公文基础知识培训课件(PPT 40页)

公文基础知识培训,民生保险江西分公司,机关办文程序,一、发文,拟稿,核稿,签发,复核,索要发文字号,打印,用印,发送,非机关各科室业务范围的综合性重要文件，由办公室拟稿；凡内容属各机关科室业务范围内的文件，由各科室自行拟稿；内容涉及几个科室时，由主办科室会同有关科室协商拟稿、会签。,以分公司名义草拟的文稿，一律须填写发文单，经科室负责人审核并签名后，送分公司办公室审核，办公室主要审核公文格式是否符合要求，不符合要求的应退回承办科室修改。未经科室负责人审核签字的文稿，不得由拟稿人直接交办公室，更不得越级直接送公司领导。,以分公司名义发文的，由分公司领导签发；以分公司名义制发的上行文，由总经理或主持工作的副总经理签发；以分公司名义制发的下行文或平行文，一般性文件由分管副总经理签发，重要文件由总经理签发。,公文正式印制前，由办公室进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。,如发正式红头文件，应先向办公室索要发文字号，并进行登记。,按照谁拟稿谁打印的原则，凡由各科室拟稿的，原则上由各科室自行负责打印。打印过程要重视校对工作，一般经拟稿人一校，办公室二校进行。,以分公司或办公室名义发文，打印装订后交办公室统一盖章、分发；以总经理名义发文，由总经理签章；各科室下发非正式文件的，由各科室加盖本科室印章。,纸质红头文件原则上由各承办科室负责发送，并做好发文登记。如需从网上发文，由办公室或信息中心统一在网上发布。,机关办文程序,二、收文,批办,承办,催办,归档,根据办公室拟办意见，按照先分管副总经理后总经理的顺序，送领导阅批，根据领导指示送有关科室承办。,(1)属阅知性文件，各有关科室负责人阅文后应在收文处理单上签名并注明日期；(2)属阅办性文件，各有关科室负责人应认真按公文要求和领导批示办理，办理完后应及时送回办公室存档，并在收文处理单上注明办理情况或结果。(3)需要两个以上科室办理的应当明确主办科室。(4)紧急公文，应当明确办理时限，承办科室应抓紧办理，不得推诿、拖延。对不属本科室职权范围或不适宜由本科室办理的，应注明理由并迅速退回办公室。,送分行领导批示或者交有关科室办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,对于已经办理完毕的公文，办公室要及时回收，每年3月底前移送至档案室存档。,拟办,由办公室根据公文内容提出拟办意见,一、公文的行文规则,二、公文的种类,三、公文的格式,四、常见公文的写作方法,一、公文的行文规则,（三）向上级机关行文，应当遵循以下规则：1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。,一、公文的行文规则,（四）向下级机关行文，应当遵循以下规则：1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文，或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,（五）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,弄清工作关系类型和行文方向,1.领导与被领导关系；,如：民生银行与下属行；,2.指导与被指导关系,如：分行办公室与下属行办公室；,3.平行关系,如：江西分行与其他省区分行,4.不相隶属关系,领导与被领导关系、指导与被指导关系之间的行文方向可分为上行文和下行文，如通知、通报、请示、报告等；平行关系和不相隶属关系只能用平行文，如函。,二、公文的种类,（一）上行文（2种）,1.请示。用于向上级机关请求指示、批准事项。,2.报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,如：关于开展XXXXX活动的请示关于XXXX行为是否构成非法融资的请示关于拨付XXXX工作经费的请示关于购买电脑的请示,如：关于开展夏季金融工作检查的报告关于2012年工作总结的报告关于XXX同志违反XXXX调查情况的报告关于赴XXX省分行考察学习情况的报告,二、公文的种类,（二）下行文（12种）,2.通知。用于发布要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。如：关于开展夏季金融工作检查的通知；转发总行关于开展XXXXXX工作的通知,1.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如：关于表彰先进单位和先进个人的决定；关于给予XXX同志XX处分的决定。,3.通报。