（教育经济与管理专业论文）我国高校办公室管理问题及对策研究.pdf

摘要 高校办公室在整个学校工作中是一级重要的行政管理组织，是学校、院( 系) 、教师、 学生联系的纽带，起着沟通上下、协调左右的中枢作用。随着科教兴国战略的实施和高校 教育管理体制的改革，适应社会主义市场经济体制的要求，我国高校建设正面临着诸多问 题，在扩大办学规模、加快科研教学设施建设、提高办学质量和学术声誉、改善师生员工 学习生活条件等方面压力更大，任务更为艰巨。高校管理体制改革要求高校办公室提升服 务能力。 本文在阐述高校办公室管理相关理论的基础上，运用文献法、比较分析法，调查法研 究提出了相应的对策建议。在深入分析相关原因的基础上，行文过程中从主体思路、机制、 体制三个方面提出了改进措施。第一，理清主体思路，明确改进办公室管理的基本任务。 第二，加强机制建设，强化高校办公室的五大核心能力；第三，搞好体制建设，实行办公 室管理去行政化。 关键词：高校办公室管理；教育管理体制；去行政化；体制建设；核心能力 a b s t r a c t f i r s t c l a s sa d m i n i s t r a t i v eo r g a n i z a t i o ni nt h ew h o l es c h o o lw o r k ，c o l l e g eo f f i c ei sa l i g a m e n tw h i c h l i n k ss c h o o l ，d e p a r t me n t ，t e a c h e r sa n ds t u d e n t sa sw e l la sac e n t e ri nt h e p r o c e s so fc o m m u n i c a t i o na n d c o o r d i n a t i o n w i t ht h ei m p l e m e n t a t i o no ft h es t r a t e g yo f r e j u v e n a t i n gt h ec o u n t r yt h r o u g hs c i e n c ea n d e d u c a t i o na n dt h er e f o r mo fa d m i n i s t r a t i o ns y s t e m o fu n i v e r s i t i e se d u c a t i o n ，t h ec o n s t r u c t i o no fu n i v e r s i t i e si no u rc o u n t r y n o wi sf a c i n gal o to f p r o b l e m st oa d a p ts o c i a l i s t i cm a r k e t i n ge c o n o m i c a ls y s t e m ，s u c ha se n l a r g i n gt h e s c a l eo f u n i v e r s i t i e s a c c e l e r a t i n gt h ec o n s t r u c t i o no fs c i e n t i f i ct e a c h i n gf a c i l i t i e s ，i m p r o v i n g t h eq u a l i t y a n da c a d e m i cc r e d e n t i a l s ，i m p r o v i n gl i v i n gc o n d i t i o n so fs t u d e n t sa n d s t a f f t h ep r e s s u r ei s g r e a t e ra n dt h et a s ki st o u g h e r t h er e f o r mo fa d m i n i s t r a t i o ns y s t e mo f u n i v e r s i t i e sa s k sf o r e n h a n c e m e n to fs e r v i c ea b i l i t yo fu n i v e r s i t y0 f c i c e b a s e do nt h et h e o r yo fu n i v e r s i t yo f f i c em a n a g e m e n t ，t h i sp a p e re m p l o y t h em e t h o do f l “e r a t u r e ，c o m p a r a t i v ea n a l y s i sa n dm a k i n gs u r v e y sa n dp r o p o s e sr e l e v a n tc o u n t e r m e a s u r e sa n d s u g g e s t i o n s o nt h eb