航运、物流企业分公司管理制度.doc

航运/物流企业分公司管理制度为了加强对总公司下属各分支机构的管理，理顺业务程序，规范操作行为，特制订本办法。第一部分 综合管理一、 基本管理制度及业务流程各分支机构应遵照集团及总公司的有关管理规定和业务流程，并结合自身的工作实际，建立起文件化的管理体系，经总公司办公会批准后报备企划部。文件化的管理体系须包括以下几方面的基本管理制度及业务流程：1、 财务制度；2、 人事、行政制度；3、 业务管理办法及流程；4、 其他基本管理制度。二、 工作计划及汇报：1、 在上一年度（或月度）末，拟制工作计划、经营及管理指标等，于规定时间内报与企划部汇总报批。2、 对批复获准的工作计划、指标等，再分解到本分支机构内的各个部门。所分解指标要求明确、具体、量化，有可操作性。3、 每月25日前按照公司固定格式上报本分支机构的月度报告（如遇节假日，应提前一、二天上报）。4、 遇有重大事件或紧急情况应及时与公司总经理或相关职能部门联系，采取及时、有效的应对措施。三、 人事工作1、 招聘辞退依据年度招聘计划，根据实际工作需要，向总公司提出招聘申请（应包括招聘岗位名称、名额、性别、工资待遇、年度招聘计划完成情况等），获得批准后，即组织信息发布、初试筛选工作，并将相关信息发往总公司。2、 日常管理经批准录用的员工，各分支机构除了要为其办理各项手续外，还需在内部为其建立人事档案，以备日后查阅及管理。各分支机构负责人依照集团、公司及自身的管理制度负责本机构的日常管理工作，实行奖勤罚劣，并将奖罚情况以书形式于每月22日前报总公司备案。3、 员工培训员工培训工作应按年度公司制定的培训计划执行，对于已完成的培训，需在每月二十五日前将情况报备总公司存档。4、 人员选拔及调整各分支机构负责人应做好内部人员的业务指导，定期与员工进行沟通交流。 四、 行政工作1、 对外关系 未经总公司同意，任何分支机构不得对外开展诸如合作等正常业务以外的事项，如有发生，将追究8当事人的相关责任。2、 合同管理 分支机构经常性合同应制定范本，报总公司企划部组织评审后方可实施；合同范本中的实质性条款如有重要变更，应报总公司审批。3、 档案管理各分支机构应逐步建立、完善本机构的档案资料，包括以下内容：（1） 营业执照、批准证书、法人代码证、税务登记证、出资证明。（2） 立项审批表、合资合作合同、章程、可行性研究报告。（3） 集团或总公司重要决议。（4） 其它应归档的文件。以上内容如有变更，应立即归档。4、 日常事务其他如采购、办公设备使用等事项按集团或总公司的规定统一办理。第二部分 财务管理一、 分公司财务制度（一） 现金、转账支出日常办公性、消耗性支出 ，事先填写现金付款申请书，列明事项、金额，传真至总公司财务部，交总经理审批。收到回复后方可办理现金报销手续，批件作为附件，一并进行账务处理。（二） 业务收付费账单的录入及转账无论是上海港、还是内支线中转货，业务员均应在完船以后当天填写费用明细单，审核无误后，交给财务，由财务做收付费转帐。如业务员要修改费用明细单，需填写更改单，并交经理签字后，方可转给操作录入账单，再转给财务。（三） 内部往来账的管理通过总公司操作的近洋、远洋货，总公司不再每票开具运费发票，双方财务通过对往来账，明细结算金额，开具总额发票，及时入账。1、 直接从上海港出运的货物，每笔运费均由总公司给业务员，业务员据此填写费用明细单，如有异议，应在三天内提出，否则视为确认。2、 内支线中转货的出口。由财务人员根据费用明细单，如有问题，应及时反馈。中3、 进口业务的费用确认。分公司目前不操作进口业务，但有些客户为了换单方便，愿意将运费直接支付给分公司。（四） 应收账款的管理。分公司在收费方面加强力度，加快资金周转速度，及时回收运费，严格禁止三个月以上的欠款，将应收账款压至60天以内。（五） 应付账款的结算。收到付费发票后，业务员应先审核，确认与费用明细单上的付费金额一致后，再转给财务。（六） 发票管理。发票由财务集中保管，业务员填写业务联系单，财务根据费用明细单核对无误后，开具发票，不能高开、虚开发票，建立发票登记簿。绩效考核。分公司根据业务、操作、财务流程的规定，制定完善的内部奖惩制度。第三部分 业务管理一、 内陆地区联运货物提单签发管理规定（一） 总则l 内陆地区联运货物泛指长江内支线经长江运输、铁路运输到上海港由船舶舱位中转至目的港的出口货物；l 内陆地区联运货物出口提单签发由总公司统一负责；长江沿岸由分公司负责；l 提单不得作为货代或其他联运提单签发（江海联运货物可以签发船务提单）。l 内陆代理所需正本提单按照实际使用额度预先向总公司申领，并编号留存，下次申请时必须将原签发出去的提单副本或销毁的正本提单一并交到总公司统一存档。（二） 提单的缮制1、 提单的基本内容与缮制要求l 提单编号（B/L NO.）