企业管理的采购问题.doc

企业管理的采购问题企业管理的采购问题 摘摘 要要 采购是企业为经营运作而进行的获得材料、设备和服务的活动，是企业获得外 部资源的重要手段，对企业的市场竞争能力和地位，对于企业的生存和发展有着不 可忽视的作用。现代企业面临着需求多样化和个性化的双重挑战，企业采购能否满 足生产过程对物料柔性和刚性的需求，对于企业而言将直接影响到企业生产、销售 的最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。然而，当今不少企业采购流 程却不尽科学、采购机制不尽合理，体制、机制等方面的原因，传统采购存在着许 多与现代采购要求不相容的地方，影响了采购的效率和有效性，不利于生产和销售， 造成企业采购落后，通过探讨企业管理采购中存在的问题找出行之有效的解决方法。 关键词：关键词：企业管理，采购问题，问题分析，采购对策 目目 录录 1 1 引言引言.1 2 2 企业管理采购的基本理论知识企业管理采购的基本理论知识.1 3 3 企业管理中采购的现状及问题分析企业管理中采购的现状及问题分析.2 3.1 企业采购过程中信息不能共享.2 3.2 企业采购管理体制、机制不规范.2 3.2.1 企业在采购环节中都存在权力集中现象.3 3.2.2 企业采购监控制度不完善.3 3.2.3 企业缺乏将生产、销售与采购结合在一起的体制.3 3.3 企业采购人员的综合素质低.4 3.3.1 采购人员能力不足.4 3.3.2 采购人员品德方面的问题.4 3.4 企业管理采购中供应商管理薄弱.5 3.4.1 供应商的选择问题.5 3.4.2 和供应商关系不稳定，不能建立战略合作伙伴.6 4 4 企业管理采购问题的解决办法企业管理采购问题的解决办法.7 4.1 采用 JIT 采购方法实现信息共享.7 4.2 建立健全的采购管理和规章制度.7 4.3 提高采购人员素质.8 4.3.1 提高企业采购人员的才能.8 4.3.2 提高采购人员的思想品德.8 4.3.3 实行采购绩效评估制度.8 4.4 加强企业的供应商管理.9 4.4.1 对已有的供应商进行激励.9 4.4.2 对新供应商进入应建立严密的准入制度和定期评估制度.10 5 5 结论结论.10 1 1 引言引言 随着全球经济一体化进程的加快，物流已经成为中国进入 21 世纪后经济活 动中的一个热点问题，现代企业面临着需求多样化和个性化的双重挑战，需要 物料的采购和供应环节能够满足生产过程对物料多样化及其质量的要求。对企 业而言,为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料输入输出动态过程， 采购物流在整个生产企业物流系统中处于基础性地位，离开了采购物流，生产 企业的制造、销售过程就无法正常进行。企业采购物流的关键作用不容忽视， 一是通过采购物流，保证企业所需物资的正常供应；二是通过采购物流，能够 从市场上获取支持企业进行物资采购和生产经营决策的相关信息；三是与供应 商建立长期友好的关系，建立企业稳定的资源供应基地。 本课题主要就目前企业的管理现状与经营水平以及，国内企业与世界先进 企业之间存在的较大的差距，尤其是采购物流管理是企业的薄弱环节企业的采 购流程不科学,采购机制不合理，物流采购供应链采购成本太高，不利于生产和 销售拥有知名品牌，产优质产品，经济效益却不高来研究企业的采购问题。 2 2 企业管理企业管理采购的基本理论知识采购的基本理论知识 企业管理是企业在特定的环境条件下，企业管理者为了实现一定的目标， 对组织所用有的资源进行计划、组织、领导、控制，以便达到既定组织目标的 过程。 企业管理的一个重要内容就是对采购的管理。采购对于现代企业来说已经 越来越重要。 采购就是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务 谈判确定价格、交货及相关条件、最终签订合同收货付款的过程。