财务报销制度doc.doc

财务报销制度为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特制定本制度。一、 备用金（暂支款）管理1、 暂支款是因公司业务需要的临时性借款，并且实行一人一单制度，不能在同一暂支单上签注两个或两个以上的姓名。2、 公司员工因工作需要借用现金的，需填写暂支单，填明借款人、借款用途、借款金额、还款期限，并签名后，交部门负责人审查、经会计、总经理审批。3、 借款一律实行“谁借谁还，前账未清，后账不借”的原则。4、 借款人借款的须在还款期限内报销，无正当理由逾期不报销者，财务部有权直接从其工资和公司应支付其任何款项中优先扣除，直到扣完为止。凡借款未经报销结算者，财务上有权拒绝第二次借款。5、 结算报销时，借据不予退还，对结算报销人交回的现金可出具收据，也可以以结算单代替。6、 私人非因公不得借款，也不得将公款相互转借。7、 备用金须按借款手续办理审批，备用金领用人员定期编制备用金报销清单，在规定限期内按报销手续报销，并定期补足备用金。8、 现金或支票进行零星采购的五天内报销。9、 属于差旅费或零星购物的现金借款，应于出差回公司或办妥手续五天内办理报销手续；凡信汇（票汇）至外地的非现金借款，借款人应在规定的时间内催回发票或收据，在收到货物、公司用品确认无误后办理报销结账手续。逾期未报，财务室有权扣押经办人相应的工资额予以抵偿，如确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务部讲明原因，有必要时要签署书面文书，经有关领导同意后方可再借。10、 暂借款限额：零星采购日用办公用品最高限额200元/次；差旅费最高限额江浙沪为1000元/人，其他省市为2000元/人。如有特殊情况则另定。二、 差旅费报销1、 因工作需要出差应填写出差报告书，由出差人员写明行程计划，出差时间、地点、申请金额按“车费（住宿费生活补助）出差天数”计算申请借款金额。按借款审批程序审批，经借款人、部门负责人签字，财务审核，总经理审批后,凭出差报告书按公司借款程序预借差旅费。2、 出差人员出差返回报销差旅费时，凭出差报告书和其他票据报销，无出差报告书者财务部有权拒绝报销差旅费。3、 实际出差时如需到出差报告书上未注明的其他地方去，或超出预计出差天数的，报销时必须提供书面说明书并经上级领导批准，否则财务部有权对相关单据不予报销。4、出差人员报销差旅费程序：A、填写费用报销单，附上合法的有效的原始单据并粘贴整齐。与出差报告书一起附上，交会计人员审核，如有不真实、虚假的票据，会计人员有权拒收。票据填写错误或遗漏不可报销，须退回重开。B、会计人员审核无误后，呈交总经理签字后方可交出纳付款。如之前有预借款项，财务须冲销其借款。5、出差人员回公司后，必须在5个工作日内报销。无正当理由逾期不报销者，财务部有权直接从其工资和公司应支付其任何款项中优先扣除，直到扣完为止，凡借款未经报销结算者，财务上有权拒绝第二次借款。6、出差期间除经理以上人员外，一般不准报销出租汽车票，特殊情况需报销者，需另行书面报告说明原因，呈上级领导批准方可。7、出差回来后超过5天的出差单据、假票据、或不符合规定的票据，财务不予报销。8、出差过程中的礼金、礼品费用和执行费用未经总经理批准不予报销。（如发现工作人员在工作中徇私舞弊，收受回扣、有索贿、受贿现象，公司有权力扣除其当年奖金，情节严重的将给予解聘。9、差旅费报销标准：A、出差人员的住宿费实行限额制，限额内据实报销，超支部分不予报销特殊情况须另行书面报告说明原因，并报上级领批准方可。B、出差无住宿发票（含出差人员回家住或借宿）的，可按住宿标准减半给予补助。C、凡参加会议，会议对食宿有规定或或统一安排的，按会议通知执行，实报实销。D、出差人员因各种原因丢失飞机票、火车票、轮船票，凡有公司同行人证明的，可按公司同行人的票据，在不超过其享受的标准范围内报销。凡无公司同行人证明的，只报销其可享受的标准范围内票额的50% 。三、费用报销1、对于公司各部门费用开支，应由部门主管每月末提供下月费用开支计划，并经总经理审批，规定费用额度。严格执行，凡超过费用额度和不应报销的费用，会计有权拒付。2、日常办公用品按每人每月一定标准控制使用，于每月初5日前，由部门统一申领，超标准的不予领用。3、各部门通讯费、个人通讯费标准由公司核定定额标准。超标准的不予报销。4、 业务招待费各部门内部应实行限额使用、不得超支的原则；部门内部有关部门实行“先申请，后执行”的原则，申请时应说明招待客人的级别、人数、预算标准等；需事先经公司总经理批准。事后按正常程序报销。