优化事业单位的固定资产内部控制建设的思考

优化事业单位的固定资产内部控制建设的思考 摘要：固定资产是事业单位履行其社会职责的物质基础，同时也是财务管理工作的组成部分。随着我国市场竞争力的不断提升，各个事业单位都企图争得一席之地，据此，加大固定资产管理力度，成为各单位所关注的事情。为促进事业单位发展，防止资产严重流失，单位必须大力开展资产管理工作，提高资产使用效率，这也是事业单位完善财务管理的首要问题。据悉，我国在2012年11月开始颁布行政事业单位内部控制规范（试行），该文件在我国一些事业单位中得以实施，并发挥出重要作用。新规范将固定资产控制作为行政事业单位主要的控制内容，将该控制流程纳入行政事业单位业务层面内部控制的重要环节。虽然现在很多单位已经着手对本单位的固定资产进行内控管理，但很多事业单位根据自身特点，制定出一套相对完善的管理制度，然而在具体实施中发现，固定资产管理仍然存在着不少问题。本文以事业单位固定资产内部控制为研究对象，从其实际情况出发，深入了解其固定资产的管理现状，分析其存在的问题，并提出优化建议，对事业单位固定资产内部控制的构建也具有一定促进作用，从而为事业单位资产管理制度的构建加以促进。 关键词：事业单位 固定资产 内部控制建设 自行政事业单位内部控制规范以及相关的应用、评价和审计指引出台以来，对事业单位进行内部控制建设和完善起了重大作用，但由于我国事业单位众多，且内部控制起步较晚，内部控制相对薄弱是毋庸置疑的，如管理制度设计不完善，实际执行不到位，监督走过场等问题普遍存在。这些问题的发生引发了不少国有资产安全和效率的问题，突显出我国事业单位固定资产管理内部控制建设的缺陷，据此，相关人员应对自身单位的资产管理情况进行分析，找出实际问题，并根据这些问题来制定有效方案，以此来确保事业单位内部资产的有效应用，另外，事业单位通过资产管理力度的加强，更好地预防各种腐败现象的发生。 一、事业单位固定资产的内涵和特点 （一）事业单位固定资产的内涵 对事业单位而言，固定资产实际上包罗万象，例如：各种设备、书籍、文物、家具，这些都属于固定资产。不过值得注意的是，固定资产通常使用期限应超过一年，且单价必须超过一千元，固定资产在使用过程中必须保持原状。固定资产对于事业单位而言具有至关重要的作用，对事业单位管理工作的实施加以促进。 （二）事业单位固定资产特点 1、非营利性 事业单位是以公共服务为目的，其单位属性具有公益性，决定了其所固定资产不应直接从事营利性的生产经营活动，其以公共服务为主要目的。 2、以政府资源支持为主 事业单位带有鲜明的公益性质，事业单位固定资产购置资金主要来源于财政补助收入、纳入财政预算收支管理的财政资金和其他资金。这种特殊性，决定了事业单位的固定资产不能随意人为支配，而是需要在国家政策的规范购买使用，事业单位应根据国有资产管理办法文件，实行国家统一所有，政府分级监管，单位占有、使用的管理体制。 3、控制活动的特殊性 事业单位业务层面内部控制主要包括预算业务，收入与支出，政府采购，资产控制，建设项目和合同控制，固定资产在事业单位内部控制中占重要地位，总体而言，固定资产控制的目标是保证资产的安全完整，更进一步目标是避免资产的浪费，提高使用效率，事业单位固定资产以公共效益为使用目的，其检验固定资产效益难度较大，在对固定资产绩效进行评价时，应采取科学合理评价方式。 二、事业单位固定资产内部控制要素 根据 COSO 报告的五要素框架理论，结合事业单位固定资产内部控制的特征，实际上，事业单位与其他企业具有一定相同点，尤其是在内部控制方面，目前事业单位固定资产内控因素通常包括：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督。 （一）控制环境 固定资产管理控制环境是内部控制的基础，主要包括固定资产管理机构的设置，事业单位人员对固定资产内部控制的理解和认识，资产管理人员的道德观和专业胜任能力，固定资产管理相关法律法规和一系列管理程序等。 （二）风险评估 固定资产管理风险评估是指对固定资产管理有关业务活动风险的识别、分析、确认，贯彻固定资产管理业务活动的始终。固定资产管理的风险主要包括价格偏高，质量不佳，重复配置，闲置浪费，使用不当，处置随意等，风险评估包括对这些风险识别评估，并根据评估结果制定相应的制度与措施，进行合理有效的防范。 （三）控制活动 固定资产管理控制活动贯穿于整个事业单位所有层面的业务活动，包括人员控制、实物控制和组织控制。人员控制是指参与固定资产各相关业务的人员应具备相应的专业知识，并进行适当的岗位轮换。实物控制是指严格预算，严格请购，严格验收，定期维护等内部控制。组织控制是指不相容职务相分离的岗位制约。 （四）信息与沟通 随着信息技术的不断发展，事业单位应通过先进技术来构建固定资产管理系统，事业单位可以利用这种平台来实现管理目标，另外相关职能机构能适时掌握固定资产的整体状况，同时资产管理部门在购进资产时能同时与财务系统相连接，保证帐实一致。良好的信息与沟通能够提高资产使用效率，也便于对固定资产的管理进行监督。 （五）监督 监督作为一种有利监管手段，在事业单位固定资产管理工作中能发挥出一定作用，这也是促进固定资产管理工作有序进行的重要措施。据此，事业单位应深刻意识到这一点，加大监管力度，对固定资产管理全过程加以监督，一旦发现问题应立即彻查，以防各项风险的出现。独立性是监督的重要属性，一定要保证其评价和监督的客观公正，才能真正起到监督的重要作用。 四、目前事业单位固定资产内部控制建设中存在的问题 （一）缺乏内控意识，资产内控机构不健全 大部分事业单位资金是源自于政府，这一现状也导致事业单位过于重视货币，而忽视资产的管理。在这些思想的影响下，国家对于固定资产管理的投入力度显得过于薄弱，严重影响到事业单位固定资产管理有效进行。究其原因，实际上是由于事业单位管理者缺乏内控意识，未意识到固定资产管理对单位发展的重要性。 事业单位固定资产管理中存在资产内控机构不健全的问题。当前很多事业单位设立了资产管理部门来对固定资产加以管理，然而，实际上，在事业单位中，资产管理部门的职责却被弱化，仅仅用于辅助其他部门的工作。举个例子，当资产管理部门要对本单位固定资产汇总，其他部门可能无法及时配合其工作，最终导致固定资产信息迟迟不上报，致使资产管理部门不能及时对固定资产进行备案。这种现象产生的主要原理实际上还是由于资产管理部门缺乏一定独立性，无法发挥出自身作用，久而久之，不仅无法为事业单位固定资产管理工作的进行起到任何帮助，还有可能会造成管理混乱，不利于事业单位管理水平的提升。 （二）固定资产管理业务流程不完善 1、固定资产请购流程预算管理环节不规范 事业单位各部门在编制固定资产预算时普遍存在争预算、轻管理的现象。各部门在编制预算时都看重自身利益，导致各部门预算的编制没有与本单位的业务需求和资产现状联系起来。资产使用部门、资产管理部门和财务部门缺乏必要的沟通，单位预算是由各部门编制，汇及到各归口管理部门后交给财务部门简单汇总，根据各部门上一年的预算数加以调整， 对申请购置设备协调调研不够，这样就导致预算缺乏科学性，造成资产闲置和重复购置的现象并存。 2、固定资产日常使用管理环节控制不规范 很多事业单位在固定资产使用过程中存在一些问题，对于固定资产的领用、保管、盘点及会计核算等日常工作没有程序化，虽有固定资产清查盘点制度，但缺乏详细的、具有可操作性的资产管理内容，固定资产内部控制管理工作没有日常化，固定资产清查落实不力，普遍存在固定资产账实不符，家底不清的现象。 （三）缺乏配套的监管体系 1、缺乏对固定资产内控监督考核体制 固定资产的持续投入是促进事业单位发展的重要基础， 事业单位每年都投入大量经费购置仪器设备及其他固定资产。长期以来，事业单位的固定资产管理普遍存在重购置轻管理现象，虽然资产管理部门对于设备的日常使用也制定了相应的管理办法，但由于缺乏系统的固定资产运行的考核评价机制，资产管理部门难以掌握事业单位固定资产的使用效率情况，操作规范情况，日常维修保养情况，可以说资产管理存在脱节现象。 2、内部审计部门监管力度不足 （1）缺乏专门的固定资产相关业务的审计 内部审计部门的设立初衷是对事业单位的财务核算、投资项目、专项资金以及领导经济责任履行情况等进行监督和控制。由于事业单位内部审计人员编制有限，内部审计人员把主要精力投入在上级领导机构下达的审计任务以及领导干部任期经济责任审计上，没有足够的人员和精力针对固定资产进行专门审计。 （2）缺乏系统的内部控制评价体系 虽然事业单位已在事业单位内部控制规范的指导下制定了一些内部控制的基本制度，但是由于内部审计部门或其他职能机构并没有建立健全内部控制审计制度，来对固定资产管理效果进行监督，最终导致无法对管理情况及时反馈，更别提如何应对固定资产管理问题。 