（语言学及应用语言学专业论文）论商业电子备忘录写作中的最小语用间接性.pdf

论文摘要 本文从语用学的角度对商业电子备忘录写作进行研究。从语用间接性 的角度寻找其写作特点是本文讨论的中心，并试图探寻影响本文所提 出的一最小间接性”的决定因素。 第一章：对电子邮件和电子备忘录的比较显示了它们在形式、成文过 程和持久性方面的相同点，以及在传递速度、可靠性、安全性和经济 性上的区别。这些相同点和区别导致了电子备忘录的独特写作特点。 文献回顾提供了前人在电子邮件写作方面所取得的成就以资借鉴。本 章最后阐明了本文的研究方法、个案研究方式以及所采用的语料。 第二章：本童提出分析商业电子备忘录写作中最小间接性的分析模 式。最小间接性是备忘录写作中保持语用目的与操作可行性之间平衡 的结果。“礼貌与面子”和“冲突的目的”是在备忘录中使用间接性策略 的主要动机。“强加程度”、“相列权威”和“社会距离”是决定间接性的 主要因素这些因素在商业电子备忘录中共同作用于最小间接性的实 现。 第三章：本章是已建立的商业电子备忘录的分析模式在个案分析中的 应用。分析主要围绕“强加程度”和“相对权威”展开。 第四章：这一章首先总结全文的主要内容，而后明确提出在商业电子 备忘录中的写作中实现“最小间接性”的意义以及本文写作的意义。最 后说明本文研究的局限性以及今后进一步研究的可能方向。 关键词：电子备忘录、最小间接性，强加程度、相对权威 a b s t r a c t t h i st h e s i sc o n d u c t sas t u d yo nb u s i n e s se m e m ow r i t i n gf r o mal i n g u i s t i c p e r s p e c t i v e ，w i t haf o c u so nw h a ti sh e r e i nc a l l e d “m i n i m i z e dp r a g m a t i c i n d i r e c t n e s s ( m i ) ” c h a p t e rl ：ac o m p a r i s o nb e t w e e ne - m e m oa n de m a i ls h o w st h e i r s i m i l a r i t i e s ( f o r m a t ，p r o c e s so ff o r m u l a t i o n ，a n dd u r a b i l i t y ) a n dd i f i e r e n c e s f s p e e do ft r a n s m i s s i o n r e l i a b i l i t y , s e c u r i t ya n de c o n o m y ) t h i sj sf o l l o w e d b yal i t e r a t u r er e v i e wt h a tp r e s e n t sp r e v i o u ss c h o l a r l yi n v e s t i g a t i o n si n t oe m a i l 嘶t i n g f i n a l l y , r e s e a r c hm e t h o d s w a y so f c a s ea n a l y s i s ，a n dt h ed a t a t ob eu s e di nt h et h e s i sa r eo u t l i n e d c h a p t e r2 ：t l l i si st h et h e o r e t i c a lp a r to ft h et h e s i s e x p l a i n i n gm ia st h e r e s u l to fb a l a n c i n gt h ep r a g m a t i cg o a l sa n do p e r a t i o n a lf e a s i b i l i t yi n b u s i n e s se - m e m ow r i t i n g a n d t m a t i n g “p o l i t e n e s s a n df a c e a n d 。c o m p e t i n gg o a l s ”a st h ep r i n c i p l em o t i v a t i o n so fu s i n gm i d e g r e eo f i m p o s i t i o n ( d o i ) ”“r e l a t i v ep o w e r ( r p ) ”a n d “s o c i a ld i s t a n c e ( s d ) ”a r e c o n s i d e r e dt h em a j o rf a c t o r st l l a td e t e r m i n et h ed e g r e eo fi n d i r e c t n e s s c 0 0 r d i n a t i o no ft h e s ef a c t o r sa n do t h e ri n t e r p e r s o n a lr h e t o r i ce l e m e n t s c o n t r i b u t et ot h es u c c e s s f u lr e a l i z a t i o no fm is t r m e g yu s e di nb u s i n e s s c o m m u n i c a t i o n c h a p t e r3 ：t h i sc h a p t e ri st h ea p p l i c a t i o no ft h ee s t a b l i s h e dm o d e lt ot h e a n a l y s i so fs a m p l eb u s i n e s se m e m o su n d e rt w om a j o rs e c t i o n s ：d o ia n d s d o t h e rm if a c t o r sa n de l e m e n t sa r es p r e a d i n go u ta r o u n dt h e s et w o m a j o rc o n s i d e r a t i o n s c h a p t e r4 ：t h i sc h a p t e rf i r s to fa l lg i v e sag e n e r a ls u m m a r y t ot h ew h o l e t h e s i s a n dt h e np i n p o i n tt h es i g n i f i