某某年公文写作专题培训(ppt 60页)

2013年公文写作专题培训,讲师：*,2013年公文写作专题培训,第一部分：公文的含义和特点,公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效力和规范体式的文体，简称“文件”。公文具有：政策性、权威性、规范性。,第一章心态概述,第二部分：公文的种类,5,第二部分：公文的种类,第二部分：公文的种类,上行文,平行文,下行文,按其行文方向，可分为,第二部分：公文的种类,公文的重要性,公文是企业实现管理职能的重要途径公文是体现企业形象的重要手段公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是衡量员工综合素质的重要标尺,第一章心态概述,第三部分：常用公文写法,第三部分：常用公文写法,1、遇到问题无法解决，需要上级指示,3、遇到问题，虽有解决方法，但没权力或能力实施，需要上级帮助；,6、请上级领导参加活动，指导工作,2、处理较为重要的事件和问题，要上报批准,4、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答,5、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁,10,第三部分：常用公文写法,请示的写法：,包括发文机关、事由和文种不能写成“报告”或“请示报告”。标题中一般不出现“申请”、“请求”类词语。,提出理由、背景及依据。写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级审批的态度必要时要举事实，列数据。,请求上级机关指示、批准的具体事项。要具体、明白，如果较复杂，要分清主次，一条一条写。,以上请示，请批复、以上意见当否，请指示、以上请示，请审批、妥否，请批示等。,第三部分：常用公文写法,注意事项,12,第三部分：常用公文写法,实战操作啦！,根据下述材料，拟写一份请示。,海天酒店为了适应旅游市场的需要，对酒店进行了一次较大规模的装修扩建，原有的管理人员和服务人员在数量和质量上无法满足客观需要，请以海天酒店的名义给其所属上级海天实业总公司写一份公文，请求增加管理人员及服务人员。,漳州安然商务车出现故障需要维修，需向本部申请一笔维修费用。,第三部分：常用公文写法,*公司总部：我司于2008年12月经本部审批购进一辆别克商务轿车（车牌号：*），该车作为我司的行政用车，尤其在接待宾客过程中使用较为频,关于申请闽E0718A商务车维修费用的请示,第三部分：常用公文写法,繁，目前总行程17万公里。在用车过程中，我司用车人员操作和保养得当，无人为损坏，但由于使用达到了一定年限，总行程达到了17万公里，部分零配件开始出现老化，特别是方向机总成及变速箱前油封和曲轴后油封出现漏油，如不及时维修保养，将存在较大安全隐患。我司将车送到漳州通海汽车销售服务有限公司进行检查，汽修厂提出建议：建议更换已经老化的方向机总成、变速箱前油封及曲轴后油封等，总维修费用为10400元整（后附维修建议的清单）。因维修金额较大，特向本部领导申请维修费用。以上请示妥否，请予批复。附件：1、汽车维修清单2、汽车漏油照片*有限公司二一二年九月十七日,15,第三部分：常用公文写法,1,报告,1、适用范围,向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,2、报告的种类,工作报告专题报告综合报告情况报告答复报告,3、报告的写法,工作报告：先概述工作的基本情况，然后分说主要成绩存在问题、今后意见等。情况报告：先介绍情况，再提出建议。分析写作思路：灾情损失原因教训处理情况结果态度措施,16,第三部分：常用公文写法,例文,注意事项,切忌报告中夹带请示事项。,第三部分、常用公文写法,目前我司天然气供应已含盖*地区，日用气量已达到*万方/日，居民点火通气户数达*户，商业、公福用户*户。我司已建成*LNG储备站1座，该储备站仅能保证*市区居民生活用气和商业、公福用气，不能满足工业用气需求。由于此事影响面较广，我司一方面积极主动与中海油洽谈停气事宜及管道迁改方案，另一方面充分发挥我司的储备调峰能力，尽最大可能保障*市用气需求。建议*市人民政府从保护人民的生产生活用气需求考虑，出面组织协调中海油管线的迁改事宜及相应的准备和解释工作，尽可能将停气影响降到最低。特此报告！附件：关于厦门林后互通管道迁改事宜*有限公司二一二年十一月二十日4、结束语：特此报告或请审阅。；一般不能写“当（妥）否，请阅（批）示”；备案报告写“请予审查”。,第三部分：常用公文写法,关于XX百货大楼重大火灾事故的报告省贸易厅：1995年6月4日凌晨2时40分，我市江南百货大楼发生重大火灾事故，经过两个多小时的扑救，于5时明火全部扑灭。该大楼二楼经营的商品及柜台、货架、门窗等全部烧毁，直接经济损失达50多万元。造成这次事故的直接原因，是二楼一个体裁剪户经二楼经理同意从总闸自接线路，夜间没断电导致电线起火。这次火灾的发生暴露了该大楼领导对安全生产管理工作极不重视，内部管理混乱，安全制度不健全，违章作业严重等问题，因而造成了惨重的经济损失，教训十分深刻。火灾发生后，市政府、市贸易局十分重视，三次派人员到现场进行调查，并对事故进行认真处理，责令该百货大楼二楼经理刘XX停职检查，个体裁剪户李XX罚款XXX元，并听候进一步处理。今后，我们要吸取教训，切实加强对安全工作的领导，尤其加强对零售企业的安全管理，及时消除各种不安全的因素和隐患，为企业创造良好的经营环境。XX市贸易局一九九五年六月十二日,19,第三部分：常用公文写法,20,第三部分：常用公文写法,通知,结尾：多提出贯彻执行要求，可用类如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”“特此通知“等习惯用语。