仁恒设备材料采购实施流程

房地产业务流程管理手册文件编号NJY-CG-LC003设备材料采购实施流程版本/修订A/0内部资料（注意保密，不得外传） 南京仁恒流程管理体系文件设备材料采购实施流程文件编号：NLY-CG-LC003 版本：A编制：日期：审核：日期：审批：日期：主导部门：采购部发布日期：200 年 月 日 实施日期：200年 月 日1. 目的：规范项目工程所用材料（设备）的采购实施，确保材料（设备）质量和成本满足项目定位的要求、国家标准以及项目目标成本的要求。2. 适用范围：适用于公司在建项目的设备材料的选型、封样、交底、验收（包括乙供材料设备）、使用和结算。3. 术语和定义无4. 职责4.1. 采购部4.4.1. 负责采购材料、设备的市场调查，对拟采用产品品牌在符合市场定位、产品定位以及符合成本控制指导书的前提下提出建议；4.4.2. 提交样品并进行技术交底；4.4.3. 协调处理供货意外事宜；4.4.4. 负责材料设备采购合同的签订。4.2. 总师室4.2.1负责建安材料、景观、装饰、室内装修及影响到外观效果材料的市场调查、选型确认和封样管理；4.2.2 确认样品并进行技术交底。4.3. 项目部4.3.1. 提供材料设备需求计划和进场时间；4.3.2. 配合监理单位建立现场材料设备样板库；4.3.3. 参与材料的封样确认，并根据合同和封样材料组织到货验收。4.4. 监理单位4.4.1根据合同和封样材料组织到货验收；4.4.2见证施工单位的取样、送检工作；4.4.3对不符合要求的材料设备采取解决措施。 5.流程说明序号流程名称责任人流程说明(输入、输出、流程说明)支持文件及记录1材料设备市场调查采购部输入：扩初设计图纸 输出：材料调研报告流程说明：1.1 采购部、总师室负责公司重要材料和设备的市场调查，包括选型定板、样本保存和新材料、新技术应用情况分析。1.2总师室在扩初设计完成后会同采购部进行建安材料、景观、装饰、室内装修及影响到外观效果材料的市场调查，积极采用四新技术，提出材料调研报告，并根据选型定板情况进行送样。1.3采购部收集市场材料、设备成本变化情况，并对有参考价值的信息提供总师室参考和选择。总师室还可通过供应商信息平台查阅材料设备信息资料，必要时可到采购部查询。1.4物资采购范围的初步划分：1.4.1甲供物资：包括钢材、水泥、防火门、防盗门（进户门）、单体外立面、室内外装饰材料（如：地砖、面砖、涂料等）、室外绿化工程中的大型乔木、灌木、室外硬质景观中的饰面材料（如：花岗岩、泳池马赛克等）、卫生洁具、电线、电缆、配电箱、桥架、主要管材、水泵、风机等。1.4.2乙供物资：包括室内装修材料、木材、小批量的钢构件、电气预埋盒、各种水电预埋管及水电辅材、零星材料等。1.5甲供和乙供物资清单确定：预算部在工程实施前，结合设计文件和图纸，提交工程中所使用的大宗材料设备清单（包括材料设备的品种、规格和控制性数量），由总经理组织召开会议讨论确定甲供和乙供物资的范围。由预算部编写完成材料设备采购范围后提交总经理批准执行。材料调研报告2材料样品管理采购部总师室输入：材料调研报告输出： 材料样品接收登记管理记录流程说明：2.1设计材料选型定板 a)总师室和采购部组织重要材料、设备和景观、装饰、室内装修及影响到外观效果材料的选型定板确认并封样，对设计效果有重大影响的材料进行样板制作，完成样板后，组织材料样板确认会进行设计确认，并对建安材料设备选型定板确认并封样。（见材料选型定板流程）b)工程承包单位将乙供材料送样到总师室（景观、装饰装修材料）进行确认封样。2.2材料样品的移交a) 在材料设备采购合同签署后一周内，总师室将确认的封样材料(设备)以及材料样品移交清单移交项目部；b) 采购部组织供应商、总师室、项目部进行合同交底，向监理单位、供应商明确材料设备技术参数；c)项目部编制已定的材料样品清单。2.3 现场材料样品库的建立a) 项目部建立材料样品库，对所有甲供及乙供材料进行封样保管；b) 供应商材料样品由项目部与监理单位负责接收材料样品，共同建立材料样品库；c)项目部对接收的材料样品进行样品封样、统一编号登记；d) 项目部编制已接收的材料样品清单，同时报总师室备案。3材料计划编制、审核 项目部输入：甲供材料需求计划和材料进场计划输出：月设备材料计划汇总表流程说明：3.1施工单位编制甲供材料需求计划和材料进场计划，经监理单位和项目部，公司主管领导审批后交由采购部，由采购部按公司批准的采购方式和规定要求组织采购。3.2项目部根据施工单位的材料需求计划，汇总形成月设备材料计划汇总表，报采购部组织货源。月设备材料计划汇总表4乙供材料价格管理项目部采购部输入：月设备材料计划汇总表输出：供应商提供的材料设备流程说明：4.1 乙供物资的价格由采购部负责审核，项目部负责乙供物资的品质管理。