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公文标题常见病例分析 公文标题是公文内容的摄要在发挥公文效能上起着举足轻重的作用但受诸多因素的影响公文标题时常出现一些毛病笔者归纳为以下八个方面并作粗浅分析 一、要素不全完整的、规范的公文标题一般应具备“三要素”即发文机关名称、事由、文种以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文XX年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种）一般应当标明发文机关”当然特殊情况下也可省略标题中的一至二个要素但不可随意省略要相对规范（至于标题三要素如何省略省略时应注意些什么参阅本人撰写的试论公文标题“三要素”的省略一文）否则将毛病百出常见的病例有三种：一是随意省略事由如县人民政府决定由于省略事由受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等）一般情况下不得省略事由二是随意省略发文机关如：一份没有版头的文件标题关于加强农村党支部建设的报告待上级看完文件后才从落款处知道文件是个机关发出的既不庄重也不严肃更不利于公文运转和办理具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关但有版头（发文机关标识）的也可不标明发文机关（见安徽省行政机关公文处理实施细则第三章第十一条第六款之规定：“为避免公文标题累赘有发文机关标识的也可不标明发文机关”）三是随意省略文种使受文者不得要领失去公文的严肃性如乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜 二、乱用文种主要表现在三个方面：一是混用文种如全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告（见1990年2月2日安徽日报）这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用不论是已经废止的分别于1987年2月28日公布的和1994年1月1日起执行的国家行政机关公文处理办法还是自XX年1月1日起新施行的国家行政机关公文处理办法都没有“请示报告”这一文种明显不妥从该“请示报告”的内容看应使用批转式“报告”这一文种报告一般分为两种：一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”（见XX年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法）所使用的“汇报式报告”这类报告只要把情况汇报、反映清楚即可目的是让上级和领导了解发展情况掌握工作进度做到心中有数不需要回复；另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报告”这类报告多是立足本部门的职能主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见、建议本部门又无职权直接行文只有报告上级经研究、同意、批转方可实施第二种报告（批转式报告）今后应改用“请示”文种这是XX年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法中的新规定：“向上级机关请求指示、批准”用请示二是错用文种有的该用“请示”的却用了“报告”而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等以上这些都不可作为文种使用不可直接行文（XX年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法所确定的公文文种共有13类14种即：命名、令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要除此之外均不可直接行文）但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文三是生造文种如关于调整工资的补充说明、关于机构改革中有关问题的解释等这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用以上两个标题可修定为（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知、（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文是错误的 三、隶属不清不该用“批转”的用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”分不清三者之间的隶属关系和词性如县政府办公室关于批转市长在会议上讲话的通知这里的“批转”使用不当应该使用“印发”或“转发”因为“批转”具有“批准转发”之意是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”否则将混淆了上下级的隶属关系 四、提炼不精主要表现在标题冗长上如（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业进行合理安排确保社会稳定的通知可修改拟为关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知或关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知 五、题不达义表现在四个方面：一是事由偏跑如关于草原灭鼠的请示从题意上看是请示开展灭鼠运动而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示应改写为关于要求解决草原灭鼠经费的请示二是题大义小如关于企业技术、人才开发的若干规定而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发却未作具体规定标题“帽子”太大使题文不完全相符三是题小义多如关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知标题的事由主旨是“筹备”二字而政文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等显然标题题义过小难于表达和带动正文此标题可改写为关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知四是题义不清如县人民政府关于粮食问题的通知其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚不能准确反映表达公文的主要内容 六、用词重叠多出现在转发、印发式公文方面如“县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知的通知的通知”这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现在一个标题内重复使用造成标题冗长令人不知所云解决用词重叠问题避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法（见本人撰写的转发式公文标题的三种技术处理办法一文） 七、滥用符号如“县人民政府办公室关于印发同志在会议上讲话的通知”、“转发省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”以上两例中的“”符号都不应该使用应改为：“县人民政府办公室关于印发同志在会议上讲话的通知”、“转发省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”XX年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号” 八、标注不规范主要表现在以下两个方面：一是回行题式不规范国家行政机关公文处理办法明确规定：公文标题“回行时要做到词意完整”而在实际排印时却往往做不到这一点如： 中共县委县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展 环境的实施意见 此题回行时将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了应改为： 中共县委县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的 实施意见 二是摆列布局不规范有的左右摆布不居中不是偏左就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷就是过紧规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”；左右摆布时要居中居中排列并不难做到使用电子设备打印时按“居中”键即可三是字