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高校行政管理中的反馈机制研究 摘要 蠢特续抉邃发震瓣蜚景下，裹餐羧棱必缓壤往羲逶，逮羧攘跤，慰来叁熬校 内外的环境变化做出快速、正确的应对。为此，笔者认为高梭行政管理需要构建 爱绩税稍，运舔反绩璐能，叛最大程度缝发簿高校章亍教管理效麓。奉文旨在探讨 高校行政管理中的反馈机制问题。全文共分为五部分，第一部分简要阐述本研究 产生的背景，井对相荚概念进行界定。第二部分分析商校行政管理酌现状。第三 部分为建立骜梭往政管理反馊桃剃的理论依攒。第四部分对影响赢校褥政管理反 馈的相关因素进行分析。第五部分提出建立高校行政管理反馈机制的相关对策。 本论文采耀豹疆究方法主要蠢文献资瓣法、专家访谈法、令察法等。 美键诩；赢校警毽蔫梭行政警瀵效率菱镶税糊 高校行政管理中的反馈机制研究 a b s t r a c t c o n t e n t ； i nt h er a p i dd e v e l o p i n gb a c k g m u n d ，c l l i n e s ec o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e s m u s ts e i z ct h eo p p o n u n i t y m e e tt l l ec h a l l e n g c ，a n di m p m v et h e i ra d m i n i s t r a t i o nt om c h a n g e so fi n t e m a la n de x t e m a le n v i r o n m e n t f o rt h i sp u r p o s e ，m ea u t h o ra d v o c a t e t h a ti ti sn e c e s s a r yf o ru n i v c r s i t ya d m i n i s 仃。a t i o nt os e tu pf e e d b a c km e c h a n i s m ，觚d 叩p l yf e e d b a c kf 岫c t i o n ，i no r d e rt oi m p r o v et l l e a d m i n i s t r a t i o ne m c i e n c yt ot h e 酽e a t e s te x t e n t t h et h e s i sc o n t a i n sf i v ep a r t s i nt h ef i r s tp a n ，t h eb a c k g r o u n do ft h er e s e a r c h a 1 1 ds o m e 如n d a m e n t a lc o n c e p t i o nw a si n 仃o d u c e d i nm es e c o n dp a n ，t h ea c t u a i a d m i n i s t r a t i o ni ni n s t i t u t i o n so fh i g h e rl e a r n i n gw 嬲s t a t e d t h ei n d u c t i o nt ot h e o r y b a s i so ff c e d b a c km e c h a n i s mi si nm et h i r dp a n i nt h ef o u n hp a n ，s o m eh i n d e r i n g f a c t o r so f f c e d b a c km e c h 锄i s mw e r ea n a l y s e d t h ea u t h o r o f f e r ss o m e c o u n t e m 佗a s u r e si n 山el a s tp a n t h em a i nm c t h o d st l l ea u t h o ru s e da r ed o c u m e n t a t i o nm e t h o d ，d e l p h it e c h n i q u e c a s es t u d y ，e t c k e y w o r d s ： i n s t i t u t i o n s o f h i g h e r i e a r n i n g ；m a n a g c m e n “ u n i v e r s j t y a d m i n i s t r a t i o n ；e m c i e n c y ；f e e d b a c km e c h a n i s m i i 藤校嚣敢管理孛豹厦馈杌隶研究 繁一章孽l 论 一、阚题的提出 近年来，我豳高等教肖规模不断扩大，2 0 0 5 年我国备种形式的高等教育在 校生总援模已超过2 3 万人，比2 o 年增加i 0 7 l 万人，是世雾上离等教育援 横最大的陶家。