c a n c eo ft h eu s eo fm ii nb u s i n e s se m e m o x i t i n ga sw e l la so ft h ee x p l o r a t i o ni n t h i st h e s i s f i n a l l y , t h e l i m i t a t i o n si ns u c he f f o r ta r ep o i n t e do u t ，o nt h eb a s i so fw h i c ha r eo u t l i n e d t h ef u t u r ep o s s i b l ea c a d e m i ce f f o r t si nt h i sd i r e c t i o n k e yw o r d s ：e m e m o ，m i n i m i z e di n d i r e c t n e s s ( m i ) ，d e g r e eo fi m p o s i t i o n ( d o i ) ，r e l a t i v ep o w e r ( r p ) c h a p t e r1 t ol a yt h eb a s i sf o rf u r t h e re x p l o r a t i o ni ne - m e m ow r i t i n g t h i si n t r o d u c t o r y c h a p t e rw i l lf i r s tc o m p a r ee m a i la n de m e m oa n d ，t h r o u g ht h ec o m p a r i s o n ，p r o v i d ea g e n e r a lp i c t u r ea b o u tt h ec h a r a c t e r i s t i c so fe m e m ow r i t i n gt h e nal i t e r a t u r er e v i e w v “l lb ec o n d u c t e do nt h es t u d i e so fe m a i la n de - m e m ot os e ew h a th a v eb e e nd o n e b e f o r ea n dw h a tc o u l dp o s s i b l yb ef u r t h e rs c r u t i n i z e d ，f o l l o w i n gt h i sw i l lb ea s t a t e m e n to ft h ep u r p o s eo ft h ei n v e s t i g a t i o na n dt h em e t h o d o l o g i e sa p p l i e di nt h e s t u d y 1 1e m e m oa n de m a i l ，ac o m p a r i s o n 1 1 1m e m oa n d e - m e m o b e f o r et h ec o m p a r i s o n ，w es h o u l df i r s tm a k es u r ew h a tm e m oa n de - m e m oa l ei n b u s i n e s sc o m m u n i c a t i o n “m e m o ”，a b b r e v i a t e df r o mt h el a t i nt e r m “m e m o m n d u m ，” i st h em o s tc o m m o nf o i t nf o ri n t e m a lw r i t t e nc o m m u n i c a t i o ni nab u s i n e s so r g o v e r n m e n to r g a n i z a t i o n m e m o ss t a n di np l a c eo ff a c e - t o - f a c ec o n v e r s a t i o n so r t e l e p h o n ec a l l s i na d d i t i o n ，t h e ya l s op r o v i d ep e r m a n e n tr e c o r d ss oa st oe s t a b l i s h l l s e f u lp a p e rt r a i l sf o rt h eb a c k - c h e c k i n go ff a c t s ，t h ec r i t i q u i n go fd e c i s i o n s ，a n dt h e a s s e s s i n go fl e g a lo b l i g a t i o n s t h e ys e r v ef u n c t i o n ss u c ha sa n n o u n c i n gp o l i c i e sa n d p r o c e d u r eu p d a t e s ，i n q u i n n ga b o u ti n f o r m a t i o n ，p r o v i d i n ga u d i tt r a i l sf o rac o m p l e x d e v e l o p m e n tp r o j e c t ，a n do f f e r i n gp r o j e c tp r o p o s a l s i ns h o r t ，m e m o sa r eap a r to f m a n yo f t h en e c e s s a r ya n dr e c u r r e n tt a s k si na b u s i n e s so r g a n i z a t i o n “e - m e m o o r “e l e c t r o n i cm e m o ”i st h ef o r mo fe m a i lm e s s a g e sw h i c hb u s i n e s s f i r m sa n do r g a n i z a t i o n su s ev i a t h ei n t r a n e t ( i n t e r n a ln e t w o r k ) s y s t e mt h e e s t a b l i s h m e n to ft h ei n t r a n e ti se s s e n t i a lf o rs e c u r i t y ，e c o n o m ya n de f f i c i e n c yo f o f f i c ew o r ka ni n t r a n e ts y s t e mm a yb es i m p l e ，w i t hs e v e r a lc o m p u t e r sl i n k e d ，o r l 一 ! ! p ! ! ! ! ! ! ! ! 