装饰公司材料部工作流程.doc

.材料工作流程一、 材料供应体系1、 材料供应：指公司所有制定的装修材料，从采购到供应至施工现场的过程，包括材料订货、配送、验收等。2、 材料体系：按照公司对市场的定位、确定对应档次的品牌材料，并建立与其供应商合作的整个系统。3、 材料体系监理的目的：材料供应系统不仅要确保公司工程质量，还需确保有利于营销及企业知名度的提升，同时为公司做出合理的利润贡献。4、 材料体系建立流程：1） 明确企业定位：面对高端客户，为中产以上阶层打造供高品质家居环境。2） 调查高端材料品牌：从网站、材料市场以及竞争对手处，了解相关材料品牌，材料品牌选择原则：尽量选择世界一流的国外品牌；不能选择国外品牌的，可选择国内一线品牌；次要的材料，选择外地生产费用成本较大、本地有厂家可提供同品质产品的（例如腻子、墙固、地固），可选择本地厂家提供，尽量浅谈为长期合作，产品包装上贴“峰上大宅专供”字样的标贴。3） 联系洽谈：取得初步筛选后的材料品牌，联系材料商，洽谈合作事宜，浅谈中注意事项有：供货形式符合公司目前的供货及配送要求（直接配送至工地或者配送至库房）；结算形式符合公司现行的材料结算制度；材料价格不得高于批发商供应价格，更不能高于市场零售价格；材料商必须提供产品宣传册、企业基本资料、产品检验证书等相关资料，尽量提供产品样品。4） 市场调查：对材料商提供的产品及其价格，须由材料专员做市场的调查，合适产品的品类与价格确实相符，确定为可合作的对象。5） 合同签订：对符合以上四点要求的材料商可签订供货合同，一般供货协议签订至本年公历年底，附件要提供资料有：企业介绍、企业执照、产品明细及价格、产品检验报告，产品明细及供货价格必须盖有供应商企业公章。5、 材料体系建立的原则：1） 品牌相当性原则：所选材料的品牌档次必须与公司的定位相当，材料品牌要有益于公司形象与品牌的树立，无需市场知名度太大；2） 信息可靠性原则：通过业内熟人、网站及其他渠道，在签合同之前，落实材料商提供的信息的可靠性， 以防止提供虚假信息，伤害公司利益；3） 优中择优原则：首先选择品质最优，在品质相当的前提下，选择合作态度最优，在前两者相当的前提下，选择价格最优；4） 价格合理性原则：所选的材料价格必须与公司定额报价相适应，不能太高，也不能太低，要根据实际材料的价格，联系公司的定额价格，与市场价格进行综合的平衡；材料商的价格需要进行详尽的市场调研，了解其厂家、总代理商、分代理商以及零售商的零售价、批发价等信息，最终确定供货价格；5） 公平公正原则：公司原则上不允许对材料商以甲方的姿态处事，采取互惠互利、公平合作的原则，出现一切问题均以合同约定、友好协商进行解决。二、 材料订货与付款流程一） 订货与付款流程：指公司根据内部需求（项目经理订货或者库房订货），按照供货协议的约定，根据供应商提供的产品明细及价格，向供应商发出材料订单，供应商按照订单送货至施工现场或库房，让相关验收人签字确认后，拿回执单与我公司财务核对账务，按约定给予结算的过程。二） 订货与付款流程：1、 需求的确定：公司材料需求根据现在的实际情况分为两种来源：项目经理根据施工需求，向公司材料部递交材料订单（项目经理材料申请单）；库房根据库存材料的库存底限，向公司递交的材料采购申请明细（库房材料申请单）。2、 下订单：根据这两种需求确定的材料申请明细单，材料部向对应的供应商下材料订单，一般项目经理的材料需求，在下订单后24小时之内送货到位；库房材料需求在72小时之内送货到位，节假日送货顺延；该订单材料商传真一份、材料部留底一份、财务留底一份。3、 配送：材料商在收到订单后，确定材料备货齐全，电话联系收货人（项目经理或材料专员约定时间送货；材料备货不全的，材料商需以传真形式通知我公司材料专员或项目经理可提供的材料明细及数量，经协商同意后我公司重新下订单，并注明废除上以订单（表明单号）送货，因缺少材料产生的二次送货费用由材料商承担。4、 验收：材料送至施工现场或者库房后，由专人进行验收，验收根据公司的订货单、材料商的送货单，验收内容包括：材料品牌、名称、规格、数量及质量，验收合格后，验收人员需在材料送货单上签字确认，材料商需在我方的订货单上签字确认；对于货品与订货单上所列产品不符的，有材料商自己送回，由此产生的二次搬运费，我方不负责任；送货单我方需回执一联，最为留底；5、 对账：按照公司与材料商合同约定的对账日期，材料商须执有我公司盖章的订货单、有项目经理或库管签字的送货单，到公司材料部核对账务，材料专员将这些票据与财务核实。6、 付款：财务对这些送货单、订货单进行核对，核对无误后，按日付款；核对有误的票据，能及时更改的做本次付款，不能及时更改的，做下次付款三、 材料领用与工程结算流程一） 领料与结算：指项目经理通过材料部从库房或者直接从材料商处领取该工程使用的材料，材料部在结算时，按照实际领取材料的价格对其进行结算的过程。领料根据公司现在的实际情况分为两种流程：一种为材料商直接配送的流程，适用于在公司库房制度与配置不健全，或者特殊材料需要直接配送的情况；另一种为项目经理从库房直接领取的流程，适用于公司库房制度配置已经健全，库房材料备货足的情况。二） 领料与结算流程：1、 材料商直接配送材料流程：1） 材料申请：项目经理根据施工现场及设计的需求，从材料部领取材料申请单，填写完毕后需工程部经理签字、监理签字以及自己签字后，交给材料专员；2） 下订单：材料专员将申请单转换成材料订购单，同时生成订货单、项目经理材料扣款单、材料商结算单灯单据，订货单交给项目经理一份、自留一份、传真至材料商一份，才来哦扣款单及材料商结算单一并交给财务，以备后期核对之用；3） 验收材料：材料商接到订单后，联系项目经理约定送货，至现场后，项目经理需按照订购单验收，验收合格的，在材料商的送货单上签字并回执一联；若验收由不合格的，可以拒绝验收，或部分验收，将不合格的打回，并在送货单上注明并回执；4） 单据回执：项目经理执有材料商盖章及自己签字确认的送货单到材料部，材料专员将这些单据按照项目经理、客户进行汇总登记，在工程完工后给项目经理出具领料比例单，到财务进行本单工程的结算；5） 结 算：财务拿到材料部出具的单个工程领料比例单后，根据其他资料给予项目经理本单工程结算。2、 项目经理从库房直接领料流程：1） 材料申请：项目经理根据施工现场及设计的需求，从材料部领取材料申请单，填写完毕后需工程部经理签字、监理、材料部经理签字以及自己签字后，到库房领料；2） 库房领料：库管拿到项目经理的领料申请单后，转换成材料出库单，确认后给予项目经理领料，核实材料无误后，项目经理需在出库单