采购产生于 20 世纪早期，经过漫长的发展，采购在企业中的地位越来越重要，在一定程度 上影响这企业的竞争力，采购往往是竞争优势的来源之一。采购流程包含了为 生产需要而选择供应商并购买物料所涉及活动的业务过程；采购根据不同的分 类标准有不同的分类形式：根据采购输出的结果分为有形采购和无形采购，按 采购物品的用途不同可分为工业采购和消费采购。 3 3 企业管理中采购的现状及问题分析企业管理中采购的现状及问题分析 作为物流活动的起点，采购涵盖了从供应商到需求方间的货物、技术、信 息或服务流动的全过程。企业通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活 动，合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，以有限 的资金保证经营活动的有效开展，在降低企业成本、加速资金周转和提高企业 经营质量等方面发挥着积极作用。 3.13.1 企业采购过程中信息不能共享企业采购过程中信息不能共享 组织之间信息私有化、未经集成，采购信息没有实现有效共享，包括采购 方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间；采 购人员以及相关人员出差频繁，由于信息私有化，导致其他工作人员无法获得 相关信息，或者重新收集信息，导致很多工作不能即时进行和完成，在客观上 大大降低了系统的可用性和使用效率；企业各部门间互不共享信息，企业的采 购数据难以汇总分析，不利于预测和控制采购中出现的突发问题，一次难以进 行前瞻性的的采购；采购计划有各个部门协同完成，但是，采购各部门之间不 愿共享信息，造成从采购计划的下达时间到系统建项时间和最后公布时间、已 完成和未完成的项目、采购方式等，整个过程不能明确清楚的展现出来，透明 度不高，导致不必要资源的流失；原始计划、信息传递仍需手工完成，信息查 询发布，招标投标评标，洽谈签约结算，物流配送交割等等全部手工作业，信 息传递滞后，延长了采购和物料的领用时间，消耗很多时间成本和人力成本， 同时造成对市场的反应速度较慢，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市 场行情。 此外，由于信息不能共享造成重复劳动，信息利用率低。表现在采购合同、 收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用，造成各个环节都需要 重新完成业务处理，无效的和重复的劳动较多，拖延和延误了信息的传递和信 息的录入及分析，降低信息传递的准确性与实时性，不能为决策者提供很好的 信息支持。 3.23.2 企业采购管理体制、机制不规范企业采购管理体制、机制不规范 企业的采购部门没有建立规范的内部管理体制，没有根据采购性质和任务 明确各岗位的工作描述，没有确定采购人员的权利和义务，决策失去民主、权 利没有受控的采购运行机制另外采购绩效评估制度不健全,这些因素造成企业采 购管理体制、机制不规范，影响了采购的效率和有效性。 3.2.13.2.1 企业在采购环节中都存在权力集中现象企业在采购环节中都存在权力集中现象 采购权力集中于少数领导手中，采购管理部门形同虚设，采购流程不公开、 不透明、不科学，采购管理人员和采购人员、采购人员与采购人员之间不能相 互监督，采购过程无据可查，无据可依，致使采购活动失去监控。表现为：采 购无计划，盲目采购、乱采购；采购论证、评审不到位，缺乏市场调查分析， 资金、生产双受损；采购不公开招标，或招标不规范；签约不认真执行合同法， 有的甚至不签采购合同，事后也对合同的执行情况不闻不问，有的报销数额竟 大大高出当时市场价格或合同价款，造成损失浪费；采购验收不严，帐物不符， 导致经济纠纷，使企业蒙受经济损失等。 