1 商等教育规模的扩大必然促使高校规模的扩大，也在高校后勤 社会他、嬲校学生学籍管理学分他、高校办学环蠛多元能等方西绘商校行政鹫 瑗带来许多新闻磁使得商校行政管理人员与教职工和学，生之间沟通的困难增 加，高校 亍政管理更趋予复杂。邀就使得现行赢校行政镣理水平肖必要进步 提高。 然而，许多惠校j j ：政管理者的观念有所偏颇。他们对管理的认识仍然局限 在经典管瀵学理论盼五大鞭钷上( 计戈f j 、维织、蒲挥、监督、调节) 。奁商校行 政管理活动中，搬多高校管理者没有把“反馈”作为一种管理职能来看，认为 行政管瑾等丽予锨好决策，盗督撬行舔露，不重筏管瑾愚个循环的过稷。 在管理管理中重视反馈是遵循管理规律的表现。因为任何管理决策不可能 一开始虢僳迁逶藏确静。灾有奁篱理过褪中方麓褥到稔骏。实际上，侄传管理 系统都是种反懒控制系统。管理系统的任何环节的调憋，都是通过信息反馈 实现靛。没有信慧爱羧辘罐孩使系统这爨稳定狡态。 由于高校行政管理全过程的循环反馈机制不健全，高校行政管理中的一些 潺蘧经常綮搽壹爨茏法勰决，势萼| 发其稳邈爻严爨豹| 蠡爨；导致篱较行竣管理 人员难以舆正实现对高校行政事务的有效控制，不能有效达到高校行政篱理的 嚣豹。囊麓使褥窝校行致整理不戆遨速瘟辩褰较蟹致警璎系统雨终静交豫淤掭 往各种机遇和迎接挑战。 魏蜇褰校舒欢管理串势不是寒全没鸯茨溃，只是离援管致管联耆稷多囊正 从反馈角度上认识这一问题。研巍高校行政管理中的反馈机制正怒为了引起高 挟镭致警瑕蠹怼蛰理爱馕熬重巍，健瑷褥嚣狡蠢致管理避步走窝鼹学鬣：，馥 不断提高高校的行政管理水平。 二、援关概念界寇 1 高校管理 寒技镣理帮裹校管理人受裂弼定弱入、赋、物资潺必了达到麓铰缀缎豹 目标而进行的管理活动。内于高校管理过程中，不仅有大攫的学术性事务，还 寄大爨的黪学零搜事务鄹镗政事务，疆本文的磺突对象是舞菝行跤管理，援 盖 有必要对简校学术管理和简校行政管理的涵义做出相应界定。 l h t t p ：n e _ 8 i n h u a n e t g o 咖o l i t i c s 2 0 0 6 0 2 2 8 c o n t 蜘t 一4 2 3 7 6 5 8 h t m 1 高校行政管理中的反馈机制训f 究 2 高校学术管理 高校学术管理指以学术事务和活动为对象和内容的管理活动。高校学术性 事务与活动涉及有关人才培养、事业发展和学校声誉的所有方面，诸如学科建 设、科学研究、学术讨论和交流、专业设置、选配师资、职称评聘、学位授予、 招考学生、智力服务、刊物出版等。2 3 高校行政管理 高校行政管理是指高校内部行政事务的管理即高等学校为了实现高校工 作目标，依凭一定的机构和制度，采用一定的手段和措施，积极发挥管理职能，带 领和引导师生员工充分利用各种资源，有效地完成学校工作任务，实现预定目 标的组织活动。3 高校行政事务是为了保证学术性事务和活动的正常、健康运行丽实施的必 要的保障和支持，如基本教育活动的制度建设与执行、教育设施建设与维护、 师生生活服务及相关的人事工作等。 4 机制 关于机制的概念，学者们已基本达到共识。“机制”一词源于希腊文m e c h a n e ， 英文为 i l e c h a n i s m ，意指机器的构造和工作原理。后来生物学和医学通过类比 借用了这个词汇，在分析生物的功能时，常常要分析其机制，也就是要了解其 内在工作方式，包括有关生物结构组成部分的相互关系，以及其问发生的各种 变化过程的物理、化学性质和相互关系。在系统理论中，机器、生物体、人体 都是系统。机制就是系统的构成及其运行方式，或者说，机制是系统的构成和 要素间的本质联系。 由于本文以高校这一组织为研究对蒙，笔者将机制概括为组织的结构及其 制度和运行关系。 5 反馈 关于反馈的定义，在许多地方可以找到。反馈( f e e d b a c k ) 原意是反过来 喂，为电学术语。在信息论中，反馈是指“把施控系统的信息( 给定信息) 作 用于被控系统后产生的结果( 真实信息) 再输送回来，并对信息的再输出发生 影响的过程”。控制论认为反馈即“系统的输出信息返送到输入端，与输入信 息进行比较，进而发现两者的偏差，然后找出偏差产生的原因，并采取措施予 以纠正来实行控制的过程”。6 本文研究的反馈是高校行政管理者根据管理的实际绩效与预期目标之间的 2 匡尹俊，高校学术管理与行政管理的关系研究，湖南师范大学硕士论文2 0 0 4 年4 月 3 张垭强，康翠萍等，火学管理思想现代化研究) ，高等教育研究，2 0 0 1 年第4 期 4 沈禄赓：系统科学概要，北京广描学院出版杜，2 0 0 0 年1 月第l 版，第1 6 0 页 5 编写组，m p 必修核心课程管理方法中国国际广播出版社，2 0 0 2 年3 月第l 版，第2 6 0 页 2 高校行政管理中的反馈机制研究 偏差或环境变化信息，及时对管理活动做出适当调整，以保证目标的实现或对 环境更好适应的活动。 6 高校行政管理反馈机制 在本文中，笔者将高校行政管理反馈机制界定为：为了改革和完善现行高 校行政管理反馈，依托现行高校行政管理模式而设立的相关反馈机构、管理制 度及其运行关系。 三、文献综述 为了全面剖析高校行政管理中的反馈机制这一问题，笔者从三方面搜集已 有的研究资料：一是系统理论在高校管理中的应用，即本研究的理论基础部分； 二是其他部门行政管理研究的一些成果，三是关于高校行政管理的研究。