法务部制度.docx

精选资料第五章 法务部管理制度 第一节 管理概述第一条 目的和依据 为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。第二条 核心职能及适用范围：1、核心职能：大体可分为两大类:一类是对公司的管理职能，体现在从正面意义上对公司的发展和管理方面；另一类是法律救济职能，体现在纠纷发生以后法务部的协调，仲裁和诉讼方面。1.1法务部的管理职能：公司法务部的管理职能是指，法务部对公司经营过程中的风险管控，在法律许可的范围内最大程度实现公司的战略目标和利益，包括对公司决策的合法性分析、合同管理、员工管理及培训，合规性监控即监督公司在反腐倡廉方面的问题具体分述如下：1.1.1协助公司管理层依法决策，为公司的长远规划保驾护航。1.1.2建立或完善公司内部的各项规章制度。1.1.3参与合同谈判，妥善管理合同文件。1.1.4开展法律知识的培训，提高各部门人员的法律意识。1.1.5解答法律咨询，为相关部门日常工作提供建议。1.2法律救济职能公司法务部的救济职能是指，公司经营过程中与其他民事主体（包括公司或个人）或行政机关发生的纠纷或诉讼。主要体现在，法务部代表公司参与上述纠纷或诉讼的调解、仲裁或诉讼活动，并在这些活动中最大限度地维护公司的合法权益。适用范围：除特别指明外，本制度适用于好样传媒（湖南）股份有限公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、运输合同、咨询合同、服务合同等。第三条 保密事宜 管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。第四条 合同经办人职责 4.1合同经办人主要包括：项目负责人、法务部、财务部、行政部。4.2项目负责人的职责：项目负责人即负责整个项目的业务洽谈，衔接、公司内部与外部沟通的执行者。4.2.1项目负责人向法务部要求提供洽谈相关业务的格式合同范本，由项目负责人与合作方进行谈判后，所有谈判内容必须形成文字版，由项目负责人向法务部提交文字版的谈判内容、合同背景资料、商务条款、履约时间及期限、金额等合同基本情况、项目负责人对该合同内容的要求以及项目负责人联系方式等一起交到法务部。若项目负责人未向法务部提供上述资料，法务部有权拒绝接受合同，一切后果由项目负责人承担。4.2.2项目负责人向法务部提交合同后，必须保持通讯畅通，随时准备接受法务部律师对项目内容的了解，律师要求其补充资料的必须配合及时提供。4.2.3须预留至少三个工作日给法务部对接律师审核合同，若遇紧急情况需项目负责人进行合同急件特批流程申请，且一旦成为特急合同，须至少预留12个工作小时给法务部律师审核合同，但项目负责人须在2日内完成整个合同签订生效的程序，否则每次当月扣除200元绩效奖金；4.2.4若因项目负责人原因导致合同进行两次（包括两次）以上的修改，从第二次开始，每次当月扣除200元绩效奖金，次数及金额均累计计算。因项目负责人原因包括但不限于：1、文字版的谈判内容、合同背景资料、商务条款、履约时间及期限、金额等合同基本情况、项目负责人对该合同内容的要求以及项目负责人联系方式等；2、对合同类型界定前后不一致；3、应该与财务或其他部门沟通的内容，未沟通清楚而导致的修改；4、更换项目负责人导致的合同内容修改。上述扣除的绩效奖金则发放给审核该合同的法务部律师作为绩效奖金。次数及金额以邮件往来为凭证，由对接律师负责统计每月上报。4.2.5合同审核完毕后，由项目负责人继续跟进合同审批流程。4.2.6合同签订生效后三个工作日内，项目负责人负责将合同文本、变更协议、审批记录、往来函件、电传、图表、送达或签收记录、履行合同单据（不含财务结算单据）等一切与该合同有关的文件及时交法务部合规专员存入卷宗。4.2.7项目负责人每周一主动向法务部合规专员汇报跟进所签合同的履约情况，对合同履行过程出现的问题及时沟通并由合规专员提出初步处理意见。若项目负责人每周一延迟汇报，每次扣除绩效奖金200元，未汇报情况的合同每周二由合规专员主动联系项目负责人询问履约情况，项目负责人必须如实汇报，扣除项目负责人的绩效奖金则发放给主动询问的合规专员。