物品请购与采购管理细则.doc

厦门网箭科技有限公司非生产物品请购与采购管理细则文件编号网箭综管2015制度 01 号秘密等级秘密第5页 共5页实施日期2015-07-22版本号A/0非生产类物品请购与采购管理细则第一章 总则一、 为加强对公司非生产类物品采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本制度。二、 本制度适用于公司所有非生产类物品采购。第二章 采购原则一、 询价比价原则物品采购必须有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。二、 一致性原则采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。三、 低价搜索原则采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。四、 廉洁原则1. 自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。2. 廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。3. 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。4. 加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备及市场信息。5. 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。五、 审计监督原则采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权依照公司相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。第三章 物品请购一、 请购单的填写1. 物品使用部门的经办人员根据需求填写请购单，填写时要注明物料的名称、规格、数量、需求日期、请购部门及对物品的特殊要求等，经部门经理审批签字后，送采购部门。2. 对于请购重要的物品或由特定供应商供应的物品，请购部门应在请购单上特别注明或单独进行请购。3. 紧急请购物品时，请购部门应在请购单中注明原因，写明需求时间，送采购部门。4. 办公用品、办公耗材等办公室内公共使用的物品，由综管部每月根据用量申请请购，如有部门有特殊的需求，则需由部门自行申请请购。二、 请购单的审批权限。1. 1000元以下的办公用品、办公电器、耗材、易耗品、零星物品、办公家俱、公共设备、电脑、固定资产等非生产类物品的请购，由部门经理和综管部经理审批。2. 总金额在1000元以上的请购，由总经理审批。3. IT类产品的采购前需由网管先确认产品型号与内容，再提交审批。第四章 采购流程一、 采购执行部门1. 车辆费用、办公用品、办公耗材、易耗品、清洁用品、零星物品由综管部行政文员负责采购作业。2. 固定资产、办公家俱、办公电器、电脑、经营物资、项目材料等由采购部负责作业。二、 采购部门在接到请购单据后的作业标准。1. 进行审核，对于越权的请购单审批直接退回请购部门。2. 收集所请购物品的仓储资料。3. 采购人员根据请购单与仓储数量等资料计算最经济的物品采购数量，并填写物品采购金额，报部门主管审批。三、 供应商的选取。1. 具有合法经营主体，品质、交货期、价格、服务等条件良好者。2. 对于电脑、固定资产的采购应从供应商名录中选取合适的供应商。3. 若供应商名录中无合适供应商，则由采购人员走访市场，或在网上进行询价，选择不少于三家的供应商。四、 采购方式的选择。(一) 询价比价议价1. 每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价。2. 采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。3. 独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品无须进行比价、议价，但仍需留下报价记录。(二) 样品提供和确认1. 若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。2. 对于需要保存样品的，须作封样处理，以便收货比较。(三) 采购方式除选用规定的直接采购、间接采购、网络采购等方法外，还应根据物品的特性与需求量，采用以下两种方式进行采购。1. 集中采购，具有共同性的物品，使用集中采购可降低费用时，采购部门应根据请购单需求，定期进行采购。2. 长期采购，凡经常使用且用量比较大的物品，采购部门应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。五、 合同签定1. 供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。2. 交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理六、 进度跟催1. 为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。2. 若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。七、 验收入库采购物品到公司后，经需求部门验收，仓管验收合格后，仓管开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。八、 付款流程1. 采购人员凭申购单、入库单、购货发票、发货清单到财务处办理申请付款手续。2. 若实际采购金额低于或与请购单金额相符，付款单由部门经理审批即可；若实际采购价格高于请购金额，付款单需经过总经理审批。3. 有特殊情况需先预付金额，可申请借支预付款，无发票请款的申请需要在公司限定期限内将发票交回冲帐除预付款。第五章 相关流程图一、 请购流程：1. 物品请购2. IT类物品请购二、 采购流程1. 办公用品