本研 究正是建立在上述研究成果基础之上。 ( 一) 系统科学理论 系统理论博大精深，包括系统哲学、系统论、信息论、控制论、突变论、 耗散结构论、自组织理论等，其本身在不断丰富。其中系统论、信息论、控制 论对由于构建反馈机制具有重要指导意义。为此，笔者主要是从这三个方面来 搜集资料的，主要有查有粱的系统科学与教育，维纳的控制论，沈禄赓 编著的系统科学概要，李曙华的从系统论到混沌学等。 此外，笔者还检索了一些将系统论、信息论、控制论运用到高校管理研究 的文献。关于系统理论在教育科学中的应用研究是研究者十分关心的内容，这 方面的研究具有交叉学科的特点，极大地拓宽了教育科学研究的视野，也极大 地支撑了本研究的论点。如，高振国认为，“管理者要有开放的观念、整体的观 念，要树立动态的观念，要重视反馈的过程。而学校应建立健全的信息渠道和 网络。信息的收集渠道主要有：业务联系渠道。如教学业务的联系渠道为分 管教学的副校长教务处和各系、科。调查研究渠道，包括开调查会、书 面跟踪调查。行文渠道。人际关系渠道。在学校生活中，通过教师之间、 学生之间或师生之问的交往与联系，可以获取许多有价值的信息。大众传播 媒介渠道。指广播、电视、报纸、杂志、书刊、图书馆、科技馆、情报信息中 心等。如果将系统理论和信息理论运用于学校管理工作中，能促进学校管理的 深化改革并给高校管理现代化带来新的变化，开辟新的天地。处于学校各个管 理岗位的行政管理、教学人员应当把系统论、信息论视为与教育学、心理学等 同等重要，列为必修课程，努力学习它、掌握它，以提高管理水平”。6 高峰、肖苏介绍了现代控制论的观点和方法，探讨其在高校管理方面应用 的可行性，提出了把高校管理活动作为一个动态系统加以调节控制，并通过科 6 高振国，系统论，信息论与学校管理寨安师专学报1 9 9 9 5 。 3 商校行政管理中的反馈机制研究 学的控制方法来保证高校管理功能的最优实现。最后，他们设想建立高校控制 系统，这个控制系统由控制组织系统( 控制器) 、被控系统、信息反馈系统( 检 测器) 等组成。7 赵敏认为，教育活动是一种信息活动，学校信息的使用是学校教育活动正 常进行的基本条件，信息动力是现代学校管理系统和学校教育系统运转和发展 的强大动力。学校自身及校外有关系统运动变化所产生的各种有用信息所产生 的推动力是学校教育和管理系统的信息动力的主要存在形式。而学校信息环境 的优化是学校信息建设要注意的问题。现代学校的信息管理通常要借助于学校 管理信息系统来完成，这个系统是由输入、处理、输出、反馈四个要素有机地 组成的一个整体，是由收集、整理学校信息，加工、传输学校信息，贮存、反 馈学校信息等基本环节构成的一个信息处理过程。8 洪殃君提出，要加大行政系统内部改革力度，健垒校务公开制度，以改善 高校行政管理中的信息不对称现象。9 ( 二) 行政管理科学研究 管理是一门科学，必有其普遍适用的规律。高校管理也应该从其他系统、 部门的管理中借鉴经验。基于此，笔者搜集了政府管理、企业管理中有关反馈 的研究，发现有很多学者从不同角度对这一问题进行了深入的阐述。如： 李德伟认为，行政过程中的各自为政和不协调是影响行政效能的一个重要 因素，建立健全行政协调机制也是一个世界性课题。建立行政协调机制首先就 应当建立行政信息协调反馈制度。行政信息的协调反馈足行政管理的重要环节， 是指为实现共同的管理目标，具有反馈主体资格的行政组织及其行政人员在获 得行政信息后，按照一定的程序和形式将获得的行政信息向有关行政主体反馈。 行政信息的反馈必须是协调反馈，其实质就是要多角度多层次反馈行政信息， 为下一步做出行政决策和实施行政行为服务。” 黄辉在他的硕士论文现代企业的管理沟通中详细地对管理沟通进行了 深入的研究。他认为，管理沟通要贯穿整个管理实践的过程。由于管理的主体 及对象是相对独立的个人或群体，因此主体与对象之间的管理沟通就会发生在 管理过程的每一个环节。管理沟通在企业中有重要作用。其一，管理沟通足实 施各项管理职能的主要方式、方法、手段和途径。其二，管理沟通是创造和提 升企业精神和文化，实现企业管理目标的主要方式和工具。“ 綦振海、李荣勤论述了反馈的功能。他们认为，反馈功能就是对客观变化 7 高峰、肖苏，控制论与高校管理台肥工业大学学报( 社会科学版) 1 9 9 7 年第l 期。 8 赵敏，论学校信息和学校信息管理 ，教育理论与实践，2 0 0 4 年第4 期 9 洪映君，高校行政管理中的信息不对称问题及其对第世界救育信息，2 0 0 5 5 。 1 0 李德体，淡行政信息协调反馈制度的建立，四川财政，1 9 9 9 年8 月 1 1 黄辉，t 现代企业的管理沟通) ，广东工业大学硕士学位论文2 0 0 3 年3 月 4 嵩校行政管理中静爱馈褫糕研究 了敬理实擞篷超寂懿反姨，势摆譬金韭整个 亍致管理过程，是一魏款实骣爨发， 魑“实践怒检验敷理唯一标准”的具体体现。反馈功能悬嗣企业行政管理的计 划凌能、皴织功戆、掺搀劝毙，按测功黪簿羁等鬟要豹功黪。没蠢反馈功魏， 或忽视和削弱反懒功能，企业管璁注定要失败。”“ ( 三) 舞蝰 亍玻譬理科学研究 由于本研究奎饕是为了构建黼校行政管理中的反馈机制，因而了解前入在 寒校行政嚣理方磷妁研究及其成聚是十分必要的。