人事作业指导手册.pptx

,同仁堂健康江山生产厂综合管理部舒素良,人事作业指导手册,红框标内标题规范字体：微软雅黑字号：20文字色彩：白色文字色值：R255G255B255线：0.25磅,红底规范色彩：红色色值：R237G28B36,2017年11月,CONTENTS目录,Part,章节,01,新员工入职,4,入职前准备工作,所有新员工的入职均由综合管理部统一办理，综合管理部负责与新员工沟通，确认办理入职手续的日期。,新员工入职,综合管理部为即将入职的新员工办理团体意外险。,综合管理部负责根据公司要求为员工办理入职手续。,综合管理部为面试合格人员办理入职审批，见。,5,新员工入职资料,新员工入职,1.身份证原件、复印件。,2.学历证明（大专及以上学历须提供毕业证书和学位证书，以及“学信网”学历证明文件）。,3.职称证书（从业资格证书）原件、复印件。,4.离职证明（仅限主管级及以上人员）。,5.在效期内的食品健康证原件。,6.四张一寸免冠证件照。,7.个人简历。,8.个人信用报告复印件一份（仅限经理级及以上人员）。,6,新员工入职,综合管理部办理新员工入职相关工作：,1.检查新员工提交的证件和资料，审核无误后，将证件原件返还员工。,2.协助员工签订劳动合同书、员工保密协议书和其他相关协议，劳动合同书等协议的签订日期最迟不得超过新员工入职一个月。,3.解答新员工提出的相关问题。,4.开展公司制度培训：考勤管理制度（出勤、加班、调休、请假、外出等）、申请审批流程、组织架构与岗位说明书、薪酬管理制度、绩效管理制度、员工行为规范等,5.组织公司级安全教育培训。,6.综合管理部负责完成新员工工位的安排，电脑、办公用品、工作服、工牌等配置到位、指定新员工工作指导人。,7.带领新员工熟悉工作、用餐等公司情况或带领新员工到工作岗位，由用人部门介绍熟悉公司情况。,Part,章节,02,档案管理,8,建档原则：一人一档。,综合管理部职责,档案管理,1.负责员工人事档案建档工作。做到人人有档案，案案要齐全。,2.员工调动时，负责人事档案的转调工作。,3.负责员工工作过程奖励惩罚记录的存档工作。,4.负责维护人事档案材料完整、良好工作。,9,员工档案主要内容,档案管理,1.应聘登记表,2.入职审批表,3.学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。,4.身份证复印件、工资卡复印件,5.一寸照片,6.转正评估表,7.劳动合同、员工保密协议书等协议,8.员工奖惩材料、培训资料,9.任免、升降、调薪等相关资料,10.其它材料,10,员工档案建立,档案管理,1.基本要求：员工建档的资料需完整,2.编制员工档案编号：JS-RSDA-ZH-1706001,“JS”江山缩写“RSDA”人事档案缩写“ZH”综合管理部缩写“1706001”2017年6月第1号档案,3.建立/完善人事档案信息统计表,员工档案分类归档,1.综合管理填写完整员工资料存档一览表并粘贴于档案袋封面,2.确认人事档案信息统计表、员工资料存档一览表、档案袋中资料三者一致,3.员工资料放入档案袋并分类归档封存。,11,离职员工档案处理,档案管理,1.将离职表及相关资料存入员工档案，并在员工资料存档一览表上进行登记。,2.在人事档案信息统计表中做调整，并将其电子档案信息转移至统计离职员工的人事档案信息统计表中。,3.综合管理部将离职员工纸质档案转移到离职人员档案存放处。,4.离职人员的档案保存期限为3年，每季度对超过保存期限的档案进行统一销毁。销毁方式一般采用碎纸机粉碎，销毁现场必须有2人在场，其中1人执行销毁，另1人协助并进行见证。销毁后在离职档案销毁登记表上登记。,员工档案调动处理,1.调出：将员工档案从档案柜中取出通过邮寄或转交方式转递在档案转递表上登记并签字确认接收方收到档案后在档案转递表上签字确认回传留存电子信息在人事档案信息统计表中做调整。,2.调入：收到档案后在档案转递表上签字确认回传按照入职员工档案处理方式进行归档。,12,档案查阅,档案管理,1.人事档案为密件，须合理存放，不得随意泄密，无关人员不得查阅,员工档案不允许外借。,2.查阅权限：综合管理部人事档案管理员、综合管理经理、工厂厂长及上级领导。,3.查阅手续:其他部门人员遇特殊情况查阅员工档案填查阅登记表部门负责人签字综合管理部经理审批人事档案管理员提供档案在人事档案管理员的监督下查阅。