（档案学专业论文）数字档案编研工作研究.pdf

中文摘要 中文摘要 数字档案编研工作作为数字档案管理工作的一个环节，是开发利用数字档案 信息资源的重要手段。做好数字档案编研工作，可以最大限度地挖掘馆藏，为社 会各项事业服务。当前，在数字档案编研工作实践中还存在着编研工作现代化程 度不高、技术落后、缺乏专业人才等一些亟待解决的问题。本文试图从研究数字 档案及数字档案编研工作的概念入手，对数字档案编研工作的特征进行认真分析， 指出当前数字档案编研工作取得的成绩和存在的问题，并就存在的问题提出了具 体对策。 关键词：数字档案；编研工作；档案工作 黑龙江大学硕士学位论文 a b s t r a c t d i g i t a ld a t aa r c h i v e sc o m p i l a t i o ni so n eo ft h ep r o c e d u r e so fd i g i t a ld a t aa r c h i v e s m a n a g e m e n t ，w h i c hc a na l s op l a ya ni m p o r t a n tr o l e i nd e v e l o p i n ga n du t i l i z i n gt h e d i g i t a ld a t aa r c h i v e s a r c h i v a lc o m p i l a t i o nc a n b ea p p l i e di nm i n i n gt h eh 0 1 d i n ga tt h e u t m o s te x t e n ti no r d e rt os e r v ev a r i o u si n d u s t r i e si nt 1 1 es o c i e t y n o w a d a y sm a j l y p r o b l e m sr e m a i nt ob es o l v e ds u c ha sl o wd e g r e eo fm o d e r m z a t i o n ，l a gi nt e c h n o l o g y ， l a c ko fp r o f e s s i o n a lt a l e n t si nd i g i t a ld a t aa r c h i v a lc o m p i l a t i o n t h i sp a p e re x p o u n d st h e c o n c e p to fd i g i t a l d a t aa r c h i v e sa n di t sc o m p i l a t i o 玛c a r e m l l ya n a l y z e s t h e c h a r a c t e r i s t i c so fd i g i t a ld a t a a r c h i v e sc o m p i l a t i o n t h i sp a p e ra l s op o i n t so u t t 1 1 e a c h i e v e m e n ta n de x i s t i n gp r o b l e m si nd i g i t a l d a _ c aa r c h i v e sc o m p i l a t i o na n dp u t s f o n ，a r dc o n c r e t ec o u n t e r m e a s u r e s k 9 yw o r d s ：d i g i t a ld a t aa r c h i v e s ； a r c h i v a lc o m p i l a t i o n ： a r c k v e sw o r k 黑龙江大学硕士学位论文 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的研 究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他 人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得墨蕉江盔堂或其他教育机构的 学位或证书而使用过的材料。 学位论文作者签名懈抱签字日其i j ：伽r 年厂戳同 学位论文版权使用授权书 本人完全了解墨建婆态堂有关保留、使用学位论文的规定，同意学校保留并 向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。本 人授权墨蕉江太堂可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索， 可以采用影印、缩印或其他复制手段保存、汇编本学位论文。 学位论文作者签名： 签字同期： 年厂月详日 签字日期：们年r 月万日 学位论文作者毕业后去向： 工作单位： 通讯地址： 电话： 邮编： 导言 导言 “编研 一词正式出现于5 0 年代末，河北省档案馆筹备处首先使用了这个 词。1 9 5 9 年3 月1 8 日正式成立河北省档案馆时，设立了“编研科”，1 9 6 0 年他们 在档案工作杂志上发表了我省档案馆的编写研究工作一文，由于当时“编 研一词并未得到全国的公认，他们发表这篇文章时，将“编研”改成了“编写 研究”，并在文中使用了“编研工作”这一术语。