若项目负责人未如实汇报合同履约情况，由此产生的一切责任及损失由其自行承担。4.2.8任何项目必须进行合同审批流程，否则未签合同先执行的项目产生的一切纠纷、责任、损害赔偿等概由项目负责人自行负责，与好样传媒（湖南）股份有限公司无关。4.3法务部职责：4.3.1对接律师接受项目负责人的合同后，须积极查看资料及与项目负责人联系沟通，并于三个工作日内拟定、审核、修订合同文本并提出法律意见。若对接律师延迟审核合同，每次当月扣除绩效奖金200元。扣除的绩效奖金则发放给项目负责人作为绩效奖金。合同审核完毕提交给项目负责人进行后续审批流程。4.3.2组织对相关部门人员的法律培训；4.3.3检查监督本制度的执行情况；4.3.4参与处理合同纠纷案件，由公司办理委托手续出庭应诉。 4.3.5最终保管合同文本等资料。如需借阅或复印合同等资料，须进行合同借阅手续流程，否则一律不得外借。借阅或复印合同等资料者，须履行保密义务，否则由此产生的一切责任及损失由借阅人承担。 4.3.6建立合同管理台账并记录每份合同的主要条款和履行情况，由项目负责人每周一主动向合规专员汇报跟进所签合同的履约情况，对合同履行过程出现的问题及时沟通并由合规专员提出初步处理意见。未汇报情况的合同每周二由合规专员主动联系项目负责人询问履约情况，项目负责人必须如实汇报，法务部延迟询问的，每次扣除该合规专员绩效奖金200元。4.4财务部职责：及时支付价款或收取价款；质询项目负责人延期收付合同价款的原因；及时向公司分管副总裁、执行总裁、总裁等领导反映影响资金安全的异常情况；从资金角度监督合同的履行。因财务未按合同约定造成付款延迟，由此产生的滞纳金、违约金、损害赔偿等责任由财务自行承担。4.5行政部职责：配合合同盖章流程；制定刻制、保管、使用公司印鉴制度。 4.6项目负责人应当根据合同管理台账，按公司的要求，定期或不定期汇总各自工作范围内的合同订立或履行情况，并及时向公司分管副总裁、执行总裁、总裁等领导汇报。 4.7因故意或重大过失，项目负责人未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，公司有权要求项目负责人进行赔偿，并有权据此对项目负责人的绩效考核结果予以调整。4.8项目负责人因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关司法机关追究其法律责任。第五条 资料要求本制度中要求的全部资料必须以书面形式为准，口头一律无效。计提及扣除绩效奖金的依据以邮件往来为准，由法务部每月总结提交人力资源部执行，扣除项目负责人的绩效奖金根据实际情况发放给法务部或承办律师，当月执行到位。第六条 公司合同签订流程全部流程由项目负责人全程负责跟进、跟催。法律意见书及相关函件等法律文书均参照合同签订流程执行。项目负责人向法务部要求提供洽谈相关业务的格式合同范本，由项目负责人与合作方进行谈判后，所有谈判内容必须形成文字版，由项目负责人向法务部提交文字版的谈判内容、合同背景资料、商务条款、履约时间及期限、金额等合同基本情况、项目负责人对该合同内容的要求以及项目负责人联系方式等一起交到法务部进行如下流程。6.1普通合同 普通合同审核日期为三个工作日。项目负责人提交合同资料（包括但不限于文字版的谈判内容、合同背景资料、商务条款、履约时间及期限、金额等合同基本情况、项目负责人对该合同内容的要求以及项目负责人联系方式等）作为附件开始合同评审流程（电子版发法务部邮箱）该项目部门负责人（审阅及批示）行政部（审阅及批示）法务部对接律师（第一拟定或修改律师）法务部部长（负责监督审阅）合作方查阅合同财务部负责人（就付款项目审阅及批示）财务总监审批签署意见项目部门分管副总裁核准法务部分管副总裁核准执行总裁审批总裁审批印鉴管理人盖章合同签署存档。6.2紧急合同合同审核周期为12个工作小时。