,档案核查,1.对人事档案材料进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、破损、缺失。,2.对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案柜是否锁好，有无其他存放错误等。,3.检查核对要定期进行。遇突发事件，如被盗、遗失或水灾火灾等，人事档案管理员须立刻为员工办理补档手续。,注意事项,1.在员工办理入、离职或调动手续后2天内做好档案的新建、离职及调动处理。,2.通过审批手续查阅档案，查阅时间不得超过30分钟。,Part,章节,03,员工试用,14,员工试用期,员工试用,1.主管级（含）及以下员工首次签订劳动合同期限为一年，试用期2个月，经理级（含）及以上员工首次签订劳动合同期限为三年，试用期为3个月。,2.新员工试用期内工作表现突出，业绩显著，用人部门须以书面形式向综合管理部门提出提前转正的申请，但试用期最短不能少于1个月，提前转正的评估流程与正常转正流程相同，如遇特殊情况，可延长试用期。,3.试用期内考核，由用人部门上级主管对新员工进行跟踪考核，考核不合格者将终止试用。,15,试用期内离职,员工试用,1.员工因公司实际状况、发展机会等与预期有较大差距，或由于其他原因而决定离职，可提前3天提出书面离职申请，并按规定办理离职手续。,2.公司解除劳动合同员工在试用期间出现下列行为（包括但不仅限于以下行为）的，公司可直接解除劳动合同，并不支付任何经济补偿：,1)试用期内培训考核不合格的。,2)试用期内出现迟到、早退2次以上、旷工等违反公司各项规章制度行为的。,3)发现存在欺诈行为的，如未向公司如实陈述个人学历、工作经历、工作业绩及身体健康状况、与第三方存在劳动关系等。,4)出现其他情形，按照公司规章制度可以在试用期解除劳动合同的。,Part,章节,04,社保办理,17,社保办理,新员工须在入职前完成办理团体意外险，若团体意外险名额不足则须为试用期员工参保工伤险。,当月15日前入职的新员工，应在当月为员工办理社保，15日之后入职的新员工则在下月办理社保。,员工符合参保年龄（男性小于60周岁，女性小于50周岁）者必须参加社保五险（养老、医疗、工伤、生育和失业），不同意参保的不予办理入职手续。,员工在参加社会保险后，可退出团体意外险，但两者在时间上必须连续。,公司不得提供任何与社保相关的补助。,员工离职，公司应立即办理员工停保，员工调出则综合管理部须与调入公司做好衔接工作，以确保员工参保的延续性。,作业要求,Part,章节,05,员工转正,19,员工转正,一、新员工转正时间,1、新员工在试用期间届满前7个工作日内由综合管理部发起，负责提醒用人部门及时完成对试用期员工的考核及发放、。,2、各考核部门应在试用期内完成试用期考评（新员工在试用期间届满前3个工作日内），并作出考核决定。,3、再由综合管理部负责收集汇总及发起转正审批流程。,20,转正条件与考核形式,员工转正,转正条件,1、符合岗位任职资格要求，能够胜任岗位工作。,2、通过直接上级的考核，经用人部门与综合管理部审核通过。,3、具体转正考核标准：员工级低于69分为不合格，主管级以上低于79分不合格，不予录用。,考核形式,采取上级主管考核评价的形式，用人部门可以根据实际需要自行安排理论或者技能的考核。,21,新员工转正审批流程,员工转正,车间操作工转正：,新员工自评新员工所属部门负责人评分综合管理部负责人审核公司负责人审批。,主管级（含）及以下（非车间操作工）转正：,新员工自评新员工所属部门负责人评分综合管理部负责人审核公司负责人审批生产中心总监签批。,经理级转正：,新员工自评综合管理部负责人审核公司负责人评分生产中心总监审批供应链VP签批。,22,不予转正情形,员工转正,试用期转正评估不合格的。,员工在试用期内当月请假累计5天，或试用期内请假累计10天，视为不符合试用期录用要求，公司有权与其解除劳动合同。,试用期员工在试用期内累计迟到、早退2次，或者出现旷工、脱岗、虚假考勤行为的（确有特殊原因需公司特批），视为不符合试用期录用要求，公司有权与其解除劳动合同。,存在欺骗行为，如未向公司如实陈述个人学历、工作经历、工作业绩及身体健康状况、与第三方存在劳动关系等。