【合同格式】集团有限公司合同管理制度.doc

.合同管理制度第一章 总则第1条 为了促进集团公司对外经济活动的开展，提高企业经济效益及企业信誉，树立企业形象，规范工作人员对外业务往来中的行为，明确职责，防止公司蒙受不必要的经济损失，特制定本办法，以资共同遵守。第2条 本制度所包括的合同是指涉及房地产交易的商品房买卖合同、借款合同、保险合同，工程开发建设的建筑工程施工合同、建筑工程设计合同等，物资采购的合同，装饰装修合同、物业管理维修合同，市场策划媒体发布等方面的经济合同，不包括劳动合同（劳动合同由人事管理专员依据集团公司统一规定签订并保管）。第3条 本制度所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。在经济管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，必须签订经济合同，严禁出现口头承诺、口头协议的现象。第4条 合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司各项活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各有关部门都必须互相配合，严格遵守、切实执行本制度，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。第二章 合同的签订第5条 签订各类合同，必须遵守国家的法律、法规、政策及有关规定。第6条 外出签订合同，除法定代表人外，必须持有法人授权委托书。（未办理会签流转手续）委托代理人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和无代理权均无对外签约权，但事后经集团董事长予以认可并补发委托证明的除外。合同依据本制度流转完会签审批程序后，分、子公司的负责人，部门的部门经理均可在委托代理人一栏上签字，普通员工不得在委托代理人一栏中签字。第7条 经办人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。对方单位是否具有法人资格、是否有独立经营自主权、是否具有履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或委托代理人及其代理权限。既要注重经济效益，又要考虑对方的实际履约能力，防止签订无效经济合同，产生不必要的经济纠纷。第8条 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”及“价廉物美、择优签约”的原则。第9条 签订各类合同的过程中，如涉及集团公司内部其他部门、分子公司之间的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。第10条 合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清晰、准确。合同内容应注意的主要问题：1 合同正文内容：合同内容包括当事人的姓名（名称）住所、标的物（指货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款或酬金、付款方式、履行的期限、地点和方式、违约责任、争议解决条款等主要条款。2 结尾部分：双方都必须使用合法有效的印章公章或合同专用章，不得使用财务章或其他印章，注明合同有效期限及签订期限。第11条 签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应尽力争取将来发生纠纷由我方住所地的人民法院管辖。第12条 任何人对外签订合同，都必须以维护本集团公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、谋取私利，违者依法严惩。第三章 签订各类经济合同书应必备的要件须知第13条 销售合同应注重审查以下材料：买受人身份证明（身份证、户口本、警官证、军官证、士兵证、护照）；委托代理人持有（授权委托书、身份证明等）；提供正确的住所地址及联系方式；其他应提供的材料。第14条 物资购销合同应注意审查以下材料：签订合同对方当事人法人营业执照（复印件要加盖公章）；原材料合格证、准用证等产品证明材料；产品质量保证书；产品的售后维修服务书；授权委托书；委托代理人身份证明；其他应提供的材料。第15条 工程勘察、设计、施工、监理合同应审查以下材料：签订合同对方当事人法人营业执照（复印件要加盖公章）；资质证书及相关收费文件；授权委托书；委托代理人身份证明；对方资信证明；其他应提供的材料。第16条 签订市场拓展、媒体发布合同应注意审查以下材料：签订合同对方当事人法人营业执照（复印件要加盖公章）；资质证书；授权委托书；委托代理人身份证明；其他应提供的材料。第四章 合同的审核流程（会签评审程序）第17条 集团公司实行合同评审会签制度基本流程：A：房地产公司市场营销部合同审批程序：经办人部门经理总经理助理房产公司常务副总集团公司财务部审计专员审核 集团法务助理集团董事长第18条 经办人拟稿完毕后填写合同会签单（见附表1），将合同草稿一并交市场营销部经理审阅，市场营销部经理审核完毕直接交由总经理助理审核，总经理助理审核完毕转交房产公司常务副总，房产常务副总对合同草稿审核完毕后，签署意见（同意或改进意见）交由集团财务部审计专员审核完毕后，提交集团法务助理审核，集团法务助理审核完毕后提交董事长秘书转交董事长审核。审核人可以提出具体的书面意见表述在合同会签单上，或者与经办人直接协商确定合同变更事宜。B：涉及工程的合同审批程序：经办人工程项目部经理预算部经理房地产常务副总集团财务部审计专员审核集团法务助理集团董事长第19条 经办人应先按照本办法第23条的规定先行进行预算审核，再按照以下程序进行流转：经办人拟稿完毕后填写会签单（见附表2）将合同草稿一并交工程项目部经理审核，审核完毕后工程项目部经理交预算部经理审核，后交房产常务副总审核，交集团财务部审计专员审核，集团法务助理审核，集团董事长审核。