a s i so fp r o f o u n da n a l y s i so f r e l e v a n tr e a s o n s ，t h ep a p e rp u t sf o r w a r d i m p r o v i n gm e a s u r e sf r o mt h r e ea s p e c t s ：m a i ni d e a s ，m e c h a n i s ma n ds y s t e m f i r s t l y , m a k e c l e a rt h em a i ni d e a 柚dt h eb a s i ct a s ko fi m p r o v i n gm a n a g e m e n to f f i c e s e c o n d l y , s t r e n g t h e n i n g m e c h a n i s mc o n s t n i c t i o na n df i v ec o r ea b i l i t yo fu n i v e r s i t yo f f i c e t h i r d l y , p r o m o t i n gs y s t e m a t i c c o n s t r u c t i o na n dr e a l i z i n gd e a d m i n i s t r a t i o no fo f f i c e - m a n a g e m e n t i nu n i v e r s i t i e s k e yw o r d s ：o f f i c e - m a n a g e m e n to f a d m i n i s t r a t i o ns y s t e mo fu n i v e r s i t i e s c o n s t r u c t i o n ；c o r ec o m p e t e n c y c o l l e g e s a n du n i v e r s i t i e s ；t h er e f o r mo f e d u c a t i o n ；d e a d m i n i s t r a t i o n ；m e c h a n i s m 2 摘要 引言 目录 1 l ( 一) 研究意义与选题缘由1 ( 二) 国内外研究现状2 ( 三) 研究思路和方法4 一、高校办公室管理概述” 4 ( 一) 高校办公室管理的涵义4 ( 二) 高校办公室的分类5 ( 三) 高校办公室的地位和作用1 0 ( 四) 高校办公室的管理模式分析1 1 二、当前高校办公室管理突显的问题及原因分析 ( 一) 宏观层面的问题及其分析1 5 ( 二) 微观层面的问题及其分析1 8 三、改进和完善高校办公室管理的对策探讨2 l ( 一) 理清主体思路，明确改进办公室管理的基本任务2 1 ( 二) 加强机制建设，强化高校办公室的五大核心能力”2 5 ( 三) 搞好体制建设，实现办公室管理去行政化2 8 参考文献 在校期间发表的论文 致谢 3 3 1 3 3 3 4 我国高校办公室管理问题及对策研究 己i 吉 丁l 目 随着科教兴国战略的实施和高校教育管理体制的改革，适应社会主义市场经济体制的 高校教育管理需要更新管理理念，改变传统的管理模式与管理方法。高校的全面改革与建 设是一个庞大的系统工程，涉及到学校管理的方方面面。高校办公室在整个学校工作中是 一级重要的行政管理组织，是学校、院( 系) 、教师、学生联系的纽带，起着沟通上下、协 调左右的中枢作用。在高校教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临着 诸多问题，在扩大办学规模、加快科研教学设施建设、提高办学质量和学术声誉、改善师 生员工学习生活条件等方面压力更大，任务更为艰巨。作为服务于高校各项事业发展的高 校办公室，处理学校各种事务、矛盾、关系的效果，直接关系到学校各项工作目标的实施 和学校在社会上的形象。因此，较系统地研究高校办公室的管理问题，以及提升高校办公 室的服务能力的相关理论与建议，在当前的时代背景下具有重要的理论意义与现实价值。 ( 一) 研究意义与选题缘由 1 高校管理体制改革的宏观要求 组织机构管理的好坏影响着组织改革发展的成败。当前，我国高等教育超常规发展， 办学条件改善，办学规模不断扩大，随着高等教育进入大众化阶段，学校改革任务日趋繁 重。同时高校逐渐由社会边缘进入社会中心，教育与经济社会的结合日益紧密，与政府、 社会、企业联系日益增多，市场经济、社会文化对学校的影响日渐深刻。高等学校的发展 以及其内部管理体制改革成为人们关注的焦点。社会主义市场经济体制的建立与高等教育 改革的深化，新的运行机制和管理体制、高校重组、合并、以及涉外事务的增多，都为办 公室管理的创新带来了前所未有的机遇和挑战。高校办公室职能的内涵和外延有了较大的 拓展、地位以及作用均发生了新的变化。面对高校改革这项庞大的系统工程和不断变化的 竞争环境，如何抓住机遇，应对挑战，以促进高校发展，成为所有高校办公室面临的重要 课题。 