3.2.23.2.2 企业采购监控制度不完善企业采购监控制度不完善 采购的监管是企业采购的一项重要内容，关系到能否实现采购的目标和能 否完成采购计划。在采购的运作过程中，实际工作于采购计划往往会出现偏差， 而采购监管与控制的职责就是纠正偏差的过程，采取各种措施，把那些不符合 要求的的采购活动纳入到正常轨道上来，是企业稳定实现采购的目标。他主要 包括对采购人员的控制、采购流程的控制、采购资金的控制、采购信息的收集 与使用以及采购绩效考核。 在这里重点讲一下采购绩效评估的问题，有些企业在对员工进行评估的时 候不能公平的对采购人员进行进行评估，有的企业部分职位大小采取同样的评 估标准，很难反映企业的采购人员的能力，有的根本就不按实际情况进行评估， 而是按资历评估，资历越老评价越好，以此类推，埋没了很多后进之秀，造成 年轻有为的采购人员离开公司，投入别的公司的怀抱。除此之外，对采购人员 的的奖罚不及时，奖罚不分明，奖罚不公诸于众，甚至带有个人感情，以至于 采购人员在工作室消极应付，甚至有些采购人才无法忍受而离开公司。 总之，企业在采购监控时不能使监督部门监督与群众监督相结合；不能使 监督公开化、经常化、制度化；不能通过建立制度，开展企业采购效能监察； 不能让监督部门全程参与到采购活动中，只任命自己信任的人参与进来，增加 监控失误风险，做不到防患于未然；更不能通过发动群众参与监督，从群众中 和市场上聘请特邀监察员，对企业采购行为进行公开民主评议和监督举报；甚 至对那些经过民主评议不合格的采购人员和供应商不能采取及时的惩罚措施； 在发现违纪违法问题时不能及时查处，并及时将查处结果公诸于众。这些问题 是采购监控中的主要问题。 3.2.33.2.3 企业缺乏将生产、销售与采购结合在一起的体制企业缺乏将生产、销售与采购结合在一起的体制 企业要实施高效的采购行为，需要企业内部各业务部门的协同配合，包括 设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等，并适时进行相关数据的维 护，如物料、供应商、采购价格等，只有这样才能以合理的价格采购到所需的 物料、合适的数量并实施正确的交付。 3.33.3 企业采购人员的综合素质低企业采购人员的综合素质低 要保证采购工作的顺利进行,在企业内部应建立一个高效率、团结协作的采 团队,不同的团队成员发挥不同的采购功能。企业采购组织的人员,一般由如下 人员组成:市场及需求分析员、供应商管理人员、采购计划员、进货管理人员、 采购质量管理人员、库存管理人员、采购统计分析人员、财务与成本核算人员、 采购人员及采购经理人员态的市场经济环境下,物资的采购价格与供应数量经常 调整变动。采购人员是企业采购工作的执行主体,因此,采购人员的素质高低,会 直接影响企业采购的效率、质量和效益。 3.3.13.3.1 采购人员能采购人员能力不足力不足 采购不仅是购买东西的简单行为，它更是一门专业技术需要专业知识。采 购人员应熟悉业务，具有能满足工作要求的业务素质。具体包括：掌握业务合 同的谈判、签约的程序和方法；掌握企业采购政策和与采购、采购质量控制有 关的书面程序并能在工作中认真贯彻执行；了解顾客和供应商的需求，能熟练 使用计算机及其它信息技术；具有考虑综合成本的头脑，能充分领悟整体供应 链的要求；具有扎实的专业技术知识，具有与采购货品有关的技术、质量等专 业知识，包括理化特征、检验和判定质量好坏的标准和方法等。采购人员还必 须具备成本意识、精打细算的价值分析能力,其次,要具备成本效益观念,要买价 廉物美的物品,随时将投入与产出加以比较。采购人员还要具备预测能力,根据 物品原材料价格的涨跌及其幅度,判断采购成本受影响的幅度,从而对物品将来 的供应趋势做出合理的预测。另外,采购人员应有很好的表达能力、良好的人际 关系和专业知识。