5、费用的报销须填制费用报销单，填明金额、用途、费用开支明细、报销人、所附单据张数，将发票、单据粘贴在付款单后面，经部门主管审查，财务审核，总经理审批后，交财务付款。 6、 公司员工外出办事，原则上不能乘坐出租车，若确因工作需要须乘坐出租车的须事先请示公司领导，并在报销单上注明原因。7、 所有需报销的各种原始单据，必须在单据所属日期的当月报销，否则财务不予报销。8、 费用原则上每周报销一次，不得拖延，特殊情况须经财务、总经理审批。四、招待费1、招待范围1）有关公司日常业务往来、厂家（供应商）；2）公司新老客户。2、招待程序1）来客部门经理填制“来客就餐申请表”，报公司办公室安排就餐事宜；2）办公室根据“来客就餐申请表”上来客对象和人数核定招待标准，报总经理审批。3、招待标准1）有关公司、厂家、客户业务人员或经理莅临，按就餐人数每人40元的标准执行。2）有关公司、厂家老总莅临，经公司总经理批示，由有关对口部门负责安排。4、陪客对象1）原则上对口作陪；2）各部门来客原则上由该部门经理作陪；3）客户或联系业务的，由该业务部门经理作陪；如有必要，相关人员可陪同参加。五、材料、物资的采购材料、物资的采购涉及成本、货品质量、工作效率、资金占用等诸多方面，在公司经营活动中占有举足轻重的地位，是保证经营活动顺利进行的前提。1、材料、物资的采购经采配储运部根据实际情况开具采购订单（OEM订单由自己采购的应由OEM负责人开具采购订单，再经采配储运部复核），并详细列明供应商信息、采购数量、采购单价等，经采购部经理审查、财务、总经理审批后，交财务部备案。按计划采购，未经审批擅自购买者不予报销。2、采购的材料、物资验收入库后，填制付款凭单，填明金额、用途、数量、经办人、所附单据张数，将发票、购货明细、入库单（经仓库管理人员验收签字）、采购订单，粘贴在付款凭单后面，经部门主管审查，财务审核无误，总经理审批后，由供应商到财务部结款，不允许公司内部人员代供应商办理结款手续。3、对业务上的预付款要查验和供应商签订的合同，没有合同协议的，不得付款。对外签订的经济合同，必须送交财务部一份，作为收款或付款的依据。同时附供货方的营业执照复印件，一般纳税人企业须附上资格证书复印件。4、公司的预付款项，必须根据合同或协议办理付款申请单，经财务审核并报总经理审批后，办理付款：付款手续不全的，不得付款。六、商品的销售管理1、销售的出退库管理流程见“成品出库管理流程图”和“成品退货管理流程图” 。2、销售退款流程：销售部门开具退货款申请单（根据合同约定），经部门负责人确认、财务部复核，最后报总经理审批后方可退货款。3、原则上，对外销售都应与客户签订销售合同，作为销售管理的依据，也从长远方面来维护公司的利益。4、对外签订的经济合同，必需交原件到财务部，作为收款或付款依据。同时附客户相关证件复印件。七、发票的开具和管理1、销售负责人应根据相关要求，打印出开具正式发票的申请单，经部门负责人签字后，报财务开具正式发票。2、为了确保公司开出的每一张发票都能迅速、安全地到达客户手中，减少因发票丢失给公司带来损失，请销售负责人按以下规定执行： 发票的送达:同城的速递或在方便的情况下亲自送达；异地的快递 发票的确认：在发票送出前要通知收件人送达时间，并要求收件人收到后及时反馈，作好确认工作。 处罚措施：由于未按照规定送达发票，造成发票遗失，公司将根据造成的损失给予100-500元的经济处罚。八、对原始凭证的要求1、各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，须先报财务审查其合法性再送公司总经理审批。2、所有报销单据必须取得正式发票和事业单位开据的收据(须是财政部门发售的收据)及其它合法单据，原始报销凭证须填写单位名称，发票涂改无效，大小写金额须一致。如票据开为“一批”，则须附上送货清单，否则不予报销。收据、白条一律不予报销。3、购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收批准证明。须入库的物资，必须填写入库 ，由实物保管人员按采购订单或合同验收后，在验收单上填写实际数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人或使用人员进行验收，并签章。九、其他有关规定1、费用报销时间：每周周五；采购付款时间：每周周三；如有特殊情况，报销和采购付款时间经公司领导批准则可特殊处理。2、未尽事宜，由总经理授权财务部另行制定书面文件，具有同等效力。3、附件表格（出差报告书、来客就餐申请表）上海金柏生物科技有限公司 财务部制定 总