（控制科学与工程专业论文）大连国合进出口项目管理系统的设计与开发.pdf

摘要 本文对一个国营外贸企业的进出口贸易业务项目管理系统的设计与开发进行 了研究和探讨，着重针对因企业对信息系统需求不明确，从而导致软件开发风险 这一突出问题，找出一种解决办法。 本文采用系统工程、项目管理和i s 0 9 0 0 0 质量管理标准的理论和方法，对业 务流程进行了分析与再造，然后用信息技术对再造后的流程进行信息化改造，设 计出系统总体功能模型( 提交企业的经营管理人员讨论并获通过) ，最后在总体 功能设计的基础上利用软件工程的原型化开发方法进行了初步开发。 上述开发思路和方法适用于开发项目型业务信息系统，它能够使经营管理人 员充分参与系统的设计与开发工作，在设计阶段就明确系统的需求，从而大大减 少了因需求不明确丽导致系统开发失败的风险。这种思路在中国大连国际经济技 术合作集团股份有限公司进出口贸易项目管理系统的设计与开发中取得了成功。 关键词：系统工程管理信息系统业务流程再造进出口贸易项目管理 a b s t r a c t t h cd i s s e r t a t i o np r o b ei n t od e s i g n i n ga n d d e v e l o p i n ga n i n f o r m a t i o ns y s t e m ，w h i c hi s u s e di nt h eb u s i n e s sm a n a g e m e n to fas t a t e o w n e de x p o r t & i m p o r t c o m p a n y , a n d e m p h a s i z e d i n d i s c o v e r i n gam e t h o da i m e d a t c u t t i n gd o w nt h es y s t e m d e v e l o p i n gr i s kw h i c hw a sc a u s e db yt h ea m b i g u i t ys y s t e mr e q u i r e m e n t f i r s tt h ed i s s e r t a t i o nm e n a g e dt o a n a l y s i sa n dr e b u i l dt h ee x i s t i n gb u s i n e s sf l o w a p p l y i n g t h et h e o r yo rm e t h o do f s y s t e m se n g i n e e r i n g , p r o j e c tm a n a g e m e n t , i s 0 9 0 0 0 q u a l 时a s s u r a n c es t a n d a r d n l e nt h ed i s s e r t a t i o nr e c o n s t r u c t st h er e b u i l d i n gb u s i n e s s f l o wb y 廿l ei n f o r m a t i o nt e c h n i q u e n e x tt h ed i s s e r t a t i o ng i v e sab l u ep r i n to ft h e f u n c t i o nd e s i g n i n g p r o c e s so f t h ei m p o r t & e x p o r t p r o j e c tm a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e mm a n a g e m e n t , w h i c hw a sc e r t i f i c a t e db yt h eb u s i n e s sm a n a tl a s t ，t h e d i s s e r t a t i o ne x p a t i a t et h ed e v e l o p i n gp r o c e s so ft h es y s t e mb a s e do nt h ef u n c t i o n d e s i g n i n g f l i e s t h e f o r g o i n gd e v e l o p i n gm e t h o d i s a p p l i c a b l e t o d e v e l o pp r o j e c ts t y l e i n f o r m a t i o ns y s t e m a si te n a b l et h eb u s i n e s sm a nt a k ea p o t e n tr o l ei nt h ed e v e l o p p r o c e s s ，a n dc a na l s om a k es u r et h es y s t e mr e q u i r e m e