但是，现在企业的采购人员能力参差不齐 ，甚至有些采购人 员根本不具备采购的能力，不熟悉采购的有关流程；更有甚者，有些企业的采 购人员根本就是滥竽充数，不懂装懂。 3.3.23.3.2 采购人员品德方面采购人员品德方面的问题的问题 在大多数企业里，有很多采购人员不以企业的利益为重,不恪守职业道德, 见利忘义,图一己私利而损害整个企业的利益。拥有采购全的业务人员经常会被 各种各样的供应商所包围，有些供应商通过人际关系向采购人员打感情战，有 的供应利用红包回扣等物质条件进行利诱，于是有些采购人员经受不住诱惑， 以牺牲企业利益来换取个人财富的增加；有些采购人员甚至会为了回扣或受贿 而不顾采购物料的质量，不管是否缺料或缺货而与供应商达签订购买合同，严 重损坏公司利益。 3.43.4 企业管理采购中供应商管理薄弱企业管理采购中供应商管理薄弱 市场经济条件下,企业采购的外部环境发生了重大变化,主要体现在进货渠 道多、价格差异大、质量难以控制、采购风险大等方面,这对企业采购工作提出 了新的要求。供应商和客户之间的利益关系并不完全一致，必须在变动的采购 利益关系中准确界定企业的利害关系，并以此为基础开展采购行为。然而有些 企业企业没有转变原有的采购观念，在供应商的管理上力不从心，从而成为企 业的负担。供需关系是临时的或短期的合作关系，而且竞争多于合作，与供应 商建立战略合作伙伴关系相当多的企业里还只是一种概念，谈不上实际行动。 3.4.13.4.1 供应商的选择问题供应商的选择问题 我们先来看一个例子。 广东有一家制鞋厂，主要生产中高档女式皮鞋和运动鞋。需要大量质量等 级不同的皮革，为了节省成本，公司一般都是选择一到两家皮革供应商作为原 料来源。工厂的采购人员主要是有厂长的亲信和部分比较有经验的制鞋技术人 员担任，一直以来，采购的皮革及其他原料都能满足公司的需要，但是最近制 鞋技术人员发现，皮革的质量越来也差，向上及反映后才发现原来是原料出了 问题。经过对采购人员询问和调查，发现是采购人员没有认真选择供应商所致， 采购人员只是凭借自己的经验和与供应商的关系，考虑一下供应商的价格就决 定了供应商，根本就没有对供应商进行调查和认真甄选。 在实际工作中采购人员应对供应商进行筛选，对比供应商的技术水平、供 应商的产品质量是否符合生产要求、供应商是否有能力供应企业所需的原料、 供应商的价格、供应商的地理位置、供应商的信誉、供应商交货的准确率、供 应商的快速响应能力以及供应商的售后服务来进行选择供应商，此外还要进行 资信评估，合作评估及合作制度等。许多企业现在并未重视这项工作。通常的 情况是， ，很多采购人员不能全面考察供应商，只是凭借自己的经验和喜好来选 择供应商，有的甚至是因为和供应商有某种关系而选择某个供应商；采购大权 由某位负责人独掌；对供应商缺乏评价，即使采用招标制，考察的内容也局限 于价格，从而导致不能选出合格的供应商，并在日后的合作中遭受损失；对供 应商的合作状况没有记录和评估，产品及服务得不到改进。与现有供应商之间 的关系难以协调且不易发展新的供应商。即使是以招投标方式的采购，在传统 模式下，也同样面临地域限制，流程不透明，过程烦琐，人力与资金耗费巨大 等限制。如上因素均造成了企业整体采购成本的居高不下，难以面对激烈的市 场竞争而形成规范高效的采购管理。采购管理成为企业在传统模式中提高企业 竞争力的瓶颈。 3.4.23.4.2 和供应商关系不稳定，不能建立战略合作伙伴和供应商关系不稳定，不能建立战略合作伙伴 现在很多企业和供应商只是以临时的或短期的合作机制为主，造成了企业 和供应商之间竞争多于合作，造成了更多的时间浪费在解决日常问题和供应商 的频繁选择上，导致了企业在采购过程中的不确定性，导致采购方和供应方未 能达成双赢的战略合作伙伴关系。 