档案管理制度(2017-3-14).doc

精选资料档案管理制度为了完整、系统地保存公司在工作活动中形成的公文、会议记录等各种档案，提高档案服务水平，适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，根据中华人民共和国档案法等法规，制定本制度：一、档案归档制度（一）归档的文件材料范围1、公司领导会议文件材料，公司召开的工作会议材料；2、公司发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；3、公司的请示与上级机关的批复文件；4、公司各项活动形成的工作计划、总结、报告；5、公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；6、公司党支部、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；7、公司领导公务活动形成的重要信件，从上级机关或其他机关、企业、社会团体带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料；8、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；9、反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；10、公司部门领导任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员名册、报表，纪律检查以及员工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡等工作及奖惩等文件材料；11、公司员工的行政、党、团、工会组织介绍信及存根；12、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；13、公司签订的各种合同、协议书等文件材料；14、有关业务机关对公司工作检查形成的重要文件；（二）不归档的文件材料的范围1、上级机关发来供工作参考的抄件；2、上级机关征求意见未定稿的文件；4、无查考利用价值的事务性、临时性文件；5、未经会议讨论或未经领导审阅、签发的未生效文件,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件定稿除外)、打印文件的各次校对稿；6、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；7、为参考目的从各方面收集的文件材料；8、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；（三）归档要求1、综合事务部应认真负责地做好档案归档工作，归档的各种文件材料，必须按照规范化标准要求立卷归档。2、每年上半年应将上年度形成的各类文件材料全部整理归档完毕，归档的文件材料必须齐全完整，分类清楚，每个案卷标题确切简明，保管期限划分准确，卷内目录填写齐全，装订整齐牢固，案卷排列有序。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予以复制。3、每年上半年督促各部门完成文件材料归档工作。二、档案收集整理制度1、凡是反映公司各项工作活动办理完毕的确有查考利用价值的文件材料、图样、声像、表册及其他与本机关、企业工作有直接联系的文件材料都属归档范围，应及时收集、整理，按时立卷归档。2、各部门应积极配合综合事务部做好档案归档工作，及时将公务活动产生的公文书送档案室归档，需满一年报送的归档文书最迟应在第二年1月底前移交档案室归档。3、综合事务部及时对办理完毕的各类文件彻底清理，由专人整理归档，任何人不得以任何借口保存文件，更不准据为己有。4、综合事务部做好文件材料和各类期刊杂志（各一套）收集整理，交档案员保管，以便领导和员工查询借阅。三、档案借阅利用制度1、档案员要以高度负责的精神，认真做好借阅档案资料的接待工作，做到认真负责，礼貌待人，坚持原则，照章办事，耐心周到。2、公司员工要求查阅、借阅档案的，应向档案室人员说明，并填写档案查阅、借阅登记薄。3、经批准同意借出的档案，借阅单位和人员应确保档案的完整与安全，不准转借他人，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾划、涂改、撕页、照像、复制、公布等。因工作需要复制、复印原文内容，须经领导批准后，由档案员负责复制。借出的档案归还时，档案员应对档案的完整情况进行检查，符合要求的，及时做好注销和利用效果登记工作。如发现档案丢失、损毁的，追究有关人员责任。四、档案存放办公室管理制度1、各种档案分类别、期限、要求进行保管，分柜存放，并编制案卷存放示意图。密级文件材料要保存中保密柜中。2、档案存放办公室要认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘等措施。每月、每季度要进行认真仔细的安全检查。3、正确使用电器设备，做到人走灯灭、机停，下班时关好门窗，切断电源。4、定期对档案保管状况，进行全面检查并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，并采取相应的补救措施，以确保档案的完整与完全。5、严格遵守保密制度。五、档案销毁制度1、及时对确定已无保存价值的档案和保存期已满的档案剔出销毁，由档案员逐卷造册，编制销毁清册，交公司领导审查，签字后方可进行销毁。2、销毁档案时，必须注意保密，要有两人以上监销，并在销毁清册上签字或盖章。3、需要销毁的档案资料实行每年一销毁。严禁出卖或留为它用。4、销毁档案是一件严肃的工作，需要慎重，因此对准备销毁的档案可暂时封存，延期执行。六、责任追究对因工作失误造成档案工作出现以下问题，情节较轻的，给予批评教育，情节较重的给予相应处分。并按保密工作相关制度和国家法律法规予以处理。1、应归档的文件材料未按要求归档的。2、档案收集、整理不规范的。3、档案管理不到位或不当，造成