Excel在财务中的实用技巧ppt课件.ppt

Excel在财务中的实用技巧,1,Excel在财务中的实用技巧,一、基本概述二、Excel的常用快捷键介绍三、Excel常用公式和函数的使用四、数据透视表的建立和应用,2,一、基本概述,1.1Excel的初始设置Excel选项（精度的设置）快速访问栏的设置保存、选择性粘贴为数值、选取可见单元格、,3,1.2、工作簿和工作表的运用,1、在屏幕上同时看到一个工作簿的多个工作表（比如sheet1和sheet2）,只需打开该工作簿并且显示其中一个工作表sheet1，然后：选择“视图”“新建窗口”单击新建窗口中的sheet2然后选择“窗口”“重排窗口”选择“水平平铺”选项2、选取工作范围在工作簿里，如果要选择几片不相连的区域或单元格，可以按住Ctrl键，再选择单个或多个单元格即可选定所需的工作范围。同样适用于工作表间的选定。3、拆分和冻结工作表,4,5,1.3数据的快速填充及有限性,Ctrl+Enter在多个单元格中输入相同的数据，只需要在最后一个单元格输入数据，复制后同时按下Ctrl+Enter键即可。同样也适用于某一区域内的相同的公式填充。F4键重复上一次操作。例如：要将多个不连续的单元格改为填充绿色，可以选择第一个单元格，设置填充绿色，然后依次选择其余的单元格，每次按一下F4.,6,1.3数据的快速填充及有限性,数据的有限性限制数值的可输入位数对于固定位数的数据，例如订单号、身份证号、手机号等，可以设置该行的数据有限性，防止输入的数字少一位或者多一位。选择“数据有效性”菜单，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的有效条件“允许”处选择“文本长度”，在出现的“数据”下面的方框中输入数字，再选择“出错警告”选项卡并设置一个“出错警告”，确定返回。这样，但输入的号码位数不正确时，系统会给出提示。,7,限定输入值的范围圈出指定数据实例描述：想把本公司员工考勤中属于全勤的员工在Excel表格中用红圈突出显示出来，以方便查阅核对。首先，选中表格中考勤天数所在的单元格（如C2:C62），选择“数据有效性”菜单，在弹出的“数据有效性”对话框中，在“设置”选项卡的有效条件“允许”处选择“小数”，在数据处选择“介于”，然后在下面分别输入最小值（“1”）和最大值（“21.5”）（假设当月全勤是22天），点击确定；然后，单击“圈释无效数据”按钮，这样考勤天数绩在21天以上的就被圈上了一个红圈，起到了突出显示的作用。,8,二、Excel常用快捷键介绍,Shift+F11新建空白的工作表(sheet1)SHIFT+空格键选定当前单元格所在的整行Ctrl+N新建工作簿(book1)Ctrl+1设置单元格格式Ctrl+2加粗Alt+enter一个单元格里输入两行数据，换行。Alt+分号：定位于可见单元格。在筛选的状态下删除数据很方便。Ctrl+减号：删除某一行或某一列，先选择后按快捷键Ctrl+”：移动到当前数据区域的边缘Ctrl+X剪切选定的单元格Ctrl+Z撤销上一次操作Ctrl+A选定整张工作表,9,Ctrl+PageDown移动到工作簿中的下一张工作表Ctrl+PageUp移动到工作簿中的上一张工作表Ctrl+shift+L筛选，再用一次取消筛选其他常用快捷键：Windows+D显示桌面Windows+E打开“计算机”Windows+F在“计算机”里搜索ALT+Tab切换不同窗口,10,三、Excel常用公式与函数的使用,1、公式的引用（F4键)（1）相对引用（2）绝对引用（3）混合引用2、运算符（1）算术运算符(+,-,*,/,%,)（2）比较运算符(=,)（3）文本运算符(&)（4）引用运算符(:,)3、函数的使用,11,3.1数学与三角函数Sum(number1,number2,)求和Round（number，小数位数）将参数引用的数舍入到指定的小数位数如：round（123.456，-1）3.2统计函数Average(number1,number2,)求平均值Count（value1，value2，)返回参数中数字的个数3.3文本函数Concatenate（text1,text2,）返回将给出的几个字符串合并的一个字符串Value(text)将以文本形式输入的数字转换成数值。Len(text)返回输入项中的字符个数。（文字或者数值的长度）,12,3.5查找及引用函数,Vlookup：查找所构造的表格中存放的信息Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)lookup_value需要以它为索引的数值table_array查找范围col_index_num查找值所在列号range_lookup查找时是精确匹配还是近似匹配(0：精确匹配，1：近似匹配),13,3.6财务中常用的公式函数运用,1、个税计算公式ROUND(MAX(A1-3500)*0.03,0.1,0.2,0.25,0.3,0.35,0.45-0,105,555,1005,2755,5505,13505,0),2)A1为应发工资扣除五险一金后的工资余额2、隐藏身份证信息、电话信息具体方式如下：第一步：先将身份证信息输入到sheet1的单元格A1中,第二步：在sheet2中A1单元格输入下面公式:隐藏中间四位：=CONCATENATE(LEFT(A1,7),REPT(*,1),RIGHT(A1,7)隐藏前四位：=CONCATENATE(REPT(*,1),RIGHT(A1,14)隐藏后四位：=CONCATENATE(LEFT(A1,14),REPT(*,1)第三步：将sheet1隐藏。选中此表点击右键进行操作即可。,14,15,第四，避免在数据清单中出现合并单元格。第五，避免在单元格的开始和末尾输入空格。第六，尽量避免在一张工作表中建立多个数据