项目负责人提交合同资料（包括但不限于合同背景资料、商务条款、履约时间及期限、金额等合同基本情况、项目负责人对该合同内容的要求以及项目负责人联系方式等）作为附件开始合同评审流程（电子版发法务部邮箱）并申请特批加急流程该项目部门负责人（审阅及特批加急）行政部（审阅及批示）该项目部门分管副总裁（核准特批加急）法务部分管副总裁（核准特批加急）法务部承办律师（第一拟定或修改律师）法务部部长（负责监督审阅）合作方查阅合同财务部负责人（就付款项目审阅及批示）财务总监审批签署意见该项目部门分管副总裁核准法务部分管副总裁核准执行总裁审批总裁审批印鉴管理人盖章合同签署存档。6.3申请法务部加班审查合同流程：6.3.1项目负责人填写申请报项目部门负责人签署意见该项目部门分管副总裁核准承办律师出具意见法务部部长出具意见法务部分管副总裁核准执行总裁核准交人力资源部存档6.3.2申请法务部加班审查合同流程通过后，人力资源部须按劳动合同法相关规定计提加班工资。并且，每份合同每申请加班一次，项目负责人需根据以上200元每份合同每次扣除绩效奖金的基础上，平常加班按1.5倍计算（即每份合同每次扣除项目负责人绩效奖金300元），休息日加班按2倍计算（即每份合同每次扣除项目负责人绩效奖金400元），法定节假日加班按3倍计算（即每份合同每次扣除项目负责人绩效奖金600元）。根据次数进行累计计算。6.3.3凡是申请加班的合同，必须在律师交付合同后两日内（包括交付合同当日在内的两天）签订且生效，否则在上述6.3.2的基础上按3倍计算扣除项目负责人的绩效奖金（即平常加班每份每次扣除900元；休息日加班每份每次扣除1200元；法定节假日加班每份每次扣除1800元），根据次数累计计算。6.4翻译合同提交流程：6.4.1项目负责人申请项目部门负责人审核行政部（审阅及批示）法务部部长审核承办律师提交翻译机构项目负责人6.4.2需翻译的合同必须在完成6.4.1的流程后提前7个工作日交付给承办律师，否则法务部可以拒绝协助项目负责人翻译合同，由项目负责人自行解决。6.4.3每份每次合同修改按照上述金额标准扣除项目负责人绩效奖金。次数累计计算。6.5已归档资料借阅流程：申请人填写档案使用申请表申请人签字申请部门负责人审批法务部部长审批法务部分管副总裁核准合规专员存档并办理使用手续。第七条 合同文本使用顺序 国家规定适用的标准合同文本；国家推行的示范合同文本；公司制订的格式合同文本；双方协商一致的普通合同文本。第二节 合同谈判与起草 第八条 合同谈判起草人员 合同的谈判及起草、审定须由项目负责人及分管领导共同参与，不得由个人单独与对方谈判签订合同。第九条 合同必备条款 合同必须载明合同编号、当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，合同各方当事人权利义务、违约责任及解决争议方法等。对外签订合同，要明确约定纠纷管辖地，并力求约定本公司住所地有管辖权的法院为案件管辖法院。第三节 合同审核第十条合同审核原则和标准 10.1合同文本审核修订规则应遵循下列原则10.1.1 适应公司主营业务的合同管理需要。10.2.2公司所有合同文本审核修订都应按统一标准进行分类并连续编号。第十一条 除公司法定代表人外，其他任何人必须按以下程序签订合同。合同在上一级审核（审批）过程中未获审查通过，下一级则必须按照审核（审批）人意见重新修改合同。第四节 合同签订第十二条 合同签订主体 公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。法定代表人或委托代理人应当亲自在合同文本上签名盖章。第十三条 对方当事人资质审查 签订合同前，项目负责人必须查阅并复印留存对方单位营业执照、授权委托书及签订人的个人身份证明，了解其资信情况。不得与无营业执照单位或无身份证明个人或资信不良者商订合同。第十四条 签字盖章 公司印鉴管理人必须确认审批人在合同审批表上签字，以及项目负责人在合同上签字后才能在合同文本上加盖公司印鉴。合同文本除签署处盖章外，如有两页及以上还必须在每份合同上加盖骑缝章。严禁印鉴管理人在空白合同或空白介绍信上加盖公司印鉴。第五节 合同履行第十五条 法定代表人、公司执行总裁全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和项目负责人具体负责其订立合同的履行。