1 9 8 0 年2 月1 4 日中共中央、国 务院批转的国家档案局关于全国档案工作会议的报告中指出：“工作基础较好的 档案馆，要着手进行档案史料的编研工作，研究档案内容、汇编档案史料，参加 编史修志，为历史研究服务”。从此，“编研 一词便成为档案工作和档案学术 研究一个合法的专业术语了。“档案编研”一词中的“编”，可以解释为编辑和 编写。“研”是指研究，它包括两方面含义。一是指在档案编辑或编写过程中的 研究；二是指层次更高的学术研究，即学术性作品的撰著工作。“所谓档案编研， 是以馆藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为主要目的， 在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选和不 同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供社会或有关方面 利用。” 档案编研工作是档案工作的重要组成部分。早在五十年代，周恩来总理 就指示身边的工作人员，要学习司马迁，当司马迁，像司马迁一样编研档案史料， 为人类文明和社会进步作贡献。随着社会信息化的发展，人们利用档案信息的呼 声愈加高涨，档案编研工作作为档案馆主动提供档案信息为社会服务的高层次利 用形式，已成为各级各类档案馆的一项重要工作。 自上世纪六七十年代起，在全球范围内掀起了一次以计算机技术和通讯技术 为核心的信息技术革命，在其后半个多世纪里，这种变革正以强大的动力冲击着 整个世界，人们的生产、生活发生了划时代的变革，推动人类社会进入数字时代。 “数字城市”、“数字医院”、“数字社区 等与“数字”息息相关的事物频繁出现 冯绍霆档案编研t 作基础 m 上海交通大学d 1 版社，1 9 9 5 年第1 页 圆曹喜琛档案编研概论 m 档案出版社，1 9 9 4 年第l 页 黑龙江大学硕士学位论文 于人们的生活中。“据统计，截止2 0 0 5 年6 月3 0 日，我国网民数、上网计算机数 字分别达到了1 0 3 0 0 万人、4 5 6 0 台；c n 下注册的域名数6 2 2 5 3 4 个，网络数达6 7 7 5 0 0 个，”网络化、数字化、信息化的浪潮正以排山倒海之势冲击着整个社会。数字 技术的发展使档案生成方式发生了很大的变化，文件的起草、办理与归档都是在 计算机网络环境中进行的，大批数字档案应运而生，档案管理和利用方式发生了 质的变化。档案界对数字时代的各种变化反应迅速，积极介入到档案数字化建设 实践中来。2 0 0 0 年1 2 月，国家档案局、中央档案馆印发的全国档案事业发展“十 五 计划要求“加快档案信息化建设，加快现有档案的数字化进程，在档案利 用服务的数字化和网络化方面取得明显进展”，提出了档案编研成果数字化的任 务。2 0 0 2 年全国档案信息化建设实施纲要中明确规定全国档案信息化建设的 目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加 快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动 馆藏档案数字化的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公 众查询档案信息服务，加快推进档案信息化的标准体系、安全保障体系和人才队 伍建设。随着实施纲要的实施，全国各级各类档案馆开展了数字档案馆建设 工作，有些数字档案馆已经建成并投入使用。数字档案馆的建立使档案编研工作 对象、收集与处理材料的手段和方式、档案编研成果的传播等均将发生很大的变 化，档案编研工作发生了从未有过的深刻变革，如何开发利用数字档案资源成为摆 在档案编研工作者面前的一个重要问题。 一、本文研究目的和方法 ( 一) 研究目的 数字档案馆的特点之一就是能提供大量已开放的数字档案信息供人们利用， 本文以探索已向全社会开放的数字档案信息资源的编研工作为主，以研究未向全 社会丌放的数字档案信息资源的编研工作为辅，主要目的是进一步发挥这些数字 。中固互联刚络信息中一c 、第1 6 次中国互联删络发展状犹统计报告 朗 b ! ! 巳i 兰型：! ! i ! ：旦宝：g 盟，2 0 0 7 年6 门 导言 档案信息的价值，更好的为社会服务。具体目的有两个。 是进一步开发档案信息资源，满足社会需要。档案是重要的信息资源，社 会经济发展、科学研究、社会政治生活等诸多方面均离不开档案。随着现代技术 的发展和网络技术的普及，档案社会需求主体不断扩大，客观上对档案信息的需 求量增多，这就需要进一步深层次开发档案信息资源，为社会提供方便快捷的档 案信息，以满足社会各方面对信息的需求，更好的促进社会发展。 二是推动档案事业的发展。随着整个社会信息化的深入发展，档案管理工作 己从以实体管理为主向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变。档案部门 要适应时代发展要求，进一步开发档案信息资源，转变服务方式，由被动等待转 为主动服务，深入挖掘馆藏档案信息资源，做好档案编研工作，最大限度的满足 社会需要，从而推动整个档案事业健康发展。 ( 二) 研究方法 本文的研究方法主要有四种。 一是文献分析法。充分利用档案专业核心期刊、网络资源和校图书馆的丰富资 料，检索大量相关文献，对其进行认真分析比对，详细汇总，以更好的进行研究。 