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如：关于开展夏季金融工作检查的情况通报；关于表彰XXX同志见义勇为行为的通报；,4.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。如：关于做好2013年金融安全监管工作的意见；关于做好媒体记者采访接待工作的意见；,5.批复。适用于答复下级机关请示事项。如：关于你行XXXX请示的批复；,二、公文的种类,7.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，主要面对社会公众。如：关于颁布中华人民共和国游行示威法的公告,6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，主要面对的是社会公众。如：南昌市人民政府关于暂时停止活禽交易的通告。,8.命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；批准授予和晋升衔级和嘉奖有关单位及人员。一般只有军事机关、省部级以上主要领导和县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。在实际工作中，各级地方政府都很少使用命令这一文种，国家高级领导机关和主要领导人才较多使用。,9.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。,10.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。,11.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,12.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,（二）下行文（12种）,二、公文的种类,（三）平行文,函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如：关于请求批准我行员工子女在贵校入学的函关于答复贵行XXXX事项的函,（四）常犯的文种使用错误,关于开展夏季金融工作检查的请示（事情还没做，请上级答复能不能做，该怎样做？）关于开展夏季金融工作检查的报告（事情已经做完了，向上级报告完成的情况）,一是该用请示的用了报告。关于拨付XXXX工作经费的报告关于购买电脑的报告,请示是请求上级批准某一事项，着眼于事前，上级必须给予答复的。报告是向上级报告某一事项的情况，着眼于事后，上级可以答复，也可不答复。,二是请示、报告并写。关于拨付XXXX工作经费的请示报告关于购买电脑的请示报告,1.请示和报告不分。,三是报告中夹带请示事项。在向上级报告工作时，不得夹带请示事项，如确有情况需要请示的，应另外行文。,关于表彰先进单位和先进个人的决定关于开展夏季金融工作检查的通知转发总行关于开展XXXX工作的通知,通知和决定都是要求下级执行上级的意图。但“决定”一般只用于重要事项、重大行动和奖惩；而“通知”的用途更为广泛，一般用于向下级布置常规性的工作和转发上级的文件等。,2.通知和决定相互混淆。,3.通报和决定相互混淆。,通报和决定都可以用来对下级进行奖惩。但存在以下不同：发文的目的不同：通报是为了通过奖惩来教育更多的人，从而推动有关工作；决定是为了把有关的奖惩事实通过文件的形式予以正式确认，并会给出具体的奖惩意见。,文件的内容不同：通报是通过介绍情况，引出某个结论，常常带有要求其它人员如何做，采取何种措施等内容；决定则往往是直接了当的说某人或某单位因为某事，给予某某奖励或处分。,发文的范围不同：通报的发文广泛，要求传达到全体人员，学习好的经验做法或汲取教训；决定除了奖励类决定一般普发外，处分类决定往往一般只与当事人和有关方面见面，很少普发。,（四）常犯的文种使用错误,关于开展第二季度绩效考核的通知（事前）关于第二季度绩效考核情况的通报（事后）,通知着眼于布置工作，有具体的任务、详细的要求。通报侧重于讲评工作，通过介绍工作情况、典型事例来传达意图，对下级提出要求时比较原则，甚至不涉及直接具体的要求。,4.通知和通报相互混淆。,5.公告、通告和通知、通报、决定、命令混淆。,公告和通告：用于面对社会公众，有严格的发文权限规定。公告是对国内外发布重要事项和法定事项，而通告发布的范围和内容要比公告小。,通知、通报、决定、命令：用于对单位、系统内部发文，,（四）常犯的文种使用错误,对平行关系的单位和不相隶属单位行文，一律用函。常见的错误有以下几种：,6.函的使用错误。,（1）请求对方协助、帮助或批准的，错用了请示或报告。