采购是企业为满足特定需要而发生的外部购买行为，在这种行为中，企业 和供应商之间的利益关系并不完全一致，甚至是利益互相冲突的矛盾对立体， 企业希望从供应商那里少付一些资金，供应商希望从企业那里多拿一些因此很 多企业对建立供应商伙伴关系只听留在口头上的承诺，在合作中只强调供应商 提供高水平的的客户服务，忽视对供应商作出的长期合作承诺，没把自己放在 供应商的位置上考虑当物资短缺时，很难找到令人满意的供应商，价格过高， 影响企业正常生产；当物资供过于求是，许多供应商蜂拥而至，争相推销自己 的产品，但公司缺少的是稳定的、与公司长期保持密切合作关系的供应商。 虽然有些大公司，例如跨国公司，会与一些大的供应商建立合作伙伴关系， 在进行产品研发或研究时会派驻各自的技术人员参与其中，但是即使是参与也 只是参与其中很少一部分的研究，因为企业和供应商之间无法建立互相信任的 真正的战略合作伙伴关系，会因为保护自己的商业秘密而拒绝对方的深入参与， 给双方带来更大的信危机，进而，合作关系会因为一些小细节而破裂。 企业和供应商之间信息私有化、未经集成，采购信息没有实现有效共享。 没有建立对采购数据的唯一性录入、动态更新和维护的机制。也没有健全可以 快速地寻找并评价供应商、询购、形成采购订单、审批、跟踪采购情况的采购 数据。企业为了保守企业秘密，不愿意和供应商实施信息系统一体化。 由于不通畅的信息以及落后的采购模式，在市场需求发生变化时，采购方 不能改变已经提供给供应方的采购合同，供应商也不能根据企业的库存、计划 等信息调整供应计划，以至于企业响应用户需求的能力迟钝，影响企业的效益， 更重要的是降低了企业的竞争力，从而给企业造成不必要的经济损失和信誉危 害。 4 4 企业管理采购问题的解决办法企业管理采购问题的解决办法 4.14.1 采用采用 JITJIT 采购方法实现信息共享采购方法实现信息共享 在企业组织架构中，采购部门作为与供应商交互、对供应商作出承诺的唯 一窗口，它是连接公司客户和供应商的纽带，其他各个部门不能进行对外采购 活动，应把各部门的采购需求汇总到采购部门完成购买活动，也就是采购组织 集中化和中心化。因此应用 IT 技术为开发新型、高效的采购方式提供了可能， 基于 JIT 下的集中采购是相对分散采购而言的，即采购组织为多个企业实施采 购，这种形式适用于集团企业。如惠普公司运用信息技术重建采购流程，总公 司与各制造企业使用一个共同的采购软件系统，虽然各部门仍然像过去那样自 己订货，但因为使用了统一的标准的采购系统，总部可以全面掌握需求情况， 并派采购部与供应商谈判，签订总合同，大大降低了采购成本。 通过 JIT 系统可以将企业采购组织架构和人员职责权限进行固化，同时可 以实现采购信息在企业内部、外部供应商之间的快速传递和共享，解决信息不 通畅问题。材料采购、供应、审计等部门要将本企业所需物资按品种分类，将 价格质量标准、验收、领用情况及供应厂商资料输人计算机，建立局域网。这 样，既可随时了解材料需求、质量、价格等情况，节省人力物力，又可防止人 工操作的不规范。 4.24.2 建立健全的采购管理和规章制度建立健全的采购管理和规章制度 经过上面关于管理制度和体制问题的分析，我们已经知道目前的采购管理 现状已不适合物资采购工作,这就要求我们要健全、完善采购管理体制和各项规 章制度,为加强采购管理,做好采购工作提供组织和制度保证。 例如,建立健全的物资采购管理制度,设立专门的采购监督部门,制定和完善 物资招标采购、物资比质比价择优采购等一系列管理办法,把物资采购全过程都 纳入规范管理的轨道,做到有序可控；明确物资采购机构的职能范围，弄清企业 采购业务的工作职责，对物资采购的实施、质量的检验、资金的动态管理、采 购的监督控制、综合考核等职能进行划分，做到机构到位、职能到位、管理到 位；实现采购权、验收权、保管权的分立；建立健全严格的规章制度，制定价 格管理办法、招标管理办法、集中采购管理办法和相应的配套实施细则。