合同档案管理办法.doc

.合 同 管 理 办 法为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。一、分类管理文件类型管理部门备注原件复印件及扫描件销售合同财务部商务助理合同必须一式两份以上，商务助理保留一份采购合同财务部商务助理行政资料/合同行政部人事资料行政部行政部管理原件，办公室主任负责建立台账、存档其他行政部相关负责人合同必须一式两份以上，相关负责人保留一份注：各类支出款项1万元及以上必须签订相关合同，若未签订，财务部有权不予支付此笔费用。二、管理原则1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写合同借阅申请单，财务部凭领导审批同意签字的合同借阅申请单方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列合同交接清单；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有合同交接清单。三、合同签订1、合同草拟合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。合同条款表述的要求：措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等；简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号；写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息；合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户许可证复印件、资质证明复印件、法人身份证复印件、授权委托书加盖公章作为合同附件，有技术参数的，需提供加盖公章的技术参数表。（合同执行完毕后，还需将领导签字确认的采购单、货物运输信息单、入库单作为合同存档最后部分）另针对销售合同：合同执行完毕后，还需后附：生产任务单、发货通知单、出库单、货物运输信息单、客户签字确认收货单（出库单）、业务招待情况（招待审批表、差旅费等该项目支出费用）四、档案存档1、合同档案必须认真验收，存放档案必须有专用柜、架，做到目录、文档相符，制合同统计清单，并根据实际需要科学编制合同档案台帐，从而能够有效地开展合同文档的查询，查询后按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。2、档案的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。3、公司领导、行政部负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过总经理审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；4、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案材料，违者视情节予以处罚。5、借阅当事人需经总经理批准方可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，查询当事人需填写合同借阅申请单经总经理审批后方可借阅。6、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。5、同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据公司保密管理制度进行处罚，档案