二是实地考察法。主要是深入到数字档案馆己建成并投入到实际运行的城市考 察学习，看看实际工作中，是如何做好数字档案编研工作的，为研究寻找实际例 子。 三是对比分析法。通过传统档案编研工作与数字档案编研工作的比较，进一步 突出数字档案编研工作的优势，明确数字档案编研工作的意义，提出加强数字档 案编研工作的对策。 四是理论联系实际的方法。结合作者从事档案编研工作实际，边工作边研究， 用理论指导实践，以实践完善理论，做好本课题的研究工作。 二、国内外研究现状 档案数字化是一个全新的概念和研究领域，关于数字档案编研工作的研究不 多。从收集的相关文献看，到目前为止，国内外还没有人直接以数字档案编研工 黑龙江大学硕士学位论文 作为题进行研究，这使本研究具有一定的新颖性和挑战性，同时，由于资料欠缺， 增加了研究的进度和难度。 虽然专门以数字档案编研工作为题进行的研究不多，但相关研究还有一些，这 些研究虽然观点比较零散，但也为本研究提供了一定的理论基础，这有助于笔者 了解本研究的研究基础，以确定适合的研究起点。 ( 一) 国内研究现状分析 到目前为止，还没有一本关于数字档案编研工作的专著，关于数字档案编研 工作的文章也不太多，相关文章主要有谢滨的档案编研成果的数字化、严瑾的 浅谈信息时代网络环境中档案编研工作的特点、郑惠玲的网络环境下档案编 研定位的思考、李淑龙的现代网络环境下对档案信息资源开发的研究、杨敏 的论网络环境下的档案编研等数十篇。研究重点多集中于传统档案编研成果 数字化的必要性及措施、数字化背景下档案编研工作的形式、网络时代档案编研 工作的特点和趋势等方面。 ( 二) 国外研究现状分析 国外关于介绍数字档案编研工作的文章不多，这主要是因为国外完全启动数 字档案馆建设工作的国家也不是很多。国外专门以数字档案编研工作为题来进行 研究的专门文章很少，相关文章主要有a n ng r e e na n dm y r o ng u t m a n n 的b u i l d i n g p a r t n e r s h i p sa m o n g s o c i a ls c i e n c er e s e a r c h e r s ，i n s t i t u t i o n b a s e d r e p o s i t o r i e sa n dd o m a i ns p e c i f i cd a t aa r c h i v e s 和m a r i l y ne r a c k l e y 的 n a v i g a t i n gt h ew e ba r c h i v e s ：as t u d yo fu s e r s u n d e r s t a n d i n go fc o n t e x t ， 研究内容主要集中在数字档案的保管与共享、数字档案信息的捕捉和如何提供数 字档案为各界人士利用等方面。 三、文章的内容结构 文章共分五部分。 第一部分是导言。主要介绍了编研工作的由来，提出了本文的研究目的和研 究方法，国内外研究现状和文章的内容结构等。 导言 第二部分对基本概念进行界定。这部分先对数字化定义进行界定，然后简要 介绍我国数字化发展概况，引申出档案信息数字化定义，简明扼要的阐述档案信 息数字化的意义。对档案编研工作进行介绍，结合数字档案的特点，归纳出数字 档案编研工作的定义。 第三部分指出了数字档案编研工作的六大特征。一是档案编研更具社会性； 二是选题范围广、方式更灵活；三是搜集材料、选材手段的现代化；四是编研过 程更加自动化；五是编研成果形式与传播手段多样化；六是编研成果用户趋于大 众化。 第四部分提出了完善我国数字档案编研工作的对策。在这部分首先对我国数 字档案编研工作现状进行分析，总结了取得的成绩，指出了数字档案编研工作存 在的问题。提出了加强数字档案编研工作的途径。这部分是文章的重点，作者将 对每一个小标题进行展开，并做详细的论述。 第五部分是结语。对全文内容进行总结，指出研究的不足之处。 四、文章的创新之处 本文的创新之处主要有三点。 一是选题的新颖性。从收集的资料来看，对传统档案编研工作进行研究的学 者不少，但对数字档案编研工作进行研究的学者不多，文章也很少，因此本文选 题具有一定的新颖性。 二是从已向全社会开放的档案和未向全社会开放的档案两个方面来具体分 析，提出了加强数字档案编研工作的途径，有一定的实际操作性，对现实工作具 有一定的指导意义。 三是研究方法的创新。采用了理论联系实际、对比研究等分析方法，提出了 数字档案编研工作的六大特征。 黑龙江大学硕士学位论文 第一章基本概念界定 “人类在认识过程中，把所感觉到的事物的共同特点抽出来，加以概括，就 成为概念。”概念反映客观事物的一般的、本质的特征，是思维的基本形式之一。 深入研究数字档案编研工作，必须从与其相关的基本概念入手。 第一节数字化和档案信息数字化 数字化是人类社会二十一世纪文明的显著特征。当今社会是信息社会，而数 字化则是实现信息化必要的技术手段。因此，学界人士越来越重视对数字化的研 究。档案作为一种重要的信息资源，也成为人们研究的焦点。近年来，关于数字 化和档案信息数字化的研究呈上升趋势，研究者分别从不同的角度提出了数字化 和档案信息数字化的概念。 一、数字化 “数字化就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这 些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入 计算机内部，进行统一处理。”