提升工作效率(时间管理).ppt

如何提升工作效率（高效的时间管理）,胡文燕,1,目录,常见的时间陷阱,2,时间管理六步,3,高效能的九条守则,第一章常见的时间陷阱,由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。,文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。,交办工作时，没有明确最后期限。,花较多时间替下属拿主意。,不速之客的干扰；常被电话打断工作。,繁多、冗长、低效的会议。,缺乏细致的实施计划。,过多文书记录。,过于注重细节,追求完美.,长时间面谈。,第二章时间管理六步,1做好计划和统筹,2要事第一,4学会说“NO”,6改进方法和习惯,5明确期限,3化繁为简,1做好计划和统筹,一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中，较忙的是什么时间段？,有哪些工作可以提前做？,2.1二八定律（帕累托法则）,19世纪末意大利经济学家巴莱多发现,在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。二八定律被广泛应用于社会学及企业管理学等。,因此管理时间，也需要重视那80%的时间，让其尽可能多地处理更重要的工作。产生更大的价值。,花掉,来自,2要事第一,2.2四象限原则（时间管理矩阵）,把事务按其紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。,重要紧迫,重要不紧迫,不重要紧迫,不重要不紧迫,学习新技能建立人际关系保持身体健康,危机紧急状况有限期的计划,琐碎的事情某些信件无聊的谈话,某些电话不速之客某些会议,2要事第一,2.3有序原则（ABC分类法）,ABC分类法又称帕累托分析法，它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。由于它把被分析的对象分成A、B、C三类，所以又称为ABC分析法。,2要事第一,简化工作是所有优秀管理者的共同特质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。所以要善于将复杂的问题简单化。,通过两个小故事来感受下,3化繁为简,英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科学家。第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临死亡的恶运。第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥荒而亡的命运。此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使其余的两人得以活存，请问该丢下哪一位科学家？,3.1故事一（该丢下哪一位科学家？）,法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收到的成千上万的答案中，答案最多的是蒙娜丽莎，而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。,3.2故事二（你会救哪一幅画？）,在工作中不要让不好意思害了我们!,4学会说“NO”,帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。,5明确期限,6改进方法和习惯。,“你想把球从洞里挖出来，却把洞愈挖愈大。”西方谚语,通过两个小故事来体会！,一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换一把？”“我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。“你为什么不去仓库领一把呢？”“仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。“噢，董事长，我不知道是您，我这就去仓库领一把。”看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。”,6.1故事一（勤劳的保洁员）,甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？”乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？”乙又赶去市场，回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？”乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？”不一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。”老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！”乙羞愧地回到厨房干杂活去了。,6.2故事一（勤劳的保洁员）,第三章：高效能的九条守则,简单的就是最