ZH-001合同管理规范.doc

合同管理规范一、目的规范采购合同、施工合同、工程建设监理合同、勘察设计合同的内容、签订、变更、执行控制，确保合同的有效管理和控制。二、适用范围适用于金瀚房地产开发项目中涉及的采购合同、施工合同、工程建设监理合同、勘察设计合同的管理。三、批准和解释本制度由xxx房地产开发有限公司综合部主管副总批准后生效；本制度由xxx房地产开发有限公司综合部负责解释。四、控制要求一、采购合同管理（一）采购合同的拟制、审批a)材料部根据采购计划和需要采购的物资，从合格供方名单选择相关的供方同综合部一起进行洽谈，协商采购及合同签订的有关事宜，并请供方提供最终报价单。b)根据洽谈情况，综合部拟制采购合同草案，经综合部经理审核，由律师和审计部审查后，报主管副总经理审批。采购合同条款中应包含的内容为：物资名称、规格、型号、等级、花色；数量、价格及交货日期；包装要求（包装的标准和包装物的供应和回收）；质量要求或技术标准、服务要求、保修期限；验证方式及执行标准；不合格物资的处理；运输方式及费用承担；结算方式；违约责任；合同变更事项；其他事项（如担保方式、合同履行地点等）。注：经批准后的合同由综合部加盖合同专用章，副总经理签字后，送供方盖章签字生效执行；合同正式的份数及所派发的单位（部门）按合同规定的要求执行；应优先选用法规或国家行政主管部门推荐的合同示范文本。（二）采购合同的履行1、材料部在采购实施过程中，严格执行合同条款内容，不得损公利已，谋取私利。2、材料部应不定期跟踪采购合同的执行情况，传递、反馈供需双方的信息和要求，对合同执行中存在的偏差或问题及时上报，并采取改进措施，做好记录。3、在合同履行中，应明确规定并执行下列各项：a)计量方法：合同中应注明所采用的计量方法，并明确规定计量单位。合同中供方发货时所采用的计量单位与计量方法，应与合同中所列计量单位和计量方法一致，并在发货明细表或质量证明书上明确规定，以便利合同需方检验。运输中转单位也应按供货方发货时所采用的计量方法进行验收和发货。建筑材料在运输过程中，容易造成自然损耗，如挥发、飞散、干燥、风化、潮解、破碎，漏损等。在装卸操作或检验环节中换装、拆包检查等也都会造成物资数量的养活这些都属于途中自然减量。途中自然减量的处理规定，由双方制定，并在合同中注明。b)验收的依据：供货合同的具体规定；供方提供的发货单、计量单、装箱单及其他有关凭证；国家标准或专业标准；产品合格证，化验单等；图纸及其他技术文件；当事人双方共同封存的样品。c)验收内容：查明产品的名称、规格、型号、数量、质量是否与供货合同及其他技术文件相符；设备的主机、配件是否齐全；包装是否完整，外表有无损坏；对需要化验的材料进行必要的物理化学检验；合同规定的其他需检验事项。d)验收方式：驻厂验收。即在制造时期，由需方派员驻供货的生产厂家进行材质检验。提运验收。对于加工订制、市场采购和自提自运的物资由提货人在提取产品时负责检验。入库验收。这是大量采用的正式的验收方式，由仓库管理人员负责数量和外观检验。e)验收中发现数量不符的处理：供方交付的建筑材料多于合同规定的数量，需方不同意接收，则在托收承付期内可以拒付超量部分的货款和运杂费。供方交付的建筑材料少于合同规定的数量。需方可凭有关合法证明，在货到十天内将详细情况和处理意见通知供方，否则即被视为数量验收合格；发货数与实际验收数之差额不超过有关主管部门规定的正、负尾差，合理磅差，自然减量的范围，不按多交或少交论处，双方互不退补。f)验收中发现质量不符的处理：如果在验收中发现建筑材料不符合合同规定的质量要求，需方应将它们妥善保管，并向供方提出书面异议。通常应按如下规定办理：建筑材料的外观、品种、型号、规格不符合合同规定，需方应在到货后十天内提出书面异议。建筑材料的内在质量不符合合同规定，需方应在合同规定的条件和期限内检验，提出书面异议。对某些只有在安装后才能发现内在质量缺陷的产品，除另有规定或当事人双方另有商定的期限外，一般在运转之日起六个月以内提出异议。在书面异议中，应说明合同号和检验情况，提出检验证明，对质量不符合合同规定的产品提出具体处理意见。g)验收中供需双方责任的确定：凡所交货物的原包装、原封记、原标志完好无异状，而产品数量短少，应由生产厂家或包装单位负责。