数字化是计算机技术发展的结果。由于有了计算 机，人类第一次可以利用极为简洁的“o ”和“l 编码技术，来实现对一切声音、 文字、图像和数据的编码、解码，各类信息的采集、处理、贮存和传输实现了标 准化和高速处理。早在4 0 年代，美国科学家仙农，c 。e 证明了采样定理，即在 一定条件下，用离散的序列可以完全代表一个连续函数。就实质而言，采样定理 为数字化技术奠定了重要基础。 数字化足信息化发展的必然要求，足随着信息化的发展而j 忆生的。自1 9 9 2 年荚凶刨总统阿尔戈尔提出了荚陶信息高速公路法案以来，世界苻个幽家和地 区纷纷效仿。“信息高速公路( i n f o r m a t i o nh i g h w a y ) 实质上是高速信息电子网络， 中固利：会科学院语高研究所例典编辑室现代汉语词典 z 2 0 0 2 年增补本第6 2 4 页 ( u 何专家纽什么足数。仁化 朗 如何恻2 0 0 7 年3 月 6 第一章基本概念界定 它是一个能给用户随时提供大量信息，由通信网络、计算机、数据库以及同用电 子产品组成的完备网络体系。 开发和实施信息高速公路计划，不仅促进信息科 学技术的发展，而且有助于改变人们的生活、工作和交往方式。我国通过“八 五 和“九五”两个五年计划，建成“八纵八横的光缆干线传 输网。“掘统计，截止到目前，全球敷设光缆总数约8 亿芯公罩，到2 0 0 6 年1 2 月底，我国光缆线路长度有4 2 6 万公里，光纤总长超过l 亿公里，我国超过9 5 的信息量是通过光网络传送的。 如今，数字化技术正在各行各业迅速有序的发展着。它覆盖了中国政治、经 济、文化、体育、军事等诸多方面。其本质就是将现代化管理思想、管删方法、 管理技术、管理手段充分加以数字化，从而伞耐提高管理的效益和效率。 二、档案信息数字化 “档案信息数字化是指利用计算机技术、扫描技术、o c r 技术、数字摄影( 录 音、录像) 技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把各种载体 的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式i ! j ! ：相 联结，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共事的建设过 程。”它足随管计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而j 巾卜的j 种新剖档案信息形态。档案信息数字化足随著档案信息化的发展而产乍的。 我国档案界于2 0 世纪7 0 年代末开始尝试运用计算机来管理档案。2 0 0 0 年， 国家档案局提出了推进档案信息化建设任务。据不完全统计，截止2 0 0 5 年， “全 国各级各类档案馆、档案室计算机拥有量约3 5 0 0 0 台；网络设备、输入输出设备、 数字化转换设备等近1 0 0 0 台( 套) ；省级以上档案馆建立机读目录2 0 0 0 多万条， 对外开放目录7 0 0 多万条。1 5 个省级档案馆与当地政府办公网络系统联通，北京、 上海等2 4 个省级和计划单列市、副省级市档案馆开通了面向社会的档案网站。” o 什么足信息高速公路 明 h t t p ：删m i e l 6 8 c o m ，2 0 0 7 年4 月 业务发展带动光通讯网络建设加快 e b b ! ! 巳；竖型：g i 垫! i 垫垒i 垦卫! 垫：q 里：2 0 0 7 年4 月 刘昕对档案数字化建设的思考 j 水运工程2 0 0 6 年第1 7 7 页 f 萍电子档案管理基础 m 清华大学出版社，2 0 0 6 年第2 6 5 页 黑龙江大学硕士学位论文 2 0 0 0 年1 2 月，幽家档案局、中央档案馆印发的全圜档案事业发展“卜f i ”计划， 把“加快档案信启、化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同j 幽 家档案尚在巾【j 档案僻理现代化建设研讨会上宣布：十五期l 自j ，我凼将加快数字 化档案馆的建设。山此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且 有监档案馆已经丌始对此投资建设。2 0 0 1 年，幽家档案局确定深圳档案馆为“数 字化档案馆系统 工程的第一个试点馆，并对数字档案的接收管理进行了有益的 尝试。我国首家运用数字设备和技术建成的数字档案馆一一青岛数字档案馆于 2 0 0 3 年f 式启用，这是我国第一个投入运行的数字档案馆，用户可以在家里或办 公室在线查阅青岛数字档案馆开放的全部档案，这标志着我国档案信息化建设的 全面提速。 全国档案信息化建设实施纲要( 以下简称实施纲要) 要求，到“十五” 计划末期，我国应用计算机管理档案的普及率，在东部地区省级机关档案部门将 达9 0 ，县以上各级国家档案馆将达7 0 ；中西部地区省级机关档案部门达8 0 ， 县以上各级国家档案馆达到5 0 。随着实施纲要的施行，各地数字档案馆的建 设全面开展起来。档案信息数字化是数字档案馆的主要特征之一，是建设数字档 案馆的一项重要内容，也是实现档案信息化的前提和基础。