统采统购平台管理制度.doc

精选资料统采统购平台的建立前叙为了合理规范各部门的采购统一手续及流程，降低采购成本，提高各部门的运营精力，筹建该平台。在初期运营过程中，由于部门间的采购需求，采购周期，产品类别等方面存在一定的差异，在今后的运营过程中需要供需双方共同协调沟通，更好的合作，让统采统购平台发挥更好的服务功能，同时降低各部门的在采购方面的精力及成本。筹建的方案：以沃德前期采购、库管为班底，由沃德出资15万元托盘运营。采购负责人：祁常来仓库保管负责人：靳宝香出纳负责人：吕昕财务负责：马洪伟 介于规范管理统采统购平台，根据目前现有运营情况制定统采统购平台管理制度。统采统购平台管理制度草案1、 采购管理：1. 统采统购平台仓库产品采购类别：食品、日用品、办公用品、电料、冻货、蔬菜水果、调料。2. 采购人员按照仓库管理员下发的经过各运营公司审批同意的采购订单，进行采购业务。3. 采购业务订单出现描述不清，无法确认的情况下，不得擅自做主，应事先与采购申请的运营部门负责人联系确认采购产品的详细信息后，再进行采购业务。4. 采购过程中应秉公办事、维护公司利益为原则，综合考虑质量、价格的竞争，择优选取，货比三家，同时要兼顾售后的服务。5. 在采购食品及涉及到人身安全的五金电料产品业务时，应优先选择安全性，可靠性高的产品，供货商选择售后服务商誉较好的商家。二、收货管理：1、库管接到采购员购入的物品首先要查看有无经审批的采购申请单；根据采购申请单对货核查，包括其规格、数量、质量，生产日期等(临期、过期食品库管有权拒收)； 验收后填制入库单，采购员凭入库单及供货原始凭证联，到财务部办理报销手续。2、未按申购单审批的购进、与合同不符的购进、与原始发票不符的购进，仓库有权拒收。3、未办理验收入库的商品禁止入库存放。4、物品先到、票据未到，可先清点验收实物，开具临时收条，待票据到后，补办正常手续。5、票据先到、物品未到，不予办理验收手续。6、无卫生许可证及其它不合格食品，严格拒收，有保质期的食品要验明保质期。保质期内有变化的物品应及时通知采购员调货，同时上报平台负责人。7、烟酒饮料等物品还应验明进货渠道、生产批号；假冒伪劣产品应及时上报，同时追究采购员及供应商的责任。8、各种物料无论多少，入库前都要通过验收手续。9、入库物料无论大小、多少均应过磅点数，定量包装的做到包装点数。10、对购回物料与采购单所需的型号、规格、质量、数量不相符时不验收与购货部门协调确认的除外；物料有破损的不予验收入库； 11、验收合格后的物料要及时填制“入库单”。12、对直领物料，严格执行“三方监督、三次验货”的集中验货制度。13、当天工作结束，将入库单据转交财务部。三、发货规定：1、领用人填写一式两联的“领用单”，经部门负责人签字后，方可凭单领货，同时经手人签字确认。2、仓库保管员接到手续齐全的领用单后，按领用单上填写的品名、数量、规格发货，不允许多发或少发，严禁白条发货或先发货后补单，当日办结并交付所有票据。3、发放物料原则：先进先出，后进后出。有保质期的食品、物品，应在到期前一个月通知到使用部门及财务部，及时进行处理。4、领用人和发货人当面点清后，仓库保管员应及时以实发数量办理出库单手续， 并交付给领用部门，同时办结出库单手续。5、采购员与库房管理员定期协调使用部门制定合理的库存量，保证各部门正常运转。6、紧急领货：经平台负责人同意，使用部门负责人到平台登记领取仓库钥匙，打开仓库取物，必要时由第二人一同证实操作出库，次日由平台负责人督办补办手续。四、仓库管理制度：1、仓库保管员应对入库物资严格控制。2、干货应把好四无关：无过期、无发霉、无腐烂、无杂质。3、检查货品外包装完整、干净；厂址、商标、生产日期、保质期、中文标识、规格等信息。4、仓库物品不许借出；特殊情况须经仓库负责人及需求方负责人批准后方可借货。同时由仓库保管员督办相关手续。5、库存物料发现变质、破损、超保质期、库存时间较长等情况，应及时上报平台负责人及财务并及时处理。7、定期检查库存物料，不可出现积压或断档情况。8、仓库管理员随时盘查，做到帐物相符。9、在财务部的监督下，定期盘点，每月抽查；每季度按类别抽查大类，每半年做一次大盘点，盘点覆盖率不低于65%，保证帐帐相符、帐物相符。10、贵重货品要存放在安全的地方；保持仓库卫生；杜绝安全隐患，雷电防范。11、各部门领货审批人员为部门主管及以上人员。 五、财务收支结算规定1、无部门负责人及财务授权，除出纳员外其他人员不得接触公司经营款项收付存，不得代收代付待转。2、款物交接单据手续经办人签字要求：认真完善签字手续，不得不签字，漏签，做好谁经手谁负责，有手续有流程、有凭据。3、采购员当日完成检验入库单据及原始凭证，应当日服务财务出纳员，及时结算，收到出纳员支付的报销款项，应签字确认。4、每月结