预定部岗位职责.doc

.预定部岗位职责1、 客人取得联系并获取信息。及时与前台沟通，知确保所有预订资料正确输入电脑，并及时下单通知前台。全面掌握整个酒店的房类分布情况。负责将酒店的相关信息传达到相关岗位员工。负责预订部各项设备设施的完好及正常使用。每日查看前一班所留交班，并安排处理遗留问题。检查次日到店客人的预订。负责随时将房间出租情况反馈部门。 预定部工作流程2、 每日上午通知相关销售经理今日预计抵店客人及团队，请其与晓当日可销售各类房间和准确数量，保证实际入住率达到最高点。3、 接预订电话时需严格按照接听电话要求接听电话，铃响三声内必需接听。接听电话时要做到热情、耐心、细致、需充分了解当前各类房间和销售价格。预订员在接听完预订电话后，要将详细信息填写在散客预订单上，包括客人姓名、到达时间、协议公司、价格、联系电话（请客人留下有效的通讯号码，如对方只愿留下办公室固定电话，可委婉告知尽可能留下手机号码，以便能及时沟通）等。4、 在接听预订电话的过程中了解客人的特殊要求并做好记录，尽量做到详尽，并在备注中注明，同时及时与有关部门电话沟通再次确认。如：要求房间在同一楼层、送果篮、朝向等。5、 对于已知道将会早到的客人，预订员必须提前通知前台做好相应的入住准备工作，并检查（1、房间是否在客人到达之前整理由来，如未整理出来，必须通知销售经理提前告知客户，以免客户入住后引起投诉；2、对于重要的客人房是否按照客人要求布置；3、如果客人是隔日提前预订的话，前台是否做好交接工作。6、 如果客人不能确定具体到达时间，预订员要先向客人说明房间最晚保留到晚上18点（排除客人在预订房间时已经告知的到达时间），如果客人在预订时间内不能到达酒店就请客人及时通知酒店，否则客人预订的房间将会自动取消，房间会进行重新分配。7、 客人有特殊要求或者销售经理交代给予客人的特殊优惠，预订人员必须将特殊要求及特殊优惠在预订单上写清楚并输入电脑，之后要督促相关销售人员在预订单上签名，最后将预订单交给前台。8、 如果销售经理在通知预订员在为客户预订客房的同时，将欢迎卡片及销售名片一并交给预订员，预订员要将欢迎卡片和销售员名片附在散客预订单后及时交给前台。9、 如果当日预订的客人较多，预订员必须在当日中午13：30开始联系预订的客人，确认客人是否要求保留预订的房间，尽量避免预订未到的情况发生。10、 五一”“十一”“春节”各法定节假期期间，提前一周将假日期间的旅行团队信息与相关销售人员确认，及时在电脑中做好订房工作及传真件的处理与记录工作。11、 如收到旅行社或将入住和已入住单位客人的汇款单，预订员要及时知会并将汇款凭证转交给相关负责的销售人员和财务部负责人。12、每日下班之前，预订员必须将当日所有的电脑中的预订内容仔细核对，并对所有未到的预订信息打电话给客人是否确认，以确保减少空房。13、保持工作区域的整洁和卫生。14、将本日未完成的工作事项记录在交班本上，方便明日跟进。A、 团队预订工作流程预订旅行社团队预订部收到旅行社的团队预订传真后，及时与负责旅行社销售员联系，由该销售员与旅行社方面确定各项信息（包括房价、房型、房间数量、付费方式以及是否需要撤吧、关电话等。） 销售员与旅行社方面最终确认后，将相关信息写在预订传真件上，交由预订部确认后的信息完整输入电脑并回传给旅行社。 在团队到达前预订部若接到旅行社通知变更或取消的信息，预订工作人员需及时在电脑中做更改；若是旅行社直接将更改信息告知销售员，销售员也需及时转达预订部做相应更改。B、 预订会议团队预订部收到会议接待通知单时，应及时根据单上要求，把所需房型、房数、特殊要求、会议场地准确无误地输入电脑，并