物资 采购的监督检查；财务、审计等部门应参与物资采购的全过程，并通过审查账 簿、定期盘点，对材料计划的执行情况、质量、价格等情况进行检查、监督、 指导。 4.34.3 提高采购人员素质提高采购人员素质 经过上文关于采购人员素质问题的分析，我们知道做好物资管理工作,必须 组建优秀的采购团队,团队的每一位成员都要有大局意识、奉献精神,愿意为完 成共同的采购目标而奋斗。从目前的情况来看,提升物资管理团队素质的方法有 三个。 4.3.14.3.1 提高企业采购人员的才能提高企业采购人员的才能 加强业务学习,提高采购技能。要掌握现代物流科学理论、方法和手段以及 物流管理专业技能,不断更新知识层次,以适应不断发展的采购工作需要,胜任更 多更高的采购任务。尤其在目前物流信息化管理的前提下,还要求采购管理人员 必须具备计算机操作能力,准确把握市场发展的态势,特别是每一类物资的供应 情况,供应商的情况,供应渠道等,只有这样,才能采取相应的采购策略，并具备 发现问题、分析问题、解决问题的能力；采购人员必须具备成本意识、精打细 算的价值分析能力,另外要具备成本效益观念,要买价廉物美的物品,随时将投入 与产出加以比较；采购人员还要具备预测能力,根据物品原材料价格的涨跌及其 幅度,判断采购成本受影响的幅度,从而对物品将来的供应趋势做出合理的预测。 最后，采购人员应有很好的表达能力、良好的人际关系和专业知识。 4.3.24.3.2 提高采购人员的思想品德提高采购人员的思想品德 采购人员要有保密意识，采购的物资跟研究的项目密切相关,有时会涉及保 密信息,而采购人员又需要频繁地与外界接触,保密原则这是科研单位采购人员 必须遵守的最基本的原则；遵纪守法,廉洁自律，遵纪守法是物资采购管理人员 必备的品质,必须树立法制观念,杜绝索贿、受贿和损公肥私的违法违纪行为,搞 好廉洁自律,讲采购工作置于公开透明的环境中,维护单位声誉,一心一意为物资 采购工作服务；踏实肯干的奉献精神，采购人员必须严谨细致,在采购工作中勤 奋、踏实、兢兢业业,一切以保障科研生产为中心,特别对于紧缺物资的采购,紧 急项目采购,采购人员必须具备奉献精神。 4.3.34.3.3 实行采购绩效评估制度实行采购绩效评估制度 越来越多的企业管理者认识到一个采购部门在整个企业中发挥的巨大作用, 尤其是一个配备了有能力的雇员和恰当组织的采购部门。有两种评估方式：定 期评估和不定期评估。 定期评估是配合公司年度人事考核制度进行的。一般而言,如果能以目标管 理的方式,也就是从各种工作绩效指标中选择年度重要性比较高的项目中的几个 定位绩效目标,年终按实际达到的程度加以考核,那么一定能够提升个人或部门 的采购绩效,并且,这种方法因为摒除了“人”的抽象因素,以“事”的具体成就 为考核重点,也就比较客观、公正。 不定期评估 是以专案的方式进行的。比如公司要求某项特定产品的采购成 本降低 10%。当设定期限一到,评估实际的成果是否高于或低于 10%,并就此成果 给予采购人员适当的奖励。此种评估方法对采购人员的士气有巨大的提升作用, 此种不定期的绩效评估方式,特别适用于新产品开发计划、资本支出预算、成本 降低的专案。 4.44.4 加强企业的供应商管理加强企业的供应商管理 通过上文对供应商问题的分析，我们知道要全面改善和提高这些关键要素， 尤其是市场反应速度，企业必须借助于外部资源和战略合作关系，与上游供应 商、下游经销商和用户建立相互依存的供应链关系，通过有效协作提升供应链 上各节点企业的能力，以达到多赢的目标。企业与供应商的战略伙伴关系,是指 存在于客户及其供应商之间的、双方合作的、长期的产品交易关系。这是一种 基于相互信任,通过彼此间的信息沟通,实现风险共但和利润共享的一种企业合 作关系。 4.4.14.4.1 对已有的供应商进行激励对已有的供应商进行激励 （1 1）价格激励）价