n t 妞t h ed e s i g n i n gp r o c e d u r e t h es u c c e e da p p l y i n gi nt h ed e v e l o p i n g p r o j e c to fc d i cg r o u p m a k ea l le v i d e n c e o f t h e v i e w p o i n t k e yw o r d s ：i n f o r m a t i 0 0 e n g i n e e r i n g m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n b u sin e s s p r o c e s s r e e n g i n e e rin g 。 e x p o r t & i m p o r t t r a d e m a n a g e m e n t s y s t e m ， p r o j e c t 大连国合进出口项目管理系统的设计与开发 1 引言 1 1 大连国合进出口贸易项目管理系统开发背景 1 1 1 大连国合简介 中国大连国际经济技术合作集团股份有限公司( 简称大连国台) 于1 9 8 4 年经国务院 批准成立。截止2 0 0 2 年底，公司依靠自身滚动发展成为一家拥有1 8 亿资产，1 0 0 0 多名 员工的中型国有企业集团。公司旗下拥有十几家分、子公司，由大连国舍独家发起设立 的股份制企业“中国大连国际合作集团股份有限公司”( 简称大连国际) 已经发展成为 一家上市企业，其经营规模和经济实力在全国同行业中处于领先位置，连续6 年进入全 国外经行业2 0 强，在国内和国际上都有一定的影响力。 公司以市场为导向，在保证各项传统业务较快增长的同时，加大了产业结构调整的 力度，逐步形成了多元化的产业格局，目前的经营业务覆盖了工程承包、房地产、劳务 合作、进出口贸易、远洋运输、远洋渔业、生物制药、海水工厂化养殖等八大领域。1 9 9 8 年成功上市后又步入资本市场，拓宽了融资渠道，为企业的发展奠定了资金基础。上市 后，公司逐步增强了企业的体制优势，形成了较为合理的法人治理结构，建立了相对完 善的科学决策机制、权利制衡机制和监督机制，使公司的发展具有了体制上的保障。 公司目前已基本形成了现代企业管理体系。公司十分重视基础管理工作，注重管理 制度建设和管理机制创新。1 9 9 9 年通过了i s 0 9 0 0 2 质量标准体系认证，使公司经营管 理工作在规范化、标准化方面迈上了新台阶；公司在投资决策与项目管理上出台了一系 列制度，进一步规范了决策过程，推进了决羡的科学性，降低了决策风险：公司制定了 新的资金管理办法，实现了资金的集中管理和有效配置，提高了资金运行效率和安全性； 公司投入一定资金进行信息化建设，初步实现了办公自动化和网络化。 通过转变人力资源管理模式，公司加大了对人力资源开发的力度，提高了人员的整 体素质。丑前，公司已拥有一支知识水平高、专业技能强、年龄结构合理、以一批有经 验、有能力的干部和骨干员工为主的员工队伍。 1 i 2 公司进出口贸易业务简介及发展规划 公司进出口业务在调整中发展。2 0 0 2 年，公司进出口贸易业务面对激烈的市场竞争， 围绕主要贸易品种，采取积极、稳健的经营策略，控制经营风险。进出口业务全年实现 主营业务收入3 8 4 1 8 9 5 万元，占公司全年主营业务收入的3 9 ，7 3 ；实现主营业务利润 1 ，9 6 4 8 3 万元，占公司全年主营业务利润的1 3 1 8 。 公司实行以利润为中心的二级法人目标责任制。即总公司只负责进出口贸易业务的 管理、协调与指导，由二级法人一分公司承担年度利润指标。总公司根据利润指标对分 公司进行考核。目前从事进出口贸易业务的分公司有六家。 查鉴里鱼鲞些呈堕星笪堡墨兰些塑生兰墅茎一一一 一进出口贸易业务市场环境简介 受世界经济增速放缓的影响，在经历了2 0 世纪9 0 年代末期的高速增长之后，世界 贸易正进入一个重大的转折期。根据世界贸易组织的统计，在整个9 0 年代，世界货物 贸易量经历了1 9 9 4 、1 9 9 7 、2 0 0 0 年三个发展高峰期，其中2 0 0 0 年的增幅高达1 2 ，为 过去5 0 年的晟佳记录。然而，进入2 1 世纪后，世界货物贸易量的增幅由高峰急剧下滑， 2 0 0 1 年的增幅仅为3 8 左右，远低于2 0 0 0 年的水平。预计未来两年也将在低水平上徘 徊。 在世界贸易出现衰退的大背景下，中国对外贸易也面临者严峻的形势。据统计，2 0 0 1 年中国对外贸易总额为5 0 9 8 亿美元，较上年增长7 5 。尽管相对于其它国家来说这个 增长率是很高的，但与2 0 0 0 年3 1 5 的增幅相差甚远。 、 展望未来，对中国对外贸易的发展来说，既有有利因素，也有不利因素。近年增幅 将保持在6 - 7 的水平上，2 0 0 3 年后有望实现较快的增长。其主要依据是：美国、日 本、欧盟经济低迷的状况仍将持续一段时间，但陷入全面衰退的可能性不大，预计在2 0 0 3 年下半年可能出现复苏。