审核人可以提出具体的书面意见表述在合同会签单上，或者与经办人直接协商确定合同变更事宜。C：涉及各分子公司的合同审批程序：经办人分、子公司经理（预算部经理房产常务副总）集团财务部审计专员审核集团法务助理集团董事长第20条经办人拟稿完毕后填写会签单（见附表3）将合同草稿一并交分、子公司经理审核，若合同涉及工程内容的经办人应依据第23条的规定交预算部经理先行审核预算。后交房产常务副总审核，提交集团财务部审计专员审核，集团法务助理审核，集团董事长审核并签字。审核人可以提出具体的书面意见表述在合同会签单上，或者与经办人直接协商确定合同变更事宜。D：涉及集团公司的合同审批流程：经办人部门经理直属总监集团财务部审计专员集团法务助理集团董事长。第21条经办人拟稿完毕后填写会签单（见附表4）将合同草稿一并交部门经理审核，后交直属总监审核。后提交集团财务部审计专员审核，集团法务助理审核，集团董事长审核并签字。审核人可以提出具体的书面意见表述在合同会签单上，或者与经办人直接协商确定合同变更事宜。E：涉及商品房买卖合同及业主临时公约等特殊的示范文本的标准格式合同审批流程：经办人企管部经理直属总监市场营销部经理总经理助理房产常务副总装饰总经理物业总经理集团财务部经理集团财务总监集团法务助理集团董事长第22条经办人拟稿完毕后填写会签单（见附表5）将合同草稿一并交企管部经理审核，审核完毕后提交直属总监审核，后交市场营销部经理及总经理助理审核,后提交房产常务副总审核，装饰总经理审核，物业总经理审核，集团财务部经理、集团财务总监审核，集团法务助理审核，集团董事长审核并签字。审核人可以提出具体的书面意见表述在合同会签单上，或者与经办人直接协商确定合同变更事宜。注：每个流转程序结束后，由上一级的审核人直接转交下一级的审核人进行审核（采用直接流转的方式），不用再转交经办人办理合同草稿审核传递。F：物资、装饰公司让房产公司直接与供货商、施工单位签订合同的审批流转程序：按照物资、装饰公司设备材料价格审批流程及本管理办法第23条的规定，进行预算审批，再签订情况说明单(见附表6)，分子公司负责人要将原因陈述清楚并予以签字确认，然后再由分子公司经办人交由房产相关业务部门进行流转，按照房产相关业务部门的流转程序进行。第23条房产预算部负责对所有涉及工程、装饰、物资采购等相关业务的资金使用状况进行预算审核。各相关业务部门在进行合同流转前必须先进行资金预算流转，即经办人持部门负责人或分、子公司负责人签字认可的预算单，提交到预算部，预算部经理审核完毕后予以签字确认，预算部经理转交给集团财务审计专员进行审核备案后，整个资金预算审批程序即告结束，方可办理合同草稿的流转。第24条 集团财务部审计专员审核合同时，应根据集团公司财务制度和资金预决算状况对合同草稿及涉及资金预算进行审核，签署书面意见。财务工作人员严格按照合同中相关付款条款支付价款，不得提前支付或多支付价款。对于事后补签及未经会签流转的合同（董事长特批除外）集团财务部经研究决定有权不予拨付相应的款项，一切后果由责任人承担。第25条 集团法务助理依据我国法律的相关规定对合同草稿进行审核、修改并签署意见，并对经济合同防范法律风险承担责任。第26条 集团法务助理审核完毕后交由集团董事长秘书转交集团董事长，集团董事长签署最终意见。董事长秘书将签署完毕的合同转交经办人或集团法务助理。第27条 在审核流转过程中，每位审核人如有不同意见可以将意见表述在会签流转单中，也可直接找经办人询问调整条款。集团董事长签署批准意见后，全部会签流转程序结束。经批准可以签署的合同，经办人可安排时间正式签订合同，印章保管人可凭会签单直接盖用公章，不另行填写印章使用申请。第28条 各分子公司及相关业务部门必须在业务发生前先行签署经济合同，发生事后补签合同现象一次，对经办人及部门经理或分子公司经理本月度绩效考核总分中扣减一分的处理，(法务助理填写延误签订经济合同处理单，经办人签字、部门经理或分子公司经理签字、法务助理签字、集团财务审计专员签字、人力资源总监签字)若特殊情况由经办人提交书面报告阐明原因，经部门经理或分子公司经理签字确认，并经集团财务审计专员、集团法务助理及集团人力资源总监签字确认方可不在绩效考核中扣分。（详见后附延误签订经济合同处理单）第29条 在合同评审的过程中相关工作人员应提高效率，认真及时完成评审工作，上述审批程序，根据紧急情况经办人填写合同审批时间，最短审批时间不得少于1日（未办理完预算审批、未填写情况说明单及未提供合同草稿除外）。特殊情况，经集团董事长批准或授权的可不受审批程序的约束。未及时完成评审工作给公司造成重大损失，公司将视其情节给予相应处理。第30条 合同会签评审中审查的要点：1.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、法规；当事人的意思表示是否真实一致，权利义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。2.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全（本办法第10条条款）；当事人双方的权利义务是否具体明确；文字表述是否严谨无误。3.合同的可行性。包括：对方当事人是否具备履行合同的能力条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。第31条 根据法律规定或工作实践，合同还应当呈报上级主管机关批准，报工商行政管理部门鉴证备案，或到公证处办理公证，才能正式生效的，必须履行完毕相应的程序。第五章 合同的履行第32条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第33条 合同履行完毕的标准，应以合同内容约定或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第34条 公司相关领导及经办人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。若造成合同不能履行、不能完全履行的，追究有关人员的责任。