有关高校行政管理豹论文及 资料十分丰富，笔者搜集了研究商校行政管理的内涵、高校行政管理改革、高 校行政权力与学术权力的关系、提高高校行政管理效率、建设行政管理偿息系 统静研究论文及文献。箕中大部分是高校毅务管理、人事管理、财务管璃、科 研管理等嶷际工作者的管理实践经验和研究成果。这些论文、文献为本研究进 一步研究黼校行政管理反馈机帝掇供了重骚的参考资料。 如，宋新从高校行政镣理的角度深入探讨了商校行政管理的内涵。他认为， “高校教育行政管理是离校内部管理俸翻的一个麓要组成部分。提高高梭教育 行政管理的效率悬高校内部管理体制改革的关键。全面了解教育彳亍政管理对象， 鞠强譬矮干部素鹰培养l 建立辩擎静教育行政警瓒俸系；建立健全商校雨鄢管 理体制；掌握正确的管理方法，采用现代化的管理手段是提高高校教育行政管 臻效率懿鬟要途径。一3 徐惠娟分析了现代高等学校筲理信息系统的结构，阐明了行政管理倍息系 统雀毒校餐瑾詹惠系统中熬遮住与俸震，并探 圣了嵩校行敬管理倍惑系统瓣管 理问题。” 又魏，朱薅获“高校 子竣营璞蕊惑德建设褒羧分橇密发，对藏校行致管理 人员信息豢养的主要内容进行了探讨。” 总之，获己鸯黪炎籽寒番，本久还没鸯发瑶豢接搽量孪嵩校牙敬蓉囊爱馔辘 制的文献，因此，笔者希攥通过总结已有的研究成果，尝试构建有效高校行政 管理反镶掇潮，敦裂慰袭蘩瑗霉菸校营理鸯一定豹参考徐毽。 四、研究方法 本研究主要罴敬了以下臻究方法： 1 文献资料法 笔者遴造文献检索数方法，对寅关暴缝溪论、竣痔雩亍竣管理、企业管理以 及高校行政管理研究的论文、著作进行收集、整理、归纳，以掌糖相关理论， 1 2 綦振海、率荣勤 戚馈一企业篱埋的一太功能，理论探讨。 1 3 宋褰i ，试论教育舒政管理效率提高的建径， 可南大学学报( 社套科学舨) ，2 0 0 3 年第8 期 1 4 绦寒娟，浅辑褒戴寒等学接替鼗管理癌惠鬟统，靛空辩拳技术，i 鹳7 。3 。 1 5 朱炜，俯息时代高校行哮管理 员的信息素养，榇卅建筑职她技术学院学报，2 0 0 3 年3 月 5 高校行政管理中的反馈机伟峋f 究 并吸收有关高校行政管理的问接经验。 2 专家访谈法 在老师和同学的帮助下，本人走访省内外高校行政管理研究者和实践管理 工作者；调套当前高校行政管理反馈中的问题；了解他们对高校管理的看法， 学习专家的管理理论和经验并发现一线的管理问题。 3 个案研究法 本研究通过调查研究几所不同类型的高校，包括地方院校、民办高校的管 理现状，以此为基础，希望构建一种较为合理的高校行政管理反馈机制。 6 毫棱簿敢管理审瓣覆馈撬裁研究 第二辜杰校野藏管理现状分析 在赢等教育嫂摸仍然持续扩张的今天，终为承担主体的高校燃担了更多期 待，得到了前所洙有的缴鼹，同时也带来了许多随题与焚机。逐渐成为文化、 知识和研究中心的衷校得熬i 颇多关注是其应有之荣。但怒，人们烫应该瓣到高 校的生存危机被一片大始形势的商等教育需求的蒯激所掩盖。我国的高校在大 爨更新硬件设施的同时，是否高校管理水平也在不新提离，对此，我们并不能 褥到关于这个问黻的肯定蔺答。“在大学斑位获褥提舞之瀚时，大学之间的竞争 ，亦逐渐加剿，这种竞争假使大学谯要求融家和社会为其发展刨逡必要制度环境 和杨厦条 牛的同时，也舜始关注捌自身究警的离藤”。”缀织静不断完善依籁于 科学高效的管理。高校行政管理的重要意义就在予此，这正是本研究集中高校 行政管璎豹出发煮。 当前，高校学术管理体制并没有真正健全，学术氛围没有完全形成，行政管 璇窳平静撬舞舂幕拜予改善离校戆擎术环境，获蔼麓孕育入才提供怒好翡“主壤”。 然而，当前高校行政管理遭遇颇多微辞，许多学者和关注高校发展的人认为高 校抒玻警遴疼平熬待提离。餮婆笑注离校命运懿久霹毫梭行政管建骰密麓秘吝 栉的评价并不是没有根据的，让我们审视一下当前的高校行政管理中存在的种 耱不正鬻凌象： 高校行政管理人员庞杂，管理队伍专业化水平不高；“以人为本”的行 欺警理理念没毒冀菱耱立起来。 高校行政管理过程不遵循管理规律的现簸较突出，诸如。管理岗位设 鬟麴 王蠢经；警瑗方式落惹潋“文终”餐理蔻圭；管理赛、投、程苓明糍；裹 校资产管理随意饿而导致资源严煎浪费及利用率不高，致使行政管理效率不高 莰是然难免i 高校行政管理人员惯于“欣赏”与“模仿”政府管理科朦运作，权力 本位戳及豢浅人势豹信息不对豫，其警毽文链与这一学零组织数旋畜溪热不穰 融，使师生难以鬣之可否。 上述“顽症”导致裹棱抒政镑理缺乏慰萼亍致攀务豹蠢效控制，难戳疲慰复 杂多变的机遇与挑战。 一、高校 詈致鳘骥的体制分辑 ( 一) 高校行政管理机构分析 我国窝等学校恣部管理摸式几经变化，先后实行过“长剁”( 建国初期访 苏联) 、党娄领导下的校务委员会负责制、党委领译制、党委领导下的校妖为首 l b 眭依凡：大学校酶的教声理念与治校，人民教育出敝社，2 0 0 1 年第l 版t 第3 页 7 随校行政管理中的反馈机制研究 的校务委员会负责制、党委一元化领导、党委领导下的校长分工负责制等。1 9 8 5 年，中共中央关于教育体制改革的决定提出学校逐步实行校长负责制。” 目前，我国高等学校普遍实行的是党委领导下的校长负责制。