型坚业! c o m p l e x w i t ht e n so ft h o u s a n d so fc o m p u t e r si n v o l v e d t h ep o p u l a r i t yo ft h e i n t r a n e th a sl e dt oc h a n g e si nt h ew r i t i n go fi n t e r n a ld o c u m e n t so fa l lo r g a n i z a t i o n t h ee m e m oi sag o o de x a m p l e i nf a c t a ne m e m oi sam e m ot r a n s f e r r e dt h r o u g h t 1 1 ei n t r a n e t i th a sb e c o m eam a j o rm e a n so fc o m m u n i c a t i o n a st h ec o m m u n i c a t i o n e x p e r tk i n s l e yp u t si tr e f e r r i n gt oi t su s e ，“a tm i c r o s o f t ，t h ep h o n en e v e rt i n g s ”i ti s e s t i m a t e d f o re x a m p l e ，t h a t9 9 o fm i c r o s o f t si n t e r n a lc o m m u n i c a t i o ni sc a r r i e db y e - m e m o m o s tp e o p l ea l ef a m i l i a le n o u g hw i t h “e m a i l b u tn o tw i t h 。e m e m o ”h e n c et h e n e c e s s i t yf o rab r i e fc o m p a r i s o n 1 12s i m i l a r i t i e s e m a i la n de m e m os h a l e m a j o rs i m i l a r i t i e s i nt e r m so ff o r m a t p r o c e s s e so f f o r m u l a t i o n ，a n dd u r a b i l i t y 1 1 2lf o r m a t t h e r ei sau n i f o r m e dl a y o u ts e tu pb yc o m p u t e rp r o g r a m s w h a tt h eu s e r sn e e dt o d oi s “f i l lo u tt h eb l a n k ”w h e nau s e rw a n t st oc r e a t ean e wf i l e ，h ei u s tn e e d st o f o l l o wt h ed i r e c t i o n sb yt h es o f t w a r ep a c k a g eh eu s e s h el o g si nh i se m a i lb o xa n d c l i c k so nt h e “n e wm a i l ”，“n e wn o t e ”o r “c o m p o s e ”i c o n s t h e nb e g i n st of i l lo u tt h e b l a n k s t h ef o r m a to fab l a n ke m a i lo re - m e m ol o o k st y p i c a l l yl i k et h i s ： f r o m ： 7 0 j c c j s u b j e c t t h e u p p e rp a r ti sc a l l e dt h eh e a d e ra r e a t h es e n d e r sa d d r e s si si nt h eb l a n ka f t e r ”f r o m ”a f t e r t o ”i st h ee m a i la d d r e s so ft h er e c i p i e n t t h e r ec a nb es e v e r a l r e c i p i e n t si nt h i sb l a n k i fy o uw a n ts o m eo t h e rp e r s o n sa l s ot or e c e i v ey o u rm e s s a g e f o rr e f e r e n c e ，y o uc a r lw r i t ed o w nt h e i re m a i la d d r e s s e si nt h eb l a n k c c ：”t h ep a r t “s u b j e c t ”i su s e df o rt h es e n d e rt og i v et h ek e yi d e ao ft h em e s s a g e ，o f t e ne x p r e s s e d b ya w o r d o rap h r a s e 2 一一 一一 竺! ! p ! 塑! ! ! ! 