财务报销指南.docx

.目录第一章职工借款2第二章 职工（国内）差旅费报销4第三章 职工（国外）差旅费报销10第四章 公务活动接待13第五章 采购申请及报账流程15第六章 科研费用报销17第七章 创收管理办法22第八章 其他业务的报销流程25第一章 职工借款教职工借款，必须按要求填写借据，借款金额超过壹万元（含壹万元），需经主管校领导签字审批。职工借款应按照各分院系或部门主管领导签字、财务会计签字、财务处长签字的顺序办理报销手续。1、 出差借款：应出示校领导批准公出文件，会计人员根据公出批准文件所示时间、地点按照旅差费报销规定测算所需费用，做到旅差费事前控制。2、 专项采购借款：应在借款单上注明合同编号；零星采购借款实行备用金制度，给予专业采购人员不超过2万元的采购周转金。3、 职工借款额度受控于中华人民共和国现金管理条例，职工因采购发生的借款不得过高，超过1000元以上的物资采购对公付款业务一律采取转账支票、电子信汇等银行对公结算。4、 其他借款：可以直接在借款单上注明借款事由，没有填写事由的，财务部不予办理借款手续。职工借款单（样表）第二章 职工（国内）差旅费报销 教职工出差报销时，必须按要求填写差旅费报销单“差旅费报销单”外出日程表及工作任务书各分院系或部门主管领导签字、财务会计签字、财务处长签字的顺序办理保险手续。保险金额超过壹万元（含壹万元），需经主管校领导签字审批。一、 住宿标准职务或职称县级市地级市省会特殊地区校级领导及正高职称 240.00 280.00 300.00 320.00 专业学院、机关处室及副高职称 200.00 220.00 240.00 260.00 各单位主管及系主任 180.00 200.00 220.00 240.00 一般职员及普通教师 160.00 180.00 200.00 220.00 说明：1、 特殊地区：北京、上海、天津、重庆、广州、深圳、珠海、厦门、海口、三亚、西藏、青海等城市。2、 除校级领导外，凡同性两人出差，住宿补助标准一律减按60%执行。3、 住宿未取得发票，一律按规定标准的50%给予补助。4、 参加会议、短期培训或学习的人员，由会议主办单位或接待方统一安排住宿的，须经校领导批准，住宿标准不得高于320元/天，高于320元/天的，超出部分自理。二、 伙食标准1、 出差地在河南省内郑州市区以外的，不分途中和住勤，补助每人30元/天。2、 出差地在河南省外的，不分途中和住宿，每人补助50元/天；前往北京、上海、天津、重庆、广州、深圳、珠海、厦门、海口、三亚、青海、西藏等地出差的，按实际住宿天数，每人补助80元/天。3、 在郑州市区出差不能回校就餐者，补助误餐费每人15元/天。4、 教职工出差由接待单位或会议主办单位免费提供伙食费的，不再享受伙食补助，但接待单位或会议主办单位只给出就餐标准而费用由出差人自理的，一律按本条第一、二、三款执行。三、交通标准1、 除新郑市区外交通补助费标准为每人30元/天（包含市区公交、轻轨、地铁等交通工具）。2、 新郑市区的交通费补助为每人20元/天。3、 学校或相关单位提供交通工具的，不再发放交通补助费。4、 到外地参加会议的人员和在外地短期培训或学习的人员，主办单位统一安排食宿的，只报销往返各一天的交通补助费。5、 除主管部门（比如教育部、省教育厅等）或与校方有密切合作单位的主要负责人的迎接送往，经事先请示校领导批准后可以报销出租车费用。个人擅自搭乘出租车不予报销。凡享受出租车报销者，不再享受当天的交通补助。四、交通工具乘坐标准项目等级标准职务火车轮船飞机其他交通工具（不包括出租小汽车）校级领导、正高职人员所有列车（含高铁及动车二等座）二等舱位经济舱位按实报销其余人员三等舱位禁止乘坐按实报销说明：1、 校级领导及正高职人员出差，因工作需要，随行一人可以 乘坐飞机、火车软卧和轮船二等舱。