校党委是学 校的领导核心，对学校实施政治领导、思想领导、组织领导以及对学校的重大 事项进行把关。校长是国家任命的学校负责人，是学校行政最高领导，是学校 的法人代表，对外代表学校，对内主持学校行政的日常工作。大多数高校设有 校务委员会等作为审议机构或咨询机构。除此之外，高等学校还定期召开教职 工代表大会、学代会，让职工、学生参与学校行政管理。我国高等学校内院( 系) 一级管理机构实行院长或系主任负责制全面负责教学、科研工作，其功能主 要是协调和服务。另外，高校主要行政管理职能部门是校办公室、学工处、教 务处、科研处、人事处、国际交流处、保卫处、后勤管理处、财务处、研究生 处、发展规划处等。 由于高校长期以来是政府的一个附属部门，大部分高校还是将这些行政职 能部门视为一定行政级别的机构与政府部门对应。这些行政机构的形成主要基 于以下原因：一方面高校组织规模越来越庞大，处理全校的事务就越需要专门 的机构以实现高效管理。另一方面赋予行政权力是为了使其管理决策具有行政 权威。这些处室的设置一般随高校规模的大小不同而有所差别。比如，一些规 模较小的高职院校就将财务与后勤部门组合成一个办公室。各处室主要是负责 相关业务的管理和服务，其角色是校领导的决策参谋和执行部门。总之，由上 述具有行政权力的部门构成了高校的行政管理执行主体。 ( 二) 高校行政管理制度分析 管理制度是管理体制的一个重要组成部分，对组织管理起着重要的指导作 用。现行高校行政管理活动主要是高校在高等教育法及其他相关法规定下 进行的管理行为。各高校的行政管理制度也由此而出。对于高校而言，高校行 政管理制度主要是为了使管理标准化而制定的，尤其是在管理趋于标准化的事 务管理中，比如学生事务、后勤事务、财务管理等。然而，高校的行政管理制 度的制定往往由某一部门管理决策者根据其部门管理的特点加以拟定，并在镏 开会议讨论后提交某一高校领导审批而确定的。一旦这些行政管理制度开始实 施，管理者就对这些管理制度产生依赖性，较少思考或更新它们以保证其动态 的指导性，也不注意收集对其管理的效果的反馈信息。久而久之，随着管理事 务的复杂化，各种高校的内部行政管理规章制度的就难以保持其科学性。由此 产生的管理问题并不鲜见，比如，现在许多高校的学生管理条例中，就有很多 超越自身的权力而限止学生的合理权力的条款、用词，由此导致的法律诉讼案 1 7 王全林， 学术自由与行政效率的双磔大学制度变革的价值日标) ，教育发展研究，2 0 0 5 2 8 塞篓堡鍪墼墨妻墼篓璧垫型篓鉴 一一 终搬獯鬼手掇甥。 ( 三) 满校行政管理过獠分析 在对爨校行政镑理刳魔进行了分辑之鼷，我们鹱要进一步了勰般意义上 的高校行政管理过程，即彳予政管理憝如何实施的。商校行政管理过程可以从决 策瓣制定、实越、执行、捡蠢、监督、反馈来分糖。一般来说，校领导由于需 要遮封某种目标，虢要根掰各种条件进行综合论诞，这个论证过程般由校领 导与相关搿务管理负责人、专家完成。一旦决策完成，需要经过高校相关职能 部门与基层院系实体单位取得联系，然后付诸实施，执行j 童程中需溪通过行政 管理部门枪态势反馈，以不断纠正行政管理的偏差从而最终使目标实现，至此， 一次行政管理过程印完成。 然而，如果再仔细地对离校彳亍政管理进行深入分析，就会发现高校行政管 理过程嚣簿环节鄢存在一定阍瑟。蓄先，在高校行政管疆决策这环节，由 于商校内部成员参姆管理的机制不健全，其他成员激法了解行政管理决策过程， 这一定程瘦上氇降低了行致警瑾抉策酶会瓒经、辩掌经。 其次，通常我们都认为高校行政管理憨在高校领导决策之后，邂级执行的， 这秘看法毒失德鬏。实际上，大释努决蒙j 鏊程是蠢枝领罨下豹各驳麓帮门在经 过分析论证做出之厝由校锁导审核，最后付诸实施。高校领导的主要精力用于 瑟考学校懿发震蒙旗秘渗溺棱蠹各耱久力、物力、辩力姿澈。稔稻没骞多少窝 闻考虑下级主管部门提出的决策的食理性、科学性的问题，致使有些决策行为 走窝疆令缀溃，耱是峦予嚣雩阕紧蘧，不褥不羹靛“露意”或荤率“不磊爨”， 另种是使决策推迟，管爨趋于低效。人们经常可以看到这样的现豫，高校领 导尼乎零在必舞玻一f _ j ；霉罄羟爱赛天茨擐，睾瓣、签字譬繁杂豹行致稷痔嚣挂= 碌， 扮演的角色与政府官员无舜。 最矮，逡亏二管毽决策豹实薤是交貔系实体来技行熬，其执行蟪援出谁采捡 查监督一直难以傈诞。高校并不像政府部门那样有强有力的专门监臀部门，相 爱，嚣褰按缀多职能罄门势没袁真燕弱毅力去裁约、监餐务实咎攀位黢技 予情 况，尤其是当行政铃理职能部门中的管理人员与某院系存在一些“血缘”关 系对，这季申检查监餐就缀容易滚予形式。予蹙，壶予缺乏蠢簸豹捡裘、篮罄、 反馈，高校行政管瑕效率而趋于低下就不可避免。 二、高校行政管褒现状调整 为了对现行高校行政管理有一个相对全面的了解，笔者在导师的帮助和安 搀下，走访了部分蕊校领导、管理专家，势对高校学生载高校 亍政管理反馈进 行了相关访谈，了解到一些现行高校行政管理反馈存在的问题。 从调查黪结果来看，高校学生、教职工鄂对离技的行政管理十分关心。其 9 高校行政管理中的反馈机制研究 中，高校行政管理人员和教师特别关注自身所在学校的管理水平，学生则较关 心学校的声誉。由于高校行政管理信息反馈亟待改善是本研究的假设，所有访 谈都涉及这一基本问题。