如：关于请求帮助解决我行员工子女入学的请示应改为：关于请求帮助解决我行员工子女入学的函关于协助调查XX公司经营情况的报告应改为：关于协助调查XX公司经营情况的函关于批准我行对大门进行装修的报告应改为：关于批准我行对大门进行装修的函,（2）向对方通报情况或商洽工作的，错用了通知、通报等如：关于联合开展校园周边专项整治的通知应改为：关于联合开展校园周边专项整治的函关于XXX公司涉嫌不正当竞争的通报应改为：关于通报XXX公司涉嫌不正当竞争有关情况的函,（四）常犯的文种使用错误,主要表现在把非法定的公文材料（如计划、总结、要点、方案、规定等）当作法定公文来发：,7.自创文种。,如：民生银行2013年金融工作抽检计划可改为：民生银行关于印发2013年食品抽检计划的通知民生银行2012年工作总结可改为：民生银行关于2012年工作总结的报告民生银行绩效考核奖惩暂行规定可改为：民生银行关于印发绩效考核奖惩暂行规定的通知民生银行2013年打击传销工作方案可改为：民生银行关于印发2013年打击传销工作方案的通知,如：把应该用某些社会事务性的文书（如广告、启事、声明）的，却用了公告、通告和通知。,（四）常犯的文种使用错误,8.乱抬身价。,主要表现在滥用公告、通告和通知。,如：关于XXXXXXXX的请示报告关于XXXXXXXX的请示函关于XXXXXXX的决定通知,9.文种并用。,主要表现在两种文种在一个公文标题中同时出现。,三、公文的格式,（一）公文的版面,3.行数和字数：通常情况下，每页22行，每行28个字，当因为排版后空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,三、公文的格式,公文一般分为版头、主体、版记、版心外四部分。共有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。,（二）公文的格式要素,三、公文的格式,版头部分,1.份号2.密级和保密期限3.紧急程度,4.发文机关标志,5.发文字号,6.签发人,三、公文的格式,主体部分,1.公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。,2.主送机关主送机关可用全称或规范化简称。用3号仿宋体字，在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。主送机关较多时，同类型机关内同级机关之间用顿号分开，不同类型机关之间用逗号分开。除公告、通告外，其它文种都必须有主送机关。,3.正文一般用3号仿宋体字。公文首页必须显示正文，编排于主送机关下一行。正文的结构层次一般不超过四层，依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，字体分别用黑体、楷体和仿宋体字。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层可以用“（一）”，也可以选用“1.”。当正文需要引用其他公文时，应先写标题，再写发文字号，并加括号。,正文的特定要求。,2.引用其他公文。当正文需要引用其他公文时，应先写标题，再写发文字号，并加括号。如：“根据市工商局关于XXXXXXXX的通知（洪工商字2013XX号）精神”,三、公文的格式,4.附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字和冒号，后再标附件的名称，如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注顺序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行首字对齐。印发、转发、报送的内容不属附件，不需说明。,5.发文机关署名署名一般用全称或规范化简称，编排在成文日期之上。加盖印章时，以成文日期为准居中。不加盖印章时，在正文或附件说明下空一行右空二字编排。,7.印章印章要端正、居中，上距正文或附件说明一行，下压发文机关署名和日期，并使之位于印章的中心偏下位置。,6.成文日期加盖印章时，右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不得编为01）,8.附注如果有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,三、公文的格式,9.附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一齐装订。,“附件”二字及附件序号用3号黑体字，顶格编排在左上角第一行。,附件必须编排在版记之前。