监理资料归档要求.doc

.一监理资料归档要求在工程项目竣工验收后两个月内，由项目总监指派专人负责整理监理资料，经资料室审查后办理归档交接手续。监理资料审查合格后，监理部要在资料室人员的指导下，将书面资料装订成册。工程档案必须同时向建设单位移交报送，向档案馆提交的监理资料需填写工程竣工档案移交备案表（详见附件2），并经建设单位签收。本表一式三份，建设单位、档案室、公司各一份。向档案馆提交的监理资料主要有：1、监理规划 2、监理实施细则3、监理工作总结工作4、工程暂停令5、工程复工报审表6、工程开工报审表7、质量事故报告及处理资料8、工程延期申请表9、工程延期审批表10、竣工移交证书以上资料必须提交原件。为能顺利上交监理资料，监理部应在工程开工前对所需要资料的份数，与建设单位做出约定，确保工程竣工资料满足我公司及档案馆的归档要求。二、监理资料的组卷与装订。1、归档资料封面应注明档号、编制人、审核人、立卷单位、起止日期保管期限。2、书面文件的排序，一般为封面、目录、文件材料。3、电子文档应编制总目录，并按文件类别建立文件夹，文件数量应与总目录相符。十、工程监理归档资料由公司资料室统一保管，监理合同中有特殊要求的按合同执行。十一、资料室应为公司提供监理档案查阅服务。其它单位如要查阅监理资料，应通过项目总监提出申请，经相关领导批准后，出示工程竣工档案移交备案表方可查阅。监理档案原件不得借出，如有特殊需要，须报总工程师批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。十二、监理档案资料保存期满，需要销毁时，按文件和资料控制程序的规定，由存档部门提出销毁意见，会同项目监理部共同鉴定，严格审查，编制监理档案资料销毁清册，报管理者代表批准后销毁。十三、本办法自发布之日起开始施行.工程技术部 二一六年十一月二十六日附件：1、监理资料归档编号表2、建设工程竣工档案移交备案表 3、卷内备考表精选范本建设工程竣工档案移交备案表 编号： 工程名称工程地点建设单位施工单位监理单位工程规模工程造价(万元)开工日期竣工日期竣工验收时间归档时间移交人电 话资料移交清单1、监理规划 2、监理实施细则3、监理工作总结工作4、工程暂停令5、工程复工报审表6、工程开工报审表7、质量事故报告及处理资料8、工程延期申请表9、工程延期审批表10、竣工移交证书项目部总监理工程师签字： 项目监理部公章 年 月 日建设单位接收人签字： 建设单位项目公章 年 月 日档案室接收人签字： 注：本表一式三份，建设单位、档案室、公司各一份。关于提交竣工工程监理资料电子版的通知各项目部：根据建设部即将在建设领域推广电子文档管理的要求，为实现监理档案电子文档管理做好准备，公司要求自现在起，所有竣工工程向工程技术部移交监理资料时，需同时提交一份电子文档。具体要求：1、电子文档主要收集监理合同、监理规划、监理实施细则、监理月报、会议纪要、评估报告、监理工作总结、监理业务手册和监理通知、旁站记录工程开工/复工审批表、工程开工/复工暂停令、不合格项目通知、质量事故报告及处理意见、工程竣工决算审核意见书、工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见、合同变更材料、质量评估报告及监理部形成的其它电子文件，电子文件也可以以图片形式归档。2、监理合同、规划、细则等电子文档应根据实际文件的情况将内容填写完整，如编、审人员姓名和编审时间、会议纪要会签人员姓名、监理业务人员的业主评价意见及签名等。监理通知、旁站记录的电子版，应将签发人姓名、时间及接受人姓名和接受时间填写清楚。月报和监理工作总结可制作成PPT形式。3、电子文档需各分公司项目部每个工程刻录成1张光盘，与工程竣工资料一起上交，缺一不可。4、凡是建设工程有关的重要活动、主要过程、建成后状况的声像资料，均应进行收集，经编辑整理后，储存与光盘。声像档案编辑时开始画面前需加字幕，包括工程时间、地点、总说明，各施工阶段名称等，事故现场要加字幕进行说明。 工程技术部 二一六年十一月二十六日档案装订要求示例示例一、监理档案封皮样表档 号： 案卷题名 编 制 人:审核人: 立卷单位： 起止日期