翌! ! ! ! ! ! ! a ne m a i lo ra ne m e m ou s u a l l yc o n t a i n st h ef o l l o w i n gi t e m s ：1 ) d a t e ，2 ) e m a i l a d d r e s s e so ft h es e n d e ra n dt h er e c i p i e n t ，3 ) s u b j e c t l i n e ，4 ) s a l u t a t i o n ，5 ) b o d yo f t h em e s s a g e ，6 ) c o m p l i m e n t a r yc l o s e ，a n d7 ) s i g n a t u r e 1 1 2 2p r o c e s s e so ff o r m u l a t i o n t w op r o c e s s e so fm e s s a g ef o r m u l a t i o na r ei n v o l v e d ：1 ) f o r m u l a t i o no fam e s s a g e ， a n d2 ) t r a n s m i s s i o no fm e s s a g e i ne m a i la n de m e m ot h et w op r o c e s s e sa r et h e s a n l e 1 123d u r a b i l i t y d u r a b i l i t yr e f e r st ow h e t h e rt h em e s s a g ee a r lb es t o r e df o rf u t u r er e f e r e n c ee m a i l a n de - m e m oa r ed u r a b l ep r o v i d e dt h e ya r en o te r a s e dd e l i b e r a t e l yo rb ya c c i d e n t n o to n l yc a ni n - b o xe m a i l sb ea u t o m a t i c a l l ys a v e d ，b u to u t g o i n ge m a i l sc a nb e s t o r e db ym o s te m a i lp a c k a g e s e m a i l sa n de - m e m o sc a nb ek e p ti nd i f f e r e n tf i l e f o l d e r s a c c o r d i n gt os e n d e r ，r e c i p i e n t ，s u b j e c t o ro t h e r c l u e st of a c i l i t a t e e a s y r e f e r e n c e t h e yc a na l s ob ep r i n t e do u to np a p e ri fn e c e s s a r y w h e n e v e rt h e m e s s a g e s a r eo fn ou s e ，t h e yc a l lb ed e l e t e d 11 3d i f f e r e n c e s d e s p i t et h ea b o v e - s a i ds i m i l a r i t i e s ，e m a i la n de - m e m oh a v es o m ed i f f e r e n c e s b e t w e e nt h e mi nt e r m so fs p e e do ft r a n s m i s s i o n ，r e l i a b i l i t ya n ds e c u r i t y ，a n d e c o n o m y 1 1 31 s p e e d0 ft r a n s m i s s i o n t h et r a n s m i s s i o no fe m a i lr e l i e so nt h ei n t e r n e t y o u re m a i lb o xi sr e g i s t e r e di na p u b l i cs e v e r w h e ny o ua r es e n d i n gam e s s a g e ，t h i si sf i r s ts e n tt ot h es e v e r a n d t h e ni ti st r a n s f e r r e dt oa n o t h e rs e v e ri nt h er e c i p i e n t sl o c a t i o n b e c a u s ep u b l i c s e r v e r sd e a lw i t h m e s s a g e si n b a t c h e sa n dt h e ) a r ei ns i m u l t a n e o u sc h a r g eo f h u n d r e d so ft h o u s a n d so fe m a i lb o x e s ，t h e r ei sf r e q u e n t l ya “t r a f f i cj a n l ”w h e nt h i s o c c u r s ，y o uc a nn e i t h e rs e n dn o rr e c e i v em e s s a g e s t h i sm a ys e r i o u s l ya f f e c tt h e s p e e do ft r a n s m i s s i o n a sf o re m e m o ，t h es p e e do ft r a n s m i s s i o ni sf a s t e rb e c a u s et h es e n d e ra n dt h e r e c i p i e n tu s u a l l ys h a r eo n es e r v e r e v e ni ft w os e v e r sa r ei n v o l v e d ，t h ee f f i c i e n c yo f 3 ! 皇e 堡! ! ! ! ! 旦璺竺! ! ! 竺璺 n e w , o r kc a ns t i l lb em a i n t a i n e db e c a u s et h e s es e v e r sa r er i o tp u b l i ca n dt h eu s e r sa n d t h em e s s a g e sa r en o ts ol a r g ei nn u m b e r t h i si sam a j o ra d v a n t a g eo ft h ei n t r a n e t 1 1 3 2r e l i a b i l i t ya n ds e c u r i t y n e i t h e re m a i ln o re - m e m oh a ss of a re n j o y e da b s o l u t er e l i a b i l i t ya n ds e c u r i t y c o m p u t e rs y s t e m sm a l f u n c t i o n ，s e v e r sb r e a kd o w n ，a n dh a r dd i s k sc r