第六章 合同的变更、解除第35条 在合同履行过程中若发生变化，要保障合同的履行。若实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在合理期限内与对方当事人进行协商。若对当事人提出变更、解除合同的，应从合同实际履行情况及维护本企业合法权益角度出发严格按照本制度规定的程序进行。第36条 变更、解除合同，必须符合中华人民共和国合同法的规定，应按本制度规定的审批权限和程序执行，在公司内办理有关手续，填写“变更、解除合同申请单”（见附表），随同合同更改稿及原合同附件等，一并上报。经上级主管机关备案或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案、鉴证。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。第37条 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式不具有变更合同的效力。第38条 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第39条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律规定免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，一经发现，从严惩处。第七章 合同纠份的处理第40条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按中华人民共和国合同法等相关法律、法规和本制度规定及签订合同的违约责任、争议解决等条款妥善处理。第41条 处理合同纠纷：1.纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。2.因对方责任引起的纠纷，应保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应依据法律和合同相关条款的规定双方充分协商，合理解决。第42条 集团法务助理处理合同纠纷的范围是：1.集团董事会、总经理交办的；2.经集团公司处理解决不了的；3.其他应由集团法律助理处理的。第43条 提请处理合同纠纷的程序是：1.经办人填写“对外经济合同纠纷受理申报表”（见附表），按本制度的规定流程报批。2.集团法务助理对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经集团董事长批准，可提交上级主管机关调解或提交仲裁机关、人民法院依法处理。经办人及集团法务助理应注意把握纠纷协商处理时间，不要久调不决，耽误诉讼时效。第44条 凡由集团法务助理处理的合同纠纷，各分、子公司及相关部门必须主动提供下列证据材料（原件或复印件）：1.合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；2.存货、提货、托运、验收、发票等有关原始凭证；3.货款的承付、托收凭证，有关原始财务凭证；4.有关产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；5.有关违约的原始证据材料；6.其他与处理纠纷有关的原始材料。第45条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方授权代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。第46条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、合同书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书等法律文本在正式生效后，经办人交集团法务助理。集团法务助理作好合同归档工作同时复印后交相关的部门管理员保留一份，报送财务部一份。对方当事人在规定期限届满时没有履行或没有履行完毕上述文书中有关规定的，经办人应及时向主管领导和集团法务助理汇报。若对方确无法继续履行，经办人按照本制度第38条第2款规定执行。第47条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁书或判决书的，由集团法务助理配合公司相关部门向人民法律申请强制执行。执行中若达成和解协议的，应按协议书规定办理。第48条 合同纠纷处理或执行完毕的，经办人应及时通知相关部门，并将有关资料归档，同时报送一份给集团法务助理存档。第八章 合同的管理第49条 本集团公司对签订合同实行会签流转制度、法人授权委托书等制度。第50条 本集团公司经济合同管理是：各分子公司由集团董事长总负责，管理部门为集团公司企管部，协管为公司集团法务助理，法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。第51条 集团法务助理的主要职责是：1.负责管理集团公司及各分子公司的各类经济合同原件；2.负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对集团公司审批或签订的合同从法律角度负责把关；3.配合集团公司办理合同的报批、鉴证和公证等事项；4.配合集团公司处理合同纠纷；第52条 委托代理人的主要职责是：（部门经理、各分子公司经理）1.在授权范围内代表公司进行谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；2.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；3.对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；4.对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报，对发生的合同纠纷协助有关部门处理好。第53条