虽然总的趋势是关税不断降低、贸易壁垒逐步减少，但也应 注意到，一些发达国家正越来越多的利用技术壁垒、环境壁垒等措施来设置障碍，限制 发展中国家产品的进口。入世对中国对外贸易的发展虽有积极促进作用，但这种促进 作用是随着时间的推移逐步显现的。入世之初，由于一些用于扶持出口的优惠政策将取 消，中国的出口贸易可能会受到一定的影响。预计“十五”期间中国经济仍将保持持 续、稳定的增长，这为中国对外贸易的发展奠定了重要的物质基础。 总之，未来几年中国对外贸易环境在总体上是趋于逐步改善的，贸易量在“十五” 末期将会出现比较大的增长。 当然，尽管中国对外贸易环境的逐步改善为国内外贸企业进一步开拓业务提供了新 的机遇，但这种机遇对不同企业并不是均等的。公司属于非专业性外贸企业，贸易业务 规模相对较小且代理占有很大比重，综合竞争优势并不明显，随着外贸经营权的放开， 市场竞争将会更加激烈，业务也可能会受到一些影响，必须采取积极的应对措施。 二公司进出口贸易业务发展规划 公司十分重视经营发展规划工作，经过系统的研究和讨论，公司在十五期间仅出口 贸易业务发展规划如下： 1 、发展思路：以信息化、专业化、规模化为方向，逐步实施业务整合；有重点、 有选择地开拓市场，加大产品调整力度，注重发展优势品种，建立完善的销售网络，形 成自己的经营特色：不断强化内部管理，完善运营和监控机制，努力降低成本，防范经 营风险。 2 、发展目标：完成业务整合与产品结构调整，发展和培育若干个优势品种，将资 产收益率、资产周转率、存货周转率等指标提高到行业较高水平，争取到2 0 0 5 年实现 利润6 0 一8 0 万美元。 3 、发展措施： a 推进业务整合，向专业化方向发展。国际贸易是一个专业性很强的行业，对 6 大连冒台进出口项目管理系统的设计与开发 国际贸易业务进行必要的整合，不仅可以提高监控和管理效率、降低经营风险，而且可 以集中资源、增强整体竞争能力，从而n - - 以更有效地应对市场变化a b 加快计算机网络建设，推进电子商务。公司要顺应外贸经营网络化、外贸商务 电子化的潮流，进一步重视计算机网络系统的建设，推进电子商务的开展。 c 积极实施“走出去”战略，逐步建立境外营销网络。公司要统一规划、统一 协调，有重点地开拓一些国家和地区的市场，并在这些国家和地区建立一些机构，逐 步形成自己的营销网络，进一步强化公司在国际市场开发上的优势。 d 改变经营模式，加强与国内外有实力企业的合作。一方面积极与国外企业进 行联系，争取与它们建立合作关系，使公司成为国外企业在中国的代理商经销它们的 优势产品：另一方面通过参股、联营等多种形式与国内一些生产企业建立长期、稳定的 合作关系，实现工贸联合，形成自己的拳头产品。 e 加强业务管理，严格控制风险。公司应从改进业务流程入手，加强对业务的 管理；对业务合同不仅要有事前评审及事后的审计，更要有事中的适时跟踪与监控，尽 量将风险控南在最低点。 f 进一步加强学习，及时了解法规与政策的变化。入世后，外贸行业的法律、 政策环境发生了很大的变化，只有不断的学习，才能及时了解和掌握这些变化，并在实 际工作中合理的执行和运用。 1 1 3 公司进出口贸易业务信息化现状及总体需求 、 一公司进出口贸易业务信息化现状 公司已经认识到信息化对进出口贸易业务的发展是至关重要的，是大势所趋，公司 高度重视这项工作，希望能够利用信息系统解决更多的业务和管理中的问题。 公司已于2 0 0 0 年制定了“信息系统规划”，对信息化建设工作做出了统一的安排， 其中重点对经营项日管理信息系统进行了概要设计。 公司员工对信息化工作的认识也在不断提高，逐步认识到进出口贸易业务已经离不 开电脑，对信息系统从被动执行逐步转变为主动接受。 公司进出口贸易业务已经具备一定的信息化基础。大部分的业务和管理人员都独自 拥有电脑；大部分员工已掌握基本的电脑操作，能够利用电脑进行文字处理、网上查询 信息、与客户沟通联络和评审合同等工作；财务人员已经在用信息系统处理帐务。 但实际的信息化建设工作仍将面临很大的挑战，不少人在认识上还有一定差距。如 还有员工存在重硬轻软的想法，怀疑信息系统的安全性，缺乏对电子商务、电子政务等 新事物的认识，认为手工操作胜于电脑，不愿放弃以沿用多年的手工处理方法等。 二公司进出口贸易业务信息化的总体需求 公司希望通过信息化建设达到下列目标： l 、加强业务规范，推动业务整合。在公司内形成统一的业务和管理规范模式，这里 的规范包括两个方面，一是流程上的规范，二是单据和信息交流格式上的规范。在目前 大连国台进出口项目管理系统的设计与开发 尚不具备全面整合条件的情况下，利用信息系统可以起到集中资源、增强整体竞争能力 的作用，为将来的整合打好基础。 2 、加强风险监控。系统中将建立独立于业务流之上的风险管理系统，通过系统科学 的监控手段防范经营风险。 3 、加强业务过程控制。进出口贸易业务的不可逆性要求每个环节的工作都不能出现 差错，否则就会给公司和客户带来损失，在系统中将依据i s 0 9 0 0 0 质量管理标准建立业 务过程控制模式，合理控制业务过程。 4 、加强集团级的业务管理知识积累。