2、 除校级领导外，其他人员一律禁止乘坐飞机、高铁及动车一等 座。3、 车票报销应为实名制，不得以其他人员替代，火车订票及异地取票手续费均按5元/张报销。4、 按快速列车标准计算连续乘车超过6小时的，可以乘坐硬卧或高铁列车。1) 在无高铁线路选择硬座列车者，按实际乘坐列车硬座与卧铺票价差额的60%补助。2) 在高铁线路选择普通硬座列车者，按实际乘坐列车硬座与高铁票价差额的50%补助。5、 职工自备车辆进行公务活动，依据车辆补助管理办法报销相关费用。在学校未出台车辆补助管理办法之前，学校不支持职工自备车辆开展公务活动，若职工自备车辆进行公务活动，经运输中心审核里程油耗、过路费后，并由校领导批准可给予实际支出费用的报销，伙食补贴按本规定有关条款执行。五、其他规定1、 职工按规定探亲休假的，仅报销乘坐交通工具的费用，其他费用自理。交通工具乘坐标准一律准乘快速硬座列车（夜间乘车超过6小时的可购买卧铺）、普通大巴或轮船四等舱，节假日遇车票涨价按国家规定的涨价幅度执行。2、 职工出差和参加会议期间，因游览、考察或非工作需要的参观而发生的费用，均由个人自理。3、 批准在出差期间就近回家省亲的，超出正常交通路费的部分由职工自行承担，省亲期间不享受其他差旅补助。4、 学生代表学校参加各项比赛及其他专项活动发生的差旅费，参照本规定执行：1) 住宿费、伙食补助按普通职工标准执行。2) 禁止乘坐高铁、飞机等交通工具，乘坐其他交通工具按票面金额报销，不享受交通工具差别补助。3) 各部门及学院组织学生外出前必须经校领导审批。5、 各单位邀请专家来校讲课，经校领导批准由学校承担交通费的，参照该规定执行。差旅费报销单（样表）外出任务书（样表）第三章 职工（国外）差旅费报销 我校教职员工出国应先由其部门编制费用预算，报请财务部和审计督察办审核批准，回国后应提交“外出日程表及工作任务书”，校级主管领导审核并在“外出日程表及工作任务书”签字。“费用预算”和“外出日程表及工作任务书”为出国费用报销的重要凭据。 所有出国单据必须由理事长审批签字，财务处方可审核报销。 本办法适用于我校因公临时出国人员，出国留学和工作不适用。一、 零用费标准：1、 出境或出国人员个人国外零用费，按离、抵达我国国境之日计算。每人每次出境或出国在10天以内的，发给50美金；超过10天的，从第11天起，每人每天发给5美元。2、 乘坐国际列车，国内段按国内差旅费的有关规定执行；国外段超过6小时以上的按自然（日历）天数计算，每人补助12美元/天。二、 交通工具乘坐标准项目等级标准职务火车轮船飞机校级领导或具有正高职称的人员软卧二等舱经济舱其他人员硬卧三等舱经济舱三、 差旅保险1、 对于经常出差的员工，由部门提出申请，经学校同意后可为其购买一份公共交通事故保险。2、 非经常出国的员工，学校可在出差前为其购买20万人民币的保险金。四、 住宿标准所有人员在规定的住宿费标准之内予以报销。住宿费标准按财政部财外字【2001】73号文件规定标准执行，见附表。各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表序号国家和地区币别 每人每天 每人每天 每人每天 住宿费标准 伙食费标准 公杂费标准 1香港、澳门港币 600.00 200.00 100.00 2台湾美元 90.00 40.00 18.00 3日本日元 9,000.00 6,000.00 2,500.00 4新加坡美元 70.00 25.00 13.00 5意大利欧元 85.00 40.00 15.00 6法国欧元 85.00 35.00 20.00 7英国英镑 70.00 25.00 12.00 8美国美元 80.00 30.00 15.00 9加拿大美元 50.00 28.00 15.00 10墨西哥美元 50.00 30.00 13.00 11巴西美元 55.00 20.00 13.00 12澳大利亚美元 60.00 25.00 13.00 13新西兰美元 60.00 30.00 13.00 14朝鲜美元 70.00 30.00 15.00 15韩国美元 90.00 40.00 15.00 第四章 公务活动接待1、 公务活动接待费用是指：有关部门因接待各级领导到校视察和上级检查、评估，以及公务接待校外业务单位所发生的用餐（工作餐、招待餐）、住宿、用车、外出参观、考察、差旅、礼品等项的费用。