乙购物资的品牌或样品由采购部会同设总师室、项目部确认。4.2 乙供物资价格审批流程：承包单位申报项目部采购部经理预算部经理主管副总总经理4.3 金额小于3万元（含3万元）的乙供物资，比价后，由采购部经理确认，经预算部审核后，报主管副总批准执行。金额大于3万元乙供物资，比价后，由采购部经理确认，经预算部审核后，报总经理批准执行。5材料设备验收项目部监理单位输入：材料设备输出： 材料设备验收记录流程说明：5.1供应商按采购部的要求提供材料和设备，在货到前通知项目部，项目部组织监理单位和承包商在接到通知后组织到货验收。5.2验收时承包商应负责接货并安排货物入库。 5.3由监理单位对照计划和样板组织验收，采购部和项目部协助； 5.4对涉及外观效果的材料验收应由总师室参加。5.5监理单位负责组织采购部、施工单位、项目部对进货产品共同检验和试验。监理单位和施工单位按照施工监理合同和施工承包合同规定对进货产品负最终质量验收责任，供应商同时就进货产品的最终质量对公司负责。5.6项目部负责督促监理单位对照进货产品检验规程抽样检查或全部检验每批进货产品。a) 一般件抽样检查（如：地砖），检查不合格，应退货；b) 主要件全部检查（如：门窗、进户门）。5.7进货产品经验收合格后，承包商、监理单位、施工总承包单位验收人员必须在材料设备验收移交单上会签确认，要求注明会签意见及验收日期。施工总包单位负责清点实收货物数量，并由总包单位项目现场专业负责人签字确认。5.8 验收过程中，监理单位按材料设备技术参数（如有材料设备样板则对照样板）进行审核，施工单位检查其外观质量、数量并接收；5.9监理单位判断该材料设备是否送检，如送检，则按规定要求见证取样送检；如不必送检，则组织验收人员得出结论；5.10承包商认为需见证送检的材料，由监理单位按规定要求见证取样送检。材料设备验收移交单6不合格材料及设备的处理供应商输入：已验收的材料设备 输出：材料设备样品 流程说明：6.1 不合格品的处理6.1.1如果发现一般件的不合格材料和设备，监理单位在发出拒收通知时应考虑：a)如不影响工期，则全部退货，安排供应商重新供货；b)如影响工期，则看是否可以降级使用，如果不行则通知总师室寻找代替方案并由采购部提出索赔要求；c)如属轻微缺陷但可降级使用的材料设备，经供应商、预算部、总师室协商后，提交分管领导审批后进行降级处理，同时由采购部向供应商提出索赔要求，并报预算部。6.1.2主要件全部检验不合格的办理退货，同时向供应商提出索赔要求；6.1.3不合格处理（材料设备计划差错）如果在验收时属于材料设备计划错误的：a)如不影响工期，实行退货，安排供应商重新供货；b)如影响工期，则看是否可以降级使用，如果不行则通知公司总师室寻找代替方案。c)监理单位会同相应单位分析错误原因，并确定责任单位和落实相关责任。7材料设备结算采购部预算部财务部输入：材料设备款的结算申请输出： 材料设备款结算流程说明：7.1机电设备工程合同预付款项及进度款的办理由项目部专业工程师根据物资订货合同中有关要求，填写机电设备工程款项申报表，报项目经理审批，采购部根据合同相关条款审核。7.2材料结算款办理流程：负责签订该材料合同的采购主管（主办）对结算材料的价格、数量、金额及付款依据进行审核，审核完成后由其办理付款手续，后由采购部负责财务的主管进行复核，复核完成后办理材料入、出库手续。7.3材料款项付款依据为物资采购合同及相关工作联系单、甲供物资价格审批表（须附上完整的审批意见）。7.4采购部主管（主办）根据承包单位、监理及工程部签字确认的甲供物资验收单，填写物资款项申报表，按公司规定程序报批，并办理材料的验收入库。7.4.1机电设备工程付款程序：项目部主管项目经理采购部经理预算部经理总经理助理（财务）主管副总 总经理（付款50万以下）董事会代表（付款50万及50万以上）7.4.2物资付款程序：采购部经办人采购部经理预算部经理财务经理主管副总总经理（付款50万以下）董事会代表（付款50万及50万以上）工程结（决）算流程月份工程材料款帐单8材料设备供方信息的管理采购部预算部输入：材料设备供方信息输出： 材料设备供应商管理信息库流程说明：8.1采购部按照供方信息调查表的内容，负责及时收集工程建设项目各类物料的供方信息、样品、样本信息资料，分类建档，并将相关信息形成电子文档；8.2采购部负责组建公司材料、设备信息网络，并根据采集的信息，适时更新维护网络，随时为公司材料设备选型提供决策参考，预算部建立成本价格信息库。备注：6 支持性文件6.1 NJY-CB-LC002工程结（决）算流程6.2 NJY-CB-ZY003材料认质限价作业指引7 相关记录7.1 NJY-CG-LC003-JL001材料调研报告7.2 NJY-CG-LC003-JL002材料样品移交清单7.3 NJY-C