a s h ，w i p i n go u t m e s s a g e sb e f o r et h e yc o u l db er e v i e w e da tt h er e c i p i e n t sc o n v e n i e n c e e x p e r i e n c e o fl o s i n gam e s s a g eb e f o r ei ti sf i n i s h e da n ds e n to w i n gt ot h eb r e a k d o w no ft h e s y s t e ma n dl o s i n go fm e s s a g ei nt h ep r o c e s so ft r a n s m i s s i o nc o u l dm a k ep e o p l e f r u s t r a t e d b u tc o m p a r e dw i t hc o m m e r c i a lw e bs i t e sa n dt h ep u b l i ci n t e r n e t ，t h e i n t r a n e ti ss a f e r g e n e r a l l ys p e a k i n g ，b i gc o m p a n i e sa n do r g a n i z a t i o n si n v e s tal o ti n t h es a f e t ya n dr e l i a b i l i t yo ft h e i ri n t r a n e t s ob i gp r o b l e m ss e l d o mo c c u ro nw e l l e s t a b l i s h e di n t r a n e t s ，o nw h i c he - m e m oi sb a s e d h e n c ei t sh i g h e rr e l i a b i l i t ya n d s e c u r i t y 1 1 3 3e c o n o m y c o m p a r e dw i t he m a i l e m e m oi s ac h e a p e rf o r mo fc o m m u n i c a t i o n p e o p l e s h o u l dp a yf o ra c c e s st ot h ei n t e m e ta sh er e c e i v e so rs e n d se m a i l sw h e nt h e r ei sn o i n t r a n e ti nh i sc o m p a n y t h i sf e em a yb eh i g hw h e nt h eq u a n t i t yo fc o m m u n i c a t i o n i sb i g i ft h e r ei sa ni n t r a n e t ，h i sc o m p a n y j u s tp a y sam o n t h l yo ry e a r l yf e ef o ra c c e s s t ot h ei n t e m e t c o m m u n i c a t i o n sw i t h i nt h ei n t r a n e ta r ef r e eo fc h a r g e e m e m oi sa m a j o rm e a n s o fi n t e m a lc o m m u n i c a t i o n i tc a n g r e a t l y r e d u c et h ec o s to f c o m m u n i c a t i o n 1 2al i t e r a t u r er e v i e w ：t h es t u d i e so fe m a i la n de - m e m o o b v i o u s l y ，w i t h o u tt h ei n t e r n e t ，as t a n d a l o n ec o m p u t e ri su n a b l et od e l i v e ra n y i n f o r m a t i o nt oo t h e rc o m p u t e r s ，s ot h eh i s t o r yo fe m a i li sc l o s e l yr e l a t e dt ot h e e v o l u t i o no ft h ei n t e m e t t h ep r e d e c e s s o ro ft h ei n t e r n e tw a sd e s i g n e dt os e r v ea m e r i c a nn a t i o n a ld e f e n s e i tw a sa c t u a l l ya l li n t r a n e ts y s t e m i nt h ee a r l y19 6 0 s t h eh e i i g h to ft h ec o l dw a r l o o k e df o rw a y st od e c e n t r a l i z et h ed i s t r i b u t i o no fd e f e n s ed a t as ot h a tn on u c l e a r s t r i k ew o u l db r e a kd o w na m e r i c a sc o m m a n da n dc o n t r o ls y s t e m b y19 6 8 ，a d e c e n t r a l i z e dc o m p u t i n gs y s t e mh a db e e nc o n s t r u c t e db yt h eu sd e p a r t m e n to f 4 竺! ! e 堡! ! ! ! ! ! ! 坚! 