进出口贸易业务是一项人本业务，如何把掌握 在员工手中知识变为集团公司的知识，又如何把公司积累的知识运用于员工，通过授权 共享的方式为其他业务人员提供支持和帮助，是加强公司整体业务素质的关键之一，系 统的建成将为这一问题的提供具体的解决方案。 5 、提高业务事务处理效率，降低运营成本。 1 2 公司进出口业务信息化的问题及对策 1 2 1 外贸企业经营管理信息系统概况 进出口贸易业务经过多年的发展，已经形成了一套较为成熟的业务体系和规范的业 务过程，但是业务流程和管理机制却因外贸公司类别而异。 国内的外贸公司按照地缘可以分为全国性和地方性公司；按照业务特点可以分为专 业性和非专业性公司。 全国性公司和大型地方性专业公司的规模较大，结构严整，业务流程规范，信息化 水平较高，大多已应用了e r p 软件，如南北汇车、开源和商捷遁等。 中小型地方性专业公司和地方性非专业公司由于生存环境较差，经营上大多举步维 艰，往往组织结构松散，业务流程不规范，信息化水平较低，计算机的用途主要局限在 文字处理、电子邮件和上网浏览信息上。目前尚没有普遍适用于这类公司的业务信息系 统。 大连国合的进出口贸易业务的定位是地方性的非专业进出口贸易企业，在多元化的 经营条件和雄厚的资金支撑下不断向地方性出口加工基地型企业发展。其信息化现状同 后者，在没有成熟商品软件可以使用的前提下，其信息化工作只能采用开发应用软件的 方式进行。 1 2 2 公司业务信息化工作的特点、难点及对策 公司进出口业务的规模和水平袂定其信息化工作具有以下几个特点： 有信息化的需求，但具体需求不明确。 大连国台进出口项目管理系统的设计与开发 二现有的二级法人管理机制决定在系统开发工作问题的决策上也是分级的a 三内部的业务流程不统一、不规范，若要规范需征得大多数业务人员的认可。 四没有可以直接使用的商品化e r p 软件。 上述特点决定公司进出口业务信息系统的开发具有一定的难度，主要有以下几点： 一信息化工作落后于管理，它与公司对信息化的需求存在一定差距。 二公司的分权管理机制决定系统开发工作必须先进行业务流程再造。 三需求分析工作必须先启发需求。 四系统需求文档必须能够使业务和管理人员容易理解。 五信息化建设工作不可能一步到位，只能分步实施，逐步深入。 六系统开发的阻力大，不确定因素多。 上述难度决定传统的软件工程方法不太适合进行本系统的需求分析与设计。主要表 现在以下几点： 一传统的软件工程中没有对业务流程再造的方法： 二传统的软件工程中缺少系统工程和管理学方面的内容； 三，业务流图很难作为同现有业务人员沟通的工具； 四业务流图对业务主体所承担的任务表达不赢观。 为了解决上述问题，我在系统分析设计的过程中采取了下列设计和开发策略： 一按照系统工程的思想对现有业务和管理流程进行分析； 二按照项目管理和i s 0 9 0 0 2 质量管理思想对现有业务和管理流程进行再造； 三对再造后的流程进行信息化改造； 四开发过程中总体上采用原型法，针对具体的功能模块采用结构化方法开发。 1 3 系统的设计开发思路及步骤 系统开发的总体思路是先对现有流程进行系统的分析，我出现有业务和管理流程中 存在的问题，针对问题优先级进行系统的、可操作的业务流程再造，制定出新的业务和 管理流程，然后对这个流程进行信息化改造，形成信息系统的整体逻辑结构，最后用软 件工程的方法进行软件系统分析、设计和实现。 根据上述思路，系统开发过程将分为立项、设计、编程和应用四个阶段，具体如下： 一、立项阶段主要工作是同业务人员一并制定“综合信息系统二期工程一项目管 理子系统开发建议书”，并得到公司领导的批准。 二、设计阶段的工作是讳b 定“系统分析与设计报告书”，具体地说又分为6 个步骤： 1 、摸清现状，搜集资料，找出问题。 2 、对现行的业务和管理流程进行流程再造。 3 、对再造后的流程进行信息化改造。 4 、根据信息化改造后的流程设计信息系统模式 9 大连国台进出口项目管理系统的设计与开发 5 、进行软件系统数据库设计和功能模块设计，形成“系统分析与设计报告书”。 6 、开发系统的初级原型。 三、编程阶段的工作是根据“系统分析设计报告书”和初级原型进行软件开发，开 发过程也将遵循原型开发的原则逐步进行。 四、应用阶段的工作是发布系统，培训相关人员使用，针对使用中出现的问题不断 完善。 大连国舍进出口项目管理系统的设计与开发 2 进出口贸易业务系统分析 业务流程的分析与再造是系统的开发的重中之重，是系统能否成功的关键。 进出口贸易业务系统是通过向客户提供进出口贸易服务来获得经济效益和社 会效益，主要是经济效益。经济效益最大化是公司进出口贸易业务系统的目标。 系统通过市场行为获得订单，用内部的服务活动实现订单中的承诺，最后从客户 手中得到报酬。客户订单是驱动项目管理的动力。 在分析中先总结大连国合进出口贸易业务的特点，然后利用系统工程的理论 全面分析业务和管理流程中活动( 要素) 的性能、种类、关系以及系统同环境之 间的关系，找出系统目前存在的问题，以便加以改进。 系统分析主要从两个方面进行： l 、系统的组织。巴纳德给组织下的定义是“两入以上有意识的协调和活动 的合作系统，组织的发展是一个进化的过程。在进出口贸易业务中，组织是承 担业务流程的活动主体，组织按照系统机制而设置，并随着环境和系统目标的变 化而变化。