提单编号位于提单右上方，编制规则由总总公司统一制定。l 托运人（SHIPPER）此栏请填写托运人的名称和地址。l 收货人（CONSIGNEE）此栏请填写收货人的全称和地址；为便于卸港代理通知收货人，请尽可能的填写电话号码或传真号码。收货人可以是“TO ORDER”或“TO ORDER OF XXX”，如果是“TO ORDER”通常作为“凭托运人指示”理解。l 通知人（NOTIFY PARTY）当提单上收货人已有详细地址和名称，通知方一栏可以是任何一国的名称和地址；当签发收货人为“TO ORDER”提单时，此栏必须填写通知方的全称、地址和电话号码/传真号码。如果托运人的信用证有要求，此栏可再填写位于任何国家的第二通知方的名称和地址。注：关于托运人对通知方一栏的申报应符合卸港或交货地点的习惯要求，否则一切后果概由托运人负责。如有些国家、地区要求通知方必须为当地，否则不允许货物进口。l 海运船（VESSEL/VOY NO.）此栏填写海运船的船名和航次，但在货物被转运时填写此栏需注意：1） 程海运船的船名和航次具有不确定性，一般不体现在提单上；2） 如客户要求必须在提单上体现二程船信息，请填写“TO BE NAMED”或者“XXX（二程船名）OR HER SUBSITUTE”。l 装港（PORT OF LOADING）此栏填写货物实际装船港口。当货物被转运时填写货物被装上干线海运船的港口，此栏的港口名称应与海运船一栏的船名相对应。l 卸港（PORT OF DISCHARGE）此栏填写货物卸船的港口名称（为避免港口名称重复，应加注国家名）。l 交货地（PLACE OF DELIVERY）此栏仅在货物被转运时填写，表示承运人最终交货的地点。l 货物栏1） 标志和序号、箱号和签封号（MARKS & NOS.；CONTAINER NO./SEAL NO.）2） 集装箱数量和件数、货物情况（NUMBER AND KIND OF PACKAGE；DESCRIPTION OF GOODS）3） 总重（GROSS WEIGHT）此栏填写装入集装箱内货物的毛重（公斤）。4） 体积（MEASUREMENT）此栏填写装入集装箱内货物的总体积（立方米）。5） 集装箱总数或件数总数（TOTAL NO. OF CONTAINERS OR PACKAGES）在整箱货运输的情况下，此栏填写承运集装箱的总数；在拼箱货运输的情况下，此栏填写收到货物的件数。l 运费1） 费和其他费用（FREIGHT & CHARGES）一般不填写实际的运费费率，只注明“FREIGHT PREPAID”或“FREIGHT COLLECT”或“FREIGHT PAYABLE AT XXX”及附加费的支付方式（FAF、YAS等）。2） 付费地点（PAYABLE AT）此栏填入到付运费及第三地付费的付费地点。3） 签发地点和日期（PLACE AND DATE OF ISSUE）此栏填入提单缮制和签发的地点和日期。4） 正本提单的数量（NUMBER OF ORIGINAL BS/L）此栏填入根据托运人要求签发的正本提单的数量，通常为三份。l 装船日期（LADEN OF BOARD THE VESSEL）此栏通常填写承运船舶离开提单项下装港的日期并在日期上签章。l 特殊条款1） 终目的地（FINAL DESTINATION）如果托运人坚持要求提单上标明最后目的地，可在货物情况（DESCRIPTION OF GOODS）栏目中加注“FINAL DESTINATION OF THE GOODS NOT THE SHIP:XXXXX，FOR MERCHANTS REFERENCE ONLY”。2） 装卸条款鉴于有些港口关于装卸费用划分或货物检疫的特殊规定，提单上需要加注特殊的条款，如CY/FO，CY/LINER OUT等，这些条款必须根据该航线的航运惯例由船务决定是否接受。l 冷箱温度在运输冷箱时，应尽量避免在提单正面标明冷箱设定温度。有关装船日期的特殊情况显示有装船日期的提单被称为“已装船提单”(S.O.B B/L),与此相对应的是“收货待运提单”（RECEIVED FOR SHIPMENT B/L），“收货待运提单”通常用在联运中，显示的是在装货场站收受货物的日期。（三） 提单的签发l 提单必须在货物离港或出运后签发，签单之前预先确认货物已经全部装船；l 不得倒签、顺签、预借提单；l 提单签发标准格式要求：l 非普通货物接载必须预先得到总总公司确认；（四） 特殊情况下提单的签发l 预借提单l 倒签提单l 转换提单1、要求a) 记名提单在办理转换提单时，需由收货人提出申请，并经发货人背书；指示提单在办理转换提单时，需由发货人提出申请，或经发货人背书转让的提单持有人（一般为通知方）提出申请；b) 货主（申请人）在办理转换提单时，必须提供保