丝! d e f e n s eo v e rt h en e x tt w od e c a d e s t h es y s t e me v e n t u a l l ) 7e m e r g e da st h ei n t e m e t o f t h ee a r l y1 9 9 0 s 1 s i n c et h eh i s t o r yo ft h ei n t e m e ti ss h o r t ，w ec a ni m a g i n et h ea g eo fe m a i lm u s tb e e v e ns h o r t e r l i n g u i s t i cs t u d i e so ne m a i la r et h e r e f o r el i m i t e d ( s t e w a r d19 9 9 ) b u t w es t i l ls e ef r u i t f u le f f o r t so fd e v o t e ds c h o l a r s d m u r r a yi sap i o n e e r i n gr e s e a r c h e r i n t h i s f i e l d t h e n c a m e t h e p u b l i c a t i o n o f s i e g m a n s e l e c t r o n i c m a i l s e r v i c e ( 1 9 8 3 ) l l a m bm a k e sg r e a tc o n t r i b u t i o n st ot h er e s e a r c ho fe m a i l h ec o n s i d e r sc o m p u t e r m e d i a t e dl a n g u a g eal e g i t i m a t eo b j e c to fr e s e a r c h r e s e a r c h e si nt h i sf i e l dh a v e f l o u r i s h e ds i n c et h em i d 19 9 0 s t h ep u b l i c a t i o no ff lc o l l e c t i o no fp a p e r sc o m p u t e rm e d i a t e dc o m m u n i c a t i o n l i n g u i s t i c ，s o c i a l a n dc r o s s c u l t u r a lp e r s p e c t i v e s ( h e r r i n ge d19 9 6 ) w a sa m i l e s t o n ei nt h eh i s t o r yo ft h i sr e s e a r c h t h i sp a p e rc o l l e c t i o ng i v e sd e e p g o i n g a n a l y s i s f r o ml i n g u i s t i c ，s o c i a l ，e t h i c a la n dc r o s s - c u l t u r a lp e r s p e c t i v e s o t h e r n o t i c e a b l ew o r k si n c l u d ec o n t e x t so fc o m p u t e r - m e d i a t e dc o m m u n i c a t i o n ( l e a e d 19 9 2 ) a n dp a g et os c r e e n t a k i n gl i t e r a c yi n t ot h ee l e c t r o n i ce r a ( s n y d e r19 9 8 ) a st ot h er e s e a r c ho f e m e m o if i n da l li n t e r e s t i n gp h e n o m e n o n ，a sp e o p l ek n o w t h a tt h ei n t r a n e tw a st h ef o u n d a t i o no ft h ei n t e m e t ，w em a yb e l i e v et h a tr e s e a r c h e s o ne - m e m oa r em o r ep o p u l a rt h a ns t u d i e so ne m a i l s b u tt h i n g sa r ej u s tt h eo t h e r w a ya r o u n dp e o p l ed i dn o tr e a l i z et h ee x i s t e n c eo fe m e m o su n t i lr e c e n ty e a r s s o i nac o m p a r a t i v e l y l o n gp e r i o d r e s e a r c h e r sc o n f u s e d e m e m o sa n de m a i l s e x p a n s i o no fg i a n tm u l t i - n a t i o n a lc o m p a n i e sh a sp r o m o t e dt h es t u d yo fe m e m o s t h ep r o c e s so fe x p a n s i o nh a sb e e na c c o m p a n i e db yt h ee x t e n s i o no ft h ei n t r a n e t t h ep o p u l a r i t yo fe m e m oa r o u s e di n t e n s ei n t e r e s ta m o n gs c h o l a r sw h ow e r e c o n f r o n t i n gt h ec h a l l e n g eo fd i v e r s i f i c a t i o no fc o m p u t e r - m e d i a t e dc o m m u n i c a t i o n n o w a d a y st h ew r i t i n go f e m e m oh a sb e c o m ea ni n s e p a r a b l ep a r ti nb o o k so nw r i t i n g s k i l l s ( s e em a y & m a y1 9 9 8 ) b u tt h ep r o b l e mi st h a tm a n ys c h o l a r ss t i l lb e l i e v e t h e r ei sn o tad i s t i n c td i f f e r e n c eb e t w e e ne m a i la n de - m e m oo r ，a tt h em o s t ，t h e yo n l y a d m i tt h a tt h e ya r eal i r l ed i f f e r e n t f o re x a m p l e ，m a y