档案信息数字化是顺 应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，其意义有三点。一是只有实现档案信 息数字化，才能冲破以往档案服务利用的种种壁垒，使档案管理部门积极转变职 能，从对档案单纯的保管和利用向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信 息资源的合理配置，为社会提供更加高效、优质的服务。二是档案信息数字化是 形势发展的需要。近年来，随着办公自动化管理软件的广泛使用，档案载体发生 了质的变化，传统的纸张逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子 档案的出现给档案管理提出了一个迫切需要解决的课题。目前，大多数档案的管 理仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，接收的部分电子档案 由于使用版本不统一等诸多因素而无法采集、收集和提供利用，解决这一问题的 途径就是档案信息的数字化。三是档案信息数字化也是社会的强烈需求。当今社 会处处离不开档案，政府部门的重大决策、商业投资者的投资和职能部门的工作等 8 第一章基本概念界定 都需要利用档案，信息化的发展和社会的迫切需要迫使档案部门必须尽快改变传 统的原始管理、检索和提供利用的手段，加快档案信息数字化步伐，使馆藏的档 案信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 第二节数字档案 就目前而言，“数字档案 还没有权威文献的定义。有些学者将电子档案称 为数字档案。在国际档案理事会电子文件委员会1 9 9 7 年出版的电子文件管理指 南中，把作为“档案”而由档案馆接收和保存的电子文件称之为“具有档案性 质的电子文件”。1 9 9 5 年美国国家档案馆电子文件管理指南中，把由档案馆 接收和保存的电子文件称为“电子文件 。据有关部门对全世界百余个档案馆的 问卷调查显示，凡作为“档案接收和保存的电子文件，这些档案馆均称其为“电 子文件”，而不叫电子档案。其主要原因是因为电子文件有两个特性。一是信息 与载体的可分离性。这个问题处理不好会直接影响到电子文件的真实性、系统性、 完整性。二是信息的可变性。在电子环境中，信息的增删、更改和重新编辑都变 得十分容易，而且修改后可以立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹，这 使其丧失了传统档案所具有的权威性。基于此，电子档案的凭证价值还有待商榷。 也就是说，作为“档案保存的电子文件，其凭证价值还未完全取得与“档案 一样的法律地位。 我国档案界学者项文新把电子档案定义为“具有保存价值的已归档的电子文 件 ，它不仅包括具有凭证价值的电子文件，也包括相关的支持软件、参数和其他 相关数据。武汉大学刘家真教授认为，“电子档案是指那些在计算机环境中形成与 运行的作为档案保存的电子文件。 结合国内外学者的相关研究，可把数字档案定义为利用数字技术形成的在计 算机环境中运行的，以代码形式存储于特定介质上的档案。其形成途径有两个。 一是电子文件归档。主要是以光盘、磁盘、磁带等载体形式移交给档案馆的电子 档案或从网上接收进馆的电子档案。二是传统档案数字化。主要是档案馆自制的 。刘家真电子文件管理导论 m 武汉大学出版社，1 9 9 9 年 9 - 黑龙江大学硕士学位论文 数字化资料( 如目录、索引、文摘等) 及由馆藏纸质档案、照片档案、缩微档案、 录音档案及录像档案转化而成的数字化档案。 第三节数字档案编研工作 关于数字档案编研工作，目前在理论界也没有统一的概念。数字档案编研工 作是档案编研工作的部分，科学定义数字档案编研工作，必须深入理解档案编 研工作概念和数字档案的特点。关于档案编研工作概念，一直也是众说纷纭，至 今尚无定论。 邓绍兴、陈智为在档案管理学中，将档案编研工作定义为：“是档案工作 人员以馆( 室) 藏档案为基础所进行的编辑和研究工作。 冯绍霆主编的档案编研工作基础中将档案编研工作表述为：“编研工作， 是档案工作者富集档案中最有价值的部分，以具有倾向性专题成果的形式，提供 给社会利用的工作。” 彭峰在其论文论档案编研工作的创新实践中将档案编研工作定义为：“档 案编研工作是档案馆室研究、加工、输出档案信息，主动向社会各方面的广大利 用者提供科学、系统的档案信息服务的一项专门工作，这一工作对于档案的开发 与服务起着举足轻重的作用。 数字档案与传统载体的档案一样是人类社会实践活动的记录，但它在记录方 式上有许多有别于其他载体档案的特点。 一是对系统的依赖性。传统的档案基本上是靠人工管理，对机器设备没有太 大的依赖性，而数字档案则不然。数字档案从其前身电子文件或传统档案数 字化都离不开计算机应用系统，计算机硬件和软件系统的性能对数字档案管理的 质量和效率均有直接的影响。对系统的依赖性还体现在不兼容的计算机和应用软 件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。 二是信息与载体的可分离性。传统档案的信息是固定在载体上的，与载体是 一体的，不可分离的，这使之具有明显的原始性特征。而数字档案中信息不一定 具有固定的物理位置，可以分离。这种分离使数字档案信息易于更改，而且更改 1 0 第一罩基本概念界定 后可不留痕迹：易于复制，分不出原件与复制件。这个特点使我们很难判定数字 档案的原始性和真实性。 三是信息集成性。