2 高校办公室提升服务能力的内在需要 办公室是高校机构的重要组成部分，是在整个高校中按照专业性质设置的基层行政单 位，是学校领导的参谋助手，肩负着校务、高校教学科研管理等任务，在高校处于中枢地 位，并起着协调左右、承上启下、沟通内外的桥梁和纽带作用，担负着解决高校改革过程 中诸多困难的责任，是确保学校各项工作顺利开展的中坚力量。 从实际履行工作的具体实践来看，高校办公室工作繁杂，看似小事关乎大事，关系学 校的健康运作。高校管理事务的不断增多，对办公室的服务能力、协调能力和辅助决策能 力等方面提出了新挑战与要求。办公室工作的特殊性对办公室工作人员的素质也有了更高 要求。一言以蔽之，作为高校综合协调部门与全面服务机构的高校办公室，其现实任务的 复杂性与实际价值不言自明。因此，在当前高等教育改革步伐加快的新形势下，认真研究 办公室管理规律、分析办公室现状、研究新情况、解决新问题、创建新机制，对高校办公 室提高总体服务能力而言，具有必不可少的应用价值。 3 实践经历的感悟与导师的启发 在校期间的论文创作过程中，有机会对学校办公室工作有了初步和逐渐深入的了解。 并结合专业知识，对办公室管理这门学科的性质、特点、内容、形势等发展规律的认识有 所提高。通过实践感悟，对办公室日常事务管理产生了肤浅的看法。开展有关高校办公室 管理的相关研究，可以促进理论学习和操作的交融、转化。这是选题的研究动机与出发点 之一。 ( 二) 国内外研究现状 1 我国办公室管理理论的研究历史 自汉代的尚书台、隋唐的秘书省、明代清初的内阁以及雍正时设立的军机处，直到民 国初年的国务院秘书厅，都带有办公室组织的色彩，并形成了机构设置人员任命等方面的 制度和方法。直到新中国成立至2 0 世纪7 0 年代末间，由于历史上天灾人祸等原因，办公 室管理理论没有形成“气候 ，但建国后已经有了有关办公室管理理论问题的初步探讨。 十一届三中全会后出现了研究办公室管理以及相关理论的热潮。 1 9 8 5 年，中共中央办公厅明确提出了中央办公厅工作的指导思想是“三个服务四 转变”，即为中央服务，为各省、各自治区、直辖市服务；即从侧重办文、办事转变为既 办文、办事又出谋划策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事变为科学 化管理，从被动服务转变为主动服务。而后，各地方、各部门、各机构办公室开始争相沿 用“三服务”、“四转变 ，推动了全国办公室管理理论的发展。 1 9 9 4 年，中央办公厅在肩负起加强信息调研和督促检查的职责的前提下，将上述认 识深化为“两个结合 、突出“三项重点工作 和搞好“四项建设”。强化了办公室管理的 辅助决策功能，确定了办公室在行政管理中的地位。而后，随着高校扩招和高等教育改革 的深入，和高等院校秘书专业的设立发展，高校办公室管理理论研究成为部分学者关注的 课题。学者们对办公室管理这门科学重要性的有基本相似的认识：“在西方国家，办公室 管理被视为管理科学中一门必不可少的学科，这是因为办公室是所有公共和私人组织中 的一个重要组成部分，被看成组织中的中枢神经系统。 2 我国办公室管理理论的研究特点 现代办公室管理理论中几乎所有的论著都涉及管理人员的素质标准，这是对传统管理 。孙荣办公室管理 m 上海：复旦大学i f 版，1 9 9 9 2 理论中注重管理主体素质修养的继承和延续。学者们普遍认为：现代办公室管理面临新的 挑战：“办公室管理体制需理顺、职能需转变、目标需明确、管理理念需创新、管理过程 急需网络化。”因此，对管理人员在职业道德、知识结构和业务能力等方面有严格要求。 如有学者提出“五种意识 圆：及大局意识、质量意识、服务意识、创新意识、公关意识。 “四种能力 及辅助决策能力、综合协调能力、团队合作能力、开拓创新能力固。研究内 容的特点表现在两个方面，一方面研究内容的广泛性，涉及文书学、档案学、秘书学等学 科；并且我国行政学研究设立初，已将办公室管理纳入其学科的研究内容：另一方面表现 在研究内容的全面性，现有论著中多数被秘书专业教材利用并系统介绍了办公室如何开展 “参与政务 、“管理事务”、“搞好服务 等事务管理工作。 我国办公室管理理论发展时间短，一方面作为行政管理学中的分支内容被研究；另一 方面，在秘书学理论中被作为广义的秘书工作进行研究，没有形成明显的学派。研究内容 主要介绍办公室工作内容，如日常事务性工作。具体的办公室工作做法、规章制度、人员 要求等有相似论述。但是，国内现有研究成果缺少对办公室现有管理过程中出现的问题和 解决方法的系统分析，对影响办公室管理评价的主客观因素分析不具体。只有较少数文献 论证、介绍办公室应该适应时代要求转变职能。并且评价方法陈旧费时，评价步骤费事， 测量的可操作性有待进一步研究。 3 国外研究进展 西方办公室管理理论萌芽于1 9 世纪末、2 0 世纪初。管理学家泰勒论述管理职能的内 容时，多处论及有关办公室文件处理控制、档案制度等办公室管理的有关问题。狄更斯是 最早以“办公室管理 为主题开始研究活动的。1 9 0 6 年，狄更斯和布莱恩共同出版办 公组织与管理及文秘的工作一书。