第十六条 合同应当全面履行。项目负责人或有关部门如在合同履行中发现履约困难或违约行为等意外情况或其他可能损害公司利益的事项，应在法定期限或合同约定期限内向对方当事人提出书面异议，并在发现上述事项的当日向法定代表人汇报。第十七条 财务部应当将合同和合同确定的单位（或个人）提供的票据作为收、付款的凭据。如收、付款单位与合同不符，则必须法定期限或合同约定期限内，取得合同相对方及第三方书面确认函件方可收付。对合法有效的合同，财务部必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部有权拒绝结算。第十八条 项目负责部门或项目负责人原则上只能向合同相对方履行合同或接受合同相对方履行合同。如出现履行合同一方或者接受合同履行一方与合同不一致时，则必须在法定期限或合同约定期限内，取得合同相对方及第三方书面同意的函件，并报公司按程序批准后方可履行合同。第十九条 各部门负责人根据本部门的合同管理台账，对自己部门经办的合同负责监督执行，对合同履行中存在的问题须及时报告公司。第二十条 凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。第六节 合同的变更与解除第二十一条 变更或解除合同必须依照上述合同的订立流程执行。第二十二条 我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第二十三条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在1小时内向公司分管副总裁、执行总裁、董事长等领导汇报。第二十四条 变更或解除合同的通知、回复和协议应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收。挂号或签收凭证粘贴在留存件上作为合同组成部分交由行政部存入卷宗保管。第二十五条 合同变更后，合同编号不予改变。第七节 合同纠纷处理第二十六条 合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。第二十七条 发生合同纠纷，合同经办部门、经办人员应立即报告分管领导和法务部、公司领导。合同经办部门、法务部、行政部、财务部等相关部门应及时提供解决纠纷所需的相关材料。第二十八条 合同经办部门、经办人员应配合公司法务部参加仲裁或诉讼活动。第二十九条 向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。第三十条 解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由经办人送交法务部备案。第八节 合同存档第三十一条 合同签订后（劳动合同除外），由公司法务部合规专员统一存档保管，按合同编号建立卷宗并保存合同相关资料。合同留存原件在印鉴管理人盖章后交法务部合规专员存档，项目负责人同时复印一份交公司财务部。法务部合规专员对归档的合同按部门进行分类，并制作合同档案登记表。由法务部保管还是行政部保管。第三十二条合同起草编号编码原则和标准32.1合同分类编号规则应遵循下列原则32.1.1适应公司主营业务的合同管理需要。32.1.2与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法。32.1.3公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。第三十三条合同分类编号方法 33.1业务部门合同编号规则 33.1.1合同编号一般由字母和数字组成。 33.1.2编号形式：-*，符号所代表的含义如下所示： 使用“-”进行连接各级编码 - - - * 四级编码：年份及合同顺序号 三级编码：合同所属的文件类型编码 二级编码：合同承办部门编码 一级编码：公司名称编码 33.1.3业务部门合同编号具体规则:一级编码：公司名称编码，如下表所示公司名称编码好样传媒