数字档案具有多种信息媒体的集成性。使用多媒体计算机， 可将图文信号、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份档案上， 从而使其声情并茂，更具生动性。 综合档案编研工作的概念，结合数字档案的特点，可以将数字档案编研工作 定义为：数字档案编研工作是指以数字档案信息为主要物质对象，以计算机为主 要工作手段，利用数字信息检索、组织、存储等多项技术，按一定的主题对分散 的档案信息进行汇集，形成系统化的档案信息以供社会利用的一项工作。数字档 案编研工作的内容有两方面：第一是档案信息编研过程及成果的数字化。其具体 编研过程有以下几方面。一是选题。选题的数字化主要是指将要编辑的题目汇集 在一起，以数字的形式存储于相关数据库中，档案编研工作者可以利用计算机对 这些题目进行选择，它是数字档案编研工作的第一步，是全部工作的起点和基础。 二是搜集。搜集即是利用计算机围绕选定的题目搜集材料，这一步非常重要，充 分占有材料是做好档案编研工作的基础。在数字化、网络化快速发展的今天，搜 集材料要充分利用档案目录数据库、电子文件全文检索系统和多种类型的网络信 息资源。在搜集材料时要注意两点。一方面要全面查找，宁多勿漏。尽量做到全 面，不要遗漏重要文献。另一方面要目标明确，紧扣主题。不要偏离编研课题的 宗旨。三是选材。选材也就是筛选材料，利用计算机对已经搜集起来的材料进行 鉴别、分析、比较和选择，剔除无关、虚假、重复或价值不高的材料，选择可用 可靠的材料。一般可分为初选、复选、定选三个步骤。所谓初选，就是利用计算 机对文献材料进行初步选择，剔除与题目无关或关系不大的材料，这项工作一般 是要从宽进行，以免遗失重要文献。复选就是利用计算机对初选过的文献材料进 行再次筛选，在此项工作中要基本选定收入编研成果中的大部分文献材料，对初 选遗留问题进行处理。定选就是利用计算机选定收入编研成果中的文献资料，这 是选材的最后一步，也是重要的一步。四是审核。档案信息的审核工作，办称作 定选、考订、审材，是最后决定档案信息载入档案文献出版物稿本之中的步骤。 黑龙江大学硕士学位论文 主要是对选定的档案信息进行政治性、学术性、准确性和真实性把关。五是加工。 主要是通过网络下载、剪切、复制等技术对选定的文献材料进行加工。包括档案 原文的校勘、档案文献正文的编排，标点符号的校对，辅助性材料的撰写等。六 是利用计算机技术和网络技术对档案编研成果进行出版和传播。档案文献出版是 将编纂完成的档案文献出版物底稿转化成档案文献出版物，最终实现档案文献编 纂目的的一项工作。档案编研成果的数字化主要是指档案编研成果( 包括文字与 图像) 可以利用计算机进行存储、检索、传递等自动化处理，档案编研成果的数 字化使其载体更加丰富，形式多种多样，其载体可以是磁盘、光盘等介质，还可 做成缩微品、电子出版物、多媒体数据库等。第二是档案编研成果利用的数字化 与网络化。档案编研成果的数字化使档案编研成果利用的数字化和网络化成为可 能。由于档案编研成果是以数字形式存储于各种载体中的，所以档案用户对其利 用也呈现出数字化的特点。制成光盘的，可以利用v c d 、d v d 等数字播放器或计算 机进行利用，而以多媒体数据库存在的，则可依靠电脑进行利用。对已公开数字 档案可以上网，利用互联网的诸多优势，更加方便快捷的传播档案编研成果，更 好的利用。 本章小结：本章首先简要的回顾了数字化和档案信息数字化的发展历程，结合 档案工作实践，提出了数字化和档案信息数字化的概念，总结了档案信息数字化 的意义。其次从电子档案定义入手，提出了数字档案的概念，明确了数字档案形 成的两个途径。最后阐释了档案编研工作的概念，并结合数字档案的特点，提出 了数字档案编研工作的概念，指出了数字档案编研工作的具体工作流程。 第二章数字档案编研工作特征分析 第二章数字档案编研工作特征分析 第一节数字档案编研工作产生条件 数字档案编研工作的特征与数字档案编研工作的产生条件是紧密相联的。数 字档案编研工作产生条件主要有两个：一是馆藏档案信息数字化。档案数字化的 重要内容之一便是档案数据库建设，包括文件级、案卷级、档案原文数据库的建 设，通过互联网实现己开放档案信息资源共享，数据库中的档案信息是丌展数字 档案编研工作的主要资料来源。档案数字化使档案编研工作对象存在方式发生变 化，这使档案编研工作更具自动化和现代化，编研成果载体形式更具广泛化，使 档案编研成果传播更加快捷，利用面更广，能更好的满足用户需求；二是电子档 案的接收和管理工作。对电子档案的编研是数字档案编研工作的一个重要组成部 分。在接收电子档案时，应注意保持其原始性和真实性，特别是要检查软件的兼 容性。对接收进馆的电子档案要做好管理工作，特别是要编制出实用的检索工具， 以保证接收来的可公开的电子档案可以顺利的检索与利用。 第二节数字档案编研工作特征 基于数字档案编研工作产生的条件，与传统档案编研工作相比，数字档案编 研工作具有六大特征。 一、档案编研更具社会性 档案信息的数字化，加速了档案编研工作由专业型向全方位社会化的扩展， 使档案编研更具社会性的特征。档案编研工作的社会性主要表现在以下两个方面。 一是编研主体的社会性。编研主体是指从事档案编研工作的机构和人员，在整个 档案编研活动过程中，编研主体占有主导和支配地位。编研主体的社会性是指档 案编研的机构、人员不局限于档案部门内部或档案专业人员，而是包括了社会上 各行各业、各类人员。