该书中作者将办公室比喻为钟表的发条，认为办公室 应当成为企业的大脑、神经。同时，系统论述了办公室文书工作的重要性。 舒尔茨也有相关研究，代表作主要有：1 9 1 3 年的美国人的办公室：组织、管理与 文件和办公室管理，主要论述办公室在企业管理中的地位，他还将办公室活动的范 围扩大。美国学者莱芬韦尔对办公室管理的研究特别强调引入和应用“科学管理学派的思 想 ，其代表作有：1 9 1 7 年的科学的办公室管理、1 9 2 5 办公室管理理论与实务 和1 9 3 2 年的办公室管理教程。他提出了适用于办公室管理的“有效工作五原则”。同 时，莱芬韦尔的管理体系也充实了当时的办公室管理理论。 二战以后至2 0 世纪6 0 年代，办公室管理理论走向成熟。海克斯和普赖思合著的办 公室管理一书，比较全面和准确地阐述了现代办公室管理理论中的基本问题。1 9 5 6 年 利托尔费德出版现代办公室管理，最早提出“办公室产品”的概念。他认为办公室是 信息源，为决策管理和企业需要提供更多信息。同时期的办公室管理理论，发展为将以组 赵敏浅谈高校办公室r t 作 j 陇东学院学报( 社会科学版本) ，2 0 0 6 ，( 1 7 ) 圆乔十强高校办公室人员树盘服务意识的几个问题 j 安徽人学学报( i t 会科学版本) ，2 0 0 3 ，( 5 ) 囝胡吕娃高校办公室人员应具备的基本素质 j 干部工作，2 0 0 7 ，( 6 ) 3 织为整体的办公室活动为研究对象，由办公室管理体系发展为办公室机能管理体系。 2 0 世纪6 0 年代以来，受系统工程学理论的影响，相关研究文献把办公室系统视为组 织管理的子系统，并发展了以计算机为核心的办公室管理信息处理系统，和诸如文件管理 方法等办公活动专门领域的方法和技术。系统的、科学的管理方法和技术，也逐渐成为办 公室活动以及管理的普遍行为方式。 总体而言，国外的办公室管理理论已经趋于成熟和现代化，很多经验和方法可以被借 鉴用于我国办公室管理理论体系。 ( 三) 研究思路和方法 1 研究思路 随着我国社会主义现代化建设的进一步全面发展，我国与世界接轨的步伐加速、国内 社会体制的转型，我国高校建设正面临着前进中的机遇与挑战。本文在阐述高校办公室管 理相关理论的基础上，提出了目前我国高校办公室管理中出现的问题，针对这些挑战与问 题，从理论联系实际的视角，提出了相应的对策建议。 2 研究方法 ( 1 ) 文献法 通过查阅整理与专题相关的文献，熟悉研究现状并使研究过程更有效。笔者尽可能多 的查阅有关办公室管理、教育行政管理、人力资源管理、学校管理等相关材料。并做到耐 心细致，及时进行归纳、总结。 ( 2 ) 比较分析法 没有比较就没有鉴别，将获得的各种信息进行比较、整合、概括。并尽所能认真思考。 借鉴前辈的先进经验，以资我国高校办公室管理改革研究。 ( 3 ) 调查法 实地观察、深度访谈、收集第一手资料是扎根理论方法的主旨。对于具有实践意义的 办公室工作而言，在研究过程中，深入“一线”扎根访谈来收集资料对于研究的真实性和 可行性具有重要的意义。因此，针对选题，需要“扎根 高校办公室现场，同时对高校内 办公室以外部分学生和行政管理人员的访谈也能从侧面反映办公室管理的问题。并及时做 整理归纳，以丰富论文。 一、高校办公室管理概述 ( 一) 高校办公室管理的涵义 对于办公室的理解有着多样的认识和看法，一种看法是办公室是一项集文、密、档等 专门人才于一体，利用办公设备和手段，从事为领导( 领导部门) 收集掌握信息、制定决 策、下达命令、检查决策执行情况、做好信息反馈、办理起草文件和文书档案、处理群众 4 来信来访和接待工作、办好各种会议准备和组织等工作的机构。办公室管理的好坏直接关 系到上级的决策能否正确，上级的指示与计划能否落到实处、上级的信息能否得到沟通， 关系到部门的办事效率、效果及其地位等重大问题。另外一种看法是办公室为“工作机 构，是党政机关、社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事务的办事机构，是设在领 导身边、直接为领导服务的综合部门，是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，是领导工作 的辅助性机构 。“所谓办公室管理，是指办公室围绕其所在社会组织的总目标按照 一定原则、程序和方法，做好服务的过程。 固也有如下表述：“办公室管理是指通过计划、 组织、控制、激励和领导等环节来协调办公室的各项资源，从而发挥出办公室为领导及整 个组织提供辅助服务的最高效能。”固 我国高校办公室管理依据自身特性，遵循一般管理活动规律，高校办公室作为是一个 管理机构与党政机关、企事业单位、社会团体的办公室存在着明显的区别。这些差别体现 在以下几个方面： 第一，从高校办公室的功能看，高校的主体是教师和学生，而教师的主要任务是教学 与科研，这就决定了高校办公室的角色定位上必需是服务于教学与科研工作并提供相应的 管理和后勤服务。 第二，从高校办公室所接触的部门来看，在内部主要是校级和院系领导部门、办公室 内部所设机构部门；在外部主要是学校的上级和院系的上级领导部门、以及下属事业有关 部门、各职能部门、其他临时业务部门。 