一切非公务活动，学校不安排接待。2、 公务活动确需用餐或住宿的，按下列不同情况区别对待：1) 外单位主动派员到校参观学习以及一般公务活动，学院提供工作餐。每人每餐标准不超过20元。校外公务活动人员凭票到学校各学生餐厅用餐，由接待部门1-2人陪同，由财务处统一制作餐票加盖财务专用章后方可使用；对学校发展特别有帮助的特殊情况，由主管校领导批准安排到外教楼用自助餐或安排桌餐。申请自助餐应填写招待餐审批单；安排桌餐的由接待部门1-2人和主管校领导陪餐，用餐标准人均80元。 2) 省市主管部门负责人或上级检查团到校检查指导工作，可安排桌餐，由接待部门1-2人和主管校领导陪餐，用餐标准为600元/桌（如中午用餐，原则上不安排酒水；晚餐如需酒水，由主管校领导批准后到学校办公室领取，费用计入部门预算）。3) 学院邀请的教授以上专家学者来校讲学，如需用餐，安排到外教楼用自助餐，由接待部门安排1人陪餐（按招待餐审批单填写）；确需安排桌餐的，须经主管校领导批准，由接待部门安排2-3人陪餐，用餐标准人均不超过80元。4) 特殊情况招待用餐标准需突破上述规定的，须报理事长批准；理事长不在校时须报学校指定的相关校领导批准。5) 以上（二）、（三）项因招待餐领取酒水的，如招待结束，酒水未用完的要交回学校办公室。如未交回，经举报查实的，学校将按规定予以处理。6) 上级主管部门到校检查工作或校属单位邀请专家学者来校讲学，需安排住宿的，应报主管校领导审批，报销标准参照郑州大学西亚斯国际学院教职工差旅费报销管理办法（试行）院财20081号。 7) 对虚报来宾身份或公务活动内容弄虚作假的，一经查实，超标准用餐或住宿部分，由审批人自己承担。3、 申请公务活动用招待餐的部门，应提前填写“公务活动招待餐审批单”，详细注明招待时间、用餐地点、来访单位名称、领导职级及人数、来访事由、餐费标准、陪餐人员等有关信息，招待餐由主管校领导审批。公务活动招待餐审批单（样表） NO:用餐日期及时间用餐地点来访（讲学)单位名称主要来宾职级及人数来访（讲学）事由就餐人数学院陪餐人员姓名及人数核定餐费标准经办人年月日部门领导 年月日主管校领导年月日备注申请自助餐也适用此单。第五章 采购申请及报账流程一、采购申请流程使用部门根据年度预算填写采购申请表（部门领导审批并加盖部门公章）财务部根据部门年度预算审核采购申请表超过5万元（含5万元）的采购申请需要进入立项程序资产中心核实库存资产中心直接发货 有库存承办单位承办（采购中心） 无库存 物资采购到校，按规定办理验收入库手续经过立项的采购物资，由使用部门根据发票、验收单填写采购报销单，经部门领导、主管校领导签字审批到财务部办理报销手续二、采购报销流程：采购人员根据发票、验收单填写采购报销单，经后勤主管领导批准到财务部办理报销手续财务部会计编制凭证结算中心办理付款手续零星、急需且专业性较强的采购，经采购部门同意。采购申请单位可以自行采购，自行办理验收，业务流程不变。第六章 科研费用报销一、学校科研课题的报销执行院科【2012】8号文件，即郑州大学西亚斯国际学院科研经费管理实施细则（试行）。具体内容如下：1、 科研经费单次报销金额5000元以下的审批手续：经手人+证明人（验收人）+项目负责人+财务处；2、 科研经费单次报销金额5000-10000元（含5000元）的审批手续：除第（1）条手续外还要经所在单位领导审核签字；3、 科研经费单次报销10000元以上的（含10000元）,除第（2）条手续外还要经科研处审批；4、 借支与报账审批手续一致。