五、优化事业单位固定资产内部控制建设的措施 （一）强化固定资产内部控制意识，优化组织机构 固定资产管理是一项政策性很强的系统工作，据此，事业单位管理者应加强对固定资产管理重要性的认识，并建立一定的内控意识，通过对固定资产管理制度的建立来实施，以此确保固定资产管理工作的有序进行。另外，事业单位管理者应坚持“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的理念，对内部组织加以优化，建立多个组织机构，例如：国有资产监督管理委员会、资产管理部门、归口管理部门、使用部门组织结构等，通过这些组织来达到管理效果最优化。为充分显示固定资产管理的重要性，将资产管理部门独立出来，增加人员，赋予更大的权力，资产管理部门是与其他部门平级的职能部门，受资产管理委员会的直接领导，专职负责固定资产管理相关事宜。从三个层面加强内部控制意识： 领导带头加强对固定资产内部控制的重视。领导在事业单位中占领着主导地位。事业单位的领导应积极听取意见，发现问题，并协商制定相应的策略，高效率地指导资产管理的工作。 资产管理部门应按照财政部有关行政事业单位内部控制规范的相关规定，结合单位实际情况，制定一套有效的固定资产控制制度，并在实际工作中不断完善。 各部门积极配合，在加强相关职能部门及人员的内控意识的同时，提高全体员工对固定资产内部控制的重视，应加强对固定资产管理政策法规的宣传力度，倡导全体员工爱护固定资产，确保资产的安全。 （二）强化固定资产日常管理工作，完善固定资产管理业务流程 1、强化固定资产预算管理、优化资源配置 将固定资产管理纳入单位预算管理环节，固定资产管理部门在充分调研和分析预测的基础上，做好固定资产购置预算，统一协调，把闲置的固定资产重新调配，优化资源配置。 2、强化固定资产的账、卡、物日常管理，保持一致性。 针对固定资产账实不符，家底不清的实际情况，对现有的固定资产进行一次彻底细致清查，一是对于物多账少的固定资产，按同类资产的现行市场价入账，并进行账卡平行登记。二是对于物少账多的固定资产，对已到报废年限或是已经毁损的固定资产列出清单，使用部门提出书面申请，财务部门审核，并填报行政事业单位国有资产处置申请表上报财政部门办理相关报废审批，批复后按照相关流程做好报废和注销账务处理。三是将盘点清查报表与财务固定资产账面进行核对，完善固定资产实物台账、固定资产卡片、固定资产总账和明细账，保证账、卡、物三者一致。 3、强化固定资产清查盘点制度 进一步完善固定资产清查盘点制度，并有效执行。每年根据上级部门部署完成固定资产清查工作外，定期或不定期地对固定资产进行清查盘点，细化固定资产实地盘点环节，摸清家底，保证固定资产账实相符，防止资产流失。 4、完善固定资产管理业务流程 完善固定资产管理业务程序，制定有效的固定资产管理流程图，相关部门相互约束，及时沟通，准确、全面的反映固定资产管理状况，使资产管理相对透明化，有效杜绝固定资产管理漏洞，造成漏记、少记等现象发生。 （三）建立健全配套的监管机制 1、建立固定资产内控评价与人员监督考核机制 在现行行政事业单位管理体制中，建立自上而下的评估与督查机制是促进工作制度化、规范化、科学化，解决问题的有效办法，单位固定资产管理工作也不例外，应该按照相关规定制定固定资产管理考核制度，建立长效的固定资产管理评估与督查机制，将固定资产管理工作纳入年度考核指标管理，对工作业绩突出的固定资产管理部门、人员给予相应的奖励，以便提高固定资产管理人员的工作积极性，做到“人人都管物，物物有人管”，从而提高固定资产管理水平。 2、充分发挥内部审计的监管作用 内部审计部门应该每年组织固定资产的专门审计工作，对固定资产?购、验收、保管、会计核算、盘点、处置等各环节的真实与规范性进行抽样捡查 ， 以保证制度的健全与和执行的效果。审计结论和建议，应及时向相关领导报告，促进事业单位完善固定资产管理制度，改进各环节的控制方法。通过纠正问题、弥补缺陷，提高固定资产控制行为的有效性，保障控制目标的实现。 内部审计部门应将审计监督工作日常化，一是加强预算的监督审计，参与论证过程，判断资产配置是否科学合理。二是重视过程控制，进行全过程跟踪审计。在购置与验收环节，核实申请和审批、采购方式、验收程序是否合合规，在日常管理环节，需定期或不定期检查固定资产使用情况，检查条形码是否齐全，在资产处置环节，对报废处置的资产是否手续齐全，残值是否合理，变价收入是否及时