物资采购核算流程.doc

.物资采购、报销会计核算流程企业的物资采购流程主要包括申购、询价、商务谈判、供应商选定、合同签订、验货、入库、出库等工作程序，其中财务部门负责对采购、入库和出库环节进行监管。做好对物资采购的流程管理，加强对每一环节的监控，是企业各职能部门的职责，可降低企业采购成本，也可防止采购环节腐败行为的发生。一、确定物资采购工作程序，和财务部的管理重点1、确定物资采购的请购部门。对于房地产企业，请购部门一般由工程部门承担，工程部门根据工程预算，结合具体的工程进度和需要提出采购计划，请购部门经办人根据采购计划，依据物资存量标准、计划预算以及库存情况，开立请购单，注明品名、规格、数量、用途、需求日期和注意事项，请购单需经部门领导审核签字后，才能送达下一环节会签。请购单的会签可根据请购物资的资金额度确定批准权限，一般应由财务和物资采购部会签，报公司领导审批，请购单批准后送交采购部门进行物资的采购。2、物资部根据批准的请购单进行询价、谈判、确定供应商、拟定采购合同。报法律合同部（可由行政人事部兼）和财务部审查会签，合同部主要审查采购合同是否存在引起纠纷的条款，财务部主要审查合同金额和付款方式等条款，有预付款和押金的必须在合同中注明，会签后由法律合同部加盖合同章，正本留给合同部和供应商，采购部和财务部留存复印件，完成采购合同的签订审查工作。3、采购物资的质检、验收、交接和入库。材料保管员(工程管理员)会同采购人员办理所购物品的检质、检量、核对证书，并开具入库单等交接单证。入库单一式三份由材料保管员(工程管理员)签字后，自己留一份，将财务联和存根联交采购员，实现物资的入库工作。在这一环节中，在这一环节中，财务部主要负责核查入库单是否有保管员（工程管理员）的确认签字，以确保物资安全实际的达到。4、物资领用程序。施工方领用物资，应经过公司工程部、审算部核量，到材料保管员(工程管理员)处填写一式三份的领料单，经审批后（按审批权限），施工方方可领料。领料后，领料单由材料保管员（工程管理员）留存一份，施工方留一份，财务人员每月月底到物资部稽核，领走一份做材料成本分摊工作。平日材料保管员(工程管理员)在见到经审批的领料单才给发料，只在特殊情况下（如突发事件急用物品），可特事特办，由领物人先打条领取物品，而后及时补办手续。在物资领用环节，财务部主要用领料单办理材料成本的核算工作，防止不正常的领料造成成本增加及物资的流失。5、物资的稽核与盘存。每月25日至30日，由采购部根据实际库存情况编制库存材料盘点表交与财务，财务部根据出入库单核算材料的库存成本后，每月与采购部进行核对，及时发现问题，做到帐实相符。6、采购物资的报销入账。各类物资的付款手续均由采购人员根据合同、协议规定的付款方式办理。采购物资的发票到达后，由采购员将请购单、发票单据、入库单、等单据整理粘贴后交财务部入账。采购的物资，应由采购人办理材料入库手续后方能报账，采购人员在办理借款和报帐时，须经部门负责人及主管领导签字。财务部在这一环节主要监管各种单据票证是否合规和齐全，付款方式是否按合同方式执行。二、物资采购核算流程图工程部预算部工程部采购部采购部工程部工程部施工方合同部部出库单采购计划合同入库单（发票）请购单审核财务部三、物资采购会计入账分录 1、采购时，根据请购单、入库单、采购合同或采购协议； 记账：借：库存材料钢材（等） 贷：应付帐款*单位2、报销时,根据发票、支付证书、付款申请表； 借：应付帐款*单位 贷：银行存款 3、预付款时，根据采购合同或采购协议、收据、支付证书、付款申请表； 借：预付帐款*单位 贷：银行存款 4、材