第三，从高校办公室所接触的人员来看，主要是校级和院级领导、学校教师和学生、 校内其他部门人员、退休人员、临时性工作人员。这是高校办公室在管理对象上与其他社 会组织的不同。 因此，高校办公室管理是指高校办公室作为综合性的管理机构在校党委和校长的统一 领导下，通过协调、服务、督办、信息传递等基本职能手段，承担了学校管理系统中承上 启下、联系左右、协调内外的任务，并以提高教学和科研水平，提高高校整体管理效率为 目标的过程。高校办公室管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转；是学校对内对外 交流的窗口和平台；是参谋助手、沟通协调、督办检查、服务师生的执行者。 ( 二) 高校办公室的分类 高校办公室数量庞大、规模不一、功能各异，为了深刻认识和理解各类办公室的性质、 工作与管理，我们需要从不同的角度对高校办公室进行分类。 1 按系统分类 ( 1 ) 党委办公室和校长办公室彼此独立办公模式 。叶腾风试论高校院系办公室的职能【j 】龙岩学院学报，2 0 0 5 ，( 6 ) 。孙荣办公室管理【m 】上海：复旦大学 l j 版社，1 9 9 9 ， 2 国胡鸿杰，马仁杰，魏芳办公室管理【m 】合肥：安徽大学出版社，2 0 0 5 ，2 沈蕾办公室管理【m 】北京：中国建材工业出版社，2 0 0 5 ，2 5 5 高等学校实施党委领导下的校长负责制，学校管理机构从形式上主要分为两个系统： 一个是以总揽全局、开展党的建设、思想政治工作以及发挥群团组织作用等为主体的党委 工作系统；另一个是以教学、科研、管理为主体的行政工作系统。为了适应两个系统的 工作需要，分别设立了党委办公室和校长办公室。从理论上来说党委办公室的作用和地位 要高于校长办公室，可是在实际的运行中他们二者的作用和地位取决于党委书记和校长在 学校管理中的实际影响力。这种模式在现有的高校管理中运用较少，在早期的高校管理中 使用较多。 ( 2 ) 党委办公室和校长办公室合署办公模式 包括党委办公室在内的党委工作系统和包括校长办公室在内的行政工作系统相对独 立运行模式，在处理综合性或交叉性的中心工作时，会出现关系不顺、运行不畅、相互推 诿等现象，制约了高校管理的效率，为此将党委办公室和校长办公室合二为一，成为学校 办公室，这种模式更好地实现“党委领导下的校长负责制”的领导体制和管理体制。这种 模式在现有的高校管理中较为普遍。a 大学高校办公室管理实行的党委办公室和校长办公 室合署办公的模式，对外一般实行两块牌子( 即党委办公室、校长办公室) 、对内一套班子 ( 即学校办公室) 的体制：在领导配备上设有一名办公室主任，四名办公室副主任。办公室 主任直接对学校九名党政领导负责，专门设置一位副主任负责党务，其他三位副主任负责 行政事务工作、文字信息工作和保密工作，责任分工明确。在科室设置上，以职能要求设 立综合科、文书科、秘书科、信息科等，对政治性较强的工作设立机要科。请参见图1 - 1 。 2 按层级分类 图1 - 1a 大学校办公室的结构图 刘向兵，伍聪高等学校党委办公室、校长办公室合署办公的理论思考 s 1 中国高教研究，2 0 0 8 ，( 8 ) 6 由于受到政治体制的影响，高校在管理体制上效仿政府管理体制，设立行政级别，因 此高校在机构设置中，总体上是按照校级、院级、科级三个层次设立机构。高校办公室受 此影响也在不同的级别设立内容不同的办公室管理机构。 ( 1 ) 校级办公室 这一层次上办公室就只有校办公室，因此校办公室无论是地位和作用都高于校内其他 办公室。 ( 2 ) 院级办公室 院级办公室从形式上讲是二级办公室，与校级办公室虽然没有形式上的领导与被领导 的关系，但是实际的工作会受到校级办公室的影响。这样级别的办公室一般包含三类性质 的办公室，一类是院系办公室，这一类办公室主要负责本院内的行政、教学、科研和学生 管理工作，以及上级交待的临时性工作。数量一般都在3 5 个。就a 大学而言，学校 共有2 9 个院系，每个院系平均设立4 个办公室，其总数达到了1 1 6 个。第二类是科研基 地办公室，这一类办公室主要负责科研项目基地的科研和管理工作，其专业性和独立性要 高于院系办公室，办公经费高于其他办公室，另外其办公室负责人除了日常的办公室管理 工作外还兼有一定的科研项目。就a 大学来说，学校共有3 个“9 8 5 科研基地，每个科研 基地设立一个办公室，办公室管理3 5 个项目研究中心和一个条件支持平台。第三类 是校属单位办公室，这一类办公室更多倾向于本单位内部技术性的工作，办公室内部有一 个独立的管理系统，与外界的联系远远低于校级办公室和院系办公室，比如图书馆，其办 公室主要依靠其自身的图书管理系统来完成管理工作。a 大学共有9 个校属单位，每个单 位设立一个综合管理办公室来统一协调相关管理事务。 ( 3 ) 介于校级和院级之间的职能部门办公室 校内各职能部门虽然在行政级别上与院系是同级，但是其实际地位和作用是介于学校 和院系之间的。