,关于2013年春节放假的通知公司各部门：春节即将到来，根据国家节假日有关规定，现将2013年春节放假安排通知如下：2月9日（星期六，除夕）至2月15日（星期五，正月初六）放假，共7天，其中2月9日-2月12日为法定节假日。2月16日（星期六，正月初七），2月17日（星期日，正月初八）正常上班。节假日期间各部门要妥善安排好值班、安全保卫、安全生产等工作，如遇有重大突发事件，要按规定及时报告并妥善处置，确保公司安全运行。请生产运营部、CNG部、客户服务部于2月1日前将春节期间值班安排表汇总到综合管理部，值班安排表附件请查看OA邮箱。*有限公司二一三年一月二十九日,第三部分、常用公文写法,22,第三部分：常用公文写法,任免通知的写法：写明任免依据，写上任免人员即可。任免通知公司各部门：通过公司2012财年中基层干部内部竞聘活动选拔，并报本部审批通过，经公司研究决定：任命*同志为工程管理部副经理，主持部门工作，免去其工程管理部项目经理职务。任命*同志为客户服务部副经理，免去其综合管理部行政主管职务。任命*同志为综合管理部副经理，免去其综合管理部人事主管职务。以上三名竞聘上岗人员见习期为半年，在见习期结束后将进行考核，并根据考核结果进行定岗。特此通知。*有限公司二一二年十二月六日,23,第三部分：常用公文写法,通报,一、适用范围：表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况二、写法:表彰通报的写法：1、概述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹及结果。2、对上述事件进行分析、评议，指出其典型意义。3、说明表彰的决定。4、提出希望和号召。批评通报的写法：1、通报原由，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚。2、对事故进行分析评议，重点分析事故发生原因，指出事故性质及危害。3、说明处分决定。4、提出希望和要求。,24,第三部分：常用公文写法,关于2012年5月21日抢修抢险车交通事故通报一、事故经过：2012年5月21日，我司抢修抢险车在出警返回途中，行至解放路嘉鑫花园南侧时，发现车顶提示灯闪亮，副驾驶座边的车门未完全关闭，坐在副驾驶座上的抢险抢险队队员杨正强，在司机*未停车的状态下，打开车门，还未来得及关闭，后面行驶的一辆助力车撞在车门上，发生交通事故。助力车车主为30岁左右的妇女，左脚踝骨处受轻微伤，车上有一个小孩摔倒在地未受伤。交警到现场处理指出，我方100%责任，暂扣了*的驾驶证，让杨正强带车主去医院救治，待受伤者痊愈后，交警再做处理。二、处理结果：经公司研究决定：对抢险抢险队队长*给予通报批评，*处以罚款各100元。公司再次强调，驾驶员必须小心驾驶车辆，安全第一，严格遵守交通法规与公司驾驶员管理制度。驾驶员违规驾驶所产生的一切后果，由驾驶者自行负责。,第三部分、常用公文写法,（一）函的适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（二）函的分类1、按内容分：（1）商洽函平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。（2）询问、答复函指不相隶属机关之间互相询问、答复处理有关问题的函。（3）请批、批准函向不相隶属的业务主管部门制发的请批函。2、按照文面规格，函可分为公函和便函。公函按一般公文格式和要求行文。便函格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函不列入正式文件范围。3、按照行文方向，函可分为去函和复函。去函也叫来函、发函，即主动发出的函。复函是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。,函,第三部分、常用公文写法,商洽函、发函：关于商请派车运送民工的函XX省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否，请尽快函复，以便办理有关手续。XX省交通厅XXXX年X月X日批准函、复函：关于批准录用同志为国家公务员的函省安全厅：你厅关于拟录用届大中专毕业生的函(国安政18号)收悉。根据省人事厅关于年应届高校考试录用国家公务员的通知的规定，经考试、考核合格，批准录用同志为国家公务员。特此函复。附件：录用人员名单省人事厅年三月二十九日,27,第三部分：常用公文写法,关于签订天然气管输合同相关事宜的函*有限公司：根据2013年2月5日福建省重点项目建设领导小组办公室关于*项目投产前相关事项协调会的纪要（201312号）精神，为促进贵司生产项目顺利投产，会议要求我司在2月底前与贵司签订管输合同。自双方合作以来，我司在*高压管线工程建设中严格按照省政府的要求，按时按质推进高压管网的建设。目前，管道建设工程已全部完成并通过验收，厂区内调压设施也已通过招投标，预计在4月20日前完成调试工作。管输合同由于双方在一些细节问题的分歧，至今未能签订。因此，希望贵司：一、参照省改委201312号专题会议纪要的要求，在2013年3月底之前与我司签订管输合同；二、希望贵司根据试产进程，明确贵司点火试产日期，以便我司做好天然气点火通气对接工作。特此函告，恳请函复为盼。*天然气有限公司二一三年三月五日,28,第三部分：常用公文写法,语言：措辞得体，平等待人。函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳。对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下，要严肃，但不自傲训人；对平行单位，不相隶属单位，要以礼待人，用商量口吻，不盛气凌人。总之，语言表达要得体、礼貌、尊重对方，一般不用“必须”，“应该”，“注意”等指示性语言复函基本格式：标题：关于的复函正文：（1）引述来函“X月X日来函收悉，经研究，现复如下”（2）答复事项（同意与否，理由要简明）（3）结语：特此函复或务请见谅。,注意事项：,29,第三部分：常用公文写法,会议纪要,（一）会议纪要的适用范围及特点：会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要的特点：纪实性、提要性、约束性。会议纪要与其他公文不同的是会议纪要不用主送单位和落款；成文时间多写在标题下方；会议纪要不盖公章。（二）、会议纪要的写法：1标题：主要反映会议的性质范畴。会议名称+会议纪要（如：总经理办公会议纪要）关于-问题+会议纪要（如：关于金峰LNG气化站初步交底协调的会议纪要）,30,第三部分：常用公文写法,2正文：会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成（1）导言一般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。3、主体。主要介绍会议议定事项。重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“与会人员达成共识”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”等。会议纪要须以会议纪要没有落款,31,第三部分：常用公文写法,关于*LNG气化站初步交底协调会的会议纪要项目公司：*有限公司会议时间：2012年11月14日09:00参加人员：*会议主持：*会议记录：*会议主要内容:*LNG气化站初步交底，关于试运行和正式验收前设施设备的检查调试、资料的补充完善以及内部移交事宜。会议围绕两个议题展开讨论，形成纪要如下：议题一：讨论*LNG气化站试运行和正式验收前设施设备的检查调试事宜；与会人员深入讨论后达成共识：计划在2012年11月16日进液化天然气，,32,第三部分：常用公文写法,常用非规范性公文,常用非规范性公文有：工作计划、工作总结、讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、签报等，下面分别作简单介绍。,工作计划类：是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤、检查与考核等四要素。,33,第三部分：常用公文写法,34,第三部分：常用公文写法,领导讲话类：工作报告、会议讲话、汇报材料、述职报告等。,主体内容和基本要求：上年工作回顾、存在问题和困难、下一阶段工作计划、措施等。工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，要用详实的数据说话。会议讲话则相反，用语要力求生动，可以较多地使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。,写好讲话要具备的基本条件：一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训。二是要了解有关形势和政策。三是要有高度，要提炼、归纳、提高。如果是代总裁拟讲话稿，就要站在总裁的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲。,35,第三部分：常用公文写法,礼仪讲话：欢迎词、开幕词、闭幕词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等。,其特点：一是简短精炼；二是富有感情，欢迎词、祝酒词要热情洋溢，悼词要沉痛、沉重；三是力求流畅悦耳，文采飞扬。一般要避免小标题。欢迎词除在开篇表示欢迎外，要简要介绍本单位的情况、本次活动的目的和安排，要展望今后的合作与情谊，最后要有祝愿的话。,36,第三部分：常用公文写法,*总经理开场致辞尊敬的各位领导、各位来宾、各位同仁：大家晚上好！今天我们江苏、浙江、福建三大片区各项目公司及南宁、宝鸡、青岛等项目公司齐聚一堂，欢聚在闽南“金三角”之一的漳州这片土地上，这是一种缘分，这是一场盛宴，这是一次恰逢其时的风云际会。在会议即将召开之际，首先我谨代表东道主*有限公司向长期关心和支持公司事业发展的各级领导以及远道而来的各项目公司同仁致以最热烈的欢迎和最由衷的的感谢！下面由我向大家简单介绍一下漳州的人文、地理特色。漳州是历史文化名城漳州物产富饶，素有“花果之城”、“鱼米之乡”的美称。这里盛产“五大名花；“十大名果”：今天各位领导和同仁能够齐聚漳州，是我们的荣幸，希望在座的各位吃好喝好玩好，接下来以饱满的精神投入到这次“维护项目资源，拓展市场潜力2012财年中国燃气（江浙闽片区）市场开发经验交流会”中，希望大家此次漳州之行收获满满。最后预祝本次会议圆满成功！,第一章心态概述,第四部分：公文写作的语言要求,38,第四部分：公文写作的语言要求,。,明晰,意思明白清楚，不晦涩，无歧义。,准确,能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。,简朴,要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。,庄重,端庄、郑重。,39,第四部分：公文写作的语言要求,不使用口语、方言、要用规范的书面语。