需要设置该环节。而且从采购控制的角度来看，这一环 节是作为整个采购的起点，必须引起重视。 3 2 3 利用其他公司的相关经验，寻找可以借鉴的亮点。笔者先前所在公司在 非贸易采购方面有许多可以借鉴的地方。该公司专门为了非贸易采购成立了针 对这一职能的采购部门，负责采购公司除了原材料之外的所有采购业务。为了 避免该采购部门人员舞弊行为，其采购原则上是采购部与采购需求部门共同参 与选取供应商、商讨采购条款的。这样来能相对地减少由于少数人控制采购行 为而可能为公司带来的风险。 其次公司在采购申请阶段使用了公司自主开发的内部网上审核系统，这一 系统取代了原有的文件签字的方式。当采购申请者在网上填写采购申请表后， 系统将自动判断下一流程由谁来签字、由谁来审核，并发送邮件到该管理人员 要求其到某一特定的网址去审核或者签字批准( 如若是否决意见的将退回至申 请人员) ，而财务控制人员将负责对于每一份已经获得预算控制人员批准的采 购申请进行审核，并为其设置会计科目和成本中心等。这种类型的网上审核系 统能基本上解决由于公司管理人员经常出差而影响整个非贸易采购流程的情 况，系统同时设置了提醒功能，如果某一授权人员在几天之内没有任何回复的 话，系统会自动发邮件再次提醒直至他作出回复。 除此之外，这一网上审核系统还能够获取所有采购申请的信息，包括有多 少采购申请在进行中，有多少采购申请已经获批，有多少采购申请被否决等相 关的信息，这样使公司对于预算进行管理时能够获得比较及时的信息，了解其 实际的使用情况等。而该公司也使用的s a p 系统，其基本使用逻辑在此就不再详 细描述了。 3 3 新的非贸易采购流程的初步方案 通过对公司现有非贸易采购流程的分析及对s a p 系统的逻辑理解，可以总 结出从现有的非贸易采购政策到新的非贸易采购流程中必须增加的几个新的环 节。 首先为了进一步完善公司非贸易采购的开展，需要从组织结构上增设独立 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 的采购部门。在现有的非贸易采购政策下，任何部门都可以直接和供应商确认 采购，代表公司承诺与之开展合作并产生双方的权利和义务关系。而从公司内 部控制的角度来看，这样的方式虽然可以增加各部门的工作灵活性，却给公司 的经营带来了很大的风险。公司从2 0 0 5 年下半年专门成立了采购部，负责公司 的非贸易采购业务。为了更有效地控制由于营私舞弊可能带来的经营风险，还 需要在整个新的流程里增加采购定单这个环节，并且该定单必须由公司采购部 门统一向供应商发出。而供应商只有收到公司发出的正式的采购定单，才能算 真正地与公司建立了权利和义务的关系。 其次在整个新的流程中还需要增加收货这个环节。在现有的非贸易采购流 程下，采购需求部门负责收货并负责填写付款申请，在整个流程中对于收货没 有形成正式的文件，只是通过付款申请来确认收货的完整和发票的可靠性。因 此在新的非贸易采购流程也需要增加确认收货的环节，并以正式的文件记录下 来作为确认收货的依据。 综上所述，可以初步就新的非贸易采购流程作出流程假设。 当业务部门产生采购需求时，采购需求者需要与预算控制者进行沟通并得 到其预先批准；采购部门将协助采购需求者挑选供应商，确认采购价格和供货 日期、付款条款等并签发采购定单；供应商根据采购定单在规定的时间提供合 格的产品或服务，采购需求者或相关责任人负责确认收货情况，并填写收货单 作为公司确认付款的凭据之一；而当会计部收到供应商所提供的合法发票后， 与采购定单和收货记录进行核对，如果一致就可以确认对该供应商的应付帐 款，并在采购条款规定的时间付款。而针对于公司在项目计划方面的控制与管 理，在整个流程中，需要增加项目计划的审批过程。其具体的流程如下图所 示。 虽然已经形成对新的非贸易采购流程的初步假设，为了建立一个完善的非 贸易采购政策，还应该从公司的内部控制角度尤其是财务控制系统的的角度对 其进行多方面的考虑。首先鉴于公司高层管理人员的新的管理要求，需要把更 多的业务下放给中层管理人员直接管理，在新的非贸易采购政策中就必须对于 不同级别的管理人员的审批权限进行相应的设定才能保证各级管理人员在公司 规定的可控制的范围内开展业务。( 由于具体的审批权限所涉及的金额属公司 内部信息，故在此不作详细描述。) 下图为新的非贸易采购流程图 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 1 7 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 在整个非贸易采购流程中，需要设定审批权限的环节有很多：对于公司的 项目的审核批准需要设定审批权限，对于采购申请需要设定审批权限，对于采 购定单的批准需要设定审批权限，对于收货单也需要设定审核权限，对于确认 应付帐款并准备付款时也需要有财务内部的审批权限设定等等。