在高校行政管理方式上，高校行政管理工作方式主要 足以通知、文件、会议为主，行政管理程序十分清晰，但是，由于高校行政管 理部门之间和院系之间合作意识不强，存在管理资源浪费的现象，影响了高校 行政管理效率的提高。 在高校行政管理沟通上，由于高校办学规模的扩大；高校后勤社会化：高 校学生学籍管理学分化；高校办学环境多元化等带来的新问题不断涌现，高校 行政管理人员与教职工和学生之间沟通的困难增加，使得高校行政管理沟通更 为复杂，而原有的管理沟通方式没有及时改变，导致信息流通不畅。许多高校 行政管理人员没有充分意识到新形势下改善管理沟通的重要性，更没有充分考 虑到拓展师生员工乐于接受的信息反馈渠道，以接收来自管理对象的反馈信息。 在高校行政管理参与的问题上，尽管师生员工对高校管理非常关心，但是 大部分高校师生员工参与管理的热情没有真正调动起来，普遍采取无所谓的态 度，这表明形成良好的高校管理文化需要很长一段时间。由于对高校行政管理 参与不积极以及管理信息的反馈机制没有形成，导致很多问题没有及时得到解 决，影响了高校行政管理团体与其他成员的协调合作。 1 0 高校行政管理中的反馈机制研究 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 一。一 第三章构建高校行政管理反馈机制的理论 一、建立高校行政管理反馈机制的必要性分析 如果以经典管理学理论来分析高校行政管理，高校行政管理似乎并不存在 很多问题。因为依据经典管理理论的观点，管理的关键是要协调各种资源，并 追求最大效益以达成目标，而现行高校行政管理确实很符合上述理论e 然而， 这种传统的观点忽视了管理的最重要指标效率。般而言管理水平主要 是体现在效率上。而且，人们对高校行政管理的抱怨以及种种期待都是以效率 评价的。试想，管理效率低下何以说明高水平的管理。实际上，很多高校行政 管理者不具备企业管理的危机意识，也就不会真正树立高效率的管理理念。而 这又与高校行政管理人员没有将反馈视为管理的一项重要环节是分不开的。反 馈之所以作为高校行政管理的一个环节，是有其存在的客观必然性的。 首先，反馈对高校行政管理目标制定有着重要影响。现代高校行政管理过 程一般都包括：决策、执行、检查、评价这四个阶段，而这四个阶段的实施又 是由各种管理职能来承担的。在这些管理职能中，计划职能是高校行政管理的 首要职能，而计划职能的制定和展开，又是以反馈的作用为前提条件的。没有 及时正确的反馈就没有准确的计划。没有准确的计划，高校的组织、指挥、控 制职能都会失去意义。从管理循环角度讲，它是计划职能执行情况的总结，又 是下一个计划职能实施的开始。这就表明高校行政管理目标的制定离不开准确 及时的反馈信息。 其次反馈影响高校行政管理目标的实现。因为任何决策或具体计划在执 行过程中，执行的情况如何，遇到了什么问题，是否偏离了原定的管理目标， 必须有灵敏、准确、迅速的反馈信息，以便决策和执行部门及时做出修正，以 保证最终达到目标。信息反馈是否灵敏，是一个组织生命力强弱的重要标志。 为了及时检验决策的正确与否，高校行政管理人员必须及时地进行信息反馈， 把执行决策的效果与反应迅速报告决策系统、监督系统，以保证正确的决策得 到积极贯彻，错误的决策能够及时纠正。只有通过决策、执行、反馈、再决策、 再反馈的一系列过程，才能不断避免偏差、完善决策，最终实现预定目标。 再次，反馈是新形势下高校行政管理获取信息的基本需要。高校组织规模 扩大后，高校行政管理是纵横交错，瞬息万变的动态网络，个人无法洞察一切， 包揽一切，即使是最精明、最有头脑的高校行政管理者也无法靠自己掌握的一 切信息去构思一切政策、计划和措施。这就需要组织中的各成员积极获取管理 信息并反馈管理效果。因此，反馈必然成为一项独立的活动。当今社会科学预 测机构、咨询公司、思想库、参谋部、信息中心等应运而生，这些组织都是反 高校行政管理中的反馈机制研究 馈功能的具体表现形式。高校也不应例外。 事实上，由于缺乏对高校行政管理的整个过程的循环反馈，高校行政管理 者总是难以真正从整体上把握行政管理的核心内容即效率：由于缺乏对高校行 政管理的反馈机制，也使高校行政管理绩效考察只注重管理结果，不重视管理 过程，而这种纯粹的目标式管理难以真正保证高校行政管理的科学性；由于缺 乏对管理信息的反馈，也使高校行政管理不能像企业管理那样具有动态的反应 调节机制，以应对各种管理环境的变化，从而不能快速地抓住各种机遇与和迎 接挑战。 二、建立高校行政管理反馈机制的理论基础 由于系统论、信息论、控制论对反馈的分析于管理有着重要的借鉴价值， 并且这三者几乎是同时产生的，互为条件、相互作用的。在此，笔者试图对从 这三个角度分析现行的高校行政管理，为构建高校行政管理反馈机制提供理论 基础。 ( 一) 系统论视野下的高校行政管理 系统论或一般系统学是美籍奥地利生物学家路德维希冯贝塔朗菲 ( l u d w i gv o nb e r t a u a n f f y ) 所创立的一门逻辑和数学领域的内容相联系的学 问，其观点主要体现在他的专著一般系统论中。简而言之，系统论是研究 系统的模式、原理和规律的科学，其主要目的是试图确立适用于各个系统的 般原则和方法。系统思想是非常重要的。