凡由供方组织装车或装船、凭封印交接的产品，需方在卸货时如果车、船封印完好无其他异状，但伯数缺少，应由供方负责。这里需方应向运输部门取得证明，凭运输部门编制的记录证明，在托收承付期内可以拒付短期缺部分的货款，并在到货后十天内通知供方，否则即被认为验收无误，供方应在接到通知后十天内答复，提出处理意见，逾期不作答复，即按少交论处。凡由供方组织装车或装船，凭现状或件数交接的产品，而需方在卸货时无法从外部发现产品丢失，短缺，损坏的情况，需方可凭运输单位的交接证明和本单位的验收书面证明，在托收承付期内拒付丢失，短缺，损坏部分的货款，并在到货后十天内通知供方，否则即被视为验收无误。供方应在接到通知后十天内作出答复，提出处理意见，否则按少交货论处。h)验收后提出异议的期限需方提出异议的通知期限和供方答复期限，应按有关部门规定或当人双方在合同中商定的期限规定执行。这里要特别重视交（提）货日期的确定标准：凡供方自备运输工具送货的，以需方收货戳记的日期为准。凡委托运输部门运输，规定送货或代运的产品的交货日期，不是以向承运部门申请日期为准，而是以供方发运产品时承运部门签发戳记的日期为准。合同规定需方自提的货物，以供方按合同规定通知的提货日期为准。供方的提货通知中，应给需方以必要的途中时间。实际交、提货日期早于或迟于合同规定的期限，即被视为提前或逾期。（三）采购合同的更改1、无论何方提出的合同更改，材料信息员均应及时将更改信息和更改要求报材料部及综合部经理，并经双方协商认可。2、材料部负责将合同修改条款内容传送相关部门审核，必要时，由其组织相关部门讨论确认，更改后的合同经副总经理审批后再执行。3、如采购合同更改内容较多，根据需要，可重新签订合同。4、综合部应建立并保存采购合同更改记录（四）采购合同台帐管理1、材料信息员负责编制采购合同台帐，并妥善管理。2、采购合同台帐应包含的内容：a)供方名称；b)合同编号；c)签订时间和有效期限；d)合同执行情况。（五）采购合同专用章管理。采购合同专用章由行政事务部使用及管理，合同专用章的报废须经副总经理批准，报废后的印章应立即销毁，并及时更换新印章。二、勘查设计合同的管理（一）总则房地产开发项目建设勘察设计合同的内容、签订、变更、执行应符合中华人民共和国合同法、建设工程勘察设计合同条例等适用法律、行政法规的规定。（二）勘察设计单位的选择和确定。勘察设计单位的选择和确定按服务供应商评价细则施行。（三）本程序中使用的术语界定如下1、委托方、业主、发包方、甲方是指提出合同要求的一方，即集团公司或房地产开发公司；2、供方、承包方、受委托方、乙方是指接收委托要求并按要求提供服务/产品的一方，即勘察单位或设计单位；3、主合同业主与总包方签订的合同；4、分合同总包方与各分包方签订的合同。（四）勘察设计合同签订的程序1、合格供方的选择评价和确定；2、合格供方的选择、评价、确定按服务供应商评价细则规定施行；3、编制勘察设计委托书，提出勘察设计内容、深度、要求，包括工程名称、地点、规模、投资额、规划要求等；4、准备应提交勘察设计单位的有关批准文件，如、房地产开发项目建设条件意见书、建设用地红线图、建设用地地形图、建设用地规划许可证等文件。5、勘察设计单位评审所接收的委托书、批准文件；6、委托方与供方进行协商，对勘察设计的要求达成一致；7、签订勘察设计合同，必要时，制订附件，技术协议；8、经双方法人或授权人在合同文本上签字，加盖公章，并按规定报项目所在地省级建设行政主管部门规定的审查部门审查。双方认为必要时，到项目所在地工商行政管理部门申请签证，合同即行生效。（五）合同履行的控制1、综合部、项目部、技术部应负责对合同的履行进行控制。2、控制的内容包括：a)进度控制；b)协调关系；c)设计质量、设计深度控制；d)设计满足投资要求的控制；e)设计成果控制；f)设计变更控制；g)违约处置。（六）合同文书的管理1、勘察设计合同应分发至所有与合同执行和管理有关的部门。2、勘察设计合同应按规定归档保存和按规定作为竣工技术文件、资料上报、归档。三、施工合同管理规范（一）总则1、项目建设工程施工合同的内容、签订、变更、执行应符合中华人民共和国合同法、建筑安装工程承包合同条例、建设工程施工合同管理办法等适用法律、法规的规定。