业务流程再造要根据系统的目括和环境的要求，对组织进行适当的重 组和优化。 2 、系统的业务流程。流程是由一系列活动按照一定的逻辑关系组成的，流 程以活动为要素，活动之问的逻辑关系为结构的动态系统。因此可以采用系统科 学中一系列系统分析方法对流程进行分析和重组。由系统工程原理可知，系统功 能取决于四个方面的因素，一是系统要素的性能，二是系统中要素的种类，三是 系统的结构即要素之间的关系，四是系统与环境的相互作用关系。业务流程是一 个系统，因此流程再造也应从上述四个方面着手，全面分析业务流程中活动( 系 统要素) 的性能、活动的种类、活动之间的关系( 系统结构) 已经业务流程与环 境之间的关系。 2 1 公司进出口贸易业务的特点 一、进出贸易业务符合国际项目组织定义的项目基本特点： l 、有明确的目标。业务目标就是获得经济和社会效益，主要是经济效益。 2 、有明确的开始和结束时间。业务从联系客户开始到项目结算中止，时间明 确。 3 、一项业务由若干活动组成。每项业务都是由多项活动相互协调、相互配合， 在控制下有序进行，在很多时候这些活动也可以继续分解为若干个子活动。 4 、需要特定的资源才能完成，包括信息、资金、人力和工具等。 5 、由一个特定的团队来完成。 6 、其管理是动态的。每一项业务都有所差别，都会有新情况发生。 大连国合进出口项目管理系统的设计与开发 二、除了具备上述“项目”的基本特征之外，进出口贸易业务还有以下几项 特点： l 、业务以信息流为主。进出口贸易业务中信息流占据着主导地位。物流和信 息流是各自独立进行的，业务人员主要负责信息流处理工作，往往不接触货物就 可完成全部业务活动。每一个环节均有单证予以支持，如合同、报关单、提单、 信用证、装箱单、货运单和发票等。虽然物流和信息流是分离的，但是货物与单 证必须完全相符。 2 、风险和制约因素多。经济状况、商品市场、汇率、法律法规、人员、天气 都可能成为影响业务的风险因素；同时，一项业务还要受到客户、海关、检验检 疫、货运、银行、保险、供货商等多方面的制约。 3 、管理的动态和复杂性。不同类别业务的流程不同，管理模式也不同：由于 每项业务都因时间、条件和资源的不同而变化，而且一个因素的变化往往对其他 因素产生很大的影响，因此需要采取非常灵活的方式对其进行管理，但管理的难 度往往也很大。 4 、事务处理要求严格。每项业务必须做到货证相符、证证相符，单据中的任 何一点失误都可能造成巨大的损失。 5 、时间要求高。我们必须在指定的对间内满足客户的需要，每个业务环节都 有及时、准时和省时的要求。 6 、业务过程相对规范。一方面，我国在长期的进出口贸易业务实践中已经形 成了相对稳定的几种业务类型，每种业务都具有相对规范的业务过程。另一方面， 进出口贸易业务必须遵循国际贸易惯例、法律和法规的要求，如合同方面的联 合国国际货物销售合同公约、价格方面的国际贸易条件解释通则、运输方面 的海牙规则、支付方面的跟单信用证统一惯例和托收统一规则、保险 方面的约克以及我国和贸易国的法律、法规、风俗和习惯。 7 、业务过程不可逆。一个环节的工作结束后，直接进入下一个环节，其结果 无论对错，都不可更改的。 8 、人员素质要求很高。从业人员要求具备三个方面的高素质：一是知识水平。 一个合格的业务人员要掌握丰富的业务、商品、金融和国际法律等多种知识；二 是文明程度。客户在接受服务的过程中，需要一个和谐的人际关系，自由、亲切、 尊重、自然、友好和谅解的气氛是满足客户的必要条件。一个训练有素、着装整 洁、举止大方、语气和蔼的业务人员可以给客户带来满意感。三是业务经验。认 知客户器要什么? 每件工作应该找谁? 准备些什么? 如何同他人交流? 等这些 看似简单的问题，只有那些具备丰富经验的业务人员才能妥善处理。 三、大连国合进出口贸易业务在进出口贸易行业中的优势： 大连冒合进出口项目管理系统鼬设计与开发 进出口贸易是公司较早介入的一项传统业务，这些年来尽管也发展较快，但 总的来说规模不大，专业化程度不高，2 0 0 1 年进出口额为4 7 5 3 万美元，约占大 连市整个对外贸易额的0 5 。 公司在进出口贸易业务上有六点优势： l 、服务意识强，信誉高。以客户为中心，满足客户全方位的需求已经成为公 司的共识。业务中又一直以“守约、保质、互利、重义”为宗旨，因此在国内有 着较高的信誉。经过多年的发展，公司凭借自己的信誉和服务已经与一些客户建 立了长期的联系，形成了一个较为稳定的客户群。拥有一些较为稳定的客户资源。 2 、业务灵活，机制合理。公司的业务规模小，转向比较灵便，船小好掉头； 另外分配机制比较合理，收拢了一批比较优秀的业务人员。 3 、业务拓展能力较强。在市场竞争日趋激烈、许多专业性外贸企业纷纷陷入 困境的情况下，公司的进出口贸易业务却能不断发展，显示出公司在业务拓展方 面具有较强的能力。 4 、业务渠道宽。集团公司几乎涉猎所有的外经业务，进出口贸易同其他外经 业务相辅相成，互供商机，协调发展。这也是公司进出口贸易业务发展较快的原 因之一。 5 、具有一定规模的固定资产和较为充裕的现金流量。为开展进出口贸易业务 提供了物资基础和财力支持。 6 、经营经验较为丰富。公司涉足外贸领域已有十多年的时间，对该领域的经 营特点和运作规律有了比较深刻的了解，积累了较为丰富的经验，为公司继续发 展该项业务奠定了一定的基础。 