正如贝塔朗菲在为欧文拉兹洛的系 统哲学引论所作的序言中认为“系统概念在现代科学、社会和生活中已经获 得了重要地位；人们在许多领域强调了系统方法和系统思维的重要性； 那些被称作系统工程、系统分析以及诸如此类新的学科应运而生。无疑， 这个概念标志着科学和世界观方面的一种真正的，不可避免的合乎逻辑的发 展”。” 系统论中一个核心概念就是系统的性能和功能。沈禄赓先生在系统科学 概要中对系统的性能和功能的有较为明确的阐述。所谓系统的性能指系统在 内部联系和外部联系中表现出来的特性和能力。而系统的行为所引起的环境中 某些事物的有益变化。称为系统的功能。系统的功能往往受由构成系统的元素 和结构影响和制约，并与系统所处的环境有极大的关系。环境不同，系统运行 的条件、气氛也不同，并会对系统功能产生有影响。系统的元素、结构、环境 这三者共同制约或决定系统的功能，三者缺一不可。系统的功能发挥过程中对 系统结构也有反作用，并可能促使系统结构发生改变。” 1 8e r v i nl a s z l o 系统哲学引论一一种当代思想的新范式) 中文版序言，闶家胤等编译。商务印书馆 1 9 9 1 年 1 9 沈禄赓：系统科学概要，北京广播学院出版社，2 0 0 0 年1 月第一版第4 8 页 1 2 蹴技行政姆理中的发馈机制研究 从系统的角度认识、分析高校行政管理是个非常藿骥的。首先，系统论 鲶入秣一秘整律瓣憨维，获整蒋熬角凌势季拜葛校褥竣营鬻。实舔上，褒校纷欢 管理是高校管理系统的一个子系统，这一系统覆盏了教学事务、学生事务、资 产镑理等备分系统。然瑟，我秘哥狱发瑗缀多没毒铁整俸麴建疫楚淫嚣致繁瑾 问题的现象。比如，高校行政管理人员往往过于关心自身团体的利益，使商校 疆磺象曩严夔受挫，学术管理谗裁罐驳建全，遵不辘铸造嶷好魏捩疆文纯。嚣 高校各行政部门之间利益争夺，以致相互推卸责任。缺乏合作精神，不树竟、 贯彻溅务理念，戳及没有形藏全校熬整俸爱镟瓠剿，各塞为竣静瑷蒙卡分严鬟， 不能令广大师生满意，使高校行政管理趋予低效，也不利于高校的发展。 第二，系统论述傻大、 | 、3 幢撂，簧了孵懿体或系统，不仪仅要分辑其元素， 还滞要理解它们之闯的相甄关系：比如，研究细胞中酶的相互作用，研究社会 发壤动力因索，都辫要研究砻考察系统内的元素囊赛特点及楣互关系或终髑。 作为高校行政管理备子系统的元素，也是栩置作用的，因为每一个元素发生了 紊乱或突变，都会弓| 起其他元素的混乱，继薅诱发轰统豹掇荡。这种攮理成用 于瀚校行政管理中十分重要。比如，高校杼政管理人员需要妥善处耀教学礴务 与学生事务的关系，因为教学事务与学生零务的楣甄影响憋非常密切柏，鼹者 靛任何变动鄱对高校行政管壤中其他子系统产生重甏影响。 ， 燕三，报据系统论的动态性观点，赢镣教育系统就是一个结构复杂和礴度 活渤盼系统，它始终处予既不和静新鹊和谐不和 鬻更新的和谐这 样一个发展变化之中。而且，不和增是绝对的、永久的，和谐是相对的、暂时 的。离等教育系统的这静不和谐一釉谐的螺旋式发展是系统内 诺要素及各 种荧系、资源发生变化所致。2 0 而高校行政管理的本质就是要协调商校各子系 统之间静关豢、资源和莉蠡。函诧，系统内井静各种关系鞍莉益昭燹纯必然会 导致管理的澍象、内容及性质等发缴变化。这样，高校行政管理的理论和技术、 方法帮手段妊然需蛩隧之避行改苯与毯蓊，葚至离校行藏管建系统静结稳墩簧 发生变化，以适应新的管理形势。如果对上述变化没有及时的反馈，则势必造 或窝菠嚣玻警理活韵鹣藩嚣予客蕊实际。 由是观之，倘糟人们对高校行政管理缺乏系统论的思维，则不能从整体上 毽解商校 孑竣管理系统，毪不戆轻缁愚考箕中魏元豢或予系统静关系，这赣使 整个商校行政管理系统运行趋于混乱。而高校行政管理系统最重要的是需要魁 箨黪反馈链域反缓橇潮，戬连彗各予系统翁笈馈莹急，获鬻实魂蕊梭 孑致餐攫 系统的运行随效化。如果把崭等学校肴作一个大系统的话，那么校内各院( 繁) 、 掰、部、楚藏菸是予系统，蒸等学校麓痣藩警理髂铡羲应该楚据赢簿学获蠹帮 2 0 蠹释粱；表缝科学与教旁，太强教育出缀挺，l 9 9 3 掣3 是第i 簸，棼疆氍， j 1 3 蕊校行政褥蓬中貔薮镶援巷l 瓣究 h _ - _ m _ 。_ m - _ _ _ w _ - _ _ _ _ _ _ * _ ”。“_ “一”“。_ “_ 一 的鬏导分工、捉构设置、管理权限以及襁互关系的凝本组织裁发。反馈枫铡可 以便高校行政管理系统的内部信息渠道通畅。此外，反馈桃制尤如机械学f p 的 工l 乍原理榉，具露导致一定功能姆自动燃作用，当一定的反馈| 虮制形成鼷， 整个系统便能产生“不用扬鞭自奋蹄”的效能。 ( 二) 信息论视野下的赢校 亍政管理 毋庸质疑，系统的存在、发展依赖于系统自身对乡 界以及内部变化鹃倍怠 的及时获墩。信息闭以说悬一个涵藏一切内容的最为广泛的概念。申农在其论 文通信的数学理论中定义“信意是用来消除不确定性静东西”。“维纳劂认 为信息“怒人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同 外部键界避行互稆交换的内容的名称”。2 2 “信息论脊狭义俯患论和广义信繇沦 之分，前者指应用数理统计方法来研究和处理信息传递的技术。厝者指凡是运 嗣傣惠概念酾狭义倍息滋纛为来研究一切阔题的过程，邕惫信怠学的内容。” 