例如：你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了(来函收悉)专门写了这份函件答复你们(特此函复)攒钱（积累资金）太棒了（优秀、优异）,不用描写、抒情、比喻、夸张、反语、象征、借代。欢呼雀跃、鸦雀无声（比喻色彩）气贯长虹、怒发冲冠（夸张色彩）叽叽喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦（摹声描写色彩）啊、哦、嘿、哎呀（感叹抒情色彩）,恰当地使用专用语。,40,第四部分：公文写作的语言要求,公文常用特定用语简表,第四部分、公文写作的语言要求,第四部分、公文写作的语言要求,第一章心态概述,第五部分：公文中常见问题分析,文种的误用,主要表现在报告和请示的错用，主要表现在两个方面：（一）请示、报告混用如关于请公司领导出席开业典礼的报告（二）请示、报告并用如关于召开-会议的请示报告,第五部分：公文中常见问题分析,1,语言重复、罗嗦,现状,经市建委批准同意2006年5月25日5月31日下午18：45分事故发生后，*总部高度重视这次事故，接报事故后地铁科技工作者24小时夜以继日轮班作业。,第五部分：公文中常见问题分析,2,第五部分：公文中常见问题分析,关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给各施工单位发文，限期要求解决。修改：关于三、四号线部分施工请建设总部抓紧给各施工单位发文，要求限期解决。,地铁工程是广州市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。修改：地铁工程是备受广州市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。,词序、语序不当,3,第五部分：公文中常见问题分析,词义混淆,4,制定制订词义：制定制作、定出。公文中习惯用在较大场合。运用：党第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。词义：制订制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。运用：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,和与词义：和强调“一起”、“共同”的意思。与强调“跟”、“对立”的意思。运用：6月13日，地铁总公司和西门子公司签订了二、八号线延长线信号系统采购合同。运营总部与办公室进行了一场篮球比赛运营总部和办公室一起被评为总公司2005年度先进集体,语法错误,全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过公司法（修订案），并于2006年1月1日起施行。,专家组的日常管理工作由总工程师室负责，统一组织和管理专家活动，并收集和汇总专家意见。,4月10日，运营总部领导干部民主生活会上，对运营总部下一步干部作风建设提出“五戒五警惕”要求。,第五部分：公文中常见问题分析,5,第五部分：公文中常见问题分析,3月14日，在地铁总公司第一会议室，由广州地铁总公司蔡昌俊副总工程师主持召开复合电缆支架荷载受力分析及应用方案讨论会。参加会议的有总公司总工程师室、建设事业总部、地铁设计院。修改后：3月14日，在地铁总公司第一会议室，地铁总公司蔡昌俊参加会议的有地铁总公司、地铁设计院等单位有关人员。,称谓问题,6,50,1,第五部分：公文中常见问题分析,语言结构和文字方面问题,7,段落层次序号运用不当，主次不分。,段落层次序号正确用法：第一层为一、二、三、，第二层为“（一）（二）（三），第三层为123，第四层为（1）（2）（3）,不合公文文体，出现描述性语言和客套话。,主语谓语搭配不当。,如：全系统的工作水平普遍增加了。（提高）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）,51,1,第五部分：公文中常见问题分析,引文文号错放在文件名前。,例：根据保监会20093号文件颁布的-的文件精神，,正文中标注附件的部分用标点符号。,如：附件：民生人寿专职讲师津贴管理办法,第一章心态概述,第六部分：公文规范格式要求,第六部分：公文规范格式要求,一、文头部分,文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“省人民政府文件”、“公司文件”。,发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“漳安然司字20131号”，表示是漳州安然在2013年度内发的第1号文。年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“”，不能用半圆括号“（）”。序号不能使用虚数。,54,第六部分：公文规范格式要求,正确：漳安然司字20131号错误：漳安然司字（2013）1号漳安然司字20131号漳安然司字201301号漳安然司字【2013】01号,发文字号的作用：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。,签发人,上报的公文需在首页标识签发人姓名。,秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为。如“机密5年”,55,第六部分：公文规范格式要求,二、主文部分,包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文日期、附注等。,标题：三要素：发文机关名称发文事由公文种类,主送机关主送机关不止一个时，应按性质、级别依次排列。普