二、 报账或办理借支手续时必须出示相关项目经费收支本，办理业务后需当面核对，有疑问要及时指出。三、与单位、个人发生的经济往来,校内单位之间结算金额1000元、校外结算金额2000元的, 原则上必须通过银行转账；已垫付现金的要在票据上注明“私人已垫付现金”并有垫付人亲笔签名方可报付现金。四、需通过银行转账付款的，要附收款单位全称、账号和开户银行（转账到外地的要写明省、市、县）。科研经费开支范围和报销要求：（一）设备费：是指在课题研究开发过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。专项经费要严格控制设备购置费支出。报销设备费的要求：采用合法票据；报账前做好资产登记；需要执行招标采购的要招标采购；需转账的附收款单位银行账户。（二）材料费：是指在课题研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。报销材料费的要求：1. 采用合法票据报账；发票原则上附材料清单；需转账的附收款单位银行账户。 2. 购置少量农副产品、试验动物等零星开支,确属无法开具发票的,要由领款人出具收条,注明详细收款原因以及本人身份证号码和签名,方可报销。（三）测试化验加工费：是指在课题研究过程中支付给外单位（包括课题承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用（一般指支付给外单位或者校内独立经济核算单位）。报销测试化验加工费的要求：采用合法票据；需转账的附收款单位银行账户。（四）燃料动力费：是指在课题研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。报销水电及燃料费的要求：采用合法票据；汽油费发票要注明车牌号。（五）实验基地及实验室建设费：是指在项目研究过程中建设、改造、维修实验基地或实验室而发生的费用。 报销基地及实验室建设费的要求：采用合法票据；报账前做好资产登记；维修队伍及采购按学校各招标办法执行；需转账的附收款单位银行账户。（六）差旅费：是指在课题研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。差旅费的开支标准应当按照学校有关规定执行即郑州大学西亚斯国际学院职工差旅费报销管理办法 会议出差的要付会议通知，调研出差须付郑州大学西亚斯国际学院调研出差申请表。（七）会议费：是指在课题研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。课题承担单位应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。报销会议费的要求：采用正规票据；附会议通知（原件、复印件、传真、电子邮件均可）；单次会议的费用一次性报账。（八）国际合作与交流费：是指在课题研究过程中课题研究人员出国及外国专家来华工作的费用。国际合作与交流费应当严格执行国家外事经费管理的有关规定。课题发生国际合作与交流费，应当事先报经项目组织单位审核同意。报销国际合作与交流费的要求：正规票据报账；附会议通知或者邀请函（原件、复印件、传真、电子邮件均可）；单次国际合作与交流的费用一次性报账，按照学校出国差旅费报销管理规定办理。（九）出版/文献/信息传播/知识产权事务费：是指在课题研究过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、资料查新、通讯（含移动、固定电话、网络使用费）、专利申请及其他知识产权事务等费用。报销出版/文献/信息传播/知识产权事务费的要求：1采用正规票据；票据上注明文章名称，出版著作需有出版合同。