有效的时间管理.ppt

有效的時間管理,课程目录,第一部分：时间管理理念第二部分：时间管理方法论第三部分：时间管理工具与技巧,第一部分正确的时间管理观念,什么是“时间”？,时间从过去通过现在到将来，连续发生各种事件的“过程”。,“时间”的公平性,1、每个人拥有以同样速度度过的时间；2、但每个人怎样利用时间却并不相同；3、任何人都绝对无法获得更多的时间。,不能蓄积,无法取代,毫无供给弹性,不可回溯,不能买卖,无法暂停,时间的特点：,无法失而复得,时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说“是永恒”。,时间是什么？,时间银行,请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？,我们能够控制的：去哪、吃啥、干啥、不干啥；我们不能够控制的：宇宙规律、自然现象、既定原则。,“时间”的控制,名人名言：,盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余,睡眠8小时13.3年26.7,一日三餐2.5小时4.2年22.5,交通1.5小时2.5年20,电话1小时1.7年18.3,看电视、上网3小时5年13.3,看报、聊天3小时5年8.3,刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6,3.3,休假、白日梦、闹情绪、身体不适2小时3.3年,只有一天在工作-幽默小笑话一员工向老板请一天假,老板推心置腹地说：“你想请一天假，你在向公司要求什么?一年里有365天,52个星期。你已经每星期休息2天，共104天，还剩下261天工作；你每天有16小时不在工作，去掉174天，还剩下87天；每天你至少30分钟时间上网，加起来每年23天，剩下64天；每天午饭时间你掉1小时，又用掉46天，还有18天；通常你每年请2天病假，这样你的工作时间只有16天；每年有5个节假日公司休息不上班，你只干11天。每年公司还慷慨地给你10天假期，算下来你就工作1天，而你还要请这一天假。,时间的陷阱和障碍,有形的时间杀手接听电话、打电话突发会议同事打扰沟通不足资源缺乏阅读文件及邮件交通堵塞,时间的陷阱和障碍,无形的时间杀手欠缺周详的计划不懂分辨轻重缓急欠缺有效组织寻找物件不懂得说不拖拖拉拉善忘不懂授权健康欠佳,“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理那么你的时间是如何管理的呢？,时间管理就是管理时间？,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812“yes”,48“yes”,04“yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,时间管理理念的变革过程-时间管理的方法有一个演变的过程。第一代：着重利用便条与备忘录。第二代：强调长、中、短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性。第三代：重视优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。第四代：重在个人管理，注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活的不同角色，并全盘规划日常生活,时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。,正确的时间管理观念：,第二部分时间管理方法论,计划管理关于计划，时间管理的重点是：待办单、日计划、周计划、月计划。,待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项待办单要为应付紧急情况留出时间最关键的一项，每天坚持。,每年年末作出下一年度工作规划；每季季末作出下季末工作划；每月月末作出下月工作计划；每周周末五作出下周工作计划,时间管理的四象限原则：,重要度,紧迫性,1st重要而且紧迫,3rd紧迫但不重要,4th不重要不紧迫,2nd重要但不紧迫,四象限原则的实例运用:,重要度,紧迫性,1st重大伤害急救员工肢体冲突顾客抱怨停电设备故障,生产停工,3rd有些电话有些无谓的请托有些临时的邀约有些不速之客到访,4th自我干扰有些交际应酬有些文件的处理个人嗜好的沉迷,2nd拟定工作计划提升工作技能调查市场问题身体健康检查,偏重各类事务的结果：,A型：重要且紧急的事务B型：重要或紧急，但不是既重要又紧急的C型：既不重要也不紧急的日常任务,ABC分类法：,A类任务：主要任务，占总工作量的15%左右，但价值达65%；B类任务：次要任务，占总工作量的20%左右，价值约占20%；C类任务：辅助任务，占总工作量的65%左右，价值只占15%。,ABC分类法与典型个人精力曲线图,(完成B类任务),美国一名叫威廉.努尔的企业家，最初他在公司销售油漆的时候，第一个月他赚了160美金。他仔细分析了自己的销售原因，做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的客户，但是他却对所有的客户花了相同的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他销售员，而自己把精力重点摆在那20%的顾客。不久，他一个月赚到了1000美金。威廉.努尔从未放弃这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道80/20法则，20%的顾客掌握了80%的业绩。