档案编研主体的社会性有两个前提条件。第一是现代网络 黑龙江大学硕士学位论文 技术的快速发展和广泛应用。这是档案编研主体社会性的前提条件。档案编研工 作的网络化扩大了档案的阅读范围，通过网络，人们可以不分时间和地点，通过 百度、g o o g l e 等搜索引擎快速的搜索到需要的信息，特别是随着数字档案馆的建 成与投入使用，利用者可以直接登陆数字档案馆查询所需信息，并可及时方便地 下载、复制和编辑。这使档案编研工作者所具有的独占档案信息资源的优势不复 存在，每个利用者都可以利用已公开的数字档案进行编研，档案编研主体从档案 内部扩大到全社会。第二是信息化的发展，使档案编研主体的社会性成为可能。 档案是重要的信息资源，信息化的发展使人们认识到了档案的重要作用。社会对 档案的广泛利用使档案编研队伍不断扩大，特别是随着市场经济的不断发展和完 善，档案编研工作的经济效益逐渐显露出来，迎合社会需要，编辑出版社会急需 的档案编研成果已成为共识。虽然档案编研主体呈现出社会性的趋势，但档案编 研工作主体仍以各级各类档案馆和专业档案工作人员为主，编研主体的社会性主 要表现在以档案部门为主，社会其他部门为辅的合作编研。合作编研有利于充分 调动包括人力、物力、财力、档案信息在内的社会资源，实现档案信息资源整合， 避免档案编研部门孤军作战所面临的种种困境，增强档案编研工作及编研成果的 社会影响力，获得最大的编研效益。二是档案编研服务对象和传播手段的社会性。 服务对象的社会性是指，档案编研成果的服务对象不再局限于本地区、本行业及 党政领导、历史学术研究者这些传统的服务对象，而是已突破地域、年龄、职业 等诸多限制，向社会化方向发展。这就要求编研人员要改变以往传统的档案编研 工作思路，从选题开始就要与利用者进行互动，及时了解利用者的多层次档案信 息需求，据此选择编研题目，根据需要选择编研成果传播方式，从而进一步提高 档案编研工作效益。档案编研成果传播手段的社会性主要是指档案编研成果的传 播己突破以往以图书报刊为主体传播手段的工作方式，充分利用广播、电视、网 站等大众媒介，扩大档案编研成果的传播范围，从而迅速推动整个档案编研工作 社会化的进程。 第二章数字档案编研工作特征分析 二、选题范围广、方式更灵活 随着数字化技术的发展，数字档案馆的建立和发展，档案编研工作者可以通 过计算机浏览已丌放的档案，这在一定程度上拓展了选题的范围，也使选题的方 式更为灵活。 选题范围广主要表现在以下三个方面。一是借助于网络选题，扩大选题范围。 在选题时，通过网络查寻信息，是非常有帮助的。利用网络选题时，应从以下两 个角度来考虑：第一是通过网络搜寻当前的工作热点和难点，了解目前学术界和 社会在关注什么，最需要什么，再组织选题。第二是通过网络，寻找被学术界和 社会所忽视的某些重要问题，组织选题，推出编研成果，这样的成果问世，必将 产生引领学术研究方向的轰动效应。二是有些在传统档案编研工作中难于完成的 工作如要编百万字的大资料，在传统工作下要查到上千万字的资料才能编成，工 作难度大，不容易完成。而在计算机帮助下，可以轻松完成相关材料的检索，这 样的“大题”是可以选择的，这就增加了选题的范围。三是可以借助于选题数据 库或各种专题数据库进行选题。档案选题数据库是包括档案编研选题和与选题相 关的所有资料在内的数据库，虽然目前还没有在全国普遍丌展档案选题数据库的 建立工作，但这将成为档案选题的一个新的发展方向。当前，可以借鉴已建成的 各种专题数据库进行选题，既可避免重复编研，又能加快选题速度，从而促进整 个档案编研工作的开展。 选题的方式更为灵活主要体现在以下两个方面：一是档案编研工作者将近期 要编研的题目在网络上公布，通过档案网站中的“和我联系 、“与我们联系”、“联 系我们”和“留言信箱”等栏目与档案利用者联系，听取档案利用者的意见和建 议，再结合实际需要进行选题：二是档案利用者利用网络向档案部门发出利用档 案信息的请求，根据这种请求，有关档案馆( 室) 进行定题编研服务，以满足社 会不同需要。 黑龙江大学硕士学位论文 三、搜集材料、选材手段的现代化 材料的搜集是档案编研工作的基础性工作，数字档案编研工作搜集材料的途 径主要有四个。一是在本馆进行搜集。由于熟悉本馆馆藏，能熟练应用本馆的各 种检索工具，遇到问题可以及时协调相关部门进行解决，所以应该以此为主要搜 集途径。二是在外馆进行搜集。主要针对数字档案馆建成较早运行较好的档案馆， 充分利用其馆藏的档案信息，提高查全率。三是在相关部门网站上进行搜集。主 要是指编研课题所涉及的部门和图书馆、博物馆、各种信息中心等。四是在互联 网上进行搜集。在互联网上进行资料收集时，要注意选择比较有权威的网站，并 要仔细辨别资料的真伪。可见，在数字化和网络化环境中，编研人员只需输入要 查找信息的关键词或分类号等检索标识，就可以方便快捷的检索出分散于各个信 息中心、各全宗、各案卷中的某一专题的档案资料或相关的主要内容、资料存放 地及现存状态等信息。通过“剪切”、“复制”和“粘贴等技术实现所需资料的 方便快捷的下载。依靠计算机等现代化技术手段，可以使档案编研人员从大量的 事务性劳动中解脱出来，更多地进行诸如选题策划等创造性的劳动，提高了档案 编研工作的质量和层次。 数字档案编研工作的选材也更具现代化。借助于现代技术，可以方便快捷的 获耿大量信息，这无疑会增加选材的难度。选材的现代化主要表现在初选、复选、 定选这三个工作程序上。