在公司现有的 非贸易采购政策中，已经定义了相应的审批级别和审批权限，然而现有的审批 级别和审批权限都是建立在管理人员的岗位级别上的，虽然对项目项下和非项 目项下的采购承诺申请的审批权限有所不同，但部门与部门之间的采购需求、 采购金额及其对公司业务发展的影响都是有所不同的。比如说公司办公室管理 部门所面对的采购时日常性质的采购，其金额基本是固定的且不会很大，而公 司市场部的广告采购需求，往往是金额非常大的且对公司的整个市场品牌的推 广会将产生很大的影响，故如何设立项目项下的采购申请权限也是这次非贸易 采购政策所要解决的一个问题，并需要在新的非贸易采购政策中设定审批权限 的原则与基础。 3 4 新的非贸易采购政策的初步方案 在已经初步形成的非贸易采购流程上，我们就可以开展对新的非贸易采购 政策的主要控制点的基本设立。 首先根据公司管理层关于充分授权的决策，新的非贸易采购政策需要针对 项目计划增加项目计划采购的部分。在这部分中，需要明确规定项目计划的实 际控制与管理将由指定的项目经理来实施，为了避免多个项目经理而造成的互 相推诿责任的情况，每一个项目计划都必须指定一个而且只能指导一个项目经 理。对于经批准的项目计划，其下产生的一切采购业务所涉及的签字批准都由 该指定的项目经理负责，而不再受限于管理人员签字权限。为了防止由此而产 生的舞弊和经营风险，项目计划还需要明确整个项目计划的预算范围以及预算 结构范围，项目经理只能在限定的预算范围内对该项目计划进行实施，并且只 能在规定的范围能对预算结构进行变更。每一个项目计划必须经过预算控制 者、公司副总经理和总经理的批准，如果集团总部需要其它更高级别的管理人 员进行批准，则参照集团控制制度的相关要求。这一方面是对于项目计划的严 格审查的过程，对于项目计划的评估分析过程，另一方面也是高层管理人员对 项目经理的一个充分授权的过程。 在这一环节中，由预算控制者负责推荐项目经理，并初步定下整个项目计 划的预算金额。而该项目经理需要具体负责制定整个项目计划的具体方案并负 责获得预算控制者、公司副总经理和总经理的批准。对于项目计划的编制情况 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 将在后续的章节中进行详细的描述。项目经理需要负责对项目执行情况进行总 结和报告，并根据项目计划中拟定的项目执行目标和相应的衡量标准，在项目 结束后总结经验，并由高层管理人员对项目执行进行评估。其评估结果将作为 项目经理年底绩效评估的重要依据。 其次是采购申请政策。采购申请作为整个采购业务的起点，在现有的非贸 易采购政策中的采购承诺其实是采购申请与采购定单的一个混合物，为了使各 个职能部门的权责更加清晰，需要把这两个不同的环节区分开来。采购申请将 由采购需求部门根据其实际的业务需求来提出。对于项目计划下的采购需求， 采购申请人必须事先与项目经理沟通，就业务需求与整个项目计划的相关性进 行沟通，并从项目计划中获得预算，同时需要填写采购申请书并获得项目经理 的批准；而对于非项目计划下的采购需求，采购申请人需要与预算控制者探讨 并就满足业务需求的最佳方式、采购申请的大致金额、具体要求达成一致，同 时负责填写采购申请书，并获得预算控制者的批准( 根据不同金额设定不同的 审批权限) 或者更高层次管理人员的批准。在采购申请书中，除了对所需产品 或者服务进行详细描述外，还必须指出所使用的预算类别( 如果是项目计划下 的采购，需列明是具体哪个项目下，哪个具体类别的预算；如果是非项目计划 下的采购，需注明是属于哪个具体的预算) ，需求时间等。在可能的情况下， 也可以提供以前合作的供应商信息供采购部选择。对于公司框架协议下的采 购，由于框架协议是比较粗的价格协议，一般不涉及具体的采购业务，因此也 需要进行采购申请，并需要提供框架协议的合同号码( 或复印件) 。 在采购申请书上，除了给定具体的采购预算金额外，需要同时给定一个可 容许的变动范围以增加采购部在实际采购时的弹性。当然项目经理或者预算控 制者也可以要求采购申请不设置任何的变动幅度。为了避免由于太大的变动范 围导致预算控制的困难程度，公司需要为此设立一个变动区域，即任何采购申 请的可变动范围不能超过这个变动区域。除了给定的变动区域外，还可以同时 设置一个固定的金额用来限制整个采购申请的变动幅度不超出公司预算控制的 范围( 具体的变动区域、固定的金额由于涉及公司内部信息，在此不作具体描 述) 。 而采购申请书除了获得项目经理或者预算控制者的批准外，需要经过财务 会计部门的审核。在采购申请环节中，财务控制部门要负责核对该采购申请是 否与项目计划或者预算描述相一致，其可用的预算是否足够支持此次采购申 请，还需要进步审查整个采购申请是否与公司业务发展目标相一致，是否存 1 9 重建公司非贸采购流程、完善公司内部控制系统 在营私舞弊的风险等等。而对于不符合公司业务发展目标的采购申请，财务控 制部门有权发表否决意见，并提请相关部门重视。对于超出预算的采购申请， 财务控制部门有权要求采购申请部门降低采购预算，或要求项目经理或者预算 控制者对于超出预算部分进行特批，如果预算超额部分已经超出前两者的审批 范围内，则需要更高级别管理人员的特批。为了