,违反公司各项管理制度2次以上或严重违反公司制度的。,Part,章节,06,员工调动,24,定义：因工作需要或者不能胜任工作等情况，由公司作出岗位异动与变更的决定，其中包括：平调、晋升、降级。,员工调动,一、平调,1、定义：因工作需要进行的部门与岗位的变动，而薪酬、职级在调动前后不发生变化。,2、平调流程：,2.1主管级以下（不含）平调流程：综合管理部发起员工本人签字调出部门负责人审批调入部门负责人审批综合管理部审批公司负责人审批。,2.2主管级平调流程：综合管理部发起员工本人签字调出部门负责人审批调入部门负责人审批综合管理部审批公司负责人审批生产中心总监签批。,2.3经理级平调流程：综合管理部发起员工本人签字综合管理部审核公司负责人审批生产中心总监签批供应链VP签批。,25,平调审批流程完成后,员工调动,1、打印审批手续并存档。将审批完成的手续正文打印后，存入员工档案；,2、员工进行工作移交办相关手续审批通过后，综合管理部通知员工根据逐项办理离岗手续，办理完手续后综合管理部将相关资料存入员工档案。,26,晋升,晋升分为两种类型：职位晋升、薪资晋升；职位不变、薪资晋升。,员工调动,晋升的基本原则,1、考勤、绩效、学习与成长与能力并重的原则。晋级需全面综合评估员工在工作中的出勤情况、取得的绩效、学习与成长以及其个人必须与职位相匹配的素质、能力。,2、职位空缺时内部人才优先替补的原则。当职位空缺时，首先考虑内部是否有适合人员可以替补，在没有合适人选时，考虑外部招聘。给予员工公开、公平和公正的竞聘机会。,27,晋升,晋升审批流程,员工晋升需填写与，按流程审批，综合管理部负责将审批结果存档并报总部人力资源中心备案。,员工调动,审批流程：综合管理部发起新员工自评新员工所属部门负责人考评综合管理部负责人审核公司负责人审批生产中心总监签批供应链VP签批。,28,降级,因出现下列情形，职务降低或岗位等级降低，造成的降职降薪。,由于组织结构调整而精简人员。,员工调动,不能胜任本职工作，经岗位轮换后仍不胜任者或其它相关部门没有空缺职位时予以降职。,依公司制度受到处罚予以降职或降薪。,员工降级综合管理部必须将降级的原因以及相关数据进行汇总，例如：绩效考核、处罚通知等，并填写员工调动审批表经用人部门、综合管理部、公司负责人、生产中心总监审核，供应链VP签批后实施。,Part,章节,07,员工离职,30,主动离职,主动离职即员工主动与公司终止劳动关系，包括向公司提出离职申请及劳动合同到期不与公司续签，试用期员工须提前3天提交离职申请，正式员工须提前一个月提交离职申请，其部门负责人或上一级对其申请批准后的三天内，综合管理部组织相关人员进行离职面谈并做。,员工离职,审批流程及权限,员工级离职：辞职员工提出书面申请部门负责人审批综合管理部审批公司负责人审批。,主管级离职:辞职员工提出书面申请部门负责人审批综合管理部审批公司负责人审批生产中心总监签批。,经理级离职:辞职员工提出书面申请综合管理部审批公司负责人审批生产中心总监签批供应链VP签批。,离职工作交接办理：移交清单,31,擅自离职,定义：即员工未经允许擅自离开工作岗位七天以上的行为视为擅自离职。,处理流程,1、部门负责人在获知本部门员工擅自离岗并查明确认属擅自离职后，需当天知会综合管理部。,员工离职,2、综合管理部努力调查核实，如连续旷工达到7天以上尚无法查明者默认为擅自离职。,3、综合管理部将办理劳动关系终止公告并邮寄至员工合同书注明的通信地址，留存邮寄凭据。,4、综合管理部根据移交清单为擅自离职的员工代办离职相关手续，相关资料及时归档，以备查阅或发生劳资纠纷时调用。,5、对于擅自离职员工，公司保留追究因员工未按规定离职给公司造成经济损失责任的权利。,32,被动离职,定义：即公司主动与员工终止劳动关系,包括劳动合同期限届满公司不再续签合同的，严重违反公司制度等依法可以解除劳动关系的情形出现时公司不愿与员工保持劳动关系等。,员工离职,当员工出现严重违反公司制度等依法可以解除劳动关系的情形或员工与公司签订的劳动合同期限届满公司不愿与员工保持劳动关系时，公司向员工下发，员工在签收通知书后到综合管理部门领取移交清单办理离职手续。,员工在办理完离职手续后，综合管理部将各项相关手续资料存档。,33,离职结算,综合管理部将离职人员的离职日期计入考勤统计表,根据考勤统计表、借支等