调查发现在实际的工作中，一方面职能办公室要受校级部门和办公室的影 响和制约，另一方面院系办公室除了要受到校级部门的影响，同时还要完成职能部门及其 办公室要求的任务，因此将其归为两者之间。这一类办公室有其特殊性，一方面他要完成 本职能部门的工作，同时还要完成本职能在全校范围内的工作；另一方面他要完成学校上 级下达的事务，同时还要指导院系相关部门的工作。因此，如果将院系办公室管理作为基 层管理，那么职能办公室的管理属于中层管理，在整个学校的管理过程中真正的发挥着承 上启下的作用，其重要性不言而语。就a 大学而言，其教务处除设立综合管理办公室管理 本单位内部日常行政管理工作外，还设立了考试中心办公室、实验室管理中心办公室、教 务管理办公室，教研管理办公室、教材管理办公室、选课中心办公室、招生办公室，本科 教学督导办公室。这些办公室的设立其主要目的是为了完成学校的整体教学任务，协调和 管理各个院校的教学教务工作，指导各院系教师和学生完成教学任务。a 大学有职能部门 2 4 个，最少的职能部门有一个办公室，最多的部门有9 个部门。 3 按工作性质分类 7 ( 1 ) 行政事务性办公室 这类办公室涉及的业务和内容多而繁杂，同时还担负数据处理和文字处理、信息传递、 实时管理以及判断决策等作用。因此其综合性强、执行力强、大局观强。在a 大学里普遍 表现在综合管理办公室，集中体现在横向上的管理。 ( 2 ) 教学事务性办公室 此类办公室主要是管理教学事务，因此无论是从形式还是内容上都比较单一，对专业 性和计划性要求较高。在促进学校教师教育水平和学生教学质量上起着重要的作用。在a 大学，教务处的教务管理办公室、教研管理办公室以及本科教学督导办公室和院系的教学 管理办公室都是属于此类办公室。 ( 3 ) 科研事务性办公室 此类办公室主要针对的是学校的科学研究和研究生的培养工作，一个学校科研成果的 多少是衡量高校办学质量的一个重要标准，因此各类大学都比较注重科研事务性办公室的 建设和管理。院系科研办公室负责具体的事务，如收集、整理学院师生的科研成果，而职 能部门的科研办公室负责抽象性的事务，如科研项目的申报、管理、科研成果的转化和管 理等。因此其地位和作用远远超过了院系科研办公室，而且是实际意义上的领导与被领导 的关系。在a 大学，科研处的项目管理办公室和成果管理办公室、院系的研究生与科研管 理办公室都是此类办公室。其中在科研处并没有设立综合管理办公室，其目的在于减少科 学研究职能部门的行政性事务，具有增加其业务能力的作用。可以看出，高校办公室的管 理对于职能部门的工作有着方向性的指导作用。 ( 4 ) 学生事务性办公室 此类办公室针对的主要对象是学生，所涉及到内容比较宽泛，包括学生的思想道德工 作、学生日常生活管理、学生活动管理、学生的党组织工作等内容。因此学生事务性办公 室更多体现了整体性、配合性、全局性，要求各种类型的学生管理办公室紧密联系、相互 配合、交叉管理。在a 大学，学生处的学生管理办公室、思想政治教育管理办公室，团委 的青年研究中心办公室和学生会办公室，以及院系的学生工作办公室都是此类办公室。为 了完成某项学生性的活动，有时需要这些办公室全部参与进来才能较好的完成，因此不可 避免，此类办公室经常出现配合问题和推诿扯皮的现象。 ( 5 ) 服务性办公室 此类办公室的主要工作是保障学校各项硬件设施的正常运作、服务学生的日常生活、 为老师的教学和学生的学习提供辅助性的帮助。在管理过程中，需要人性化的管理，真正 做到为以为学生服务为宗旨开展工作。就a 大学来说，服务性办公室数量多、规模大，包 括：综合治理办公室、财务处综合管理办公室、就业工作处综合管理办公室、后勤事务管 理办公室、离退休干部处综合管理办公室、图书馆综合管理办公室、校医院综合管理办公 室、社区居委会综合管理办公室。这些部门囊括了师生们的吃、住、行、学等各种服务类 指标，因此他们的服务水平直接体现了办公室的管理水平以及整个学校的办学水平。这些 8 部门与师生们的直接利益紧密相连，是最受师生们关注的部门，是学校管理工作最前沿的 部门。因此，提高此类部门的服务水平和管理能力，有利于树立良好的学校形象，有利于 缓和学校与师生之间的矛盾，有利于学校长远管理和全局管理。 ( 6 ) 外务性办公室 此类办公室的侧重点是与校外部门的交流和沟通，服务对象不仅是学校的师生，更多 是把学校作为一个整体来服务，因此在工作中，更多的是考虑学校整体的利益、学校的发 展空间，而不是个人或职能部门。在a 大学，国际交流处( 港澳台事务办公室) 、校友会 筹备工作办公室、新校区建设指挥综合办公室都属于此类办公室。 