四、大连国合进出口贸易业务也面临一些问题： l 、业务体系不够规范。我公司的进出口贸易业务总体上还处于创业阶段，业 务主体还是个人或小组式的游击队，这就决定了大家各有各的打法，缀难形成规 范。 2 、风险控制能力不强，管理能力不足。一方面业务人员的风险意识和规避风 险的能力还有待提高，另一方面公司的风险监控机制还不完善。 3 、集团整体的业务素质仍待提高。虽然集团公司有批优秀的业务人才，可 一旦他们离开公司，相关业务往往无法继续，从业人员的素质较高并未明显提供 公司的整体素质；大部分业务人员把业务经验和知识当作私人财产，不愿把他们 贡献出来为大家共享，集团公司也不能有效地把个人知识转交为团队知识。由于 种种原因，公司业务人员的流动比率较大，目前较缺乏既有外贸知识又有产品专 业知识的业务人员，这在一定程度上限制了公司进出口贸易业务的发展。 4 、业务分散，无法实现规模效益。公司内部从事进出口贸易业务的分公司有 近i o 家，彼此相互独立，无法实现规模经济。 5 、经营品种过多，没有形成优势品种。公司目前经营的品种相当分散，每个 查垄曼鱼鲎些呈堡塑笪翌墨竺竺堡茎兰墅茎一 品种的规模都不大，没有形成自己的特色和优势品种。 6 、没有形成较完整的客户关系网络。尽管这些年公司的进出口贸易业务发展 较快，也与国外客户建立了一些联系，但到目前为止在境外尚未设立一家从事贸 易的办事机构，更谈不上形成一个较完整的客户关系网络。 可以说公司在进出口贸易业务上既有优势也有劣势，但总的来看优势并不明 显，随着市场竞争的加剧，在未来发展中可能会遇到更大的困难。 2 2 公司进出口贸易业务系统组织分析 2 2 1 公司进出口贸易业务组织职能分析 公司组织职能明确地划分为两个层次，管理职能和业务职能。 一、管理层的职能分析 管理层又被称为公司机关，其职能又分为全局决策和业务管理两个层次，特 点是决策目标化、管理职能化。全局决策层又被称为公司领导，负责制定经营目 标，向业务层下达经营指标，业务管理层又被称为管理部门，负责落实并监督业 务层经营指标的执行情况，收集各类信息，对各分、子公司业务过程进行监控， 指导业务层防范经营风险。 管理层也负责业务层的人事、工资、财务、项目评审、法律事务、统计、业 务资质等事务性工作。 管理层还负责一些全局性的服务职能。管理层也赢接为各分、子公司的业务 活动提供服务，这些活动具有全局性，不宜由分公司分别承担，如统一参与经贸 活动、对政府职能管理机构的业务和经营管理的信息化建设工作等。 二、业务层职能分析 业务层指业务分公司，负责组织实施业务处理的事务性工作，完成决策层下 达的利润任务等各项指标，其特点是业务流程化。业务层是业务项目的第一责任 人。 2 2 2 公司进出口贸易业务系统现行组织结构分析 在长期的业务实践中，公司已形成一套完蹩的业务和管理组织，其特点是综 合了职能型和项目型组织模式的弱矩阵堑组织，具体如下圈； 查堕里鱼鎏些旦塑旦塑翌墨竺墼堡盐兰堑苎一 当前公司进出口贸易业务项目组织结构 学；上恫盎拉姒缝t 培邑，的划舒盼组e i 确琦“耐麓个牙r w 垭担囊善十幢照 蚴赳f 舟套，i 唯担青舒尘“l 蛙并盥恐瓣取盘， 图2 1 当前公司进出口贸易顼目组织结构图 在一般己明确职责的情况下，业务可以在上图中“业务执行”框的角色中顺 利完成，而且整个流程方便、快捷，效率较高。 但是上述组织模式也存在一些问题，主要有以下两点： l 、项目经理的权力十分有限。项目经理郎项目主要负责人往往没有对项目 全过程的协调能力，遇到以往职责中没有明确的情况，通常只能按“分公司经理 一相关部门经理相关部门人员”这个渠道来解决，中间环节多。效率低，适应性 差。 2 、遇到以往职责中没有明确的情况。项目跟踪管理职能分散在不同的管理 部门之中，相互之间又缺乏沟通和联系，往往不能对项目进行及时有效的监控。 3 、缺乏有效的业务过程控制环节。 2 ，2 3 公司进出口业务及业务监控流程分析 流程分析分别从业务流程和监控流程两个方面进行。 一、公司进出口业务流程分析 公司的进出口业务流程主要是围绕客户和国家职能管理部门( 企业) 的要求 进行，在业务流程中对资金的支付环节进行审核和控制。 但公司目前尚未形成统一的业务流程，每个分公司的业务流程都不尽相同， 业务人员基本上凭经验进行业务操作。这给业务流程的分析带来了很大的难度。 经过认真的调研，我从各分公司那里分别得到了他们制作的业务过程说明，也从 大连屠合进出口项目管理系统的设计与开发 管理部门那里得到了相关管理环节的过程说明，通过对这些过程的研究，可以看 出现行的业务流程主要存在以下几个方面的问题： i 、存在业务漏洞。由于缺少系统的分析设计，所有业务过程都是在已有的 经验上总结出来的，有些业务环节不连贯，也没有制度化的业务管理办法，漏洞 较多。 2 、业务管理水平不高。分公司把主要的精力都放在承揽项目上，忽视了业 务过程的管理和控制，只有在得到惨痛教训之后才制定管理办法，而且对过境迁， 这些管理办法也往往形同虚设。 、 3 、 客户服务的质量不高。分公司客户服务的意识很强，但过程控制的不利 导致客户服务的质量不高。 