2通讯费：指入网费、通信费、传真费等。项目负责人每月报销电话费最高金额不超过300元；项目组其余成员每月报销电话费最高金额不超过100元。（十）劳务费：是指在课题研究过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的相关人员（如在校研究生、课题组临时聘用人员等）的劳务性费用。1.劳务费开支比例及开支标准，应严格按照拨款单位项目管理办法或项目合同执行。拨款单位项目管理办法或项目合同没有规定比例的按照以下规定执行：纵向科研经费的人员经费支出比例不能超过到账经费的15%，横向科研经费的人员经费支出比例按郑州大学西亚斯国际学院横向课题经费管理办法执行，学校财务处按有关规定代扣代缴个人所得税。92.研究生助研津贴。根据拨款单位项目管理办法或项目合同的要求，对参加课题研究的研究生，在课题经费支出中据实安排研究生劳务费用支出，作为研究生助研津贴（原则上每月每人不超过800元）。纵向科研项目在申请项目时要将所需支付的研究生助研津贴列入预算，取得主管部门的批准。为确保助研津贴按时足额发给研究生本人，助研津贴发放一律实行直接转入研究生个人银行卡的办法（填写郑州大学西亚斯国际学院研究生助研费转账单）。发放给研究生的助研津贴科研项目负责人不得挪做他用。（十一）专家咨询费：是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。 专家咨询费的领取： 1. 据实填写郑州大学西亚斯国际学院科研经费专家咨询费领款单； 2. 注明领款人单位、职称职务及本人签名（无法取得本人签名的，需多加一位证明人签名）。（十二）协作费（与校外单位的协作费）：协作费的转拨需参照郑州大学西亚斯国际学院纵向（横向）科研经费管理办法中有关规定执行。（十三）其他业务费说明：1. 业务招待费：指项目研究过程中发生的与项目研究相关的业务招待费用，可在横向科研经费中报销。除项目合同有专门规定的，纵向科研经费必须严格控制在规定比例内开支业务招待费。2. 车辆使用费：指在项目研制过程中使用车辆所发生的费用。汽油费、停车费、过路过桥费可在横向科研经费中报销，纵向经费不得超项目预算报销；驾驶员培训费、交通罚款、交通事故的赔款及因私用车的各项费用不得报销。3. 科研经费购置图书资料（包括软件）单价在500元以上，须到所在单位登记，按学校图书资料相关规定管理办理手续后方能报销。4. 鉴定会费用参考标准：国家级1.5万元-3万元，省部级1万元1.5万元。5. 其它费用：指与项目研究直接有关的其他支出。报销其他费用的要求：采用合法票据；需转账的附对方单位银行账户。学校资金资助的科研项目经费（包括校级课题经费、项目配套经费、引进人才科研项目经费等）原则上参照本办法执行。但不支付业务招待费、专家咨询费、车辆使用费、通讯费（学校固定电话除外）。原有规定与本办法相冲突的以本办法为准。第七章 创收管理办法创收活动：指在正常的教学、科研及行政工作之外，以学校的名义、利用学校的资源或以学校的师资提供对内对外服务并取得收入的非学历教育、培训、咨询、技术服务、学术成果转让等活动。具体如下：类别项目第（一）类非学历教育及各类辅导和培训（含专升本、考研、自考辅导，职业证书、认证培训，托福、雅思、密九培训及出国英语培训等）第（二）类对外提供技术服务、学术成果转让、教学师资资源（含为公司企业做专项培训、专业技术设计、商务策划、市场调研、管理咨询、调研报告，校外合作培训委派师资等）第（三）类利用学校资源开办音乐、舞蹈、体育培训班第（四）类凡是涉及占用学校资源取得的报名费、组织考试费等收入（英语四六级、计算机等级考试除外）第（五）类利用实验室等资源对外承接业务（教学用机房和图书馆阅览室除外）第（六）类各单位通过协调和努力，主动联系、接洽、承接的会议、培训、演出等（由学校和专业学院安排和计划的学术会议除外）第（七