《商务电子邮件写法》PPT课件.ppt

HowtowriteanE-Mail?,商务英语电子邮件的基本格式,常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。标题。称呼、正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。,称呼,商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼或DearSir/Sirs,DearMadam/Madams,DearSirorMadam；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼。,正文,正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。,Example,Hi,Imsorryaboutthis.Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!,Hi,Regards!,this,about,about,isbusywithanotherrequirement,Punctuation&Spelling,.concludingwords,Revisedversion,DearMr.XXX,Imsorryabouttheproblemofoursystem.Isincerelyapologizeforitandwelltryourbesttosolvetheprobleminaweek.（此处可加上具体的解决方案）Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.BestRegards，XXX,写作技巧,UsetheRightGreeting:使用正确的称呼。尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白。”DearSir”也已经过时了，最好写成DearMr./Ms.后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如DearJohn。,写作技巧,KeepitShortandClear:使邮件简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句。使用类似“first,second,next,andfinally”的词引导你所要表述的每一个观点。可以用Ifyouhaveanyotherquestionspleasefeelfreetocontactme.来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。,Sentencestructure,Starter开头IamwritingtoIwouldliketoIamproposingLets,Sentencestructure,Givefeedback意见反馈Pleaseseecommentsbelow.请看下面的评论。Myanswersareinbluebelow.我的回答已标蓝。Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.我就文档添加了一些备注，仅供参考。,Sentencestructure,Attachment附件Ienclosetheevaluationreportforyourreference.我附加了评估报告供您阅读。Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.今天的会议记录在附件里请查收。Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes/pleaseseeattachment.关于其他个人特征方面的信息，请参阅随附发行说明/请参阅附件。,Sentencestructure,Pointlisting列表Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1.2.今天我们要完成的任务:1.2.OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:1.2.我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1.2.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1.2.以下是对你们团队的一些问题:1.2.Someitemsneedyourattention:1.2.以下方面需提请注意:1.2.,Sentencestructure,Thanksnote感谢Ireallyappreciatetheeffortyoumadeforthissuddenandtightproject.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Yourkindassistanceisverymuchappreciated.我们对您的协助表示感谢。Itwouldbeappreciatedif/that如将不胜感激。,Sentencestructure,Apology致歉Isincerelyapologizefor对我真诚道歉IapologizeforthelatereplyingandwellASAP(assoonaspossible).很抱歉现在才回复，但我们会尽快,Sentencestructure,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.有任何问题,欢迎和我们联系。Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!欢迎您的评论和建议!,写作技巧,BePoliteandTactful懂得谦逊和准确传达信息的重要性Iwant.之类的词能避免则避免出现，相比之下，Iwouldlike显得更尊重对方。又如Iaminterestedin是提出请求建议或寻求意见的好方法。,试比较,Openthedoor.Pleaseopenthedoor.Couldyoupleaseopenthedoor?Iwouldbegrateful