4 、 缺少驾驭大型复杂业务项目的能力。某些前景很好的大型项目由于能力 的不足而失败，这里的能力不足包括两个方面：一是公司的整体能力不足，二是 从业人员的素质有待提高。其中前者是主要的，其原因是公司没有形成完整的驾 驭业务的知识体系；后者的主要问题是经验欠缺。 5 、信息沟通不畅。 二、公司进出口业务监控流程分析 管理部门负责进出口业务的监控，其流程如下图： 大连国含进出e l 项目管理系统的设计与开发 现行业务项目管理渡程 业务器九法律警备品企昔甜公司赣辞计财落资金中心 1 1 1 日l l - i 、1 l 嗣钎莓辜! 、 上 立砸、可碍船掇定奇h 二未釜 i 一 卜：h 、一一= i 峨臼i l l 扦l i 埘擅嚷叠耳特斜井 既尊 l 蕊n 磺h 啦捧搿的话 益骨 人 八 t ! 移 诲拼 寮l il b 立埔、谭孵扣报窑奇一i i l i j t d p ；，i 髦q h e l 熏 鼍过 纠”错卜 一一 一一“： 留 ： ： 人：一 l 掣擅贽垒 警絮吵 晶堂：黧印； a j i i 埘嚣幢弹 ；i i i 焉谴r i i t 碡蹦耸ll l 豫弹壤il 自嗡耀鹭i m 髓跟环 啪耀咪l il l 一j j j 一辁 - - 1 报凳，d 曼甘苷昔手磷决科墨 j 曩h 繁 雪i l 么k 执i rl i 7 j i 一 埔 i i i i i ：一停吐坷捷舞士艟理荠薪譬宜 厂_ ：、 时葺赢曩广 1 ! 竺) 一 诖2 璋h 三= 程控爿足对j 薯h 凶置嚏f 饩进 j 审壤，挣冉一十攮辫：瑁h 艇攮善r 】攫和正叠耐姥。 垃瞌荇理饭珥“舶整控伪囊斟许铆由且盘j 押仔弛4 蛾篁l 整 硒 i m 旌管肚显聃矗的韩出謇和培式重用秘腿帕特直而舜 _ f 并牲讳讲功震穿r 整十藏程2 巾屉整刮和骨蚴嚷甍能舞 图3 3 7 再造后经营项目管理流程图 从上图可以看出，每个关键业务环节必须经过审核方可进入下一环节，审核 工作由总公司和分公司分别承担。为保证过程控制工作的有效进行，审核后的盖 章工作由专人负责，其职责是在盖章时先核是否满足要求的审核手续，如满足则 盖章( 签字) ，否则不予盖章( 签字) 。 项目风险管理是建立在业务层之上的管理活动。它又分为两个过程：一是风 险识别和分析的过程。通过对以往发生风险案例的分析，对风险进行识别和定义， 确定其影响程度、特征、参数和有效监控点，制定防范措施和处理方法，并通告 4 9 大连曩舍进出口项耳管理系统鲍设计与开发 相关人员。二是从现行项目的执行环节中采集数据和信息，通过分析判断项目的 运行状况，如发现异常则着手解决，对已知的风险按规程进行处理，对未知的风 险按上过程继续识别和分析。风险管理是一个动态的过程，其内容和形式因项 目和风险的特点而异。 在业务管理和风险管理的流程中主要是信息的流动，如果还沿用传统的手工 方式，必将降低工作效率，增加管理成本，这一矛盾需要依靠信息技术来解决。 大连国合进出口项目管理系统的设计与开茛 4 进出口业务流程信息化改造及总体功能设计 经过业务流程再造，我们得出了一个合理的、满足当前需要的进出口贸易业 务流程。由于这个流程必须依赖于信息技术，因此需要对其进行信息化改造。 信息化改造就是在业务流程中增加一个新的活动主体计算机及其网络系 统，我们形象地总称之为“电脑”。通常把信息活动分解为两个部分，一部分是 信息处理部分由电脑承担，另部分是人机交互部分，通过这个部分人把信息输 入和输出电脑。 信息化改造的步骤是：先对进出口贸易业务信息流程进行分析，然后把信息 活动从流程中剥离出来，得到进出口贸易业务项目管理信息系统的功能设计。 4 1 进出口贸易业务信息流程分析 在业务流程分析的过程中，上面的流程图已经不能满足需要，这里引用体现 职能( 业务主体) 的流程图，信息主体的划分主要来源于前述的再造后业务组织 结构图。 4 1 1 进出口贸易业务过程信息流程分析 业务过程信息流程分析需要把六类进出口贸易业务分别进行分析，逐个做出 他们的信息流程豳。 在分析的过程中我们把那些可以为其他系统共用髂业务活动分离出来，作为 一个功能模块单独把他们列出，各类业务引用的功能模块及其关系如下图： 蠢毒日曩粤曩茸t 薯彗e 咒毒霉笔摹l 暑置 图4 1 进出口项目管理信息化流程关系框架图 以自营出口业务为例，其信息流程分析如下图： 苎垄垦鱼堂皇旦堡曼笪堡墨竺垫望盐墨茎茎 “壮胤口业务信息流程 玲蛩司业务甚垒司世务 夤叠信赞簧 _ 唼日越暑羟理 也赫_ j 静彝 过掣挣疆往阻糟辑 厦 1 4 盘宇虹胜j，鞋幕埘且j 吲 受理| i 报 1 中疆件审r 阿黼首 j 。一一 辅劬砰谭、 芷j e h 遗 囊瓷苹t 堰日p 一一一 【j 粪 i 啦仨n j t 船 l 鬻嚣卜仁葑 ：一气：二- 一l 4 文字妊理l 莲鲑收啦茹田i 肇 阱1i ii ：粕舟函主nt 牛擘嘲告”整r 亭岱息渣性鄢! 4 蒜嚣。 面岳患 一土1 4 事聱1 蜘曩让事撮蚍r 处 南 叫盍蔷箍i 理 l 1帐 戚两者蒿：一蝣i 磊一一一j 轴助审拄 务 “勘盏【= 盖鲺澶址 一一一 l d 4 制件啦掘 。 辅麟段k -仁b 幻 4 嚣篙j广i 钔m 秘j i 一 一一。i 一一一一气 1 饕警赣1 l 直鬟压翻蜡尊幢麓五至“拍芦审r 佳一 1 工般直只毕丑匠。