对材料进行初选时，可以利用计算机轻松剔除与主题无 关的材料，借助于网络，有时同一内容的资料会有几十份、甚至上百份，这些信 息哪些是真、哪些是假，哪些是应时的、哪些是过时的很难判断，从这些资料中 找到高质量的信息很难。在对这些信息进行选择时，应谨记多选择权威的网站( 最 好是官方网站) 或数字档案馆发布的资料，少用或不用诚信度较差的网站发布的 资料。初选结束后，可借助于计算机，新建若干个文件夹，将不同类别的文件材 料分别存放在其中，然后根据相关标准和要求，剪除不适应的部分材料，进行复 选和定选，要真正做到“全面查找、宁多勿漏、博约得当 。 第二章数字档案编研工作特征分析 四、编研过程更加自动化 数字档案编研过程的自动化主要体现在档案编研管理软件的应用上。运用档案 编研管理软件，计算机在接受到档案编研工作者的指令后，可以在数据库中查找 与主题相关的数据，并对检索到的数掘进行自动筛选，剔除与主题无关的数据， 并将数据转换成合适的表现形式，自行编辑一些简单的档案资料。 具体的工作流程可见图1 陵盒嚣需詈 丽机对沁 工作人员确定资料选 偶翥紊 计算机对材料 、 、进行选择1 材标准和要求。给计算 机指令 机屏幕j ： 1r 一一一一k、 t 作人员 t 作人员确i 编研软件中选择 ( 二葚嚣。进入编) ， 撰q 编研 编研成果模板 前高后记 等相关辅 助材料 图1 数字档案自动编研工作图 黑龙江大学硕士学位论文 对于一些复杂的档案编研题目，并不能完全依靠档案管理软件完成，仍要主要 依赖档案编研人员多方收集、选择信息，最后形成编研成果，但总的来说，数字 档案编研工作的自动化程度较之以往有所增强，编研工作的效率也在不断提高。 五、编研成果形式与传播手段多样化 数字档案编研工作的成果更具多样化。计算机多媒体技术的广泛应用，使档 案编研人员可以对文字、声音、图像等各种载体形式的信息进行统一处理和存储， 变为视、听、读的多维信息，将文字、图片、图像等多种形式的信息用不同的方 式整合起来，呈现出生动立体的多样形式。可以是通过彩色打印机输出制作成图 文并茂的纸质载体，用于保存和传播利用：又可以以数字形式存于网络设备；也 可刻录成光盘等电子介质脱机保存；还可以制作成可以通过音频、视频传播的音 像制品。 档案编研成果作为一种信息源，其传播手段应该是多种多样的。档案编研成 果的传播手段是随着社会科学技术的发展而不断丰富的。数字档案编研成果的传 播方式主要有以下几种。一是电子出版物。以光盘发行是非常方便的方法，可以 把众多相关数据连同生动的数据组织在一起发行，供社会参考。二是利用网络进 行传播。互联网是目前世界上最大的信息媒体，网络媒体几乎无限的信息发布空 间，丰富快捷的链接，解决了传统档案编研成果出版内容信息量与篇幅有限之问 的矛盾。网络可以不受传统媒体“出版”、“发行”周期的限制，解决了传统编研 传播方式不能及时准确把用户需要的信息传播出去的困扰，缩短档案编研成果的 出版周期，降低成本，扩大了传播范围，提升了档案编研成果传播效果。三是利 用图书进行传播。这主要为满足由于经济条件限制没有电脑或者有电脑没有联网 的部分用户。四是利用广播电视等新闻媒介进行传播。数字档案编研成果的传播 要多依赖于电视进行传播，可与有关文化部门、宣传部门合作，制作成电视片， 既要有趣味性，还要保证不失真实性，利用电视将档案编研成果传播到干家万户， 能收到更好的效果。 第二章数字档案编研工作特征分析 六、编研成果用户趋于大众化 社会信息化的迅猛发展是编研成果用户趋于大众化的主要动因。社会信息化 使人们意识到了信息的重要作用，档案作为一种重要的信息资源逐步走入大众的 生活。档案信息化的发展特别是随着数字档案馆的建立和投入使用，大众利用档 案信息资源更加方便。从网络信息传输的服务方式来看，它所提供的图文信息服 务、电子邮件服务、电子公告板服务、联机公共目录查询服务等对于档案编研信 息的传递都适用，加之网络的方便性和快捷性，使利用者可以足不出户利用档案 编研成果，节省了用户的时间。 编研成果用户的大众化要求档案编研工作者必须转变以往的档案编研工作 思路，从服务政府、机关、企事业单位和科研院所等偏向政治、科研的服务模式 向服务大众转变。主要体现在选题、档案编研成果的传播这两方面。在选题时要 迎合大众需要，最大限度的满足大众需求。在编研成果的传播上，要注意传播手 段的选择，要研究如何吸引大众的注意力，调动一切可以调动的因素，做好编研 成果的宣传工作。如新闻发布会、媒体专访、研讨会等等，并及时根据需要丌发 出相关专题的多种形式的系列化编研成果，全面提升档案编研成果的传播效果。 本章小结：本章从数字档案编研工作产生的两个社会条件入手，阐释了数字 档案编研工作具有六个基本特征。即档案编研更具社会性；选题范围广、方式更 灵活：搜集材料、选材手段的现代化；编研过程更具自动化；编研成果形式与传 播手段多样化；编研成果用户趋于大众化。并对每一特征形成的动因及具体表现 形式进行了详细论述。 黑龙江大学硕士学位论文 第三章完善我国数字档案编研工作对策探寻 第一节我国数字档案编研工作现状 根据2 0 0 2 年国家档案局制定的全国档案信息化实施纲要有关要求，经济 条件较发达地区各级档案馆都积极投身于数字档案馆的建设工作。 “目前，各地 党委政府一次性投入百万元以上，已经完成或正在建设的档案信息化专项工程有 青岛市数字档案馆工程、福建省分布式档案基础数据库工程、长春市档案信息网 络工程、中国第一历史档案馆网络工程等1 0 余个。”。一些数字档案馆建成较早 的城市，已经开展了数字档案编研工作。一些己建成档案