2、本规范所指施工，包括土建工程、设备安装、管道线路敷设、装饰工程及园林绿化工程的施工。3、施工单位供方的选择评价和确定按服务供应商评价细则施行。4、无论是通过招标投标方式或发包方式确定的供方，均应与其签订书面形式的施工合同。5、开发项目工程施工，根据工程的复杂程度和工程量大小，可以将全部工程发包给一个施工单位总承包，也可以分别发包给几个施工单位承包。6、应控制总包单位的分包，除非在施工合同中另有约定，或经过发包方同意才准总包方将部分工程分包，签订分包合同。（二）工程施工单位的选择和确定。工程施工单位的选择和确定按服务供应商评价细则施行。（三）本规范中使用的术语界定如下：1、工程协议条款约定具体内容的永久工程；2、发包方（甲方、业主、委托方）协议条款约定的，具有发包主体资格和支付工程价款能力的当事人；3、供方（供方、承包方、受委托方、乙方）协议条款约定的，具有承包主体资格并被发包方接受的当事人；4、当事人指合同签订的各方，当事人应是法人或其他经济组织；5、合同为实现特定目标（工程建设），明确当事人相互权利和义务的文件。（四）签订施工合同必须具备以下条件1、初步设计已经批准（即取得建设工程规划许可证）；2、工程项目已列入年度建设计划；3、有能够满足施工需要的设计文件和有关技术资料；4、建设资金和主要建筑材料来源已经落实；5、招投标工程中标通知已经下达。（五）施工合同应按照建设工程施工合同示范文本的“合同条件”，明确约定合同条款。施工合同庆明确以下主要内容：a)工程名称、地点、范围、内容、工程价款及开竣工日期；b)双方的权利、义务和一般责任；c)施工组织设计的编制要求和工期调整的处置办法；d)工程质量要求，检验与验收方法；e)合同价款调整与支付方式；f)材料、设备的供应方法与质量标准；g)设计变更；h)竣工条件与结算方式；i)违约责任及处置办法；j)争议解决方式；k)安全生产防护措施等；l)质量保证书；m)其他。（六）施工合同签订程序：1、选择确定供方；2、准备应提交给供方的文件、图纸和资料；3、编制施工合同条款及要求，经房地产开发公司总经理，必要时报请集团公司主管副总裁审批后定稿，作为与施工供方协商的基础；4、供方评审所接收的文件、资料、图纸及合同草案；5、当事人各方协商，取得一致意见，草签施工合同；6、将草签的施工合同报建设行政主管部门或其授权机构审查；7、当事人各方应根据建设行政主管部门提出的审查意见，对草案的施工合同进行协商修改/不修改，当进行修改时，应将修改文本重新报审，直至符合要求；8、正式签订施工合同；9、将正式签订的施工合同文本报建设行政主管部门备案。（七）施工合同的履行控制控制内容主要有：a)施工进度、工期；b)工程质量；c)工程费用；d)设计变更；e)结算；f)施工组织设计、施工技术方案设计审查；g)现场签证；h)检验、验收；i)施工现场管理等。注：合同履行的控制，应分别按开发项目施工过程控制准则、建筑工程施工现场管理规定、施工现场安全管理规定等程序和作业文件施行。（八）合同文书的管理1、施工合同应分发至所有与合同执行和管理有关的部门。2、施工合同应按规定保存和归档。四、工程建设监理合同（一）总则1、工程建设监理合同的内容、签订、变更、执行庆符合中华人民共和国合同法、中华人民共和国建筑法建设工程质量管理条例等法律、法规的规定。2、工程建设监理的方式，除国家行政主管部门强制进行的监控外，有社会监理和自行监理两种方式，一个项目的工程建设选择何种方式由总裁/主管副总裁决定。当决定选择社会监理时，应按本规范办理。3、社会监理单位可以直接指名委托，或通过招标投标择优确定。公司应与其委托的工程监理单位订立书面委托监理合同。监理单位的选择确定，按服务供应商评价细则实施。4、项目工程建设的社会监理，集团公司根据需要，可以委托一个监理单位承担工程建设的全部或部分阶段的监理，也可以委托几个监理单位承担不同阶段的监理。（二）监理的主要业务内容，划分为：1、建设前期阶段；2、设计阶段；3、施工承包单位选择/招标阶段；4、施工阶段；5、保修阶段。（三）监理合同签订的程序1、选择并确定采用何种途径直接指名委托或是招标投标择优委托途径；如采用招标投标择优委托时，则：2、组织进行招标投标活动；3、确定委托监理单位；4、确定监理阶