丘j 甲卸“ 一 拥， i 辅助棱葬i il 迁3 - 妻【邑龆；箭为磊且受d 益控项h 业务环节 童姨嘶永蚌节曲再体藏最兄鼹衷叶二 图4 2 自营出口业务信息流程图 类似的信息流程图共1 7 幅，不再赘述， 在上述的流程中，所有的信息活动都可由电脑来处理。 在“项目评审”的过程中，电脑可以把项目相关的信息，如客户往来信息、 贸易项目历史信息、汇率信息等都呈现在评审者面前，帮助评审者做出决断；在 盔垄堕鱼鲞些旦堡旦萱翌至篓墼堡生兰堑垄一 关键环节的过程控制中，相关信息也一并送到审核者的面前，如果通过则转到下 一个环节，如果有问题则返回到上一个环节重来。 在加盖公司业务印章时，相关印章专管人员只需在电脑中浏览项目的审核信 息，如果满足条件则予以盖章( 包括例外放行) 。 在某些非信息活动如检验商品、召开评审会议等则不在信息活动中体现。 4 1 2 进出口贸易业务风险管理信息流程 风险管理的过程都是信息活动，通过分析得到下图所示的信息流程： 进出口项目风险管理信息漉程 分公川监控总公川妊务监掩法律监挖总抬理电脯资金监捧财务监挖 f h 箍i i i 嗣( 删掘烃验蠼碹i - i 成品伪睦攫拉山h 瞳)卜 辅助讽树卜 _ 广il 酲射 l 糕l b l i j 曙甄豁臻篙f 。 1 麓劢舟钎 ll l i n 蕊舟站卜-，高镏 ，l 辅助跟踪k- 黼论 l i ii ll i b 。 i 盟陵盆拄i 4 特硇哉掩 l 椰 2 4 3 进出口贸易业务风险管理信息流程 上图可以看出，风险分析人员首先将已知的风险现象进行总结，予以定义， 定风险的程度、影响力、特征、参数和有效的监控点，制定相应防范措旌和处 丈连国台进出口项目管理系统的设计与开按 理方法，输入到电脑的风险信息库中，并通知相关的业务和管理人员注意跟踪t 相关人员跟踪项目的执行信息，通过与风险特征库中的信息进行对照发现风险， 然后将相关信息转发给风险监控人员迸行调查分析，如栗确实存在问题则g 口刻上 报总经理，着手解决问题，然后将项目进行变更评审，评审通过则继续执行，朱 通过则中止项目，处理善后事宜。 在风险管理工作中，电脑的作用是辅助风险管理人员进行风险管理，主要包 括五点： 一、辅助实现风险信息的有效沟通。一方面可以及时将全面、系统的信息提 交给风险管理人员，另一方面可以及时将中止或变更项目的信息传达绘项目控制 的每一个环节。 二、辅助风险管理人员及时发现风险。电脑的预警功能可以给风险管理人以 及时的提醒，但是电脑的提醒只是辅助手段，工作中还需靠人韵主观能动性解决 问题。 三、辅助风险管理人员加工和处理信息。电脑可以提供数据并对数据进行加 工处理，帮助相关人员分析，如比照分析、假设分析等：电脑还可以提供决策分 析工具帮助相关人员对各种信息进行综合分析，找出潜在的风险因素，如数据仓 库等。 因、辅助积累风险管理知识。假以时日，电脑中将积累丰富的风险管理模型， 为今后的业务提供借鉴。 五、减轻工作强度，提高效率，加强管理创新。公司每年付诸执行的贸易合 同有5 0 0 份左右，在评审和执行过程中产生的信息量是巨大的。电脑可以将风险 管理人员从那些繁杂的手工信息处理工作中解脱出来，提高他 f 的工作效率，使 其有更多的时间和糖力去做刨造性的工作。 4 2 进出口贸易项目管理信息系统功能设计 从经过信息化改造后的业务流程图中，我们可以清晰她看到整个业务活动中 的信息流转过程和在这些过程中电脑的作用，下面用剥离操作把信息活动从整个 业务流程中分离出来，得到进出口贸易顼目管理信息系统的整体功能设计图。 下面仍以自营进口业务为例，具体如下图： 大连国合进出口项目管理系统的设计与开发 自申：出口妲务系统功隧设讣 竹凳司性务盛公司姐务 巅叠信赍斡 项目组 总缝理电脯鞭务符埋 吐静挣稿过稚摊磨 皿 1 一 1 主事处理 i 联幕项目r 1 一量埕i | 报 i 中报件审i - 州t n 旷蔫藩i 蕊爵；：磊一- 囊i | 雾磐虮l l t 啦t 赶i t j l 翟嚣 -忙潇 1 主字啦珏 r 黔盘鞣：蔓寰”r 。 曩呐者围譬一( _ 壁：珊冉同簪妁磊女e 聃辣矗计1 广一 1 矗盖繁嚣 7 1 1 事雾孙 i 椭直让垮幢幢r 翻 蕊篙l处 一= 矗= ： 一，一一： i ：繁嚣l 弼 ：嚣盏嚣箍鑫鬯建鬟鬟 t 4 。日：越r _ 一帐 矗叠土一一i 务 l 辅西枝a ：i 卜 ii1 牲 茜理i 1 。l 辅畴翻衰 1 梭蚺遘橇f i 蒋蝇单姑 ，一i 帑强；诺寡t j 毛骨 ! 童写要委穗量! 对 1 菩詈嚣l 胡 _ 辅勘使掉i ij 图4 4 自营进口业务系统功能设计 类似的信息系统功能图共1 7 幅，不再赘述。 上列图中“电脑”栏中列出的活动即为进出口贸易项目管理系统的具体功能， 在后面的章节中将据此进行信息系统的功能设计和数据库设计。 4 3 进出口贸易项目管理信息系统模式设计 通过上述分析，我们可以得出进出口贸易项目管理信息系统的整体模式。 一、进出口贸易项目管理系统的逻辑体系结构 上述分析主要是针对进出口贸易项目的业务及其过程管理而言。除此之外， 大连国合进出口项目管理系统的设计与开发 在管理层上公司还定期召开经营调度会分析总结业务情况，落