,80/20法则:80%的结果几乎源于20%的活动。,请运用“80/20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。,例如：,20的客户为我们带来了80的销售额；20的产品带给我们80的盈利；20%的项目集中了80%的价值；20的地毯面积可能包含了80的磨损；80的时间中，你在穿你所有衣服中的20；80%的通讯电话，来自20%的朋友；80%的财富掌握在20的人手中；,因此，要把80%的时间/注意力放在20%的关键事情上。,大石头,小沙子,水,案例分析：请在最短的时间内把一碗水、十几个小石头、3个大石头放入到一个容器内。要求不能溢出。,时间的统筹方法统筹方法，是一种安排工作进程的数学方法。它的实用范围极广泛，在企业管理和基本建设中，以及关系复杂的科研项目的组织与管理中，都可以应用。怎样应用呢？主要是把工序安排好。比如，想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有（烧水需15分钟）；水壶要洗（1分钟），茶壶（1分钟）茶杯（2分钟）要洗；火生了，茶叶也有了（1分钟）。怎么办？,几种答案：办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。,洗开水壶（1分钟）,烧开水（15分钟）,洗茶壶（1分钟）,洗茶杯（2分钟）,拿茶叶（1分钟）,泡茶,示意图：,在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。,考虑时间不确定性:,日本学者关于时间浪费的调查：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,第三部分日常管理工具与技巧,目标的金字塔,短期目标,每天目标,中期目标,长期目标,终极目标,设定目标的六步曲：,第一步：正确理解公司的整体目标，并列出目标,第二步：制定符合SMART原则的目标,第三步：检验目标是否与上司的一致,第四步：问题与困难并找出解决方法,第五步：所需技能与知识,第六步：确定完成日期，并书面化,时间管理通则,1、把每天要做的事列一份清单2、确定优先顺序，从最重要的事情做起3、每天都这么做,以行动配合计划,将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果行动要做些什么次序-哪些应该先做/哪些为后?订下完成日期及排列优先次序时间估计每项的行动需要多长时间?灵活性有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表甚么时候处理甚么事项？,订立计划以掌握时间,运用企划的概念-拟定计划订好长期目标,以及的短期目标根据目标的轻重,安排优先次序搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”以目标,优先次序,理想工作时间表,表示这三块积木为基础,想好一天的计划,你属于哪种行为模式？,狮子型,考拉型,紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心,放松作决定需要一定时间走路、动作较缓若有所思乐于倾听耐心,会议要点：,每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限,以方便各人安排工作,适当授权,授权的定义和原因1、委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关2、委派授权可以帮助你节约时间的有力武器3、委派授权可以增强一个经理的聪明才智,知识（做什么、为何做）,意愿(想要去做),技能(怎么做),习惯的建立,在工作中要很好地完成，工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。,时间管理案例一：何经理的一天,背景：本科毕业，在一家民营企业任人事经理。他8：28分打卡，到办公室刚好8：30，然后打一杯水，抽一支烟，正好工程部谭经理来找他说有一个工程师想离职，为了了解情况，两人又抽了一支烟。谈了半个小时没有结果，何经理说你找老板谈谈，按他的条件我没有权利给他加工资。一看9：30了。然后开始签各部门交来的考勤单、奖罚单、请假单等，打开招聘网，顺便看看网易新闻，就已经是10：30。上厕所时碰到几个新员工来应聘，在门口，文员服务又不好，多问了几句，说了文员几句，心情又不好，回到座位上，看看昨天写的报告还没有完，生产部反映天气热，行政主管不在岗，亲自安排厨房烧凉茶，回来已经就差半小时吃饭了，看到做不成什么，就与下属聊天，还差十多分钟下班，就给东莞以前的同事打电话。下班就吃饭了。,下午13：30上班，昨晚打麻将没睡好，午休还没有睡好，迷迷糊糊的坐到办公桌前。自己泡了一杯浓茶。刚好看到应聘的工人不会填简历，又解释一通，回到办公桌前已14：30，这时下午开生产例会，因员工招聘不到，要求参加，大概花了5分钟介绍了招聘情况，散会已经16：30，碰到品管经理来找文员要培训名单，又来聊了一会。明天还要开会，提交一分月总结报告，还没有写好。刚写好就5：30到了。于是下班了。试分析何经理在时间管理上存在那些问题?,参考分析结果:1.没有时间的目标计划;2.没有轻重缓急之分;3.不懂得拒绝不必要的时间浪费;4.不能有效的授权;5.未能寻求同事的配合完成任务;6.拖延时间7.外来干扰多8.没有合理的安排时间计划.,时间管理案例二：做计划假如现在是周一的晚上，面前是这五天要做的事情1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试