表2 - 1a 大学办公室情况统计表 类别办公室种类 从属机构 学校办公室( 党委办公室、校 综合管理办公室、文书管理办公室、秘书办公室、信息党委部门 长办公室合)管理办公室，档案室、收发室、礼堂管理办公室 院系办公室( 2 9 个院系)学院办公室，学生工作办公室、教学管理办公室等 职能部门办公室 党委组织部、人事处、人才队综合管理办公室、人才队伍建设办公室、组织管理办公 伍建设办公室室 机关党总支办公室机关党总支办公室 党委宣传部办公室 综合管理办公室、理论宣传办公室、 党委统战部办公室统战部工作管理办公室 纪律检查委员会办公室综合管理办公室、纪检管理办公室、监察管理办公室 学生处办公室综合管理办公室等 研究生学位办公室 综合管理办公室、招生办公室、学位办公室、办公室等 综合治理办公室综合管理办公室、武装政保办公室、治安管理办公室等 团委办公室 综合管理办公室、学生会办公室、社团联合会办公室等 工会组织、宣传办公室，文体、青工部、女工部等 教育发展研究室办公室行政部门 校友会筹备工作办公室筹备工作办公室 教务处办公室综合管理办公室等 科研处办公室项目管理办公室、成果管理办公室 财务处办公室综合管理办公室、财务管理办公室、综合业务管理办公 室 就业工作处办公室综合管理办公室等 审计处办公室 工程审计管理办公室、综合审计管理办公室 国际交流出办公室 综合管理办公室等 9 基本建设管理处办公室综合管理办公室，工程管理办公室、档案管理办公室 后勤管理处办公室后勤事务管理办公室等 设备处办公室招标采购管理办公室、计划管理办公室 离退休干部处办公室综合管理办公室等 新校区建设指挥部综合办公室 综合办公室 现代教育技术部办公室综合管理办公室等校属单位 图书馆办公室 综合管理办公室 校医院办公室 综合治理办公室、医务管理办公室、总务办公室 出版社办公室综合管理办公室 期刊社办公室综合管理办公室 后勤产业集团办公室综合管理办公室等 社区居委会办公室综合管理办公室 附属中学办公室 办公室 “9 8 5 ”科研基地和中心办公室科研基地 资料来源：a 大学调研材料 从表2 - 1 可以看出，高校办公室很难做到明确的分类，因为许多事务都是不同类办公 室的交叉点，需要相互的配合、协作才能完成。这与高校办公室所处的特殊环境和管理服 务对象有着较大关系。此外，高校内的办公室设置种类繁多、数量和规模庞大，职位存在 着重叠与职能不相符合的现象，内部的统一协调管理混乱。从这一点上讲，a 大学的办公 室管理水平有待进一步提高。 ( 三) 高校办公室的地位和作用 高校办公室是行政性、事务性的办事机构，办公室相对于指挥中心，是综合办事机构； 相对执行部门，是协调平衡的枢纽；相对于上下级单位及本系统外的其他单位，是信息网 络中心。同时，办公室兼有监督和反馈的作用。因此，办公室是高校的综合管理部门，具 有多种功能，既要掌管行政事务，又要参与政务活动，区别于其他各类部门，其本身具有 独特性。体现在： 1 综合协调的作用 高校办公室是高校管理系统的中枢，对领导已决定的事项和批示的文件，办公室必须 及时归口落实经办单位和经办人。尽管校办与各院在行政级别上是一种平级间的协调，不 存在谁领导谁的问题。但是当办公室参与协调时，就或多或少地代表党委或校长，具有一 定的指挥和决定权威。这种指挥和决定权威，或者是党委或校长临时授权，或者是办公室 对学校总的指导思想的贯彻。所以办公室在横向关系的协调中，往往带有领导性质，体现 1 0 一定高校组织系统的领导意图。同时，对二级单位和教职工的请示、报告、信访件，办公 室要及时提交给领导，根据领导批示交由相关部门办理，并及时回复处理结果。 高校内部系统是由各个单位的子系统组成，在这种上传下达的过程中，各部门、各层 次、各类人员由于所处位置不同，工作特点不同，思考问题出发点不同，时常会引发上下 之间、部门之间、人员之间在工作中产生矛盾，发生相互脱节、相互干扰、甚至相互推诿、 扯皮的现象，给学校工作带来损失，这就需要校办公室进行综合协调。校办公室要站在学 校全局高度，在学校负责人的统一领导下，处理好全局与局部、重点与非重点、部门与部 门、常规与突发性工作之间的关系。 2 信息传递作用 办公室要将各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料传达下去，下属各个部 门贯彻实施学校领导决策的情况和反映、各方面的动态以及各院、各处的情况也要通过办 公室反映上来。据此看来，办公室发挥着不可或缺的信息传递功能，具体表现为依靠多向 性、多渠道的方式将所有信息汇集到一起，并传递出去。 3 调研参谋的作用 办公室虽然不是一级决策部门，然而却要代表领导处理全局性的问题，起到辅助领导 的作用，是指挥、控制整个高校机关工作的中心部门。高校办公室既要办理事务，又要参 与政务，既是“参谋”、又是“助手”。所谓“参谋 ，主要是对领导的决策而言；所谓“助 手”，主要是对决策的实施而言。 4 检查督办作用 高校办公室根据不同时期学校的工作重点、难点和热点问题，选择和确定督办项目范 围。主要内容包括：上级重要文件、指示的贯彻落实情况；领导重要工作布置及校长办公 会、重要行政会议做出的决议落实情况。在督办过程中，发现问题及时汇报和处理，避免 重大问题的发生。 5 服务的作用 办公室的职能几乎涉及到学校现代管理系统中的决策、执行、督查、反馈等各个子系 统。服务是所有职能中最重要的职能，是办公室工作的中心工作，其服务的职能体现在两 个方面：一是为学校的党政领导服务，为教学、科研和管理各部i - jj j 艮务，二是为广大师生 员工服务。 ( 四) 高校办公室的管理模式分析 从办公室分类我们可以看出，高校办公室的种类多、数量和规模大、内容各异、环境 特殊、管理对象多样化等现象，因此高校办公室在管理方式与其他办公室管理方式上有所 不同，依据不同的主线进行管理，同时不同主线所形成的管理体制或模式交织在一起共同 作用于高校办公室管理，从而把复杂的高校办公室管理有机的统一起来。 1 以实现职能目标为主线的管理模式 ( 1 ) 参谋职能工作模式 在高校无论是学校领导、职能部门领导还是院系领导多数是学校的学术带头人，他们 不仅要做学术研究，还承担一定的教学任务，同时要负责学校行政领导工作。因此，作为 办公室必然成为领导的参谋和助手。在参谋职能的引导下，高校各类办公室从组织、安排、 协调行政、管理日常事务过程中为领导提供参考数据，通过阅办文件和组织调查为领导提 供对策建议。 ( 2 ) 协调职能工作模式 学校工作运行过程中会出现各种矛盾和问题，如：在内部管理中出现的摩擦和冲突、 与外部环境的沟通问题等。为了创造一个统一、融洽、协调的校园工作机制，各类办公室 通过建立各种沟通机制和协调机制以协调部门之间、部门与个人之间、师生之间的复杂矛 盾，通过承担接待任务和对外交流、联络任务，为学校创造一个良好的外部工作环境。 ( 3 ) 督办职能工作模式 在高校各级领导会下达各项决策和任务给各个部门、教师和学生，为了使这些决策和 任务得以实现和完成，各类办公室通过督促检查上级重要文件、重大决策的落实情况；查 办领导批示和交办事项；主动调查了解查办师生反应的问题等方式来实现督办职能工作。 ( 4 ) 信息职能工作模式 高校办公室是学校与外界之间、学校各部门之间、学校领导与下级单位之间，学校领 导和师生之间进行信息沟通的桥梁，各类办公室通过双向互动，将学校和上级管理部门下 发的政策、通知、文件、其他相关信息传递给各部门和广大师生；同时将学校发生的重大 事件和师生员工们反应的重大问题等信息传递给上级领导和相关的部门，实现其信息的收 集、处理和发布传送的工作。 ( 5 ) 服务职能工作模式 高校的管理水平体现在其服务水平，因此服务是高校办公室的一个重要工作，为此各 类办公室收集整理信息、处理日常管理事务、完成交办任务实现对领导的服务工作；同时 协调与其他部门的交叉事务以及收集整理、文件报送审核、与领导沟通等服务性工作；为 师生员工提供文件打印、资料管理、档案管理、盖章管理等事务以及认真及时处理师生员 工的请示要求、来信来访工作，从实际出发解决师生员工在日常学习、科研、生活上遇到 的困难和麻烦。 以实现职能目标为主线的办公室管理模式体现了其执行性、协调性、传导性、时间性 和服务性的特点。但是此管理模式以职能为基础，必然出现因职能相同所造成的办公室 机构设置重叠的局面，从而造成了机构和人员膨胀，资源浪费的现象。 2 以层级管理为主线的管理模式 由于高校的行政管理从学校领导到一线的管理部门都设立了相应的行政级别，高校办 。陈玉芳新时期高校院( 系) 办公室管理面1 1 6 i 的挑战与对策【j 】药学教育，2 0 0 7 ，2 3 ( 2 ) 1 2 公室与之对应也有行政级别。因此高校办公室在管理方式与政府的管理方式有一定的相似 之处，依据不同的层级进行管理。 ( 1 ) 横向管理模式 办公室横向管理分为两个层次，一个层次是相同层级上不同职能部门或不同院系的办 公室管理。他们彼此之间不存在正式的关系和领导关系，但是由于师生在各院系和职能部 门之间自由流动所带来的工作关系，使得不同院系或职能部门的办公室必须跨部门进行横 向的事务管理。这种层次的横向管理是临时性的，随着事务的完成而自然结束，因此增加 了办公室管理的灵活性和机动性。另一个层次是相同职能部门或相同院系内部的办公室管 理。在同一单位内部是由几个分工明确的办公室组成单位办公室，他们彼此之间有着正式 的工作关系，但是其地位或作用相同。在管理的过程中，人员和资源可以共享，在分工管 理的同时又注意联合管理。这种层次的横向管理扩大了办公室管理的能力范畴，增强了办 公室管理的适应性和柔韧性。 ( 2 ) 纵向管理模式 办公室纵向管理是根据行政级别由上到下间接进行管理，根据办公室分类标准，校级 办公室是校内最高级别的办公室，对上只接受校领导的领导管理；对下对职能部门办公室 和院系部门办公室有着间接的影响力，这是因为两个部门的办公室不能越级报送文件资 料，在很多情况下两个部门所形成的重要议题文件，需由该部门的办公室将相关的文件材 料报送校办公室，再由校办公室报送校领导审批。但是在特殊情况下会实现直接管理，比 如校庆、选举等重大校内事情时，校办公室可以直接要求该两部门办公室协助其工作，形 成统一的领导指挥。以a 大学为例，学校层面的重大活动( 尤其涉及要多位校领导参加的 活动) 一般要由党办、校办牵头或参与协调，具体协调事项包括：活动时间、地点、内容、 会务、参加会议对象等。其一般程序可以参见图2 - 2 ： 职能部门办公室是校内中级办公室，对上接受职能部门的领导和校办公室的间接领 导，对下与院系对口办公室有着直接的领导，对非对口办公室没有影响力。比如学生处办 公室会将学生处的一些具体的工作任务绕过院系领导直接交由院系的学生管理办公室处 理。院系办公室是校内的基层办公室，受到多头管理。除了受本院系领导的管理还要接受 职能部门办公室和校