,附件的标题居中编排在第三行，用2号小标宋体字。,三、公文的格式,版记一般包括抄送机关、印发机关和印发日期两个要素，用4号仿宋体字，左右各空一字，抄送机关最后要标句号。如果没有抄送机关，则这一行去除，只留印发机关和印发日期。,版记必须编排在偶数页上，即使奇数页可以放得下，也必须放到偶数页，哪怕偶数页上除了版记没有任何内容。,分隔线首条分隔线和末条分隔线用粗线，线粗为0.35mm，中间的分隔线用细线，线粗为0.25mm.,版记部分,页码(版心外要素)页码用4号宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字，如版记页前有空白页的，版记页和空白页均不编排页码。,三、公文的格式,发文字号居右顶格编排。,第一页不显示页码，从第二页开始标注页码。,除第一页用红头之外，其他页均用白纸。,信函格式。它是一种特定的公文格式，并不是一种文种，与通用格式中的“函”有本质区别，相对于公文的通用格式来讲，信函格式相对简单，易操作，多用于通知、批复、函等。,版记内不标注印发机关、印发日期和分隔线。位于公文最后一页最下方,公文标题的常见错误,一、公文标题回行时，排列不当,当公文标题较长，需要回行时，要排列对称，长短适宜，间距恰当，应使用梯形或菱形。,二、公文标题回行时词意中断,回行时，不能把含义完整的词组分割成两行。,公文标题的常见错误,四、公文标题不可随意省略要素。,公文标题主要由“发文机关”+“事由”+“文种”三要素组成，不得随意省略。,公文标题的常见错误,五、公文标题不可繁杂冗赘,特别是各种转发性的公文，往往容易产生这种问题，可采取“自拟摘要、适当修辞”等方法解决。,公文标题的常见错误,六、公文标题的语法错误,1.随意不用或错用介词“关于”。,公文标题的常见错误,六、公文标题的语法错误,2.随意不用或错用介词“的”。,公文标题的常见错误,六、公文标题的语法错误,3.画蛇添足，滥用修辞。,公文标题的常见错误,“紧急通知”除外。,六、公文标题的语法错误,4.滥用标点符号。,一是法规、规章，不用书名号而错用引号。,二是转发非法规性公文（如通知、报告）滥用书名号。,三是出现多个机关或人名并列时，之间应用顿号分开，不使用空格。,公文标题的常见错误,四、常见公文的写作方法,1.请示的理由和依据。可简要阐明请示事项的背景、理由或依据，如：有关法律法规、上级的文件精神、领导的指示要求、某些惯例等等。,（一）请示的写法,2.请示的具体事项。要明确说清楚需要上级批准或答复的具体事项，切不可含含糊糊，模棱两可。同时，也可依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。,3.结尾。请求上级批准某一事项的请示一般用“妥否，请批示”、“请予批准”等结尾；如果是就某一项工作请求上级解疑的一般用“请予答复”来结尾。,四、常见公文的写作方法,一、综合性报告。综合性报告，也称总结性报告，跟工作总结类似，一般是用来向上级报告日常性的工作情况，基本的结构如下：,（二）报告的写法,1.基本情况：工作时间、背景、条件和取得的主要成绩。2.工作完成情况：详细分类阐述各项工作的开展情况，也可与基本情况合在一起写。3.主要特点或做法（经验）：要有观点、看法和规律，要有具体的典型事例以及理论分析。4.下一步的工作打算或计划。,四、常见公文的写作方法,（二）报告的写法,二、专题性报告。用于着重汇报某项工作、某个问题，或者答复上级的询问，特点是专项、特殊，一事一报。主要结构如下：,1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事件的起因、经过和本单位的处理结果。2.分析原因、说明理由。根据报告的内容，可以分析存在的问题及原因，或者处理该事件的理由。3.提出意见建议。对反映的事项提出解决问题的建议和办法。,四、常见公文的写作方法,（三）通知的写法,一、事务性通知。常见的有会议通知、活动通知、告知性的通知等。主要结构如下：,1.通知的缘由和依据。常用“为了”或“根据”开头。2.通知的具体事项。明确会议、活动或告知事项的时间、地点、内容、人员和具体要求等。,二、指示性通知。常用于对某项工作进行部署等。主要结构如下：,1.通知的缘由和依据。常用“为了”或“根据”开头。2.通知的具体事项。明确工作的内容、标准、步骤、完成时限、工作方法和具体要求等。,三、印发、转发性通知。主要用于印发工作方案、计划，转发上级文件、指示等，一般都带有附件。结构比较简单。常用“现将XXXX文件转发（印发）你们，请认真贯彻（遵照）执行”等固定格式。,四、常见公文的写作方法,（四）通报的写法,一、总结性通报。又称工作通报，一般用于某项工作结束后，对工作情况进行总结，