OA使用管理制度-华.doc

OA使用管理制度一、 总则1、 为了提高工作效率，保障信息传递畅通，特制定本制度。2、 OA办公管理系统（以下简称OA系统）是以泛微协同办公标准版办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高办公整体管理水平的重要手段。二、 组织职责及权限OA系统的运行中，各部门各负其责，协同配合。职责如下：1、公司决策层是公司OA系统的监督、审核、审批的最终决策者。决策层包括：总经理、董事长，主要职责有：（1）负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（2）负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核；（3）负责OA系统核心工作流程的设计、修改；（4）负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（5）负责对系统内的保密设置进行定期检查。2、人力资源部是OA系统的归口管理部门，OA管理员主要职责为： （1）负责制定OA系统规章制度； （2）负责领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；（3）负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（4）负责OA系统的数据备份；（5）负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；（6）负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）负责系统用户注册、注销、现有用户及新增用户的审核等管理；3、总经办负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：（1）负责OA系统软件的维护管理；（2）负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（3）负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（4）负责文件柜功能模块各部门书写权限的设置。4、其他部门主要职责为： （1）负责制定本部门OA系统相应管理制度； （2）负责指定部门OA管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；（3）部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给人力资源部申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；（4）负责根据本部门工作需要，提出优化需求。三、 登陆管理1、系统正式运行后，所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。2、系统用户必须建立个人密码，及时更改、保护好个人登录密码。多人共用一台计算机的，如暂停OA办公需及时退出OA系统，以免他人介入工作环境。3、登陆OA系统用户密码应经常更改，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰审批流程。四、 安全保密 1、 公司OA管理人员涉及修改流程及内容，必须经过部门经理、分管副总、总经理、董事长确认后方可实施，由OA管理员修改流程及表单，严禁擅自更改删除，避免电子数据的失真或丢失。2、 OA管理员应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 3、 OA系统中所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 4、 未经管理人员本人同意，任何人不得随意让无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。发生泄密的情况，将按内容追究相关人员法律责任。五、 模块功能说明（一） 我的流程 我的流程模块设新建流程、待办事宜、办结事宜等，亦可进行相关流程查询等，新建流程模块按公司制度规定的审批流程处理。（二） 新闻公告1、 新闻公告模块包括：RSS资讯、新闻发布、公告管理、文本聊天室和投票调查等子模块。2、 各部门发出、报送的各类公文原则上统一由总经办通过办公自动化OA系统发送，其他如通知、成绩公告等栏目等由分管副总确定由OA管理员统一上传，并内部提醒相关人员。3、 公文签发后，由总经办编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至各部门主要负责人和OA管理员各一份，并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。发文办理程序为各部门拟稿人按发文流程，由本部门领导审核，提交分管领导、总经理、董事长阅批，后转总经办经理统一编文下发。4、 电子公文与纸质公文具有同等效力，不加盖电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门可向总经办申请正式文件。（三） 我的任务1、 此模块包括：常务安排、我的计划两个子模块，常务安排模块又分为我的日程、新建日程、日程管理、我的日志、下属工作日志等部分，我的计划分为我的计划、新建计划、计划管理等。2、 各部门推行日志管理，完善计划管理，所有员工每天须填写各自工作日志或提报分管领导。工作日志每天下班前填写或提报，工作计划每周下班前填写或提报。（四） 我的协作公司各级领导及各部门安排及布置的日常性、紧急性等重要工作，各具体策划组织或发布者，可通过OA提报我的协作，具体版式及内容要求详见OA产品使用手册。（五） 其他功能模块详见OA使用手册。六、 OA办公考核（一） 批/ 回复为实现信息的畅通，实现批/回复管理，即员工按职责对相关信息，应及时给予回复：1、 通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的， 每个员工必须最迟在两天内给予回复。2、 急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在当天给予回复。须急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通、传递，相关人员在接到通讯通知后，必须在通讯通知后一小时内给予回复。（二） OA办公考核及奖罚为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理：1、对未按规定及时回复的由管理员进行记录，每月进行公布，列入考核，对造成工作受到影响的将予以考核；如若未能按照回复的规定进行相应的回复，则第一次由其分管领导在OA栏目上发布批评警告并通知，第二次未予及时批复，总经理核实后，由公司给予50元的罚款并予以通报。2、不按期、按时报送信息的，如：项目简报、管理周报等按漏报次数给予主要负责人经济考核；3、发生影响OA系统维护管理的，视情节给予相应的考核。七、 网络维护为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；1、 OA管理员是OA系统栏目、版面变更、组织架构调整、账户开通、注销及修改和流程设计、修改唯一的指定人；2、 禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等。八、 应急措施应急措施是保证文件信息、资料不丢失的有效措施。1、对制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；2、需要进行归档管理的资料、信息由管理员指定相关人员进行备份；3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理和资料备份，对服务器进行安全防护。九、 附则1、各部门领导对本部门在OA