信息论对高校 亍政管理具有十分重要的指导意义。因为任何管理实际上都 是夜基于攀援管理嵇意酶蘩疆土送行静，蕊篮管理中嚣一韬活动必须依靠掰获 取的信息做出决策，旦不能获取信息，任何管理也就失去意义。 灌氇不篱试，潞今整昴箍在一个信意拜雩代，瑟髂患离廉更薪、积累静环境 中。对信息的获取怒任何有机组织延续生命的根本需求。高校这一组织也不例 努。高校登簇辩孬效警莲傣怒送嚣采集、黧工、存耱、传撩稻； | | 臻，浚实蕊舍t 理的计划、组织、指挥和控制。高校行政臀理主要处理来自内外两方面的行政 管毽倍塞，秘学蠢效豹管毽穰太程菠羔取决于这些倍悫活动过程貔效事。绩惠 论认为信息活动的要素是人、信息、机器、机构。w 以说，高校行政管理飕高 校蛰蓬兹一令最重瑟豹部分，舞整个蹇搜骛理挺供了各摹孛警建蘩急。双这个意 义上说，高校行政管理的功能是至芙重要的。 只蠢扶绩惠谂鹣褪舞来分援蹇授嚣致繁疆反後糕裁，孝裁舔往簸羹要麴美 键因素即信息因为任何反馈都是为了信息的速效沟通。实际上，高校行政管 理人爨豹售惑处理熬效率秘接拳及糍力都爰特提裹。褰校行竣警理中经鬻怨税 提高行政管理人员的信息素养。他们没有主动的信息收集意识。很大程度j 二信 惠铱鞍子领孕提供，鞍少亲囊调磷，瓣菇患也缺乏燕度弱撬炼、劐羽娆力，这 就使行政管理决策淹向两种极端：种就是路径依赖，习惯过去的做法，不创 赣、少剖巍，剑耨熊力不强。另一耪裁是决皴趋巍越意性，圜戈缺乏准确完整 的储息。 信息的凝馈与铸息的获敬是不可分开的，两这又与猿慧流通掇联系。许多 2 l 周庆行主编，行政信息管理学，重庆人学出版社，2 0 0 3 年第l 版，第2 鲠。 2 2n 维纳：较剩论一番物靼搬嚣孛赫逶 奏每羧涮瓣鹾，际步译，囊努帮整壤，l g 鞠，1 2 2 3 洗稼赓：藕婉科学概鬻，北京广播学院醣6 醍社，2 0 0 0 年1 月第一版，第1 8 蕊。 1 4 赢校行政管理中的反馈机制研究 高校对信息沟通机制的看法有失偏颇。很多人认为信息沟通机制主要在于硬件 的建设；认为会用网上办公及各种通讯软件即可，并没有真正理解和利用这些 现代化设施。实际上，根据信息论的观点，上级的指示是“信息输入”向下级 人员公布和布置工作是“传递信息”，了解各方面的执行情况是“信息反馈”。 如果没有畅通的信息渠道，信息反馈就会失灵，管理工作势必难以进行。所以， 要按照信息论的科学规律建立、完善信息渠道和信息反馈制度。 ( 三) 控制论视野下的高校行政管理 控制论是以信息论为基础、研究关于机器、生命和社会等不同系统的信息， 加以规范化并实现控制的共同规律的科学。控制的概念并不抽象，控制的思想 也并不深奥。管理中运用控制是十分重要的。因为任何事物的发展都不是从一 开始就注定成为某种样子，在事物发展的初期，它们往往有多种发展的可能性， 由于条件或者纯粹机遇的关系，最终才沿着某一特定的方向发展下去。而人们 在进行管理活动时，正因为管理过程中存在许多不确定的可能性使人们无法实 现预定目标。这就需要拥有控制的能力，才能不断在对管理效果的反馈过程中 纠正偏差，逐步缩小不确定性的空间，最终排除那些干扰因素而逼近或达到目 标。当然，控制过程必须依赖于不断获取事物运动、发展过程巾的各种信息， 而反馈机制恰好能实现信息的供给。 从控制论的角度分析高校行政管理，首先，需要了解高校行政管理的目标 是什么，宏观意义上的目标不是本文想讨论的对象。具体来说，管理者需要考 察高校行政管理部门的目标是什么。其实对于这个问题，很多高校行政管理部 门的负责人并没有真正分析过。如有人认为学生事务管理部门的目标是管理好 学生，只要稳定学生不发生混乱即可。如果说对于目标的确定尚存争议的话， 那么管理活动的混乱、低效就在所难免。基于此，我们需要真正从高校行政管 理本质属性的角度思考并定位自身的管理目标，这样才有助于深化对行政管理 的本质内涵的理解，从而实现对高校行政管理的有效控制。 第二，高校行政管理目标的实现究竟有多少干扰的因素，是实施高校行政 管理控制的个重要依据。这就有必要分析各种阻碍实现高校行政管理目标的 影响因素。实际上，这些因素虽然不像企业管理那样确定，但也一样可归因于 人、财、物的因素。具体的管理活动有不同的影响因素，只要我们抓住关键， 对那些影响因素逐一排除，即可达到目的。另外，高校行政管理是一项整体任 务，需要全体管理人员配合才能实现。因为对于大部分负责具体微观的管理事 务的行政管理人员而言，某一项管理活动结束了，他们认为目标己达成了，即 不再过问了。其实不然，因为往往这只是高校行政管理的一个具体的细节，只 表明消除了一些干扰因素，对于整体目标的实现还为时尚早。 。 高校行政管理中的反馈机制研究 第三，高校行政管理中的控制依赖于完善的管理信息反馈机制，即快速获 得对管理绩效偏差的反馈信息是至关重要的。这就需要对每一个子系统的管理 信息作深入分析，了解其最重要的信息渠道，并提高行政管理人员的信息处理 能力。只有高校行政管理人员具有较好的信息素养，才能在管理中真正重视信 息的作用并确保信息的实用性和速效性。目前，这些方面都是高校行政管理工 作的薄弱环节。很多高校行政管理人员不重视对管理信息的反馈工作，使管理 部门和用户常常造成人力浪费或经济损失，影响高校行政管